A A A

Zarządzenia 0151 > 2005 > 51-100 > OR.I-0151- 96/2005

 

ZARZĄDZENIE NR OR.I-0151- 96/2005

PREZYDENTA MIASTA OPOLA

z dnia 17 lutego 2005 r.

w sprawie wprowadzenia do stosowania Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej ds. zamówień publicznych

Na podstawie art. 30 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) – Prezydent Miasta Opola postanawia:

§ 1

Wprowadzić do stosowania Regulamin Pracy Komisji Przetargowej ds. zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi udzielanych przez Prezydenta Miasta Opola w ramach inwestycji realizowanych przez Gminę Opole, które zatwierdzone zostały do dofinansowania ze środków Unii Europejskiej w ramach Funduszu ISPA, a wdrażane są zgodnie z zasadami obowiązującymi dla inwestycji dofinansowanych z Funduszu Spójności, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierza się Wydziałowi Biuro Projektu ISPA.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Prezydent Miasta
Ryszard Zembaczyński

 

 

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr OR.I-0151-96/2005

Prezydenta Miasta Opola

z dnia 17 lutego 2005 r.

REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ

I. Zadanie komisji przetargowej:

1. Komisja przetargowa ma za zadanie pomóc Pełnomocnikowi ds. realizacji Projektu, zwanym dalej Pełnomocnikiem, w przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości przekraczającej równowartość 6.000 EURO zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.), zwaną dalej Ustawą oraz z zarządzeniem nr OR.I-0151-97/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 17 lutego 2005 r. w sprawie Trybu postępowania związanego z przygotowaniem i przeprowadzeniem zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi udzielanych przez Prezydenta Miasta Opola w ramach inwestycji realizowanych przez Gminę Opole, które zatwierdzone zostały do dofinansowania ze środków Unii Europejskiej w ramach Funduszu ISPA a są wdrażane zgodnie z zasadami obowiązującymi dla inwestycji dofinansowywanych z Funduszu Spójności, zwanym dalej Trybem.

2. Zadaniem komisji przetargowej jest ocena spełnienia przez wykonawców warunków udziału w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz dokonywanie oceny ofert i proponowanie wyboru oferty najkorzystniejszej.

II. Obowiązki i uprawnienia członków komisji przetargowej.

1. Przewodniczący komisji przetargowej:

   1. kieruje pracą komisji,

   2. zwołuje i prowadzi posiedzenia komisji przetargowej,

   3. informuje Pełnomocnika o treści złożonych oświadczeń członków komisji co do istnienia lub nieistnienia podstaw wyłączenia z postępowania,

   4. powołuje sekretarza komisji spośród członków komisji,

   5. ustala na piśmie zakres obowiązków poszczególnym członkom komisji, kierując się ich wykształceniem i doświadczeniem,

   6. nadzoruje prawidłowe i terminowe dokonywanie czynności przez komisję,

   7. nadzoruje prawidłowe prowadzenie dokumentacji z czynności podejmowanych przez komisję w postępowaniu o udzielenie zamówienia,

   8. informuje Pełnomocnika o nie wywiązywaniu się poszczególnych członków z powierzonych im przez przewodniczącego obowiązków (dot. np. przygotowania odpowiednich dokumentów czy stawienie się na posiedzenie komisji),

   9. informuje Pełnomocnika o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenia zamówienia, a w szczególności:

      1. wnioskuje do Pełnomocnika o usunięcie tych członków z komisji przetargowej, którzy budzą uzasadnione wątpliwości co do ich bezstronności,

      2. wnioskuje do Pełnomocnika o usunięcie członków komisji przetargowej, którzy nie przestrzegają norm prawnych lub dezorganizują pracę Komisji.

   10. wnioskuje o powołanie biegłych (rzeczoznawców) w przypadku, gdy dokonanie oceny ofert wymaga wiadomości specjalnych,

   11. w przypadku stwierdzenia odstępstw oceny ofert w stosunku do kryteriów i zasad oceny określonych w SIWZ przez członków komisji, prosi ich o wyjaśnienie i ponowną ocenę ofert zgodnie z zasadami SIWZ,

   12. wykonuje pozostałe obowiązki - patrz obowiązki członków komisji (pkt.3),

2. Sekretarz komisji przetargowej:

   1. prowadzi dokumentację z postępowania o udzielenie zamówienia, w tym wypełnia i kompletuje wszelkie druki obowiązujące przy prowadzeniu danego postępowania oraz je rejestruje,

   2. pisze na polecenia przewodniczącego komisji wnioski i pisma do Pełnomocnika,

   3. wysyła korespondencję do wykonawców,

   4. wykonuje pozostałe obowiązki - patrz obowiązki członków komisji (pkt.3)

