KWiA-I-0913/19/2005
|
Opole, 14.11.2005 r. |
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 9/2005
|
Jednostka kontrolowana |
Wydział Polityki Społecznej – Referat Świadczeń Rodzinnych |
Nazwa organu sprawującego nadzór |
Prezydent Miasta Opola |
Termin przeprowadzenia kontroli |
13.05.2005 r. do 13.06.2005 r. |
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko |
Jacek Spadło - inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Izabela Gaj – główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu |
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli |
Nr 19/2005
Nr 20/2005 |
Przedmiot kontroli |
1. Kontrola prawidłowości wydawanych decyzji.
2. System kontroli wewnętrznej. |
Okres objęty kontrolą |
01.05.2004 r. do 31.12.2004 r. oraz postępowania z 2005 r. będące kontynuacją spraw z 2004 r. |
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe |
Anna Koska – Naczelnik Wydziału Polityki Społecznej.
Od 01.07.2005 r. Naczelnik Wydziału Świadczeń Socjalnych. |
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali |
Anna Koska – Naczelnik Wydziału Polityki Społecznej.
Od 01.07.2005 r. Naczelnik Wydziału Świadczeń Socjalnych.
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Kierownik Referatu Świadczeń Rodzinnych.
Od 01.07.2005 r. Kierownik Referatu Ustalania Uprawnień do Świadczeń. |
PODSTAWY PRAWNE
1. Ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. Nr 228, poz. 2255 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. o zmianie ustawy oświadczeniach rodzinnych (Dz. U. Nr 35, poz. 305).
3. Ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64, poz. 593 z późniejszymi zmianami).
4. Ustawa z dnia 30 lipca 2004 r. o zmianie ustawy o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. Nr 192, poz. 1963).
5. Rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. Nr 45, poz. 433).
6. Rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z dnia 27 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. Nr 213, poz. 2162).
7. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 14 kwietnia 2004 r. w sprawie trybu przekazywania środków finansowych na wypłaty świadczeń rodzinnych oraz sposobu sporządzania sprawozdań rzeczowo – finansowych (Dz. U. Nr 80, poz. 739).
8. Ustawa Kodeks postępowania administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960 r. (Dz. U. nr 30, poz. 168) tekst jednolity z dnia 17 marca 1980 r. (Dz. U. nr 9, poz. 26).
9. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319).
10. Zarządzenie Nr OR.I-0152-10/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 27 lutego 2004 r. w sprawie zmiany regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola.
11. Zarządzenie wewnętrzne nr 7/2004 Naczelnika Wydziału Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2004 r. w sprawie określenia rzeczowego wykazu akt obowiązującego w Wydziale Polityki Społecznej.
12. Zarządzenie nr 6/2004 Naczelnika Wydziału Polityki Społecznej z dnia 2 sierpnia 2004 r. w sprawie określenia szczegółowych zadań Wydziału, wewnętrznej struktury organizacyjnej, podziału zadań, uprawnień, odpowiedzialności, zastępstw pracowników, nadzoru i upoważnień.
13. Zarządzenie wewnętrzne nr 5/2004 Naczelnika Wydziału Polityki Społecznej z dnia 1 września 2004 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania w Wydziale druków wewnętrznych.
14. Zarządzenie wewnętrzne nr 3/2004 Naczelnika Wydziału Polityki Społecznej z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie określenia szczegółowych zadań Wydziału, wewnętrznej struktury organizacyjnej, podziału zadań, uprawnień, odpowiedzialności i zastępstw pracowników, nadzoru i upoważnień.
15. Zarządzenie wewnętrzne nr 2/2004 Naczelnika Wydziału Polityki Społecznej z dnia 1 marca 2004 r. w sprawie określenia rzeczowego wykazu akt obowiązującego w Wydziale Polityki Społecznej.
16. Zarządzenie nr 1/2004 Naczelnika Wydziału Polityki Społecznej z dnia 1 marca 2004 r. w sprawie określenia szczegółowych zadań Wydziału, wewnętrznej struktury organizacyjnej, podziału zadań, uprawnień, odpowiedzialności i zastępstw pracowników, nadzoru i upoważnień
CEL KONTROLI
Celem kontroli była ocena legalności, rzetelności i gospodarności postępowania Przez Referat Świadczeń Rodzinnych w sprawach dotyczących:
- Wydawania w imieniu Prezydenta Miasta przez upoważnione osoby decyzji administracyjnych w zakresie wypłat rodzinnych w tym:
1.1. zasiłku rodzinnego,
1.2. dodatków do zasiłku rodzinnego z tytułu:
1.2.1. urodzenia dziecka,
1.2.2. opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu wychowawczego,
1.2.3. samotnego wychowywania dziecka i utraty prawa do zasiłku dla bezrobotnych na skutek upływu ustawowego okresu jego pobierania,
1.2.4. samotnego wychowywania dziecka,
1.2.5. kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego,
1.2.6. rozpoczęcia roku szkolnego,
1.2.7. podjęcia przez dziecko nauki w szkole poza miejscem zamieszkania.
1.3 zasiłku pielęgnacyjnego,
1.4 świadczeń pielęgnacyjnych.
- Oceny prawidłowości dokumentowania oraz ewidencjonowania w formie wewnątrzwydziałowych rejestrów, ewidencji i dzienników postępowań prowadzonych przez Referat Świadczeń Rodzinnych z punktu widzenia skuteczności w przeciwdziałaniu powstawania nieprawidłowości i błędów.
- Prawidłowego funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej a w szczególności:
3.1. realizacji zapisu § 6 dotyczącego sprawowania kontroli wewnętrznej przez naczelnika Wydziału i kierownika Referatu zgodnie z Zarządzeniem wewnętrznym Nr 6/2004 z dnia 2 sierpnia 2004 r. w sprawie określenia szczegółowych zadań Wydziału, wewnętrznej struktury organizacyjnej, podziału zadań, uprawnień, odpowiedzialności i zastępstw pracowników, nadzoru i upoważnień.
3.2. realizacji zapisu § 7 wyżej wymienionego zarządzenia a dotyczącego zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych zgodnie z instrukcją kancelaryjną oraz zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późniejszymi zmianami).
TECHNIKI ZASTOSOWANE PODCZAS POSTĘPOWANIA
Postępowanie kontrolne przeprowadzone zostało na podstawie zgromadzonych dowodów: dzienników, rejestrów i ewidencji, Zarządzeń wewnętrznych Naczelnika Wydziału zakresów czynności pracowników, kadry kierowniczej, akt spraw, list dotyczących wypłat świadczeń rodzinnych wraz z dodatkami oraz upoważnień do podpisywania decyzji w imieniu Prezydenta Miasta.
Wymienione dowody zostały przeanalizowane w następującym zakresie:
- rzetelności i legalności prowadzonych rejestrów, ewidencji i dzienników,
- prawidłowości prowadzonych w Referacie postępowań administracyjnych w sprawach o wydanie decyzji administracyjnych przyznających określone świadczenia rodzinne,
- prawidłowości i skuteczności sprawowanego nadzoru kadry kierowniczej nad powierzonymi pracownikom zadaniami,
- prawidłowości i skuteczności funkcjonowania w Referacie Świadczeń Rodzinnych systemu kontroli wewnętrznej.
Poza analizą dokumentacji uzyskano w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych pisemne wyjaśnienia od Naczelnika Wydziału Anny Koski oraz Kierownika Referatu (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). Analizą objęto całość zgromadzonego materiału z na podstawie wyłonionej próby w oparciu o program informatyczny