KWiA-I-0913/1/2006
|
Opole, 12 czerwca 2006 roku |
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 6/06
|
Jednostka kontrolowana |
Wydział Komunikacji |
Nazwa organu sprawującego nadzór |
Prezydent Miasta Opola |
Termin przeprowadzenia kontroli |
23.03.2006r. – 26.04.2006r. |
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko |
§ Izabela Dziewulska-Gaj - główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
kierownik zespołu kontrolnego
§ Maciej Wujec - główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
członek zespołu kontrolnego
§ Agnieszka Lisiecka - podinspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
członek zespołu kontrolnego, |
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli |
Nr 11-13/2006 |
Przedmiot kontroli |
§ Realizacja zadań,
§ System kontroli wewnętrznej
§ Sposób organizacji pracy,
§ Jakość obsługi petentów. |
Okres objęty kontrolą |
2005r. |
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe |
Gerard Żakowski
naczelnik |
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali |
§ Gerard Żakowski – naczelnik Wydziału Komunikacji
§ (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– kierownik Referatu Rejestracji Pojazdów
§ (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– kierownik Referatu Praw Jazdy
§ (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– kierownik Referatu Transportu Drogowego |
I. Techniki zastosowane podczas postępowania
1. Analiza dokumentacji znajdującej się w Wydziale Komunikacji, w tym akta spraw wybrane do badania metodą statystyczną, zatem umożliwiającą dobór próby reprezentatywnej dla całej populacji.
2. Testy:
a. Ocena naczelnika i kierowników Referatów funkcjonowania Wydziału,
b. Obieg dokumentów w Wydziale,
c. Obieg dokumentów w Referacie Rejestracji Pojazdów,
d. Obieg dokumentów w Referacie Praw Jazdy.
3. Ankieta – Badanie poziomu satysfakcji klienta Wydziału Komunikacji.
II. Kryteria
II.1. Działalność w formie aktów administracyjnych.
Kontrola zgodności z Kodeksem postępowania administracyjnego oraz prawem materialnym decyzji dot. rejestracji pojazdów, wydawania nowych praw jazdy.
II.2. Organizacja pracy.
Zgodnie z § 8 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola do zadań naczelników należy w szczególności :
1. planowanie i organizacja pracy wydziału,
2. dokonywanie podziału czynności, uprawnień i odpowiedzialności między pracowników wydziału,
3. wnioskowanie w sprawie upoważnienia pracowników wydziału do wydawania - w imieniu Prezydenta - decyzji indywidualnych z zakresu administracji publicznej,
4. sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją dochodów i wydatków budżetowych w powierzonym zakresie,
5. terminowe i prawidłowe pod względem merytorycznym załatwianie spraw i przygotowywanie materiałów dla potrzeb Rady i Prezydenta,
6. wydawanie z upoważnienia Prezydenta decyzji indywidualnych z zakresu administracji publicznej,
7. zapewnienie sprawnego przyjmowania stron w wydziale,
8. udział w sesjach Rady i posiedzeniach komisji,
9. wnioskowanie w sprawach przyjmowania, zwalniania, awansowania i wyróżniania pracowników, zapewnienie dyscypliny pracy w wydziale, udzielanie pracownikom urlopów wypoczynkowych,
10. udzielanie pracownikom kary porządkowej w formie upomnienia,
11. organizacja systemu kontroli wewnętrznej w wydziale.
Zgodnie z § 11 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - Wydziały prowadzą spisy spraw i rejestry zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
Zgodnie z § 47 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - Wydziały Urzędu wykonują powierzone im zadania w oparciu o roczne plany pracy, zatwierdzone przez nadzorującego Prezydenta lub jego zastępców.
Zgodnie z § 52 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - naczelnicy wydziałów w drodze zarządzeń wewnętrznych zatwierdzonych przez Prezydenta określają w szczególności:
a. szczegółowe zadania wydziałów, wewnętrzną strukturę organizacyjną, podział zadań, uprawnień, odpowiedzialności i zastępstw pracowników,
b. podział nadzoru,
c. zakres upoważnień do podpisywania pism w sprawach o charakterze przygotowawczym i techniczno-kancelaryjnym,
d. zasady kontroli wewnętrznej.