3. Wszyscy członkowie komisji przetargowej:

1. uczestniczą w posiedzeniach zwoływanych przez przewodniczącego komisji,

2. mają obowiązek zapoznać się z treścią SIWZ, Ustawy, Trybu oraz niniejszego Regulaminu,

3. niezwłocznie po otwarciu ofert składają pisemne oświadczenie o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 2 Ustawy. W przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa powyżej w trakcie postępowania osoba, której to dotyczy powinna niezwłocznie złożyć stosowne oświadczenie. W przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ust.2 Ustawy następuje wyłączenie członka z dalszego udziału w postępowaniu, oraz powtórzenie czynności dokonanych z udziałem członka wykluczonego, za wyjątkiem czynności otwarcia ofert oraz czynności faktycznych nie wpływających na wynik postępowania,

4. wykonują swoje obowiązki w sposób rzetelny i obiektywny, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem,

5. w przypadku wystąpienia wątpliwości dot. interpretacji zapisów SIWZ mają obowiązek zwrócić się do Pełnomocnika z wnioskiem o konsultację z osobami biorącymi udział w sporządzeniu specyfikacji np. prawnikiem lub inną osobą posiadającą wiadomości w zakresie objętym wątpliwościami,

4. Po otwarciu ofert, każdy z członków Komicji w przypadkach uzasadnionych zakresem przydzielonych mu obowiązków w celu przygotowania się do pracy w Komisji, ma prawo do badania ofert złożonych w odpisie przez wykonawców w danym postępowaniu, poza posiedzeniem komisji, zachowując zasadę bezstronności i obiektywizmu.

5. Biegli (rzeczoznawcy):

1. składają pisemne oświadczenie o którym mowa w art. 17 ust.2 Ustawy: jeżeli zaistnieją przesłanki z powyższego artykułu następuje wyłączenie z prac komisji podobnie jak w przypadku członków komisji,

2. przedstawiają opinię na piśmie, a na żądanie komisji biorą udział w jej pracach z głosem doradczym w zakresie udzielania dodatkowych wyjaśnień. Odpowiedzi udzielane ustnie powinny być zaprotokołowane.

6. Inne osoby biorące udział w postępowaniu tj.:

1. Kierownik Zamawiającego udzielający danego zamówienia,

2. osoby, którym powierzone zostały czynności zastrzeżone dla kierownika jednostki,

3. osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, które nie zostały powołane do komisji przetargowej składają pisemne oświadczenie, o którym mowa w art. 17 ust.2 Ustawy.

III. Współpraca komisji przetargowej z osobami powołanymi do przygotowania danego postępowania o zamówienie publiczne

1. Wszelkie dokumenty opracowane przez komisję i wychodzące na zewnątrz, a związane z Ustawą, muszą być podpisane przez Pełnomocnika.

2. Komisja przetargowa współpracuje z osobami przygotowującymi dane postępowanie między innymi w zakresie:

1. przygotowania informacji i ogłoszeń dotyczących wyniku postępowania do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych, prasie, na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej Urzędu Miasta Opola,

2. udzielania wyjaśnień wykonawcom biorącym udział w postępowaniu dotyczącym udzielenia zamówienia publicznego,

3. przygotowania wniosków do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,

4. zgodności wykonywanych czynności formalnych przy prowadzeniu procedur z przepisami Ustawy,

5. powiadamiania obserwatora UZP o terminie i miejscu pracy komisji przetargowej.

IV. Zasady działania komisji przetargowej:

1. Komisja przetargowa zobowiązana jest do bezwzględnego przestrzegania przepisów obowiązującego prawa.

2. Pracami komisji przetargowej kieruje przewodniczący komisji, a w przypadku jego nieobecności wskazany pisemnie przez Pełnomocnika członek komisji.

3. W przypadku nieobecności sekretarza komisji przewodniczący komisji powierza na czas tej nieobecności obowiązki sekretarza innemu członkowi komisji.

4. Przewodniczący zwołuje komisję w ustalonych terminach oraz czuwa nad przeprowadzeniem i zakończeniem prac komisji w odpowiednich, zgodnych z wymogami ustawowymi terminach.

5. Ustalenia komisja podejmuje na posiedzeniach. W trakcie posiedzenia w celu przeprowadzenia oceny spełnienia przez wykonawców poszczególnych warunków udziału w postępowaniu, członkowie komisji mogą być łączeni w podzespoły. Pobranie ofert do badania każdorazowo winno być potwierdzone pisemnie przez członka komisji.

6. Posiedzenia komisji winny się odbywać w pomieszczeniu wydzielonym, jeżeli jest to potrzebne z dostępem do komputerów. Komisja obradując może zajmować jednocześnie więcej jak jedno pomieszczenie o ile to nie zagraża obowiązkowi zachowania tajemnicy służbowej i nieuniemożliwia pracy obserwatorowi UZP.

