Informacja o kontroli
W dniach od 19 sierpnia do 20 października 2013 r. Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu przeprowadził postępowanie kontrolne nr 27/2013 w Wydziale Administracyjno – Gospodarczym Urzędu Miasta Opola.
Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości gospodarowania ZFŚS. Wniosek o przeprowadzenie kontroli tego zagadnienia zgłosiła Skarbnik Miasta Opola pismem z dnia 03.07.2013r. Kontrolą objęto lata 2012 -2013. Zakres kontroli: sprawy organizacyjne, podział zadań, analiza zapisów Regulaminu ZFŚŚ, odpisy na fundusz, ewidencja i dokumentacja księgowa dotycząca wpływów i wydatków, dokumentacja Komisji Socjalnej dotycząca wszystkich 7 rodzajów świadczeń tj.: zapomogi losowe dla pracowników, zapomogi losowe dla emerytów, wypoczynek dla pracowników, wypoczynek emerytów, wypoczynek dzieci, kultura i sport - dopłaty do biletów, udzielone pożyczki.
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych należy do zakresu działania Wydziału Administracyjno – Gospodarczego.
ROK 2012
W zakresie naliczania odpisu i wpływów w 2012 r.
Stan środków pieniężnych na dzień 01.01.2012 r. wynosił 81.132,89 zł. Ogółem faktyczny odpis na ZFŚS wyniósł 609.953,25 zł. Na rachunek bankowy ZFŚS w środki przelano w ustawowych terminach. Kwota wpływów na rachunek funduszu w 2012 r. wyniosła ogółem 925.240,36 zł. Wpływy te pochodziły z następujących źródeł:
- odpis - 609.953,25 zł,
- odsetki bankowe - 8.103,66 zł,
- odsetki od pożyczek - 11.154,75 zł,
- spłacone pożyczki - 296.028,70 zł.
Łączna kwota środków będących w dyspozycji Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w 2012 r. (stan początkowy plus wpływy) wyniosła 1.006.373,25 zł.
W zakresie ewidencji księgowej dotyczącej wydatków w 2012 r.
W 2012 r. wydatki funduszu wyniosły ogółem 934.235,52 zł. Stan środków pieniężnych na dzień 31.12.2012r. wynosił 72.137,73 zł i był zgodny z wyciągiem bankowym oraz zgodny z kwotą wynikającą z różnicy pomiędzy wpływami a wydatkami ogółem.
W zakresie świadczeń przyznanych w 2012r.
zapomogi losowe dla pracowników, kwota według ewidencji księgowej -21.206,00 zł
Komisja odbyła 7 posiedzeń. Ogółem przyznano 13 zapomóg.
zapomogi losowe dla emerytów, kwota według ewidencji księgowej - 4.350,00 zł
Komisja odbyła 4 posiedzenia. Ogółem zapomogi przyznano 6 osobom.
wypoczynek dla pracowników, kwota według ewidencji księgowej - 376.100,00 zł
Komisja odbyła 14 posiedzeń. Ogółem przyznano 474 świadczenia.
wypoczynek emerytów, kwota według ewidencji księgowej - 84.300,00 zł
Komisja odbyła 2 posiedzenia. W 2012 r. świadczenia przyznano 105 osobom. Kwota przyznanych świadczeń ogółem jest zgodna z kwotą wynikającą z ewidencji księgowej.
wypoczynek dzieci, kwota według ewidencji księgowej - 32.050,00 zł
Komisja odbyła 11 posiedzeń. Ogółem przyznano 37 świadczeń na kwotę zgodną z ewidencją księgową.
kultura i sport, dopłaty do biletów, kwota według ewidencji księgowej - 59.229,52 zł
Komisja odbyła 12 posiedzeń. Ogółem przyznano 327 świadczeń.
udzielone pożyczki, kwota według ewidencji księgowej - 357.000,00 zł.
Komisja odbyła 14 posiedzeń. Przyznano łącznie 84 świadczeń.
ROK 2013
W zakresie naliczania odpisu i wpływów w I półroczu 2013 r.
Stan środków pieniężnych na dzień 01.01.2013 r. wynosił 72.137,73 zł. Ogółem faktyczny odpis na ZFŚS za 2013 r. wyniósł 638.450,13 zł. Na rachunek bankowy ZFŚS środki przelano w ustawowych terminach. Kwota wpływów na rachunek funduszu w półroczu 2013 r. wyniosła ogółem 651.231,31 zł. Wpływy te pochodziły z następujących źródeł:
- odpis (wplata za I półrocze) - 478.837,60 zł,
- odsetki bankowe - 1.835,46 zł,
- odsetki od pożyczek - 5.999,75 zł,
- spłacone pożyczki -164.558,50 zł.
