KWiA-I-1712.00004/2013
|
Opole, 27.02.2013 r.
|
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 6/13
|
Jednostka kontrolowana
|
Wydział Zarządzania Zasobem Komunalnym
Urzędu Miasta Opola
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 28.01.2013 r. do 11.02.2013 r.
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Agnieszka Lisiecka – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Tadeusz Lech - główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
Przedmiot kontroli
|
Ocena sposobu rozpatrywania interwencji w sprawie awarii w budynkach i mieszkaniach należących do miasta
|
Okres objęty kontrolą
|
2012 rok
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Zofia Twarduś – Naczelnik Wydziału
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali
|
Zofia Twarduś – Naczelnik Wydziału
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– kierownik Referatu Techniczno - Remontowego
|
Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.
2. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego.
3. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Opola.
4. Zarządzenie wewnętrzne nr zzk.2010.8.2012 Naczelnika Wydziału Zarządzania Zasobem Komunalnym z dnia 1 listopada 2012r. w sprawie organizacji pracy Wydziału Zarządzania Zasobem Komunalnym.
Cel kontroli
Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości załatwiania awarii zgłaszanych przez mieszkańców w szczególności pod kątem ich ewidencjonowania oraz terminowości i sposobu załatwienia.
Kryteria
1. Zgodnie z § 27a Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola przedmiotem działania Wydziału jest między innymi:
1) prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem zasobem komunalnym Miasta w tym z najmem lokali mieszkalnych i użytkowych,
2) przygotowanie i realizacja zadań w zakresie eksploatacji i remontów budynków, lokali mieszkalnych i użytkowych stanowiących zasób komunalny.
2. Zgodnie z art.35-38 Kpa:
- organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki,
- pracownik organu administracji publicznej, który z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie lub nie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 36 albo nie załatwił sprawy w dodatkowym terminie ustalonym w myśl art. 37 § 2, podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa.
3. Zgodnie z art. 6austawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego:
- Wynajmujący jest obowiązany do zapewnienia sprawnego działania istniejących instalacji i urządzeń związanych z budynkiem umożliwiających najemcy korzystanie z wody, paliw gazowych i ciekłych, ciepła, energii elektrycznej, dźwigów osobowych oraz innych instalacji i urządzeń stanowiących wyposażenie lokalu i budynku określone odrębnymi przepisami.
- W razie oddania w najem lokalu opróżnionego przez dotychczasowego najemcę, wynajmujący jest obowiązany wymienić zużyte elementy wyposażenia lokalu.
Do obowiązków wynajmującego należy w szczególności:
- utrzymanie w należytym stanie, porządku i czystości pomieszczeń i urządzeń budynku, służących do wspólnego użytku mieszkańców, oraz jego otoczenia;
- dokonywanie napraw budynku, jego pomieszczeń i urządzeń, o których mowa w pkt 1, oraz przywrócenie poprzedniego stanu budynku uszkodzonego, niezależnie od przyczyn, z tym że najemcę obciąża obowiązek pokrycia strat powstałych z jego winy;
- dokonywanie napraw lokalu, napraw lub wymiany instalacji i elementów wyposażenia technicznego w zakresie nieobciążającym najemcy, a zwłaszcza:
- napraw i wymiany wewnętrznych instalacji: wodociągowej, gazowej i ciepłej wody - bez armatury i wyposażenia, a także napraw i wymiany wewnętrznej instalacji kanalizacyjnej, centralnego ogrzewania wraz z grzejnikami, instalacji elektrycznej, anteny zbiorczej - z wyjątkiem osprzętu,
- wymiany pieców grzewczych, stolarki okiennej i drzwiowej oraz podłóg, posadzek i wykładzin podłogowych, a także tynków.
Zgodnie z art. 6b. cytowanej ustawy:
- Najemca jest obowiązany utrzymywać lokal oraz pomieszczenia, do używania których jest uprawniony, we właściwym stanie technicznym i higieniczno-sanitarnym określonym odrębnymi przepisami oraz przestrzegać porządku domowego. Najemca jest także obowiązany dbać i chronić przed uszkodzeniem lub dewastacją części budynku przeznaczone do wspólnego użytku, jak dźwigi osobowe, klatki schodowe, korytarze, pomieszczenia zsypów, inne pomieszczenia gospodarcze oraz otoczenie budynku.