7. Głosowania komisji, w sprawach wymagających podjęcia decyzji, są jawne.

8. Decyzje komisji zapadają bezwzględną większością głosów.

9. Członek komisji, który głosował przeciw decyzji i nie godzi się z jej treścią, może zamieścić zdanie odrębne. Zdanie odrębne wymaga uzasadnienia.

10. Ustalenia komisji, w tym podejmowanie decyzji, są ważne, jeżeli w posiedzeniu bierze udział bezwzględna większość członków z tym, że nie może to być mniej niż trzy osoby, w tym przewodniczący lub zastępujący go członek komisji. Nieobecność członka na posiedzeniu musi być uzasadniona, a powody nieobecności należy odnotować w protokole.

11. Wszyscy członkowie komisji przetargowej w oparciu o kryteria oceny ofert i ich znaczenie dokonują oceny złożonych ofert i ich wyniki wpisują na załączniku wg druku ZP – 17 karta indywidualnej oceny ofert.

12. Członków komisji przetargowej oraz osoby uczestniczące w pracach komisji obowiązuje tajemnica służbowa przez cały czas postępowania przetargowego aż do jego zakończenia i traktowanie wszelkich materiałów i informacji otrzymanych w związku z postępowaniem przetargowym jako poufne z zastrzeżeniem pkt. 13. W szczególności zabronione jest ujawnianie:

1. informacji związanych z przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert za wyjątkiem informacji zamieszczonych w protokole postępowania (protokół postępowania jest jawny na zasadach i terminach określonych w art.96 ust.3 Ustawy),

2. informacji z ofert, zastrzeżonych przez wykonawcę zgodnie z Ustawą.

13. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym że oferty są jawne od chwili ich otwarcia.

14. Po otwarciu ofert, oryginały ofert mogą być udostępniane jedynie przez przewodniczącego komisji, natomiast kopie ofert mogą być udostępniane przez wyznaczonego do tego pracownika Biura Projektu ISPA. Udostępnianie ofert podlega ewidencji.

15. Wszyscy członkowie komisji podpisują każdą stronę protokołów sporządzonych z posiedzeń komisji.

16. W sprawach organizacyjnych nie uregulowanych Ustawą, Trybem oraz niniejszym Regulaminem komisja podejmuje decyzje większością głosów.

V. Przebieg pracy komisji przetargowej:

1. Przewodniczący zwołuje komisję w ustalonych terminach oraz czuwa nad przeprowadzeniem i zakończeniem prac komisji w odpowiednich, zgodnych z wymogami ustawowymi terminach.

2. Komisja przetargowa rozpoczyna pracę po otrzymaniu przez przewodniczącego od Pełnomocnika pisemnego polecania rozpoczęcia pracy wydanego nie później niż na 3 dni przed upływem terminu do złożenia ofert.

3. Przewodniczący zobowiązany jest do zwołania pierwszego posiedzenia komisji nie później niż na 1 dzień przed upływem terminu do złożenia ofert.

4. Komisja w powierzonym jej zakresie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w szczególności:

   1. dokonuje otwarcia ofert w miejscu i terminie wskazanym w SIWZ,

   2. prowadzi negocjacje albo rokowania z dostawcami lub wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji lub rokowań,

   3. ocenia spełnienie warunków stawianych wykonawcom,

   4. wnioskuje do Pełnomocnika o wykluczenie wykonawców w przypadkach określonych Ustawą,

   5. wnioskuje do Pełnomocnika o odrzucenie oferty w przypadkach określonych Ustawą,

   6. wnioskuje do Pełnomocnika o unieważnienie postępowania o zamówienie publiczne,

   7. przedstawia propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej,

   8. w przypadku wpłynięcia protestu w postępowaniu komisja przetargowa uczestniczy w jego rozpatrywaniu. Z rozpatrzenia protestu komisja przetargowa sporządza protokół, którego treść podlega zatwierdzeniu przez Pełnomocnika.

5. Wszystkie dokumenty (m.in. pisma, odpowiedzi do Wykonawców) rejestrowane są w dokumentacji przetargowej przez Komisję przetargową.

6. Komisja przetargowa odpowiada także za rozesłanie wyników postępowania do Wykonawców biorących udział w postępowaniu, a także emisję wyników postępowania w miejscach wskazanych przez Ustawę.

VI. Dokumenty sporządzane przez komisję przetargową w toku postępowania o zamówienie publiczne

1. Każde posiedzenie komisji przetargowej jest protokołowane przez sekretarza komisji.

2. Komisja przetargowa sporządza protokół z postępowania o zamówienie publiczne - na odpowiednich drukach ZP.

VII. Zakończenie postępowania

1. Po uprawomocnieniu się wyników postępowania kończy się praca danej komisji przetargowej.

Prezydent Miasta
Ryszard Zembaczyński