|
KWiA – I –0913/2/2009
|
Opole, 03 marca 2009 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 4/09
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Wydział Zarządzania Kryzysowego Urzędu Miasta Opola
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 16 do 25 lutego 2009 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Tadeusz Lech główny specjalista w Wydziale
Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Jacek Spadło - - inspektor w
Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
Nr 7/09 i nr 8/09 z dnia 11.02.2009 r.
|
|
Przedmiot kontroli
|
Prawidłowość rozliczania
środków finansowych przekazanych
dla Komendy Miejskiej Policji w Opolu
na zorganizowanie dodatkowych służb
w czasie ponadnormatywnym oraz na
zakup towarów i usług
·
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2008 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Rajmund Dorotnik – naczelnik Wydziału
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
1. Rajmund Dorotnik - naczelnik Wydziału
2(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) - zastępca naczelnika sekcji prewencji KMP w Opolu
3. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- kierownik Ogniwa Zaopatrzenia i Finansów KMP w Opolu
4. Pracownicy merytoryczni Wydziału Zarządzania Kryzysowego
|
Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji ( tekst jednolity Dz. U. z 2007 r. Nr 43, poz. 277 z późniejszymi zmianami).
3. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 października 2001 r. w sprawie rozkładu czasu służby policjantów (Dz. U. Nr 131, poz. 1471).
4. Porozumienie zawarte w dniu 19.07.2006 r. pomiędzy Miastem Opole a Opolskim Komendantem Wojewódzkim Policji w Opolu w sprawie przekazywania na Fundusz Wsparcia Policji corocznie środków finansowych przez okres 4 lat.
5. Aneks nr 1 z dnia 11.08. 2006 r. do Porozumienia z dnia 19.07. 2006 r.
6. Porozumienie w sprawie zorganizowania w Komendzie Miejskiej Policji w Opolu dodatkowych służb prewencyjnych we czasie ponadnormatywnym oraz zakupów inwestycyjnych niezbędnych dla potrzeb Komendy Miejskiej Policji w Opolu finansowanych z budżetu miasta Opola w 2008 r. zawarte w dniu 12 marca 2008 r. pomiędzy Prezydentem Miasta Opola Panem Ryszardem Zembaczyńskim a Komendantem Miejskim Policji w Opolu podinsp. Krzysztofem Sochackim.
7. Aneks nr 1 z dnia 07 lipca 2008 r. do Porozumienia nr RB/279/2008 zawartego w dniu 12 marca 2008 r.
Cel kontroli
Celem kontroli była ocena prawidłowości realizacji zawartego porozumienia, w tym zwłaszcza w zakresie zgodności realizacji z jego poszczególnymi postanowieniami, oraz ocena prawidłowości sprawdzania wykonanych służb i ich zgodności z dokumentacją sprawozdawczą, a także ocena prawidłowości dokonywanych rozliczeń przekazywanych środków finansowych.
Kryteria
1. Zgodnie z art.13 ust.3 ustawy z dnia z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji – jednostki samorządu terytorialnego mogą uczestniczyć w pokrywaniu wydatków inwestycyjnych lub remontowych oraz kosztów utrzymania i funkcjonowania jednostek organizacyjnych Policji, a także zakupu niezbędnych dla nich potrzeb towarów i usług.
2. Zgodnie z art.13 ust.4a pkt 1 ustawy z dnia z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji – Rada powiatu lub gminy może przekazać na warunkach określonych w porozumieniu środki finansowe z przeznaczeniem na rekompensatę pieniężną policjantom, którzy realizują zadania z zakresu służby prewencji za czas służby przekraczającą normę określoną w art. 33 ust. 2.
3. Zgodnie z art.13 ust.4f ustawy z dnia z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji – wydatki na powyższe cele dokonywane są z Funduszu Wsparcia Policji.
4. Zgodnie z art.33 ust.2 ustawy z dnia z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji – zadania służbowe policjanta powinny być ustalone w sposób pozwalający na ich wykonanie w ramach 40-godzinnego tygodnia służby, w 3-miesiecznym okresie rozliczeniowym.
