A A A

Zarządzenia 0151 > 2005 > 251-300 > OR.I-0151-294/2005 (uchylone zarządzeniem nr OR.I-0151-304/2005 z dnia 14 czerwca 2005 r.)

 

ZARZĄDZENIE NR OR.I-0151-294/2005

PREZYDENTA MIASTA OPOLA

z dnia 7 czerwca 2005 r.

w sprawie wprowadzenia i stosowania regulaminu udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 6000 EURO przez Wydziały i Referaty Urzędu Miasta Opola oraz miejskie jednostki organizacyjne.

Na podstawie art. 33 ust. 3 i ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym zarządzam, co następuje:

§ 1

Wprowadzam Regulamin udzielania zamówień, których wartość netto nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6000 EURO w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszego zarządzenia i zobowiązuje się do jego stosowania wydziały i referaty Urzędu Miasta Opola oraz miejskie jednostki organizacyjne.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierza się Zastępcom Prezydenta, Sekretarzowi Miasta, Skarbnikowi Miasta, Naczelnikom Wydziałów i Kierownikom Referatów Urzędu Miasta oraz Dyrektorom miejskich jednostek organizacyjnych.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Prezydent Miasta
Ryszard Zembaczyński

 

Załącznik
do zarządzenia
nr OR.I-0151-294/2005
Prezydenta Miasta Opola
z dnia 7 czerwca 2005 r.

REGULAMIN

udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości

6000 EURO przez Wydziały i Referaty Urzędu Miasta Opola oraz miejskie jednostki organizacyjne

§ 1

1. Regulamin niniejszy określa zasady udzielania zamówień przez wydziały i referaty Urzędu Miasta oraz miejskie jednostki organizacyjne, których wartość netto nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6000 EURO, zasady prowadzenia postępowania, sporządzania dokumentacji niezbędnej do jego udzielania oraz rejestrów prowadzonych zamówień.

2. Zamówienie którego wartość netto nie przekracza kwoty 1000 PLN udziela się z pominięciem postanowień niniejszego regulaminu z wyłączeniem § 2, 3, 9, 10.

3. Dokonanie zamówienia o którym mowa w ust. 2 wymaga sporządzenia notatki, której wzór określa załącznik nr 1 do regulaminu oraz wystawienia przez wykonawcę rachunku lub faktury potwierdzającej dokonanie zamówienia.

§ 2

Ilekroć w niniejszym regulaminie mowa jest o:

1. organizatorach postępowania – należy przez to rozumieć wydziały i referaty Urzędu Miasta Opola oraz miejskie jednostki organizacyjne.

2. Zamówieniu – należy przez to rozumieć umowy odpłatne, których wartość netto przekracza równowartość 1000 PLN a nie przekracza 6000 EURO, zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

§ 3

1. Wszczynając postępowanie o udzielenie zamówienia, wydziały lub referaty Urzędu Miasta oraz miejskie jednostki organizacyjne winny faktycznie posiadać lub mieć pisemnie zagwarantowane środki przeznaczone na sfinansowanie tego zamówienia.

2. W przypadku zamówień, których przedmiotem są roboty budowlane, warunkiem koniecznym pozwalającym na wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia jest posiadanie przez podmioty o których mowa w ust. 1 aktualnej i sporządzonej zgodnie z prawem dokumentacji technicznej oraz niezbędnych kosztorysów. Jeżeli przedmiotem zamówienia jest jednorazowe zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych, wymagane jest posiadanie programu funkcjonalno-użytkowego wskazującego przeznaczenie ukończonych robót budowlanych oraz stawiane im wymagania techniczne, ekonomiczne, architektoniczne, materiałowe i funkcjonalne.

3. Przedmiot zamówienia, jego wartość, techniczne warunki udzielenia zamówienia oraz warunki wymagane od wykonawcy określają podmioty o których mowa w ust. 1.

4. Wybór postawy ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo nie może być dokonywany w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych lub procedur udzielania zamówienia opisanych postanowieniami przywołanej ustawy i niniejszego regulaminu.

§ 4

1. Udzielenia zamówienia o którym mowa w § 1 niniejszego regulaminu wymaga przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia i sporządzenia stosownego protokołu.