- Najemcę obciąża naprawa i konserwacja:
1) podłóg, posadzek, wykładzin podłogowych oraz ściennych okładzin ceramicznych, szklanych i innych;
2) okien i drzwi;
3) wbudowanych mebli, łącznie z ich wymianą;
4) trzonów kuchennych, kuchni i grzejników wody przepływowej (gazowych, elektrycznych i węglowych), podgrzewaczy wody, wanien, brodzików, mis klozetowych, zlewozmywaków i umywalek wraz z syfonami, baterii i zaworów czerpalnych oraz innych urządzeń sanitarnych, w które lokal jest wyposażony, łącznie z ich wymianą;
5) osprzętu i zabezpieczeń instalacji elektrycznej, z wyłączeniem wymiany przewodów oraz osprzętu anteny zbiorczej;
6) pieców węglowych i akumulacyjnych, łącznie z wymianą zużytych elementów;
7) etażowego centralnego ogrzewania, a w przypadku gdy nie zostało ono zainstalowane na koszt wynajmującego, także jego wymiana;
8) przewodów odpływowych urządzeń sanitarnych aż do pionów zbiorczych, w tym niezwłoczne usuwanie ich niedrożności;
9) innych elementów wyposażenia lokalu i pomieszczeń przynależnych przez:
a) malowanie lub tapetowanie oraz naprawę uszkodzeń tynków ścian i sufitów,
b) malowanie drzwi i okien, wbudowanych mebli, urządzeń kuchennych, sanitarnych i grzewczych.
4. Zgodnie z § 6 pkt 6 i 18zarządzenia wewnętrznego Naczelnika Wydziału Zarządzania Zasobem Komunalnym z dnia 1 listopada 2012r. w sprawie organizacji pracy Wydziału Zarządzania Zasobem Komunalnym do zadań Referatu Techniczno – Remontowego należy:
- załatwianie zgłaszanych przez mieszkańców spraw dotyczących stanu technicznego zasobów Gminy Opole i Skarbu Państwa,
- rozpatrywanie skarg i interwencji w zakresie powierzonych zadań.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Dokonano analizy wszystkich pism zaewidencjonowanych w IV kwartale 2012 r. w Referacie Techniczno – Remontowym celem ustalenia, które z nich były zgłoszeniami mieszkańców w sprawie awarii. Szczegółową kontrolą objęto dokumentację dotyczącą wszystkich awarii pod kątem sposobu i terminu ich załatwienia oraz udzielenia odpowiedzi, a w przypadku pism dotyczących odmowy usunięcia awarii dokonano ich analizy pod kątem zasadności odmowy. Ponadto w tym samym zakresie kontrolą objęto pisma dotyczące zgłoszeń w sprawie przeprowadzenia remontów. Przyjęto wyjaśnienia od naczelnika wydziału i kierownika Referatu Techniczno – Remontowego.
Ustalenia szczegółowe kontroli
W dniu 10.01.2013r. wydział kontrolowany złożył w Referacie Planowania Budżetu Wydziału Budżetu sprawozdanie opisowe z wykonania planu wydatków budżetowych za 2012r. Ze sprawozdania wynika, że na remonty bieżące wydatkowano kwotę1.475.604,45zł,wkonując m.in. następujące roboty:
ü remont instalacji C.O. – 58.600zł,
ü wymiana instalacji gazowej – 21.600zł,
ü wymiana instalacji elektrycznej– 171.200zł,
ü wymiana instalacji wodno-kanalizacyjnej – 48.200zł,
ü roboty malarskie – 59.800zł,
ü roboty murarskie – 18.700zł,
ü roboty zduńskie – 98.000zł,
ü remonty elewacji - 123.100zł,
ü roboty dekarsko-blacharskie – 169.700zł,
ü remont konstrukcyjny – 83.200zł,
ü roboty stolarskie – 146.600zł,
ü roboty konserwacyjne i drobne remonty – 230.000zł,
ü dokumentacja techniczna – 157.600zł,
ü pogotowie techniczne – 55.900zł.
Ustalono, że załatwianiem awarii zgłaszanych przez mieszkańców zajmuje się Referat Techniczno - Remontowy, którego kierownikiem jest pani(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). Bezpośredni nadzór nad Referatem sprawuje Z-ca Naczelnika pani Mirosława Krysta.