5. Zgodnie z art.33 ust.3 ustawy z dnia z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji – w zamian za czas służby przekraczający normę określoną w ust. 2, policjantowi może być przyznana rekompensata pieniężna, o której mowa w art. 13 ust.4a pkt 1.
6. Zgodnie z § 5 Porozumienia z dnia 19.07.2006 r. – przyjmujący wyraża zgodę na przeprowadzenie przez przekazującego kontroli wykorzystania środków finansowych w każdym czasie. Kontrole przeprowadzać będą pisemnie upoważnieni pracownicy przekazującego.
7. Zgodnie z § 1 ust. 3 Porozumienia z dnia 12.03.2008 r. - służba w czasie ponadnormatywnym pełniona będzie w rejonach najbardziej zagrożonych identyfikowanych w oparciu o bieżące analizy oraz zgodnie ze społecznym zapotrzebowaniem i wskazaniem władz samorządowych.
8. Zgodnie z § 1 ust. 5 Porozumienia z dnia 12.03.2008 r. - zasady organizowania dodatkowych służb prewencyjnych w czasie ponadnormatywnym określi w drodze decyzji Komendant Miejski Policji w Opolu.
9. Zgodnie z § 2 ust. 2 Porozumienia z dnia 12.03.2008 r. - Prezydent Miasta Opola zobowiązuje się do przekazywania środków na wyodrębniony rachunek Funduszu Wsparcia Policji Komendy Wojewódzkiej Policji w transzach z przeznaczeniem dla Komendy Miejskiej Policji w Opolu.
10.Zgodnie z § 2 ust. 3 Porozumienia z dnia 12.03.2008 r. - podstawą przekazania środków będą specyfikacje wykonanych służb sporządzane dwa razy w miesiącu za okres dwóch tygodni. Wzory specyfikacji służb dodatkowych oraz specyfikacji zbiorczej stanowią załączniki nr 1 i 2 do Porozumienia.
11. Zgodnie z § 2 ust. 5 Porozumienia z dnia 12.03.2008 r. - rozliczenie w zakresie wydatków majątkowych będą realizowane na podstawie przedkładanych kserokopii opisanych faktur wraz z protokołami odbioru.
12. Zgodnie z § 3 ust. 2 Porozumienia z dnia 12.03.2008 r. - stawka godzinowa rekompensaty pieniężnej za czas służby ponadnormatywnej wynosi 25,00 zł.
13. Zgodnie z § 4 Porozumienia z dnia 12.03.2008 r.:
- naczelnik Wydziału Zarządzania Kryzysowego dokonuje oceny prawidłowości realizacji porozumienia,
- ocena ta polega na sprawdzeniu i rozliczeniu wykonanych służb oraz ich dyslokacji w oparciu dokumentację służby, analizę zestawień wyników oraz na weryfikacji sporządzanych specyfikacji,
- w terminie 14 dni od daty upływu obowiązywania Porozumienia Komendant Miejski Policji przekaże Prezydentowi Miasta Opola całościową ocenę wpływu realizacji Porozumienia na stan bezpieczeństwa i porządku publicznego.
14. Zgodnie z § 5 ust. 1 Porozumienia z dnia 12.03.2008 r. – Prezydent Miasta zastrzega sobie prawo do żądania udziału w kontroli pracy służb w czasie ponadnormatywnym.
