Nazwa zadania audytowego: Legalność postępowań w zakresie zamówień publicznych

 

Data i podpis: ..............................

 

Data i podpis: ..............................

Obiekty audytu

Jednostka Audyto-wana

Kategorie ryzyk

Końcowa ocena ryzyka

Istotność

Jakość zarządza– nia

Kontrola wew.

Czynniki zewn.

Opera- cyjne

0,20

0,20

0,25

0,15

0,20

1

2

3

4

5

6

7

8

Obiekt 1

 

Referat PiZP

2

3

4

3

3

76,3%

 

 

 

 

 

 

 

 

Obiekt 2

Referat PiZP

3

4

4

4

2

85,0%

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1. Kryteria

    i.     Zgodnie z § 38 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola (załącznik nr 1 do zarządzenia Prezydenta Miasta Opola nr OR.I-0152-94/06 z dnia 1 sierpnia 2006r. ze zm.) przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP), na podstawie wniosków z wydziałów i miejskich jednostek organizacyjnych powierzono Referatowi Przetargów i Zamówień Publicznych (PiZP) w Wydziale Inwestycji Miejskich. Pracę w Referacie organizuje i nadzoruje Kierownik Referatu. Obowiązki pracownikom przekazane są w opisach stanowisk, odrębnych dla każdego pracownika.

 ii.     Zgodnie z art. 19 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych Kierownik zamawiającego powołuje komisję do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust.8. Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza kierownik zamawiającego może powoływać komisję przetargową. Komisja przetargowa może mieć charakter stały lub być powoływana do przygotowania i przeprowadzenia poszczególnych postępowań. Członków komisji przetargowej powołuje i odwołuje kierownik zamawiającego (art. 21). Komisja winna składać się minimum z 3 osób. Kierownik zamawiającego określa organizacje, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji.

 iii.     Prezydent Miasta Opola zarządzeniem Nr OR.I-0151-312/2004 z dnia 31 maja 2004r. wprowadził w życie Regulamin Pracy Komisji ds. zamówień publicznych powołanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania do udzielenia zamówienia publicznego, oceny złożonych ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty.

iv.     W załączniku do zarządzenia Nr OR.I-0151-53/07 z dnia 16 stycznia 2007r. Prezydent Miasta Opola określił tryb postępowania przygotowującego zamówienie publiczne na roboty budowlane, dostawy i usługi udzielane przez Prezydenta Miasta Opola.

 

1.2. Stan faktyczny

    i.          Audytorzy przeprowadzili testy przeglądowe mające na celu diagnozę organizacji komórki organizacyjnej odpowiedzialnej w Urzędzie Miasta Opola za przygotowywanie, przeprowadzanie i rozstrzyganie postępowań skutkujących udzieleniem zamówienia publicznego. W wyniku przeprowadzonych badań – wywiadów z audytowanymi oraz analizy dokumentacji służbowej – audytorzy poczynili następujące ustalenia:

1) przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, na podstawie wniosków z wydziałów i miejskich jednostek organizacyjnych przypisane zostało Referatowi PiZP w Wydziale Inwestycji Miejskich;

2) obowiązki służbowe pracowników Referatu PiZP zakomunikowane zostały w odrębnych opisach stanowisk, osobno dla każdego pracownika, jednak zakres zadań jest taki sam dla wszystkich pracowników; Referatem kieruje kierownik, również posiadający odrębny opis stanowiska; zgodnie z opisami stanowisk do zakresu zadań pracowników referatu PiZP należy m.in.:

·       terminowe i prawidłowe wdrażanie procedury związanej z zamówieniami publicznymi na dostawy, usługi i roboty budowlane,

·       przygotowywanie wymaganych dokumentów do procedury o udzielenie zamówienia publicznego,

·       sporządzanie SIWZ zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, aktami wykonawczymi do ustawy oraz przepisami praw miejscowego;

·       sporządzanie i publikowanie ogłoszeń związanych o mających się odbyć zamówieniach publicznych;

·       prowadzenie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami;