WZZK nie prowadzi odrębnego rejestru awarii objętych zakresem kontroli. Wszystkie pisma wpływające do wydziału rejestrowane są w głównej księdze korespondencyjnej i następnie dekretowane na poszczególne komórki organizacyjne. Ogółem w 2012 r. zarejestrowano 11.712 wpływów różnych pism przychodzących z zewnątrz urzędu.
Natomiast do Referatu Techniczno – Remontowego w 2012 r. w zakresie awarii, remontów i prac konserwacyjnych wpłynęło łącznie 1.841 pism. W 2012r. wystawiono 2.037 zleceń na różnego rodzaju prace konserwacyjne, remontowe i awarie. W poszczególnych rejonach wystawiono następującą ilość zleceń:
-Rejon I (Zaodrze)- 529 zleceń,
-Rejon II (Śródmieście)- 586 zleceń,
-Rejon III (Metalchem)- 922 zleceń.
Zgłoszenia w sprawach awarii przyjmowane są również telefoniczne, które nie są rejestrowane.
Na poszczególne prace wystawiane są zlecenia, które są rejestrowane w rejestrze zleceń. Rejestr ten zawiera między innymi datę przyjęcia zlecenia przez zleceniobiorcę, rodzaj prac oraz daty wykonania i odbioru tych prac. Nie zawiera on natomiast informacji dotyczącej terminu i sposobu zgłoszenia o awariach. Wyrywkową kontrolą objęto rejestr zleceń wystawionych w grudniu 2012 r. w Rejonie III. Rejestr ten zawiera 55 pozycji od nr 857 do nr 911. Zgłoszenia ujęte w rejestrze dotyczą wszystkich rodzajów prac zleconych poszczególnym wykonawcom do wykonania. Dokonano analizy wszystkich 45 zleceń dotyczących usunięcia awarii, usunięcia nieprawidłowości, napraw i remontów. Z przeprowadzonej analizy wynika, że we wszystkich przypadkach prace zostały wykonane przez zleceniobiorcę niezwłocznie, nie później niż w ciągu kilku dni od otrzymania zlecenia (akta kontroli nr 13/6/I/3-6).
Ustalono ponadto, że w 2013r. do rejestru wprowadzono dodatkową kolumnę z informacją dotyczącą sposobu dokonania danego zgłoszenia.
Z wyjaśnień kierownika Referatu Techniczno – Remontowego wynika, że przebieg postępowania w przypadku przyjmowania zgłoszeń awarii zgłaszanych przez najemców telefonicznie lub osobiście w siedzibie ZZK jest następujący:
I. Zgłoszenia od najemców mieszkań komunalnych w budynkach, w których Gmina Opole ma 100 % udziałów:
- W trakcie rozmowy telefonicznej lub ustnej ustala się rodzaj awarii, nazwisko zgłaszającego, adres i nr telefonu
- Zgłoszenia przyjmują wszyscy pracownicy referatu i przekazują odpowiedniemu inspektorowi – budowlanemu lub branżyście ( elektryk lub instalator)
- Inspektor dokonuje wizji lokalnej w celu ustalenia zakresu robót i wystawia zlecenie odpowiedniej firmie
- W przypadku nagłych zdarzeń wymagających natychmiastowego działania inspektor powiadamia firmę budowlaną i bezzwłocznie udaje się na adres
- Po wykonaniu zleconych robót następuje ich odbiór oraz sprawdzenie wyceny
II. Zgłoszenia od najemców mieszkań komunalnych w budynkach wspólnotowych:
· W trakcie rozmowy telefonicznej należy ustalić czy zgłaszana awaria występuje na częściach wspólnych czy na wewnętrznych instalacjach w mieszkaniu
· W przypadku wystąpienia awarii na częściach wspólnych inspektor powiadamia telefonicznie zarządcę części wspólnych reprezentującego wspólnotę mieszkaniową do której należy budynek – szybkość reakcji zarządcy i sposób usunięcia awarii nie zależy od pracowników WZZK
· W przypadku wystąpienia awarii na wewnętrznych instalacjach sposób postępowania jak w p. I.