Zgodnie z § 52 ust. 1a Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - naczelnicy wydziałów zobowiązani są do sporządzania, w formie zarządzenia wewnętrznego, wyciągów z rzeczowego wykazu akt dla wydziału i przekazywania jednego egzemplarza do archiwum zakładowego.
Zgodnie z zarządzeniem wewnętrznym nr KM.IV-0115/1/05 Naczelnika Wydziału Komunikacji z dnia 20 października 2005r:
- naczelnik bezpośrednio nadzoruje kierowników Referatów oraz pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym - § 9,
- kierownicy osobiście podpisują pisma o charakterze przygotowawczym i kancelaryjno-technicznym w zakresie zadań realizowanych przez nadzorowanych pracowników - § 13,
- podziału poczty przychodzącej dokonuje naczelnik Wydziału - § 14,
- każde służbowe lub prywatne wyjście odnotowane w książce bezpośredni przełożony potwierdza swoim podpisem - § 15 ust. 2.
III.3. Jakość obsługi petentów.
Zgodnie z § 50 Regulaminu Organizacyjnego Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:
1. udzielania informacji przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśniania treści obowiązujących przepisów,
- rozstrzygania spraw niezwłocznie, a w pozostałych przypadkach - do określenia terminu ich załatwienia,
- informowania zainteresowanych o stanie załatwienia ich sprawy,
- powiadomienia o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy, wraz z uzasadnieniem,
- informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia od wydawanych rozstrzygnięć.
Udzielanie informacji powinno następować w formie pisemnej, ustnej lub telefonicznej.
Zgodnie z zasadami Kodeksu etyki pracowników Urzędu Miasta Opola urzędnika cechuje:
1. uczciwość,
2. obiektywizm,
3. profesjonalizm,
4. uprzejmość i kultura osobista,
5. godna reprezentacja urzędu,
6. odpowiedzialność,
7. lojalność,
8. służebność,
9. rzetelność,
10. efektywność i jakość,
11. ochrona zasobów,
12. przejrzystość (transparentność),
13. usprawnianie pracy urzędu,
15. zwalczanie oszustw i nadużyć.
III.4. System kontroli wewnętrznej.
Zgodnie § 3 ust. 2 lit. a Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola kontrola funkcjonalna, realizowana przez przełożonych wobec podwładnych i jednostki nadrzędne wobec jednostek podrzędnych, odbywa się na bieżąco, w toku zarządzania, przy zastosowaniu dostępnych procedur i mechanizmów, wbudowanych w system zarządzania.
Zgodnie § 3 ust. 3 lit. a Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola za sprawność i efektywność systemów kontrolnych niższego szczebla, funkcjonujących wewnątrz wydziałów i jednostek, w ramach uprawnień oraz wykonywania nadzoru merytorycznego, odpowiada w urzędzie – naczelnik, a w jednostkach – kierownik jednostki.
Zgodnie § 4 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola system kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta oraz jednostkach opiera się następujących standardach szczegółowych:
a.struktura kontroli wewnętrznej oraz wszelkie operacje finansowe i znaczące zdarzenia powinny być dokładnie udokumentowane, a dokumentacja powinna być natychmiast dostępna, jeśli zachodzi potrzeba jej sprawdzenia,
b.operacje finansowe i znaczące zdarzenia powinny być niezwłocznie zarejestrowane i prawidłowo sklasyfikowane,
c. operacje finansowe i znaczące zdarzenia powinny podlegać autoryzacji oraz być wykonywane tylko przez osoby dysponujące odpowiednimi uprawnieniami,
d.kluczowe obowiązki i odpowiedzialność za udzielanie upoważnień, realizowanie, rejestrowanie oraz sprawdzanie operacji finansowych i zdarzeń powinny być podzielone między różne osoby,
e.należy zapewnić kompetentny nadzór dla upewnienia się, że cele postawione przed kontrolą wewnętrzną są realizowane,
f. dostęp do zasobów i akt powinien być ograniczony tylko do osób upoważnionych, które są odpowiedzialne za dozór nad nimi lub ich wykorzystanie.