3)       w celu legalnej realizacji przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz aktów wykonawczych do ustawy opracowano w Referacie PiZP i wdrożono wewnętrzne procedury, normujące tryb postępowania w udzielaniu zamówień publicznych; należą do nich następujące uregulowania w sprawie:

a)        trybu postępowania przygotowującego zamówienia publiczne na roboty budowlane, dostawy i usługi udzielane przez Prezydenta Miasta Opola (zarządzenie nr OR.I-0151-53/07 Prezydenta Miasta Opola z dnia 16 stycznia 2007r. ze zm.); przedmiotowy przepis reguluje m.in. następujące kwestie:

·       W przypadku gdy wartość zamówienia przekracza:

·       14000 euro (poprzednio do 11 czerwca 2007r. 6000 euro) wydziały Urzędu Miasta składają w Referacie PiZP pisemny wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

·       60000 euro miejskie jednostki składają w Referacie PiZP pisemny wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

·       20000 euro miejskie spółki zarządzające mieniem komunalnym składają w Referacie PiZP pisemny wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

·       Referat PiZP sprawdza złożony wniosek pod względem formalno – prawnym, przedkłada Prezydentowi lub upoważnionemu Zastępcy Prezydenta propozycję zastosowania trybu;

·       Przygotowuje treść ogłoszenia o zamówieniu lub zaproszenia do składania ofert i wszczyna postępowanie poprzez opublikowanie ogłoszenia w trybie zgodnym z przepisami;

·       Opracowuje SIWZ, którą zatwierdza Prezydent lub upoważniony Zastępca Prezydenta;

·       Prezydent lub upoważniony Zastępca Prezydenta zatwierdza skład komisji przetargowej;

·       Referat PiZP przekazuje informację o wyniku postępowania wnioskującej komórce organizacyjnej;

·       Wnioskujące komórki organizacyjne po zawarciu stosownych umów, przekazują ich kopie do Referatu PiZP.

b)       Regulaminu pracy komisji ds. zamówień publicznych powołanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania do udzielenia zamówienia publicznego, oceny złożonych ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty (zarządzenia nr OR.I-0151-312/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 31 maja 2004r.); Regulamin określa m.in.:

·       Każdorazowo na podstawie zarządzenia Prezydenta Miasta powoływana będzie komisja przetargowa do przygotowania i przeprowadzenia określonych czynności w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego o wartościach przekraczających w złotych 6000 euro (punkt 2);

·       Członkami komisji przetargowej mogą być pracownicy zamawiającego lub pracownicy podległych Urzędowi Miasta jednostek organizacyjnych (punkt 5);

·       Wszystkie osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zobowiązane sa do złożenia oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności do wyłączenia z postępowania, o którym mowa w art. 17 ustawy Prawo zamówień publicznych (punkt 7);

·       Pracami komisji przetargowej kieruje przewodniczący (punkt 9);

·       Do zadań komisji należy m.in. (punkt 10):

-      Opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ);

-      Otwarcie ofert i sporządzenie odpowiedniej części protokołu i odpowiednich druków ZP;

-      Dokonanie oceny złożonych ofert i wybór najkorzystniejszej;

-      Członkowie komisji przetargowej poprawiają w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe zgodnie z art.87 ustawy Prawo zamówień publicznych;

-      Wyniki postępowania o udzielenie zamówienia publicznego podaje się do publicznej wiadomości i niezwłocznie powiadamia na piśmie oferentów;

 ii.     W wyniku analizy ww. uregulowań wewnętrznych zespół audytorów stwierdził, że dokumenty są zgodne z przepisami prawa powszechnego, normują sposób i tryb postępowania w sposób wystarczający do sprawnego przeprowadzania postępowań. W trakcie badań audytorzy zwrócili uwagę na dwie formalne nieścisłości w treści Regulaminu pracy komisji ds. zamówień publicznych powołanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania do udzielenia zamówienia publicznego, oceny złożonych ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Mimo zmiany przepisów dotyczących kwot, do wysokości których ustawy Prawo zamówień publicznych się nie stosuje (art. 4 punkt 8), zgodnie z art. 19 ust.1, utrzymano zapis punktu 2 o powoływaniu każdorazowo komisji przetargowej przy postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego o wartości przekraczających równowartość w złotych 6000 euro. W punkcie 12 Regulaminu pracy przedmiotowej komisji określono, że członkowie komisji poprawiają w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe zgodnie z art. 87 ustawy PZP. W ocenie audytorów zapis przedmiotowego punktu należy rozszerzyć o wskazanie równocześnie art. 88 ustawy PZP, ponieważ treść art. 87 daje zamawiającemu delegację do poprawiania w tekście oferty oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych, natomiast tryb ich nanoszenia ustawodawca określił w art.88 ustawy PZP.