15. Zgodnie z § 6 ust. 2 Porozumienia z dnia 12.03.2008 r. – rozpoczęcie realizacji służb w czasie ponadnormatywnym nastąpi w II kwartale 2008 r.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Sprawdzono czy zawarte Porozumienia są zarejestrowane w Urzędzie Miasta. Zapoznano się ze szczegółowymi postanowieniami obu Porozumień. W rozmowie z naczelnikiem wydziału kontrolowanego zapoznano się ze sposobem oraz podstawą przekazywania środków finansowych na Fundusz Wsparcia Policji. Z Referatu Księgowości Wydatków Budżetowych Wydziału Finansowo-Księgowego pobrano wydruki komputerowe dotyczące przekazanych środków finansowych oraz dokonano analizy dokumentacji stanowiącej podstawę dokonywania poszczególnych przelewów. Sprawdzono zgodność dokumentacji przekazywanej przez Komendę Miejską Policji z dokumentacją wymienioną w zawartym Porozumieniu. Dokonano analizy przekazywanej dokumentacji pod kątem czy rzeczywiście potwierdza ona wykonanie dodatkowych służb i dokonanych wydatków. Ponieważ będąca w posiadaniu kontrolowanego wydziału dokumentacja dotycząca wykonywania służb w godzinach ponadwymiarowych nie zawierała dostatecznych danych, zwrócono się do Komendanta Miejskiego Policji o udostępnienie dokumentacji uzupełniającej w tym zakresie. W KMP sprawdzono czy opracowane zostały zasady organizowania dodatkowych służb w czasie ponadnormatywnym oraz zapoznano się z dokumentacją zawierającą dane dotyczące tego czy i w jaki sposób zasady te realizowane były w praktyce. Sprawdzono także dowody przyjęcia dotyczące zakupionego sprzętu techniki.
Realizację porozumienia w praktyce oraz sposób dokonywania rozliczeń finansowych porównano z procedurami określonymi w Porozumieniu. Na okoliczność realizacji porozumienia oraz poczynionych ustaleń przyjęto także ustne wyjaśnienia od pracowników merytorycznych Urzędu Miasta Opola i Komendy Miejskiej Policji. Pobrano również kserokopie wybranej dokumentacji potwierdzającej ustalenia kontroli.
USTALENIA KONTROLI
Porozumienie zawarte w dniu 19.07.2006 r. pomiędzy Miastem Opole a Opolskim Komendantem Wojewódzkim Policji w Opolu w sprawie przekazywania na Fundusz Wsparcia Policji zostało zarejestrowane w Referacie Rozliczeń Budżetowych pod numerem RB/1030/2006. Aneks nr 1 z dnia 11.08. 2006 r. do tego Porozumienia zarejestrowany jest w Referacie Rozliczeń Budżetowych pod numerem RB/1053/2006.
Porozumienie w sprawie zorganizowania w Komendzie Miejskiej Policji w Opolu dodatkowych służb prewencyjnych w czasie ponadnormatywnym zawarte w dniu 12 marca 2008 r. pomiędzy Prezydentem Miasta Opola a Komendantem Miejskim Policji w Opolu zostało zarejestrowane w Referacie Rozliczeń Budżetowych pod numerem RB279/2008. Aneks nr 1 z dnia 07 lipca 2008 r. do tego Porozumienia zarejestrowany jest w Referacie Rozliczeń Budżetowych pod numerem RB/887/2008.
Wydatki na ten cel zostały ujęte w planie wydatków budżetowych na 2008 r. w dziale 754 - bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa, rozdział 75404- Komendy wojewódzkie policji (akta kontroli Nr 09/4/I/18).
Łączna kwota zaplanowanych wydatków wyniosła 363.000,00 zł, w tym:
- 337.000,00 zł na dodatkowe służby patrolowe w czasie ponadnormatywnym,
- 26.000,00 zł na zakup sprzętu dla potrzeb służb prewencyjnych i kryminalnych.
W zakresie wydatków na dodatkowe służby patrolowe w czasie ponadnormatywnym
Z komputerowego wydruku księgowego wynika, że kwota na dodatkowe służby patrolowe w czasie ponadnormatywnym przekazywana była sukcesywnie przelewami na rachunek Funduszu Wsparcia Policji w okresie od 08 kwietnia do 26 listopada 2008 r. Ogółem w okresie tym dokonano 17 przelewów (akta kontroli Nr 09/4/I/19). Polecenia przelewów wystawiane były przez naczelnika wydziału merytorycznego i akceptowane przez Skarbnika lub Zastępcę Skarbnika oraz Prezydenta lub Zastępcę Prezydenta Miasta Opola.Bliższe dane dotycząceokresów pełnienia służb, dat otrzymania specyfikacji i dokonania przelewów oraz wysokości zapłaconych kwot zawiera poniższa tabela.