2. Wzór protokołu, o którym mowa w ust. 1 określa załącznik nr 2 do regulaminu.

§ 5

1. Zamówienie o którym mowa w § 1 udziela się po przeprowadzeniu konkursu ofert cenowych lub negocjacji z co najmniej dwoma wykonawcami.

2. W przypadku konkursu ofert organizator postępowania kieruje pytanie o cenę wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert. Dopuszcza się możliwość negocjacji w sprawie ceny. Organizator postępowania udziela zamówienia wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę i spełnia inne wymogi określone przez organizatora postępowania.

3. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje organizator postępowania i wykonawcy przekazują zgodnie z wyborem organizatora pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Jeżeli organizator postępowania lub wykonawcy przekazują dokumenty lub informacje o których mowa wyżej, faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

4. Dopuszcza się możliwość przeprowadzenia negocjacji z wykonawcami droga telefoniczną co należy potwierdzić spisaną notatką zawierającą wspólne uzgodnienia. Niezbędnym jest w chwili dokonania wyboru posiadać ofertę w formie pisemnej.

§ 6

Zamówienie, o którym mowa w § 1 może zostać udzielone po przeprowadzeniu negocjacji z jednym wykonawcą w sytuacji, gdy:

1. dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę:

1. z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze,

2. z przyczyn związanych z ochrona praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów,

3. w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej;

2. ze względu na wyjątkową sytuację nie wynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia;

3. udziela się dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli:

1. z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów, lub

2. wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego;

4. dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień uzupełniających, polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego a zamówienie uzupełniające było przewidziane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla zamówienia podstawowego i dotyczy przedmiotu zamówienia w niej określonego;

5. udziela się w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego dotychczasowemu wykonawcy dostaw, zamówień uzupełniających, polegających na rozszerzeniu dostawy, jeżeli zmiana wykonawcy powodowałaby konieczność nabywania rzeczy o innych parametrach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność techniczną lub proporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i dozorze, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla zamówienia podstawowego i dotyczy przedmiotu zamówienia w niej określonego.

6. Przedmiotem zamówienia są:

1. dostawy wody za pomocą sieci wodno-kanalizacyjnej lub odprowadzenie ścieków do takiej sieci,

2. dostawy energii elektrycznej z sieci elektroenergetycznej,

3. dostawy gazu z sieci gazowej,

4. dostawy ciepła z sieci ciepłowniczej,

5. powszechne usługi pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe,

6. usługi przewozu kolejowego.

§ 7

Protokół o którym mowa w § 4 ust. 1 zatwierdza odpowiednio naczelnik wydziału, kierownik referatu lub dyrektor miejskiej jednostki organizacyjnej.

§ 8

1. Udzielenie zamówienia którego wartość netto przekracza kwotę 3000 EURO wymaga zawarcia pisemnej umowy z wykonawcą

2. Umowa, o której mowa w ust. 1:

1. zawarta może być wyłącznie na czas oznaczony,

2. nie może wykraczać poza zakres przedmiotu zamówienia,

3. wymaga akceptacji radcy prawnego.

3. Udzielenie zamówienia, którego wartość netto nie przekracza kwoty 3000 EURO wymaga wystawienia przez wykonawcę rachunku lub faktury potwierdzającej wykonanie zamówienia.

§ 9

1. Na organizatorach postępowania ciąży obowiązek bieżącego prowadzenia rejestru wszystkich zamówień dokonywanych przez nie w ciągu danego roku budżetowego.

2. Rejestr należy prowadzić według schematu przedstawionego w załączniku nr 3 do niniejszego regulaminu i jest zobowiązaniem prowadzącego do bieżącego analizowania w celu uniknięcia sytuacji dzielenia zamówienia. Organizatorzy w celu kontroli postępowania do dnia 10 każdego miesiąca przekazują do Zespołu Nadzoru rejestr zamówień za miesiąc poprzedni sporządzony narastająco od początku roku.

§ 10

1. Obowiązek przechowywania i zabezpieczenia dokumentacji wraz z załącznikami oraz rejestru o którym mowa w § 9 spoczywa na organizatorze postępowania, w dyspozycji którego pozostają środki przeznaczone na sfinansowanie zamówienia przez okres 5 lat, licząc od dnia zakończenia postępowania.