 iii.     W związku z powoływaniem komisji ds. zamówień publicznych do przygotowania i przeprowadzenia postępowania do udzielenia zamówienia publicznego, oceny złożonych ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty każdorazowo dla odrębnego zamówienia spełniającego kryteria art. 4 punkt 8 i 19 ust. 1 i 2 ustawy PZP oraz punktu 2 podpunkt a) Regulaminu komisji audytorzy przeprowadzili test rzeczywisty polegający na potwierdzeniu zgodności z ww. przepisami powoływania komisji przetargowej. W tym celu dokonano doboru próby do badania w sposób wyrywkowy. Zespołowi audytorów udostępniono rejestr zrealizowanych zamówień publicznych, który Referat PiZP prowadzi elektronicznie w podziale na:

-         Roboty budowlane (86 postępowań),

-         Dostawy (18 postępowań),

-         Usługi (59 postępowań).

Do badania wytypowano, uwzględniając profesjonalną wiedzę audytorów, łącznie z 3 ww. podrejestrów 40 postępowań (ze 163), co stanowiło 24,5% populacji. Audytorzy  badaniem objęli takie elementy jak:

a)       fakt powołania komisji w formie zarządzenia Prezydenta Miasta Opola (punkt 11 Trybu postępowania przygotowującego zamówienie publiczne na roboty budowlane, dostawy i usługi udzielane przez Prezydenta Miasta Opola oraz punkt 2 Regulaminu komisji ds. zamówień publicznych powołanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania do udzielenia zamówienia publicznego, oceny złożonych ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty);

b)       minimalny skład ilościowy komisji (minimum 3 osobowy – art. 21 ust. 2 ustawy PZP oraz punkt 4 Regulaminu komisji ds. zamówień publicznych powołanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania do udzielenia zamówienia publicznego, oceny złożonych ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty);

c)       wskazanie każdorazowo przy powołaniu komisji przewodniczącego (punkt 9 Regulaminu…);

d)       złożenie przez osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzieleniu zamówienia publicznego oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności, których mowa w art. 17 ustawy PZP – druk ZP 11 – oświadczenie kierownika zamawiającego/pracownika zamawiającego, któremu kierownik zamawiającego powierzył wykonanie zastrzeżonych dla siebie czynność/członka komisji przetargowej/biegłego/innej osoby wykonującej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia (załącznik nr 3 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 24 października 2007 w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, Dz.U.07.202.1463);

W wyniku przeprowadzonego badania audytorzu nie stwierdzili uchybień w zakresie zgodności z wymienionymi wyżej kryteriami w postępowaniach objętych testem. We wszystkich postępowaniach powołano co najmniej 3 osobową komisję przetargową w drodze zarządzenia Prezydenta Miasta, wskazano jej przewodniczącego, a członkowie i upoważniony Zastępca Prezydenta złożyli wymagane oświadczenia.

 

1.3. Analiza

Przeprowadzone przez audytorów badania wykazały, że badany obszar funkcjonuje prawidłowo. Czynnościami związanymi z obsługą postępowań o zamówienie publiczne zajmuje się wyodrębniona komórka organizacyjna – Referat Przetargów i Zamówień Publicznych, w której określono podział zadań w opisach stanowisk dla każdego zatrudnionego w tej komórce. W celu efektywnego i legalnego przeprowadzania postępowań skutkujących udzieleniem zamówienia publicznego opracowano i wdrożono wewnętrzne procedury. Analiza ich treści wskazała na ich zgodność z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Wewnętrzne uregulowania określają podział kompetencji i zadań i zawierają mechanizmy kontroli wewnętrznej zapewniającej skuteczne funkcjonowanie. Zastrzeżenia audytorów, opisane w punkcie 1.2 sprawozdania – stan faktyczny, wzbudziły zapisy Regulaminu komisji ds. zamówień publicznych powołanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania do udzielenia zamówienia publicznego, oceny złożonych ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. W Regulaminie, mimo zmiany kwot do wysokości jakiej ustawy się nie stosuje, nie dokonano zmiany tej kwoty w jego treści. Audytorzy zwracają uwagę, że ustawodawca dopuścił możliwość powoływania komisji przetargowej również w przypadkach, gdy wartość zamówienia jest niższa niż określone w ustawie PZP. Niemniej, audytorzy stoją na stanowisku ujednolicenia kwoty wymienionej w punkcie 2 Regulaminu do kwot określonych ustawą PZP. Dodatkowo audytorzy proponują przywołanie w punkcie 12 regulaminu art. 88 ustawy PZP. Przywołany art. 87 nadaje prawo zamawiającemu do nanoszenia poprawek oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści ofert, natomiast art. 88 szczegółowo określa tryb ich nanoszenia.

