Podstawy prawne:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. poz. 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.).
2. Zarządzenie Nr OR.I-0152-94/06 Prezydenta Miasta Opola z dnia 1 sierpnia 2006 r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola (ze zm.).
3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167).
4. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania  oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).
5. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 17 stycznia 2014 r. w sprawie badań lekarskich osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami i kierowców (Dz. U. z 2014 r. poz. 949).
6. Zarządzenie Nr OR-I-120.1.107.2013 Prezydenta Miasta Opola z dnia 17 października 2013 r. w sprawie wprowadzenia procedury delegowania pracowników Urzędu miasta Opola  w podróż służbową krajową lub zagraniczną.

Cel kontroli

Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości realizacji procedury dotyczącej delegowania pracowników Urzędu Miasta Opola w podróż służbową krajową lub zagraniczną oraz prawidłowość rozliczania kosztów podróży służbowej.

Metodyka przeprowadzenia kontroli

• Zapoznanie się z procedurą w sprawie delegowania  pracowników Urzędu Miasta Opola w podróż służbową krajową lub zagraniczną wprowadzoną Zarządzeniem Nr OR-I-120.1.107.2013 Prezydenta Miasta Opola z dnia 17 października 2013 r.
• Przedstawienie obowiązującej w Urzędzie Miasta Opola procedury w formie graficznej.
• Przeprowadzenie badania zgodności rzeczywistego postępowania z wymienioną wyżej procedurą, między innymi:

• czy wniosek był kompletny,
• czy przekazano go w systemie SOD do Wydziału Organizacyjnego 3 dni  przed planowanym wyjazdem.
• czy został on zatwierdzony przez kierownika komórki organizacyjnej,
• czy został on zatwierdzony przez Naczelnika Wydziału Organizacyjnego pod względem zgodności z procedurą,
• czy wniosek został zaewidencjonowany w rejestrze delegacji,
• czy polecenie wyjazdu służbowego zostało zatwierdzone przez Prezydenta Miasta Opla lub inną upoważnioną osobę zgodnie z tabelą w procedurze,
• czy prawidłowo rozliczono pobraną zaliczę,
• czy prawidłowo dokonano rozliczenia kosztów wyjazdu w ciągu 14 dni od dnia powrotu.

• Zbadanie prawidłowości rozliczania kosztów podróży służbowej na wyłonionej próbie spraw.
• Przeanalizowanie możliwości optymalizacji kontrolowanej procedury.

KRYTERIA

1. Zgodnie z § 1 Rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:

1) na obszarze kraju, zwanej dalej "podróżą krajową";

2) poza granicami kraju, zwanej dalej "podróżą zagraniczną".

2. Zgodnie z § 2 z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

3. Zgodnie z § 3 ust. 1 Rozporządzenia  środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

     - Zgodnie z ust. 2 pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

    -  Zgodnie z ust. 3 na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

    - Zgodnie z ust. 4 w przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę,

4. Zgodnie z § 5 ust. 1 Rozporządzenia pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

    -  Zgodnie z ust. 2 do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki

Podróż krajowa

5. Zgodnie z § 7 ust. 1 Rozporządzenia  dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.

    -  Zgodnie z ust. 2 należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin - przysługuje 50% diety,

b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

    -  Zgodnie z ust. 3 dieta nie przysługuje:

1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 10;

2) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

   - Zgodnie z ust. 4 kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie - 25% diety;

2) obiad - 50% diety;

3) kolacja - 25% diety.

6. Zgodnie z § 9 ust. 1 Rozporządzenia  za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.

7. Zgodnie z § 11 Rozporządzenia na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Podróż zagraniczna

8. Zgodnie z § 13 ust. 1 Rozporządzenia dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

    - Zgodnie z ust. 3 należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

9. Zgodnie z § 14 ust. 1 Rozporządzenia pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.

    - Zgodnie z ust. 2 kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie - 15% diety;

2) obiad - 30% diety;

3) kolacja - 30% diety.

10. Zgodnie z § 16 ust. 1 Rozporządzenia za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

11.  Zgodnie z § 17 ust. 1 Rozporządzenia pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i  do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą, w której pracownik korzysta z noclegu.

-   zgodnie z ustępem 2 w przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1 wyłącznie w jedną stronę przysługuje ryczałt w wysokości 50% diet.