Ponadto z wyjaśnień tych wynika, że awaria jako nagłe zdarzenie losowe wymaga natychmiastowej reakcji (np. zatkana kanalizacja i wylewające się fekalia, pęknięcie rury wodnej powodujące zalewanie mieszkań, ulatnianie się gazu z rozszczelnionej instalacji gazowej, pęknięcie grzejnika lub rur centralnego ogrzewania, awaria pieca kaflowego, brak prądu w mieszkaniu lub na klatce schodowej itp.), natomiast zgłoszenia robót budowlanych i konserwacyjnych (np. wymiana drzwi wejściowych do mieszkania, wymiana podłóg, wymiana instalacji elektrycznej, wod.-kan., gaz lub centralnego ogrzewania, naprawa dachu itp.) są zlecane i wykonywane na bieżąco w miarę posiadanych środków finansowych.
Ponadto ustalono, że zgłoszenia telefoniczne w sprawach awarii z zakresu instalacji elektrycznej, gazowej, wodnej, kanalizacyjnej i co załatwiane są na bieżąco ,,od ręki” w ten sposób, że po przyjęciu zgłoszenia telefonicznego lub osobistego wystawiane jest zlecenie dla firmy, z którą zawarta jest umowa z danego zakresu. W tym przypadku jedynym dokumentem jest wystawione zlecenie. Z wyjaśnień kierownika Referatu Techniczno – Remontowego wynika, że około 60% zleceń wystawionych jest na podstawie zgłoszeń osobistych lub telefonicznych. Najemcy mieszkań komunalnych posiadają informację o numerach telefonów do Urzędu Miasta Opola, z których mogą korzystać w razie awarii. Telefony te znajdują się na książeczkach opłat czynszowych oraz wywieszone są na klatkach schodowych.
Na wykonywanie poszczególnych prac zostały zawarte umowy z pięcioma wykonawcami wyłonionymi w postępowaniach przetargowych przeprowadzonymi przez Wydział Inwestycji Miejskich (akta kontroli nr 13/6/I/2).
Ponadto ustalono, że z Pogotowiem Technicznym – firmą: (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) zawarta jest umowa na świadczenie usług w zakresie usuwania awarii zaistniałych w w/w instalacjach, w pełnym zakresie w godzinach 15.00 – 7.00. Taka informacja również jest na książeczkach opłat czynszowych. Pomiędzy Gminą Opole a w/w firmą zawarte są trzy umowy nr 13, 14 i 15 z dnia 30.12.2011r. na usuwanie awarii w 2012 r. w poszczególnych Rejonach. Rejestr zgłoszeń prowadzi w/w firma, która otrzymuje wynagrodzenie ryczałtowe bez względu na ilość zgłoszeń i wykonanych interwencji. Obowiązek prowadzenia takiego rejestru wynika z zapisów zawartych w § 2 ust. 1 b zawartych umów (akta kontroli nr 13/6/I/1). Z ustnych wyjaśnień kierownika Referatu Techniczno – Remontowego wynika, że w 2012r. ogółem w trzech rejonach Pogotowie zarejestrowało 267 zleceń, w tym:
- w Rejonie I – 65 szt.,
- w Rejonie II – 52 szt.,
- w Rejonie III – 150 szt.
WZZK nie posiada informacji o skargach zgłaszanych przez mieszkańców na działalność w/w firmy.
Ustalono, że dokumentację dotyczącą spraw objętych tematyką kontroli Referat przechowuje w ponumerowanych i opisanych segregatorach, z podziałem na 3 poszczególne Rejony. W segregatorach tych znajduje się dokumentacja dotycząca awarii, remontów i prac konserwacyjnych. Zespół kontrolny do kontroli wytypował sprawy załatwione w IV kwartale we wszystkich trzech rejonach.
I. Rejon I
I.1.Awarie
Poniższa tabela przedstawia awarie zgłoszone w Rejonie I:
Lp.
|
Data wniosku
|
Treść
|
Data
załatwienia
|
Sposób załatwienia
|
Uwagi
|
1.
|
22.10.2012
|
Usterka przewodu kominowego
|
30.10.2012
|
Załatwiono
zgodnie z wnioskiem
|
|
2.
|
29.10.2012
|
Usunięcie szkód wynikłych z zalania lokalu
|
18.11.2012
|
Załatwiono zgodnie z wnioskiem
|
|
3.
|
21.10.2012
|
Awaria przewodu kominowego
|
21.11.2012
|
Wskazano sposób załatwienia przez najemcę
|
Wizja lokalna
|
4.
|
13.12.2012
|
Awaria instalacji
wodnej
|
11.01.2013
|
Załatwiono zgodnie z wnioskiem
|
|
5.