 

1.4. Rekomendacje

A. W Regulaminie komisji ds. zamówień publicznych powołanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania do udzielenia zamówienia publicznego, oceny złożonych ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty:

             i.     rozważyć konieczność zmiany kwoty wartości zamówienia publicznego, od której powoływana jest każdorazowo komisja przetargowa (punkt 2);

            ii.     w punkcie 12 przywołać oprócz art. 87, art. 88 ustawy PZP.

 

1.1. Kryteria

         i.          Zgodnie z art. 3 ustawy PZP ustawę zobligowane są stosować m.in. jednostki sektora finansów publicznych.

       ii.          Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przygotowuje się i przeprowadza się w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców (art.7). Przedmiotowe postępowania są postępowaniami jawnymi (art. 8) i prowadzi się je z zachowaniem formy pisemnej i w języku polskim (art. 9).

      iii.          Fakt rozpoczęcia procesu udzielenia zamówienia publicznego wymaga publikacji w formie ogłoszeń. Ogłoszenia:

a)   Zamieszcza się w Biuletynie Zamówień Publicznych udostępnianym na stronach internetowych (portalu) Urzędu Zamówień Publicznych

b)   Publikuje się w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, jeżeli są przekazywane Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, jeżeli wartość zamówienia przekracza kwoty określone w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2007 w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (Dz.U.07.241.1762) (poprzednio obowiązujące z dnia 19 maja 2006r. – Dz.U.06.87.604) – art. 11.

Zamawiający jest zobowiązany udokumentować ww. publikacje ogłoszeń (art. 12 ust. 3). W przypadku realizowania trybu przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, zamawiający publikuje ogłoszenie również w miejscu publicznym dostępnym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej

     iv.          Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego odpowiada kierownik zamawiającego lub inne osoby upoważnione pisemnie przez kierownika zamawiającego (art. 18).

      v.          Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.  Przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję. Przedmiotu zamówienia nie można opisywać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy "lub równoważny" (art. 29).

     vi.          Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością (art. 32).

   vii.          Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. Prezes Rady Ministrów co najmniej raz na dwa lata określi, w drodze rozporządzenia, średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień, z uwzględnieniem ogłoszonych przez Komisję Europejską w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej równowartości progów stosowania procedur udzielania zamówień (art. 35).

 viii.          Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zawiera co najmniej:

·       nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego;

·       tryb udzielenia zamówienia;

·       opis przedmiotu zamówienia;

·       termin wykonania zamówienia;

·       opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków;

·       wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu;

·       informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami;

·       wymagania dotyczące wadium;

·       termin związania ofertą;

·       opis sposobu przygotowywania ofert;

·       miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert;

·       opis sposobu obliczenia ceny;

·       opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert;

·       informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;

·       wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

·       istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach;

·       pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia.

     ix.          W trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający sporządza pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia, zwany dalej "protokołem", zawierający co najmniej:

·       opis przedmiotu zamówienia;

·       informację o trybie udzielenia zamówienia;

·       informacje o wykonawcach;

·       cenę i inne istotne elementy ofert;

·       wskazanie wybranej oferty lub ofert.

       x.          Prezes Rady Ministrów określił, w drodze rozporządzenia z dnia 24 października 2007r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U.07.202.1463, poprzednio obowiązujące z dnia 19 maja 2006r. – Dz.U.06.87.606):

·       wzór protokołu oraz zakres dodatkowych informacji zawartych w protokole, mając na względzie wartość zamówienia, tryb postępowania o udzielenie zamówienia, a także mając na celu zapewnienie możliwości zgłaszania uwag do treści protokołu przez osoby wykonujące czynności związane z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia;

