1. Kontrola finansowa zgodnie z przepisami ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), jest częścią systemu kontroli i dotyczy procesów związanych z pobieraniem i gromadzeniem dochodów, zaciąganiem zobowiązań finansowych, dokonywaniem wydatków, jak również gospodarowaniem powierzonym jednostkom mieniem publicznym.

 

2. Kontroli finansowej podlegają obszary działalności wymienione w ustawie, a mianowicie:

·        gromadzenie dochodów,

·        wydatkowanie środków publicznych,

·        realizacja ustawy o zamówieniach publicznych,

 

3. Kontrola finansowa obejmuje:

i ma na celu zbadanie zgodności danego postępowania z obowiązującymi przepisami prawa,zasygnalizowanie naruszenie prawa, wskazanie zaniedbań i nieprawidłowości oraz ewentualne nadużycia i inne odchylenia oraz wskazanie osób winnych odpowiedzialnych za ich powstanie, jak również wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację tych nieprawidłowości.

4. Każde postępowanie kontrolne jest czynnością powtarzalną, odbywającą się według określonych kryteriów w zależności od rodzaju kontroli.

Do ogólnych kryteriów postępowania kontrolnego, w tym również postępowania w ramach kontroli finansowej   należy zaliczyć:

- kryterium legalności – oznacza zbadanie zgodności działania jednostki z  
obowiązującymi w danym zakresie przepisami prawa. Kontroli podlega
sprawdzenie czy podejmowane działania miały właściwą podstawę prawną w   granicach kompetencji kontrolowanego poziomu,

- kryterium gospodarności - oznacza ocenę kontrolowanych procesów
   gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności, efektywności i
   celowości podejmowanych decyzji,

- kryterium celowości -  związane jest z ustaleniem, czy podejmowane działania mieszczą się w celach określonych w aktach normatywnych oraz czy zastosowane metody i środki były optymalne, odpowiednie dla osiągnięcia założonych celów,

 - kryterium rzetelności - dotyczy zgodności dokumentacji i stwierdzeń ze stanem faktycznym,

- kryterium zgodności z planem i harmonogramem - oznacza zbadanie, czy
     zobowiązania wynikające z zatwierdzonych dokumentów mają pokrycie w planie
     finansowym i harmonogramie wydatków budżetowych.

 

 

 

 

 

     - oznaczenie wydającego upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, datę   
        wydania i termin ważności upoważnienia;

Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 1 do Procedur.

 

5. Druki upoważnień podlegają ewidencjonowaniu w rejestrze upoważnień prowadzonym przez Wydział Budżetu – Kierownika Referatu.

Po zakończeniu kontroli upoważnienie dołącza się do akt kontroli.

6.W uzasadnionych przypadkach Prezydent lub z upoważnienia Prezydenta –Skarbnik, mogą przedłużyć, zawiesić lub odwołać zarządzoną kontrolę.

 

 

1. Kontrolą finansowąobjęte zostają:

a) miejskie publiczne jednostki oświatowe wymienione w aktualizowanym 
   corocznie „Wykazie miejskich jednostek organizacyjnych”, stanowiącym
   załącznik do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola – w zakresie,
 o którym mowa w   § 4 Procedur;    

2. Kontrola ma na celu sprawdzenie, czy gromadzenie i gospodarowanie powierzonymi tym jednostkom środkami i mieniem publicznym są zgodne z obowiązującymi w tym okresie przepisami zawartymi w ustawie o finansach publicznych, ustawie o rachunkowości, z wydanymi na ich podstawie przepisami wykonawczymi, tj. rozporządzeniami Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, w sprawie sprawozdawczości budżetowej, szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów, w ustawie o zamówieniach publicznych oraz z uregulowaniami prawa miejscowego.

 

3. Ustalenia poczynione w wyniku przeprowadzonych kontroli winny dostarczać informacji mających na celu eliminowanie ewentualnych nieprawidłowości i uchybień w obszarach będących przedmiotem kontroli. 