2. Po upływie okresu o którym mowa w ust. 1 wspomniane podmioty stosują Zarządzenie Prezydenta z 04.12.2003 r nr OR.II-0152-33/2003.

Załącznik nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień

NOTATKA

sporządzona na okoliczność dokonania zamówienia, którego wartość netto nie przekracza

kwoty 1000 PLN

1. Zamawiający:
   Prezydent Miasta Opola, Rynek-Ratusz, 45-015 Opole
   Organizator postępowania:
   .......................................................................................................................

2. Osoba, której powierzono dokonanie czynności związanych z dokonaniem zamówienia.
   ........................................................................................................................

3. Opis przedmiotu zamówienia.
   .....................................................................................................................

4. Wskazanie wykonawcy wraz z uzasadnieniem wyboru. (Nazwa wykonawcy, adres, cena okoliczności wyboru wykonawcy).
   .......................................................................................................................

..............................................

(podpis osoby, której powierzono dokonanie

czynności związanych z udzieleniem zamówienia)

Załącznik nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień

PROTOKÓŁ

z dnia ..................................

na okoliczność udzielenia przez wydziały/referaty Urzędu Miasta Opola zamówienia o wartości netto nie przekraczającej równowartości kwoty 6000 EURO

Zamawiający:
Prezydent Miasta Opola, Rynek-Ratusz, 45-015 Opole

Organizator postępowania:
.....................................................................................................................

Osoba, której powierzono dokonanie czynności związanych z dokonaniem zamówienia.
....................................................................................................................

1. Opis przedmiotu zamówienia.

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

2. Szacunkowa wartość zamówienia został ustalona na podstawie .................................................... i wynosi .................................... zł netto, tj. ........................................ EURO przy wartości EURO ..........................
   Kod i nazwa wg Wspólnego Słownika Zamówień: ............................................................

3. Przedmiotowe zamówienie objęte jest ...................stawką podatku VAT.

4. Wartość zamówienia brutto wynosi.

5. Zadanie jest/nie jest ujęte w planie rzeczowo-finansowym.

6. Zadanie jest/nie jest ujęte w planie zamówień publicznych.

7. Środki na realizację zadania są zabezpieczone w planie rzeczowo-finansowym

8. Zestawienie firm, które zaproszono do negocjacji/konkursu.
   (Nazwa i adres wykonawcy)

1) ...........................................................................................................................

2) ...........................................................................................................................
3) ...........................................................................................................................

9. Do dnia .......................................................... wpłynęły następujące oferty cenowe:

Lp.	Nazwa i adres wykonawcy	Cena oferty	Uwagi
1.
2.
3.

10. Po przeprowadzeniu negocjacji, oferowane ceny kształtują się następująco:

    Lp.	Nazwa i adres wykonawcy	Cena oferty	Uwagi
    1.
    2.
    3.

11. Do negocjacji zaproszono firmę:

..................................................................................................................

NIP .......................................................
Nr konta bankowego ........................................................................................

12. Ustalenia będące przedmiotem negocjacji:

1. Cena: ........................................... + ........................ VAT = ...........................................

2. Termin realizacji zamówienia: ...........................................

3. Warunki gwarancji: ...........................................

4. Inne ustalenia: ...........................................

13. Wskazanie wykonawcy (Nazwa i adres wykonawcy):
    (Nazwa i adres wykonawcy)
    ........................................................................................

Na tym protokół zakończono i podpisano.

..............................................

(podpis osoby, której powierzono dokonanie

czynności związanych z udzieleniem zamówienia)

Uwagi:

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

Zatwierdzam propozycję udzielenia zamówienia na warunkach wynikających z niniejszego protokołu

....................................................

(podpis naczelnika wydziału, kierownika referatu lub dyrektora jednostki)

Załącznik nr 3 do Regulaminu udzielania zamówień do 6000 Euro

(pieczęć wydziału)

REJESTR ZAMÓWIEŃ

których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 6000 Euro

Lp.	Numer sprawy	CPV	Przedmiot zamówienia	Wartość netto	EURO	Umowa tak/nie	Uwagi
				Wartość brutto

....................................................

(podpis naczelnika wydziału, kierownika referatu

lub dyrektora jednostki)