·       sposób oraz formę udostępniania zainteresowanym protokołu wraz z załącznikami, mając na względzie zapewnienie jawności postępowania o udzielenie zamówienia.

     xi.          Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w SIWZ. Kryteriami oceny ofert są cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia. Przedmiotowe kryteria nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy (art. 91).

    xii.          Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty oraz zamieszcza tę informację na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie, a jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w art.167 przekazuje te informację Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych oraz Szefowi Centralnego Biura Antykorupcyjnego (art. 92).

 xiii.          Zamówieniem publicznym (zgodnie z art. 1) jest umowa zawierana między zamawiającym a wykonawcą. Umowa wymaga formy pisemnej (art. 139). Umowę zawiera się na czas oznaczony (art. 142). Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później niż przed upływem terminu związania ofertą – art. 94 (bieg terminu związania z ofertą rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert i wynosi (art. 85):

·       30 dni - jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8;

·       90 dni - jeżeli wartość zamówienia dla robót budowlanych jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20.000.000 euro, a dla dostaw lub usług - 10.000.000 euro;

·       60 dni - jeżeli wartość zamówienia jest inna niż określona w punkt 1 i 2.

1.2. Stan faktyczny

Na podstawie wszystkich wyżej opisanych kryteriów (punkt 1.1) zespół audytorów przeprowadził testy rzeczywiste mające na celu zapewnienie o legalności przeprowadzanych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Badaniu podlegały postępowania przeprowadzone przez Referat PiZP w 2007r. Na podstawie udostępnionemu audytorom rejestru zamówień publicznych, uwzględniając profesjonalną wiedzę audytorów, dokonano doboru próby do badania. W wyniku losowania wyłoniono 40 (ze 163) postępowań, co stanowiło 24,5 % populacji. Badanie polegało na analizie dokumentacji postępowań o zamówienia publiczne a następnie na wypełnieniu specjalnie przygotowanej tabeli w obecności pracownika audytowaej komórki. Uzyskane rezultaty badania przedstawiono w tabeli, która znajduje się w załączniku.

 

Na podstawie uzyskanych przez audytorów wyników badań, stwierdzono, że postępowania o zamówienia publiczne przebiegały z zachowaniem obowiązujących przepisów w zakresie zamówień publicznych. Stwierdzono tylko jedno uchybienie – zawarto umowę w terminie niezgodnym z przepisem art. 94 ust. 1. Dotyczy to postępowania w zakresie oświetlenia ulicy Olsztyńskiej, gdzie zawarta została umowa 7 dnia po ogłoszeniu wyniku o wyborze najkorzystniejszej oferty (winno być zgodnie z cytowanym przepisem - po 7 dniu). Odpowiedzialną komórką organizacyjną, zawierającą przedmiotową umowę jest Wydział Inżynierii Miejskiej. Z przedmiotowej dokumentacji wynika, że udzielone zamówienie zostało zrealizowane godnie z terminem określonym z umową do 15 grudnia 2007r.

1.3. Analiza

Przeprowadzone testy przez audytorów w przedmiotowym obiekcie wykazały, że postępowania przebiegały z zachowaniem obowiązujących przepisów. Badanemu obszarowi audytorzy wydali pozytywną opinię. Stwierdzony jeden przypadek naruszenia przepisów art. 94 ustawy nie wpływa na ocenę pracy pracowników Referatu PiZP, ponieważ umowy zawierane są przez komórkę organizacyjną, wnioskującą o udzielenie zamówienia publicznego. Audytorzy stwierdzili także, że stwierdzone uchybienie nie kwalifikuje się jako naruszenie dyscypliny finansów publicznych (w myśl art. 17 ustawy z dnia 17 grudnia 2004r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, Dz.U.05.14.114). W związku z incydentalnie stwierdzonym uchybieniem audytorzy zalecają zwiększenie wnikliwości kontroli dokumentacji wpływającej z komórek organizacyjnych wnioskujących o udzielenie zamówienia publicznego.

1.4. Rekomendacje

B. W celu w pełni legalnego przeprowadzania postępowań w zakresie udzielania zamówienia publicznego, na bieżąco i wnikliwie kontrolować dokumentację wpływającą z wnioskujących o udzielenie zamówienia publicznego, komórek organizacyjnych