 

 

 § 4

 

1. Zakres przedmiotowy kontroli finansowej obejmuje:

a)     prawidłowość prowadzonej przez jednostkę gospodarki finansowej, w tym w szczególności:

 - stosowanie przez jednostkę zasad przeprowadzania wstępnej oceny

 - dokonywanie wydatków w oparciu o dowody księgowe, w wysokości i  
 terminach wynikających z harmonogramów (wcześniej zaciągniętych
 zobowiązań) i w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,

 - zgodność wydatków z zatwierdzonym planem finansowym jednostki, w
     granicach przyznanych kwot,

 - rzetelność dowodów księgowych dokumentujących wydatki;

b)     przestrzeganie zasad prowadzenia rachunkowości obowiązujących w jednostkach budżetowych;  

c)      prawidłowość sporządzania sprawozdań budżetowych, zgodność danych w
   nich ujętych z prowadzoną ewidencją;

d)     opracowanie i przestrzeganie procedur w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro netto;

e)     gospodarowanie mieniem komunalnym (prowadzenie ewidencji składników majątku komunalnego, przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątkowych, rozliczanie wyników inwentaryzacji, wycena składników majątkowych);

f)        proces pobierania i gromadzenia dochodów z tytułu najmu, dzierżawy, sprzedaży składników majątkowych itp., terminowość wpływu należności jednostki, podejmowanie niezbędnych czynności windykacyjnych (dochody budżetowe winny wynikać z obowiązujących przepisów i zawartych umów gwarantujących dostateczne zabezpieczenie interesu publicznego a należności dotyczące dochodów muszą być ujęte w ewidencji księgowej i egzekwowane w ustalonych terminach i w pełnej wysokości); 

g)     rozliczenie dotacji udzielonych jednostkom oświatowym, w tym prowadzenie wyodrębnionej ewidencji kosztów i dochodów związanych z realizacją zadań wymienionych w zawartych umowach, finansowanych z dotacji, sposób wykonania zadań finansowanych z dotacji, z uwzględnieniem
wartości merytorycznej i oszczędnego gospodarowania, stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych przy realizowaniu przedmiotu dotacji.

 

 

III. Organizacja kontroli finansowej w miejskich jednostkach oświatowych .

  

                                                                 § 5

 

1. Procedury kontroli finansowej, zwane dalej Procedurami, opracowane zostały w oparciu o niżej wymienione akty prawne:

    - Komunikat Nr 13 Ministra Finansówz dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie
        ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów
        publicznych” (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz.13 )

 

i określają ogólną organizację systemu kontroli finansowej w jednostkach oświatowych Miasta Opola, prowadzonej przez pracowników Referatu Sprawozdawczości Oświaty Wydziału Budżetu Urzędu Miasta Opola w zakresie, o którym stanowi   § 4Procedur.

2. Przed wszczęciem czynności kontrolnych kontrolujący zobowiązany jest zapoznać się z :

-   przepisami prawnymi, ewentualnym orzecznictwem sądowym i piśmiennictwem dotyczącym działalności jednostki wytypowanej do kontroli;

-   szczegółowymi zaleceniami dotyczącymi zadań realizowanych przez jednostkę;

-   sposobem prowadzenia rachunkowości przez jednostkę;

-   systemem kontroli wewnętrznej;

 

3. Wszczęcie kontroli następuje przez doręczenie kierownikowi jednostki kontrolowanej upoważnienia do przeprowadzeniakontroli.

 

4. Czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej.

5. W przypadku, gdy w toku kontroli kontrolowany lub osoba przez niego upoważniona będą nieobecne, czynności kontrolne są dokonywane w obecności przywołanego świadka, którym powinien być pracownik kontrolowanej jednostki, co należy odnotować w protokole kontroli.

 

6. W toku postępowania kontrolnego kontrolujący może w szczególności:

-   badać dokumenty i ewidencję objęte zakresem kontroli;

-   pobrać i zabezpieczać zebrane w toku kontroli dowody;

-   sporządzać niezbędne odpisy dokumentów;

-   dokonywać oględzin;

-   zarządzać inwentaryzację wraz z rozliczeniem jej wyniku;

-   zbierać inne materiały w zakresie objętym kontrolą.