W zakresie ewidencji księgowej dotyczącej wydatków w I półroczu 2013 r.
Zaksięgowane wydatki funduszu wyniosły ogółem 250.384,35 zł. Faktyczna kwota wypłat w tym okresie była niższa o 2.840,00 zł, tj. o kwotę niezapłaconego podatku i wyniosła 247.544,35 zł. Podatek ten został zapłacony w terminie późniejszym. Stan środków pieniężnych na dzień 30.06.2013r. wynosił 475.824,69 zł. Stan ten był zgodny z wyciągiem bankowym oraz zgodny z kwotą wynikającą z różnicy pomiędzy wpływami a wydatkami ogółem. Łączna kwota środków będących w dyspozycji Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w I półroczu 2013 r. (stan początkowy plus wpływy) wyniosła 723.369,04 zł.
W zakresie świadczeń przyznanych w I półroczu 2013r.
zapomogi losowe dla pracowników, kwota według ewidencji księgowej - 7.350,00 zł
Łącznie zapomogi przyznano 5 osobom.
zapomogi losowe dla emerytów, kwota według ewidencji księgowej - 4.100,00 zł
Komisja odbyła 4 posiedzenia. Przyznano 4 świadczenia.
wypoczynek dla pracowników, kwota według ewidencji księgowej - 37.550,00 zł
Komisja odbyła 6 posiedzeń. Łącznie świadczenia przyznano 50 osobom.
wypoczynek dzieci, kwota dofinansowania według ewidencji księgowej - 4.550,00 zł
W I półroczu 2013 r. odbyły się 3 posiedzenia komisji. Łącznie przyznano 5 świadczeń.
kultura i sport, dopłaty do biletów, kwota według ewidencji księgowej - 4.834,35 zł
W I półroczu 2013 r. odbyło się 7 posiedzeń komisji. Łącznie przyznano 41 świadczeń.
udzielone pożyczki, kwota według ewidencji księgowej -192.000,00 zł
W I półroczu 2013 r. odbyło się 7 posiedzeń komisji i pożyczki przyznano łącznie 45 osobom.
W wyniku kontroli stwierdzono szereg nieprawidłowości. Mając na uwadze ustalenia kontroli - zdaniem zespołu kontrolnego- należy dokonać po uzgodnieniu ze związkami zawodowymi głębokiej zmiany Regulaminu ZFŚŚ oraz zmiany organizacji i funkcjonowania funduszu socjalnego. Zespół kontrolny widzi potrzebę wyznaczenia etatowego pracownika ds. obsługi funduszu socjalnego. Zadania tego pracownika polegałyby na przyjmowaniu, sprawdzaniu i weryfikacji wniosków o świadczenia, przygotowywaniu dokumentacji do wypłaty i przekazywanie jej Prezydentowi do akceptacji, a także zwrotu wniosków do uzupełnienia. Nadzór nad jego pracą winien zostać jednoznacznie określony. Natomiast rolę Komisji Socjalnej ograniczyć do zadań związanych z rozpatrywaniem wniosków o przyznanie zapomóg.
Ponadto w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami, w dniu 05.09.2013 r. z osobą prowadzącą obsługę funduszu socjalnego została rozwiązana umowa o pracę bez wypowiedzenia. Jednocześnie o stwierdzonych nieprawidłowościach powiadomiono Prokuraturę Rejonową w Opolu pismem z dnia 05.09.2013 r. O wszczęciu śledztwa w tej sprawie Prokuratura powiadomiła tut. Urząd pismem z dnia 09.10.2013 r. Śledztwo zlecone przez Prokuraturę prowadziła Komenda Wojewódzka Policji w Opolu, do której przekazano część dokumentacji.
W dniu 17.10.2013 r. protokół kontroli doręczono naczelnikowi Wydziału Administracyjno-Gospodarczego. Do ustaleń zawartych w protokole kontroli zastrzeżeń nie wniesiono.
Kserokopie protokołu kontroli oraz wniosków i wystąpienia pokontrolnego wraz z niezbędną dokumentacją przekazano do Komendy Wojewódzkiej w Opolu w ślad za zgłoszeniem.