|
07.12.2012
|
Usunięcie nieprawidłowości
|
20.12.2012
|
Udzielono odpowiedzi, że Gmina nie ponosi odpowiedzialności
|
Wizja lokalna
|
6.
|
28.11.2012
|
Zabezpieczenie okien
|
20.12.2012
|
Wykonano 27.11.2012r., zlecenie nr 440 z 25.10.2012r.
|
|
Z danych zawartych w powyższej tabeli wynika, że w każdym przypadku wydział zareagował na zgłoszenie i zostały podjęte czynności w terminie nie przekraczającym 1 miesiąca.
I.2. Remonty
W segregatorze oprócz spraw dotyczących awarii, znajduje się również dokumentacja dotycząca prac remontowych i konserwacyjnych od nr 275 z 09.10.2012r. do nr 351 z 20.12.2012r. Zespół kontrolny dokonał wstępnej analizy wszystkich 77 spraw. Szczegółową kontrolą objęto pisma dotyczące wymiany okien. Łącznie pism w tych sprawach było 7, wszystkie zostały załatwione w terminie. W każdym przypadku poinformowano najemców, iż wymiany zostaną uwzględnione przy realizacji kolejnych etapów wymiany stolarki okiennej. Stwierdzono także 4 wnioski dotyczące wymiany drzwi. Wszystkie wnioski zostały załatwione i zrealizowane w terminie.
Ponadto szczegółowo sprawdzono pisma dotyczące:
- wymiany instalacji elektrycznej
sprawa ZZK.TR.7021.4.354.2012.LP z dnia 27.12.2012r. – zlecenie nr 14/2013/RI z dnia 07.01.2013r., data wykonania 08.02.2013r.
- budowy łazienki
sprawa ZZK.TR.7021.4.348.2012.JR z dnia 17.12.2012r., w dniu 31.12.2012r. Wydział wyraził zgodę na budowę łazienki.
- przestawienia pieca
sprawa ZZK.TR.7021.4.334.2012.JR z dnia 26.11.2012r. – zlecenie nr 487/2012/RI z dnia 28.11.2012r., data wykonania 14.12.2012r.
- wymiany podłóg
sprawa ZZK.TR.7021.4.302.2012.JR z dnia 03.10.2012r. – zlecenie nr 25/2013/RI z dnia 4.01.2013r., data wykonania 23.01.2012r., termin przesunięto na rok 2013 na prośbę mieszkańców, którzy nie chcieli rozpoczynać robót remontowych i wymiany podłóg przed świętami i nowym rokiem.
Z powyższych danych wynika, że w każdym przypadku wydział zareagował na zgłoszenie i zostały podjęte czynności w terminie nie przekraczającym 1 miesiąca.
II. Rejon II
II.1. Awarie
Poniższa tabela przedstawia awarie zgłoszone w Rejonie II:
Lp.
|
Data wniosku
|
Treść
|
Data załatwienia
|
Sposób załatwienia
|
Uwagi
|
1.
|
04.09.2012
|
Nieszczelność
pokrycia dachowego, zalanie mieszkania
|
11.10.2012
|
Skierowano pismo do Turhand sp. z o.o. z prośbą o pilną naprawę pokrycia dachowego.
|
Wizja lokalna
|
2.
|
16.10.2012
|
Nieszczelność pieca
|
09.11.2012
|
Wykonano 27.11.2012r, zlecenie
nr 502.
|
Wizja lokalna
|
3.
|
13.11.2012
|
Zalanie garażu
Sprawa nr ZZK. TR.
7021.5.341.2012 LP
|
15.11.2012
|
Z protokołu z wizji lokalnej wynika,, że najemcę zobowiązano do poinformowania, kiedy ponownie nastąpi zalanie w celu
zlokalizowania wypływu wody
|
Wizja lokalna
|
4.
|
20.11.2012
|
Awaria oświetlenia
|
30.11.2012
|
Wykonano 27.11.2012r, zlecenie
nr 528.
|
|
5.
|
12.11.2012
|
Przestawienie pieca kaflowego
|
30.11.2012
|
Piec przestawiono.
|
|
6.
|
15.11.2012
|
Wilgoć w mieszkaniu
|
28.12.2012
|
Mieszkanie stanowi własność Wspólnoty Mieszkaniowej. Wystosowano pismo do zarządcy z prośbą o uzupełnienie brakujących tynków na elewacji.
|
Wizja
lokalna
|
7.
|
26.11.2012
|
Udrożnienie pionu kanalizacyjnego
|
18.12.2012
|
Nieruchomość stanowi własność Wspólnoty Mieszkaniowej, a piony są częścią wspólną. Przekazano do zarządcy z prośbą o pilne sprawdzenie i udrożnienie pionu.
|
|
8.
|
26.11.2012
|
Naprawa dachu
|
31.12.2012
|
Nieruchomość stanowi własność
tzw. ,,małej wspólnoty”.