 

7. Dowodami w sprawie, zabezpieczonymi w toku kontroli, mogą być w szczególności: księgi, rejestry, faktury, umowy, wykazy, zestawienia, protokoły, korespondencja oraz dowody rzeczowe - określone przedmioty.

Wzór protokołu pobrania i zabezpieczenia materiałów dowodowych w sprawie stanowi załącznik nr 2 do Procedur.

 

8. Kontrolowany lub osoba go zastępująca mają prawo brać udział w przeprowadzeniu dowodu oraz składać wyjaśnienia. .

Skreśleń i poprawek w protokole należy tak dokonywać, aby wyrazy skreślone i poprawione były czytelne.

Wzór protokołu oględzin stanowi załącznik nr 3 do Procedur.

 

9. W każdym stadium postępowania kontrolujący obowiązany jest umożliwić kontrolowanemu przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Zasady tej nie stosuje się do akt sprawy, objętych ochroną tajemnicy państwowej, a także do innych akt, które kontrolowany wyłączy ze względu na ważny interes państwowy.

             

10. Kontrolujący w ramach udzielonego upoważnienia ma prawo do:

-   wstępu, przebywania i swobodnego poruszania się na terenie kontrolowanej jednostki;

-   kontaktowania się ze wszystkimi pracownikami kontrolowanej jednostki bez pośrednictwa i udziału przełożonych;

-   żądania od kontrolowanego informacji, zestawień i obliczeń niezbędnych do właściwego przeprowadzenia kontroli, w tym także sporządzenia ich na piśmie;

- żądania ustnych i pisemnych wyjaśnień od kontrolowanego lub od osoby go
   reprezentującej.

11. Kontrolujący w toku kontroli obowiązany jest do:

    - zgromadzenia niezbędnych dokumentów i informacji stanowiących podstawę ustaleń kontroli. Jako dowód w sprawie będącej przedmiotem kontroli należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem;

-   rozpatrzenia w całości zebranego materiału dowodowego;

-   rzetelnego i obiektywnego ustalenia stanu faktycznego;

-   ustalenia przyczyn i skutków nieprawidłowych działań lub braku działań kontrolowanego;

     - wskazania osób odpowiedzialnych za stwierdzone w wyniku kontroli 
        nieprawidłowości.

                                                          

12. Po wszczęciu kontroli kontrolowany jest obowiązany do umożliwienia kontrolującemu wykonywania czynności kontrolnych, w tym do:

-   zapewnienia kontrolującemu warunków do pracy, jak również miejsca do przechowywania dokumentów;

-   zapewnienia wglądu do dokumentacji i ewidencji objętych kontrolą;

-   udzielania ustnych wyjaśnień, a na żądanie kontrolujących, również wyjaśnień na piśmie;

-   przedłożenia – na żądanie kontrolującego – posiadanych dowodów i innych materiałów w terminie wyznaczonym przez kontrolującego;

-   sporządzania oraz potwierdzania za zgodność z oryginałem kopii, odpisów i wyciągów z dokumentów wskazanych przez kontrolującego oraz sporządzania zestawień;

-   umożliwienia dostępu do środków łączności, a także urządzeń informatycznych i innych środków technicznych w zakresie niezbędnym do wykonywania czynności kontrolnych.

Wzór protokołu przyjęcia przez kontrolującego ustnych wyjaśnień kontrolowanego zawiera załącznik nr 4 do Procedur.

13. Kontrolowany w toku kontroli ma prawo:

- składać kontrolującemu  ustne lub pisemne oświadczenia w przedmiocie

- wnioskować o pobranie wyjaśnień od innych pracowników kontrolowanej  
    jednostki

Wzór przyjęcia przez kontrolującego ustnego oświadczenia kontrolowanego zawiera załącznik nr 5 do Procedur.