Standardy te stanowią kryteria opracowywania systemów kontroli funkcjonalnej w wydziałach i jednostkach.
Zgodnie § 5 ust. 7 i 8 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola Naczelnicy Wydziałów sprawują bieżącą kontrolę funkcjonalną w stosunku do podległych pracowników, jednostek oraz systemów zarządczych, w zakresie właściwości rzeczowej. Działalność opisana w pkt. 6 i 7 odbywa się na podstawie opracowanych w formie pisemnej procedur kontrolnych, podlegających zatwierdzeniu przez Prezydenta.
Zgodnie § 5 ust. 12 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola Naczelnicy Wydziałów do 30 listopada każdego roku zgłaszają do Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu propozycje tematów kontroli do przeprowadzenia przez wydział w roku następnym.
Akty prawne:
1. ustawa z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001r. Dz. U. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.),
2. ustawa z dnia ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity z 2000r. Dz. U. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.),
3. ustawa z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155, poz. 1014 z późn. zm.),
4. ustawa z dnia 20 czerwca 1997r. Prawo o ruchu drogowym (tekst jedn. z 2005r. Dz. U. Nr 108, poz. 908 z późn. zm.),
5. ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. z 2002r. Dz.U. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.)
6. ustawa z dnia 9 września 2000r. o opłacie skarbowej (tekst jedn. z 2004r. Dz.U. Nr 253, poz. 2532 z późn. zm.)
7. rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 21 stycznia 2004 r. w sprawie wydawania uprawnień do kierowania pojazdami (Dz. U. Nr 24, poz. 215 z późn. zm.)
8. rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 7 stycznia 2004r. w sprawie badań lekarskich kierowców i osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami (Dz. U. Nr 2, poz. 15),
9. rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 1 kwietnia 2005r. w sprawie badań psychologicznych kierowców i osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami oraz wykonujących pracę na stanowisku kierowcy (Dz. U. Nr 69, poz. 622),
10. rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 21 kwietnia 2004r. w sprawie wzorów dokumentów stwierdzających uprawnienia do kierowania pojazdami (Dz. U. Nr 89, poz. 855),
11. rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002r. w sprawie postępowania z kierowcami naruszającymi przepisy ruchu drogowego (Dz. U. Nr 236, poz. 1998 z późn. zm.)
12. rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 11 grudnia 2003r. w sprawie wysokości opłat i stawek wynagrodzenia za sprawdzenie kwalifikacji oraz za wydanie dokumentów w tych sprawach (Dz. U. Nr 219, poz. 2162),
13. rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 6 czerwca 2005r. w sprawie opłaty ewidencyjnej (Dz. U. Nr 103, poz. 870),
14. rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. 100, poz. 1024),
15. rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U Nr 100, poz. 1024),
16. rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 lipca 2002r. w sprawie rejestracji i oznaczania pojazdów (Dz. U. Nr 133, poz. 1123 z późn. zm.),
17. rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 31 grudnia 2002r. w sprawie warunków technicznych pojazdów oraz zakresu ich niezbędnego wyposażenia (Dz. U. Z 2003r. Nr 32, poz. 262),
18. rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 3 grudnia 2004r. w sprawie warunków dystrybucji blankietów dowodów rejestracyjnych, pozwoleń czasowych i nalepek kontrolnych (Dz. U. Nr 267, poz. 2658),
19. rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2003r. w sprawie wysokości opłat za wydanie dowodu rejestracyjnego, pozwolenia czasowego i tablic rejestracyjnych pojazdów (Dz. U. Nr 230, poz. 2302),
20. Komunikat Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003r. w sprawie ogłoszenia