Tabela nr 1
|
Lp.
|
Okres pełnienia służb
|
Data otrzymania specyfikacji
|
Data przelewu
|
Kwota w zł
|
|
1.
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2
|
|
3.
|
|
4.
|
|
5.
|
|
6.
|
|
7.
|
|
8.
|
|
9.
|
|
10.
|
|
11.
|
|
12.
|
|
13.
|
|
14.
|
|
15.
|
|
16.
|
|
17.
|
|
|
RAZEM:
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
Z powyższej tabeli wynika, że rozpoczęcie pełnienia służb w czasie ponadnormatywnym nastąpiło z dniem 17.03.2008 r. Natomiast zgodnie z zawartym porozumieniem z dnia 12.03.2008 r. – rozpoczęcie realizacji tych służb winno nastąpić dopiero od II kwartału 2008 r. Z ustnych zgodnych wyjaśnień naczelnika wydziału oraz zastępcy naczelnika sekcji prewencji KMP w Opolu wynika, że wcześniejsze rozpoczęcie pełnienia służb patrolowych miało na celu jak najszybszą poprawę bezpieczeństwa i porządku publicznego w miejscach szczególnie zagrożonych, w okresie świąt wielkanocnych, które przypadały w dniach 23-24 marca 2008 r. Stwierdzić przy tym należy, że przekazywanie środków finansowych rzeczywiście rozpoczęło się w II kwartale 2008 r.
Jednocześnie w dniu podpisania porozumienia Komendant Miejski Policji w Opolu wydał decyzję nr 43/2008 w sprawie zasad organizowania dodatkowych służb prewencyjnych w czasie ponadnormatywnym (akta kontroli Nr 09/4/I/21-24).
Z powyższej decyzji wynika, że:
- zaplanowanie dodatkowej służby dla policjanta odbywa się na podstawie pisemnego wniosku, stanowiącego załącznik do decyzji (akta kontroli Nr 09/4/I/27),
- stawka za jedną godzinę służby wynosi (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zł brutto,
- policjant po zakończonej służbie sporządza notatkę z jej przebiegu stanowiącą załącznik do decyzji (akta kontroli Nr 09/4/I/25),
- planowanie i dokumentowanie dodatkowych służb wykonuje się w formie odrębnego grafiku oraz w oddzielnej książce odpraw do służby (akta kontroli Nr 09/4/I/26).
W trakcie kontroli Z-ca Naczelnika Sekcji Prewencji Komendy Miejskiej Policji okazał kontrolującym powyższą dokumentację oraz wyjaśnił, że plan dyslokacji służb ustalany był na podstawie wniosków obywateli, artykułów prasowych, informacji społeczności lokalnej, analizy stanu bezpieczeństwa oraz własnego rozpoznania. Dla dodatkowych służb w czasie ponadnormatywnym prowadzona była odrębna książka służb oraz zeszyt zadań doraźnych (akta kontroli Nr 09/4/I/28-33). Wyjaśnił ponadto, że w trakcie realizacji Porozumienia utrzymywany był stały kontakt z naczelnikiem Wydziału Zarządzania Kryzysowego i organizowane był comiesięczne posiedzenia Komisji Bezpieczeństwa i Porządku.
W dniu 19.11.2008 r. Komenda Miejska Policji sporządziła informację w sprawie wyników dodatkowej służby prewencyjnej w czasie ponadnormatywnym, która przekazano także do Wydziału Zarządzania Kryzysowego (akta kontroli Nr 09/4/I/34).
W dniu 21.11.2008 r. Komenda Miejska Policji w Opolu przekazała do Urzędu Miasta Opola specyfikację zbiorczą zestawienia środków z wykonanych służb w okresie od 17 marca do 18 listopada 2008 r. na kwotę (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł. Specyfikacja zawiera min. dane dotyczące funkcjonariuszy pełniących służbę, daty i godziny pełnienia służb, oraz kwoty rekompensaty.