14. Przebieg i wyniki czynności kontrolnych kontrolujący przedstawia w protokole kontroli.

Protokół kontroli winien w szczególności zawierać:

-   nazwę jednostki kontrolowanej, jej adres,

-    nazwisko i imię kierownika jednostki, głównego księgowego, ewentualnie innych osób udzielających wyjaśnień w toku kontroli, adresy ich zamieszkania, okres zatrudnienia na zajmowanym stanowisku,

-   imię nazwisko, stanowisko służbowe kontrolującego, numer i datę wystawienia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli,

-   miejsce przeprowadzenia kontroli, datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli (z podaniem ewentualnych przerw w czynnościach kontrolnych),

-   przedmiot i zakres kontroli,

-   okres objęty kontrolą,

-   opis dokonanych ustaleń faktycznych z podaniem wykazu przepisów regulujących zakres i sposób realizacji zadań przez kontrolowaną jednostkę,

-   informacje o przeprowadzeniu dowodu z oględzin,

-   opis stwierdzonych nieprawidłowości wraz z oceną prawną,

-   pouczenie o przysługującym kontrolowanemu prawie złożenia umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli w terminie 7 dni od daty doręczenia protokołu (przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym nastąpiło doręczenie protokołu, ajeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni),

-    informację o sporządzeniu protokołu w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i o doręczeniu jednego egzemplarza kontrolowanemu;

-   wykaz załączników stanowiących integralną część protokołu kontroli.

 

15. Kierownik kontrolowanej jednostki lub osoba przez niego upoważniona potwierdzają otrzymanie jednego egzemplarza protokołu poprzez dokonanie podpisu wraz datą na ostatnich stronach wszystkich egzemplarzy protokołu. Również wszystkie strony protokołu ponumerowane w kolejności winny być parafowane przez kontrolującego i podpisane przez kontrolowanego lub osobę przez niego upoważnioną.

 Wzór protokołu kontroli zawiera załącznik nr 6 do Procedur.

 

16. Kontrolowany, który nie zgadza się z ustaleniami protokołu, może w terminie 7 dni roboczych od daty jego doręczenia zgłosić na piśmie umotywowane zastrzeżenia do ustaleń w nim zawartych.

 

17. Kontrolujący jest obowiązany rozpatrzyć zastrzeżenia wniesione przez kontrolowanego i o sposobie ich załatwienia (podjęciu dodatkowych czynności kontrolnych, dokonaniu zmian w protokole lub nie uwzględnieniu zastrzeżeń w całości) poinformować kierownika kontrolowanej jednostki w terminie 14 dni od daty wpływu zastrzeżeń do Urzędu, po uprzednim uzgodnieniu stanowiska w tym zakresie z Kierownikiem Referatu.

Zmiany w treści protokołu polegają na dołączeniu do niego tekstu w brzmieniu:

-         „Ustalenia na stronie.....protokołu kontroli skreśla się”

-         „Uzupełnienie do strony .... protokołu kontroli:.................. ”

-         „Treść ustaleń na stronie... protokołu kontroli otrzymuje brzmienie:.......”

-          

18. W przypadku nie złożenia zastrzeżeń w terminie określonym w ust. 1 przyjmuje się, że kontrolowany nie kwestionuje ustaleń kontroli.

 

19. Kontrola zostaje zakończona w dniu doręczenia protokołu kontroli.

                                     

 

1. Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości stanowią dla kontrolującego podstawę do opracowania wystąpienia pokontrolnego, które w szczególności winno zawierać:

-         nazwę jednostki kontrolowanej, jej adres, nazwisko, imię kierownika jednostki,

-         imię nazwisko, stanowisko służbowe kontrolującego, numer i datę wystawienia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli,

-         datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,

-         przedmiot, zakres kontroli i okres objęty kontrolą,

-         ustalenia kontroli, opis stwierdzonych nieprawidłowości wraz z oceną prawną,

-         termin usunięcia stwierdzonych w toku kontroli nieprawidłowości.

Wzór wystąpienia pokontrolnego zawiera załącznik nr 7 do Procedur.

 

2. Wystąpienie pokontrolne po przeanalizowaniu i akceptacji przez Kierownika Referatu, a następnie Naczelnika Wydziału Budżetu, przedłożone zostaje do podpisu   Prezydentowi Miasta.