-  zgodnie z ustępem 3 na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

     -  zgodnie z  ustępem 4 ryczałty, o których mowa w ust. 1-3, nie przysługują, jeżeli pracownik:

1. Odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,
2. Ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
3. Nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

11. Zgodnie z § 20 ust. 1 Rozporządzenia pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

    - Zgodnie z ust. 3 rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

USTALENIA KONTROLI

Postępowanie kontrolne przeprowadzone zostało na podstawie zaakceptowanego przez Prezydenta Miasta Opola planu kontroli obowiązującego w 2015 r. Wniosek w sprawie kontroli złożył Pan (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)doradca prezydenta w okresie od 01.10.2014 do 04.12.2014 r.

W wyniku przeprowadzonych czynności zespół kontrolny ustalił, iż w dniu 17 października 2013 r. Pierwszy Zastępca Prezydenta Miasta Opola podpisał zarządzenie Nr OR-I.120.1.107.2013 w sprawie wprowadzenia procedury delegowania pracowników Urzędu Miasta Opola w podróż służbową krajową lub zagraniczną. Procedura ta stanowi załącznik do wymienionego wyżej zarządzenia. Nadzór nad realizacją przedmiotowej procedury powierzono Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego w zakresie rejestracji oraz Naczelnikowi Wydziału Finansowo - Księgowego w zakresie rozliczenia (akta kontroli tom I  s. 1 do 12). Poniżej dla celów kontroli na podstawie ww. procedury przedstawiono schemat graficzny odzwierciedlający tryb postępowania w sprawie delegowania pracownika w podróż służbową krajową lub zagraniczną.                                                                                                                                                                          

      W trakcie czynności kontrolnych na podstawie rejestru delegacji znajdującego się w Wydziale Organizacyjnym ustalono, że w 2014 r. zrejestrowano 755 poleceń wyjazdu służbowego. W oparciu o wymieniony rejestr drogą losową do szczegółowej kontroli wyłoniono 100 delegacji w tym 62 delegacje, w których poniesione zostały koszty wyjazdu służbowego oraz 38 delegacji bezkosztowych (akta kontroli tom I s. 13 do 14). Szczegółową kontrolę przeprowadzono w oparciu o procedurę delegowania pracowników Urzędu Miasta Opola w podróż służbową  lub zagraniczną oraz jej załączniki:

1. wniosek podróży służbowej krajowej lub zagranicznej (szablon SOD w wersji elektronicznej),
2. polecenie wyjazdu służbowego (załącznik F1),
3. preliminarz zagranicznej podróży służbowej (załącznik F2),
4. rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej (załącznik F3),
5. umowę w sprawie użycia samochodu prywatnego do odbycia podróży służbowej      (załącznik F4),
6. ewidencję przebiegu pojazdu dla samochodu prywatnego używanego w celach służbowych (załącznik F5),

Analizą objęto również historię obiegu dokumentu dla każdej wylosowanej delegacji od momentu zrejestrowania wniosku w programie SOD do chwili potwierdzenia załatwienia jej przez pracownika Referatu Kadr (akta kontroli tom I s. 15 do 100).

Szczegółowe dane dotyczące delegacji objętych kontrolą oraz ustalenia zespołu kontrolnego   przedstawiają poniższe tabele nr 1 i 2 . Zaznaczyć przy tym należy iż w tabelach umieszczone zostały jedynie te delegacje w których stwierdzono niezgodności z procedurą polegające na:

- przekroczeniu terminu udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym    wyjazdem,

- braku pod wnioskiem plecenia wyjazdu  służbowego (załącznik F1 do  procedury),

-  przekroczeniu terminu rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego,

- niezłożeniu rozliczenia poniesionych kosztów związanych z przejazdem osoby delegowanej,

- niewypełnieniu przez delegowanego pracownika polecenia wyjazdu służbowego pomimo wypełnienia wniosku,

lub co do których wniesiono różnego typu uwagi.

 Kompletne tabele zawierają zestawienia 100 przeanalizowanych delegacji i włączone zostały do akt kontroli. (akta kontroli tom s. 101 do 136)                                                    

TAB.nr 1

W tabeli nr 2 przeanalizowano prawidłowość rozliczania kosztów podróży służbowej pod kątem zgodności z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W związku z powyższym spośród 100 losowo wyłonionych do kontroli poleceń wyjazdu służbowego szczegółową kontrolą objęto 20 poniżej wymienionych delegacji w tym czterech, dla których pobrano zaliczkę i pozostałych szesnastu, w których poniesione zostały przez delegowanego koszty wyjazdu służbowego.

TAB nr 2