Specyfikacja zawiera 2062 pozycje odpowiadające pozycjom w książce służb. W trakcie kontroli sprawdzono zgodność 22 pozycji tj. pozycję 1 z dnia 17.03.2008 r. i ostatnią z dnia 18.11.2008 r. oraz wyrywkowo co setną pozycję. Stwierdzono, że wszystkie dane wykazane w zbiorczej specyfikacji były zgodne z danymi figurującymi w książce służb pod tymi samymi pozycjami.
W zakresie wydatków na zakup sprzętu dla potrzeb służb prewencyjnych i kryminalnych
Przelewu kwoty 26.000,00 zł na rachunek Funduszu Wsparcia Policji dokonano w dniu 16.07.2008 r. na podstawie polecenia przelewu wystawionego przez naczelnika wydziału i zaakceptowanego przez Zastępcę Skarbnika Miasta Panią Annę Plewkę oraz Zastępcę Prezydenta Miasta Opola Pana Arkadiusza Karbowiaka (akta kontroli Nr 09/4/I/35).
Komenda Miejska Policji w Opolu w załączeniu do pisma nr CK-0151/88/08/D z dnia 19.12.2008 r. przesłała do Urzędu Miasta Opola kserokopie 15 faktur na zakup sprzętu elektronicznego i różnych materiałów w okresie od 13 czerwca do 18 grudnia 2008 r. na łączną kwotę 26.000,00 zł. Z treści powyższego pisma wynika, że zakupiony sprzęt oraz materiały zostały zaprzychodowane na ewidencję sprzętu techniki policyjnej, informatyki oraz kartoteki materiałowe (akta kontroli Nr 09/4/I/36).
W dniu 22.12.2008 r. naczelnik Wydziału Zarządzania Kryzysowego sporządził „Informację dotyczącą rozliczenia dotacji na fundusz wsparcia policji”, która została podpisana także przez Zastępcę Skarbnika Miasta oraz zatwierdzona przez Prezydenta Miasta Opola (akta kontroli Nr 09/4/I/37). Informacja ta zawiera między innymi także zestawienie wszystkich faktur dotyczących zakupionego sprzętu i materiałów.
W dniu 29.12.2008 r. otrzymane z Komendy Miejskiej Policji kserokopie faktur, wydział merytoryczny przekazał do Referatu Księgowości Wydatków Budżetowych Wydziału Finansowo-Księgowego. Z analizy poszczególnych faktur wynika, że zakupiono między innymi latarki, nagrywarki, kserokopiarkę, kamery, płyty, czytniki, kable, drukarkę, toner, konwerter oraz telefaks.
W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie faktury zostały wystawione na Komendę Wojewódzką Policji w Opolu. Wszystkie faktury są potwierdzone za zgodność z oryginałem oraz posiadają adnotację, że zakupu dokonano z Funduszu Wsparcia Policji z przeznaczeniem dla Komendy Miejskiej Policji w Opolu. Do w/w faktur nie dołączono „protokołów odbioru”, o których mowa w § 2 ust. 5 zawartego Porozumienia z dnia 12.03.2008 r. Z wyjaśnień pracownika merytorycznego kontrolowanego wydziału wynika, że zapis dotyczący przedkładania protokołów odbioru dotyczył pierwotnej wersji Porozumienia mówiącego o zakupach inwestycyjnych. W związku z tym, że aneksem nr 1 z dnia 07.07.2008 r. zapis ten zmieniono na zakup towarów i usług, protokoły odbioru nie były sporządzane.
W trakcie kontroli kierownik Ogniwa Zaopatrzenia i Finansów Komendy Miejskiej Policji w Opolu wyjaśnił, że na zakupiony sprzęt techniki sporządzono niżej wymienione dowody przyjęcia, które okazał kontrolującym:
- nr 11 z dnia 16.06.2008 r.,
-nr 20 z dnia 18.06.2008 r.,
- nr 22 z dnia 26.06.2008 r.,
- nr 27 z dnia 06.08.2008 r.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz doręczono naczelnikowi Wydziału Zarządzania Kryzysowego.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola oraz zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152/218/08 z dnia 16 kwietnia 2008r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpis)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:................
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
|
2009-05-19 09:18:28 - Wnioski pokontrolne (68.50 kB)