 

3.W terminie wskazanym w wystąpieniu pokontrolnym kierownik kontrolowanej jednostki oświatowej zobowiązany jest powiadomić Prezydenta Miasta Opola

o realizacji zawartych w wystąpieniu zaleceń.

 

4. Realizacja zaleceń zawartych w wystąpieniach pokontrolnych może podlegać kontroli sprawdzającej.

 

5. W razie stwierdzenia – w wyniku przeprowadzonego postępowania kontrolnego – okoliczności wskazujących na naruszenie przez kierownika (pracownika) skontrolowanej jednostki dyscypliny finansów publicznych, pracownik Referatu, który w wyniku przeprowadzonej kontroli finansowej stwierdził zaistnienie tych okoliczności, przygotowuje zawiadomienie w tym zakresie, spełniające wymogi ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 ze zmianami).

Zawiadomienie o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych, po przeanalizowaniu i akceptacji przez Kierownika Referatu i Naczelnika Wydziału Budżetu, przedłożone zostaje do podpisu Prezydentowi Miasta i niezwłocznie przekazane do właściwego rzecznika dyscypliny finansów publicznych.

 

6. W sytuacji, gdy uzyskane w wyniku kontroli dowody wskazują na popełnienie przez kontrolowanego wykroczenia lub przestępstwa ściganego z urzędu, pracownik Referatu, który w wyniku przeprowadzonej kontroli finansowej uzyskał dowody w tym zakresie, przygotowuje zawiadomienie o tym fakcie, które po przeanalizowaniu i akceptacji przez Kierownika Referatu i Naczelnika Wydziału Budżetu, przedłożone zostaje do podpisu Prezydentowi Miasta i niezwłocznie przekazane do właściwego organu.

 

 

1. Kontrola finansowa w jednostkach oświatowych prowadzona jest w oparciu o plany kontroli, opracowane na okresy półroczne przez Kierownika Referatu i zatwierdzane przez Naczelnika Wydziału Budżetu, a następnie Skarbnika.

Półroczne plany kontroli w jednostkach oświatowych przedkładane są do zatwierdzenia w terminach: do dnia 23 grudnia – na okres I półrocza i do dnia 25 czerwca – na okres II półrocza .

 

2. Podstawę do opracowania planów kontroli stanowi analiza zgromadzonych w Wydziale Budżetu materiałów, informacje pozyskiwane z Wydziału Oświaty oraz innych jednostek organizacyjnych, a także ścisła współpraca z Wydziałem Kontroli i Audytu, jak również inne materiały, po uprzednim przeanalizowaniu ich przydatności.

 

3. W razie potrzeby uprawnieni pracownicy Referatu podejmują kontrole doraźne.

Decyzje w tym zakresie podejmuje Prezydent lub Skarbnik, a w przypadku nieobecności Skarbnika - Naczelnik Wydziału Budżetu.

 

1. Dokumentacja z kontroli winna być przechowywana w pomieszczeniu zabezpieczonym przed dostępem do niej osób nieupoważnionych.

 

              VI. Odpowiedzialność za realizację niniejszego zarządzenia.

                                                                 § 9

 

1. Za przestrzeganie niniejszego zarządzenia w sprawie realizacji procedur kontroli finansowej w jednostkach oświatowych Miasta Opola odpowiedzialnymi są: Kierownik Referatu Sprawozdawczości w Oświacie Wydziału Budżetu i Naczelnik Wydziału Budżetu Urzędu Miasta Opola.

 

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

Prezydent Miasta

Ryszard Zembaczyński

 

 

 

 

Załączniki – wzory dokumentów:

 1). Nr 1 - upoważnienie do przeprowadzenia kontroli;

 2). Nr 2 - protokół pobrania i zabezpieczenia materiałów dowodowych;

 3). Nr 3   - protokół oględzin;

 4). Nr 4   - protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień kontrolowanego;

 5). Nr 5   - protokół przyjęcia przez kontrolującego ustnego oświadczenia;

 6). Nr 6   - protokół kontroli;

 7). Nr 7 - wystąpienie pokontrolne.