Gmina jako jeden ze
współwłaścicieli zwróciła się do zarządcy o pilne uszczelnienie
dachu oraz ujęcie dachu w planie Wspólnoty na 2013r.
|
|
9.
|
26.11.2012
|
Wymiana zaworów zimnej wody
|
31.12.2012
|
Wykonano w dniu 27.12.2012r., zlecenie nr 578/12
|
|
10.
|
10.12.2012
|
Zawilgocenie ściany w kuchni
|
31.12.2012
|
Załatwiono zgodnie z wnioskiem
|
Wizja
lokalna
|
Z powyższych danych wynika, że w każdym przypadku wydział zareagował na zgłoszenie i zostały podjęte czynności w terminie nie przekraczającym 1 miesiąca.
II.2. Remonty
W segregatorze oprócz spraw dotyczących awarii, znajdują się również prace remontowe i konserwacyjne od nr 312 z 12.10.2012r. do nr 382 z dnia 31.12.2012r. Zespół kontrolny dokonał sprawdzenia łącznie 71 spraw. Sprawdzono 8 spraw dotyczących wymiany okien. Wszystkie pisma były załatwione w terminie. Każdego najemcę poinformowano, iż wymiany zostaną uwzględnione przy realizacji kolejnych etapów wymiany stolarki okiennej. W jednym przypadku poinformowano wnioskodawcę, iż może dokonać wymiany okien, ale we własnym zakresie i na własny koszt. Sprawdzono także 5 wniosków dotyczących wymiany drzwi. Wszystkie były załatwione w terminie, jeden wykonano w dniu 29.11.2012r., a pozostałych najemców poinformowano, iż wymiany zostaną wykonane po zabezpieczeniu środków finansowych przy realizacji kolejnych etapów wymiany, a w jednym przypadku wyrażono zgodę na wymianę drzwi we własnym zakresie i na własny koszt.
Oprócz ww. opisanych remontów sprawdzono również pisma dotyczące remontów budynku, wymiany rynien, dobudowę brakujących przewodów wentylacyjnych i naprawę bojlera elektrycznego, naprawy dachu i naprawy chodnika.
Ustalono, że wszystkie pisma były załatwione w terminie. Każdorazowo najemca otrzymał informację pisemną.
Do sprawy o nr ZZK.TR.7021.5.317.2012.ZD pobrano pisemne wyjaśnienia. Pismo do Wydziału wpłynęło w dniu 30.08.2012r., a wizji dokonano dnia 02.10.2012r. W aktach nie było żadnej informacji o poczynionych wcześniej działaniach. Z pisemnych wyjaśnień kierownika Referatu Techniczno – Remontowego pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) wynika, że sprawa poruszona w w/w piśmie dotyczyła części wspólnych (naprawa drzwi wejściowych do budynku oraz wychłodzenie klatki schodowej) w budynku Wspólnoty Mieszkaniowej 1 Maja 42 zarządzanym przez Turhand-Ret sp. z o.o. Sprawa w pierwszej kolejności została przekazana telefonicznie do zarządcy budynku. Pomimo dwukrotnego ponaglania nie otrzymano żadnych informacji w przedmiotowej sprawie od zarządcy dlatego po przeprowadzonej wizji wystąpiono do Turhand-Ret sp. z o.o. na piśmie.
III. Rejon III
III.1. Awarie
Poniższa tabela przedstawia awarie zgłoszone w Rejonie III
Lp.
|
Data wniosku
|
Treść
|
Data załatwienia
|
Sposób
załatwienia
|
Uwagi
|
1.
|
07.11.2012
|
Wymiana
zaworu
wodnego
|
30.11.2012
|
Zawór wymieniono
|
|
2.
|
12.11.2012
|
Zalanie
mieszkania
|
14.01.2013
|
Poinformowano najemcę, że
właściciel lokalu zobowiązał się do usunięcia powstałej
szkody w ramach
posiadanej polisy ubezpieczeniowej.
|
Wizje lokalne
11.12.2012
27.12.2012
|
3.
|
19.11.2012
|
Awaria
oświetlenia
w piwnicy
|
24.01.2013
|
Usterkę wykonano
|
Wizja lokalna
|
4.
|
19.11.2012
|
Zalanie
piwnicy
|
31.12.2013
|
Poinformowano najemcę, że naprawa pionu należy do obowiązków
Wspólnoty Mieszkaniowej.
Po interwencji pracowników WZZK zarządca
nieruchomości Feroma sp. z o.o. potwierdził usunięcie
awarii w dniu 26.11.2012r.
|
Wizja lokalna
|
5.
|
20.11.2012
|
Słabe ciśnienie
wody
w instalacji wodociągowej
|
31.12.2012
|
Przyczynę usunięto
w dniu 17.12.2012r.
|
|
6.
|
14.12.2012
|
Zalanie
mieszkania
|
10.01.2013
|
Wykonano 10.01.2013r, zlecenie nr 47
|
Wizja lokalna
|
7.
|
28.12.2012
|
Awaria ciepłej
wody
|
10.01.2013
|
Protokół z wizji stanowi odpowiedź na pismo
najemcy. Oświadczenie najemcy, że zgłoszone
usterki zostały usunięte.
|
Wizja lokalna
|
Z powyższych danych wynika, że w każdym przypadku wydział zareagował na zgłoszenie i zostały podjęte czynności w terminie nie przekraczającym 1 miesiąca.
III.2. Remonty
W segregatorze oprócz spraw dotyczących awarii, znajdują się również prace remontowe i konserwacyjne od nr 527 do nr 720. Zespół kontrolny dokonał sprawdzenia łącznie 194 spraw. Sprawdzono 13 prac remontowych dotyczących wymiany okien. Wszystkie były załatwione w terminie. W jednym przypadku sprawa została zrealizowana. Pozostałych najemców poinformowano, iż wymiany zostaną uwzględnione przy realizacji kolejnych etapów wymiany stolarki okiennej. Stwierdzono ponadto 2 wnioski dotyczące wymiany drzwi. Zostały one załatwione w terminie.
Oprócz ww. opisanych remontów m.in. sprawdzono również pisma dotyczące:
wymiany pieca, ogrzewania gazowego, remontu ubikacji, remontu komórki, likwidacji pieca, ocieplenia ściany, naprawy instalacji elektrycznej. Zostały one załatwione w terminie.
Ponadto na podstawie rejestru zleceń zespół kontrolny dokonał także ustaleń w zakresie wykonanych czynności dotyczących następujących remontów:
- sprawa nr ZZK.TR.7021.6.618.2012 LP z dnia 18.10.2012r. – wymiany przewodów elektrycznych dokonano w dniu 26.10.2012r., zlecenie nr 739/2012,
- sprawa nr ZZK.TR.7021.6.604.2012 SS z dnia 29.10.2012r. – remontu pieców kaflowych dokonano w dniu 30.11.2012r., zlecenie nr 772/2012,
- sprawa nr ZZK.TR.7021.6.598.2012 MB z dnia 17.10.2012r. – remontu dokonano w dniu 10.12.2012r., umowa nr 141/2012,
- sprawa nr ZZK.TR.7021.6.586.2012 SS z dnia 16.10.2012r. – prace nie zostały wykonane ze względu na nieudostępnienie mieszkania przez najemcę, notatka służbowa z dnia 31.11.2012r.
- sprawa nr ZZK.TR.7021.6.562.2012 SS z dnia 02.10.2012r. – naprawę pieca dokonano w dniu 26.10.2012r., zlecenie nr 465A/2012,
- sprawa nr ZZK.TR.7021.6.531.2012 SS z dnia 29.09.2012r. – demontażu dokonano w dniu 05.10.2012r., zlecenie nr 681/2012.
Z powyższych danych wynika, że w każdym przypadku wydział zareagował na zgłoszenie i zostały podjęte czynności w terminie nie przekraczającym 1 miesiąca.
Zgodnie z § 20 ust.1-2 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja 2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu (podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data: ……………………………….
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
|