ZARZĄDZENIE NR OR.I –0151-24/2005
Prezydenta Miasta Opola
z dnia 18 stycznia 2005 r.
w sprawie regulaminu kontroli jednostek oświatowych realizowanej w ramach nadzoru sprawowanego przez organ prowadzący.
Na podstawie § 5 pkt 7 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr OR.II.0152-18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola (z późn. zm.) w związku z § 12 pkt.19 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr OR.I.0152/21/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 2 czerwca 2004 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola ( z późn. zm.), zarządzam, co następuje:
§1
Wprowadzam Regulamin kontroli jednostek oświatowych realizowanej w ramach nadzoru sprawowanego przez organ prowadzący, określający tryb i zasady przeprowadzania kontroli merytorycznej w tych jednostkach, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.
§2
Wykonanie zarządzenia powierzam Wydziałowi Oświaty oraz pozostałym wydziałom Urzędu Miasta Opola współpracującym z jednostkami oświatowymi.
§3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Z up. Prezydenta Miasta
Arkadiusz Karbowiak
Z-ca prezydenta Miasta
Załącznik
do Zarządzenia Nr OR.I-0151-24/2005
Prezydenta Miasta Opola
z dnia 18 stycznia 2005 r.
Regulamin kontroli jednostek oświatowych realizowanej w ramach nadzoru sprawowanego przez organ prowadzący
Postanowienia ogólne
§ 1
Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:
-
Kontroli - rozumie się przez to kontrolę instytucjonalną realizowaną w imieniu organu prowadzącego przez Wydział Oświaty oraz inne wydziały Urzędu Miasta Opola współpracujące bezpośrednio z jednostkami oświatowymi.
-
Kontrolującym - rozumie sie przez to pracowników wydziałów, o których mowa w pkt. 1, wykonujących czynności kontrolne zgodnie ze swoimi kompetencjami, upoważnionych do tego typu czynności.
-
Kontrolowanym - rozumie się przez to jednostki oświatowe miasta Opola, w których prowadzone jest postępowanie kontrolne.
-
Koordynatorze – rozumie się przez to głównego specjalistę Wydziału Oświaty.
Cele i zadania kontroli
§ 2
-
Celem kontroli jest:
1) Uzyskanie racjonalnej pewności, że w kontrolowanej jednostce nie dochodzi do nieprawidłowości w jej funkcjonowaniu oraz przeciwdziałanie i usuwanie pojawiających się bądź potencjalnych nieprawidłości,
2) Uzyskanie informacji o efektach pracy jednostki na tle innych jednostek podobnego typu, działających w porównywalnym środowisku społeczno – ekonomicznym,
3) Określenie ogólnych problemów w funkcjonowaniu jednostek oświatowych, których rozwiązanie wymaga nowych rozstrzygnięć prawnych lub organizacyjnych,
4) Potwierdzenie, że ponoszone przez organ prowadzący nakłady finansowe, prowadzą do uzyskiwania przez jednostki wysokiej jakości pracy.
5) Gromadzenie przez organ prowadzący informacji o nadzorowanych jednostkach w celu kształtowania lokalnej polityki oświatowej.
-
Zadaniem kontroli jest:
1) Monitorowanie jakości realizacji przez jednostki oświatowe zadań statutowych,
2) Badanie przestrzegania przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy uczniów i pracowników jednostek oświatowych,
3) Diagnozowanie potrzeb jednostek oświatowych w celu utrzymania bazy szkolnej we właściwym stanie,
4) Badanie prawidłowości przeznaczania przyznanych szkole środków budżetowych i gromadzonych środków specjalnych na zadania remontowo-inwestycyjne,
5) Sprawdzenie stopnia realizacji koncepcji funkcjonowania i rozwoju szkoły lub placówki, przedstawionej przez dyrektora jednostki w postępowaniu konkursowym.
-
Rola kontroli polega między innymi na wykrywaniu i określaniu potencjalnego ryzyka, mogącego się pojawić w czasie działalności jednostki.
-
Kontrola w jednostkach oświatowych służy między innymi przygotowywaniu propozycji oceny jednostki, dokonywanej corocznie przez organ prowadzący.
-
Wyniki kontroli mogą stanowić podstawę do zgłoszenia wniosku do Prezydenta o przeprowadzenie kontroli przez Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu. Celem takiego postępowania byłoby uzyskanie potwierdzenia istnienia stwierdzonych samodzielnie nieprawidłowości, jak również przeprowadzenie kontroli, której zakres i stopień trudności przekracza możliwości wydziału.
Zakres kontroli i podmioty biorące udział w kontroli
§3
-
Kontroli podlegają obszary działalności szkół i placówek określone w art. 34 a ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 1996 r. Nr 67 poz.329 z późn. zm.).
-
Wydział Oświaty kontroluje:
1) Organizację pracy jednostek oświatowych, w tym przestrzeganie przepisów dotyczących organizacji pracy szkoły lub placówki, w zakresie:
a) zapewnienia warunków organizacyjnych do realizacji zadań dydaktycznych i opiekuńczo – wychowawczych,
b) organizacji spraw osobowych pracowników jednostek i realizacji obowiązków pracodawcy,
c) organizacji spraw administracyjnych, kierowania jednostką i obiegu informacji.
2) Warunki techniczne funkcjonowania jednostek oświatowych, a w szczególności:
a) stan bazy i wyposażenia,
b) utrzymanie i eksploatację obiektów,
c) zarządzanie obiektami oświatowymi.
3) Przestrzeganie przez jednostki oświatowe przepisów dotyczących bezpieczeństwa
i higieny pracy uczniów i pracowników szkoły, a w szczególności obszar – zdrowie,
higiena, bezpieczeństwo pracy, nauki i wypoczynku. Działania kontrolne, w tym
w zakresie Wydział Oświaty realizuje wspólnie z Referatem Bezpieczeństwa i Higieny
Pracy.
Formy kontroli
§4
Kontrola jest prowadzona w formie:
-
Kontroli tematycznej, obejmującej wybrane zagadnienia z zakresu działalności jednostki.
-
Inspekcji, będącej kontrolą wykonywaną w drodze bezpośredniej obserwacji działalności jednostki oraz przebiegu i efektów jej działania.
Narzędzia wykorzystywane w kontroli
§5
W kontroli wykorzystuje się między innymi następujące narzędzia:
-
Ankiety,
-
Wywiady,
-
Formularze pytań,
-
Scenariusze rozmów,
-
Arkusze informacyjne o jednostkach.
Planowanie kontroli
§6
-
Kontrolę prowadzi się w toku zaplanowanej i systematycznej współpracy z jednostkami oświatowymi.
-
Wydział Oświaty do 15 grudnia każdego roku przygotowuje plan kontroli na następny rok, zatwierdzany przez Prezydenta Miasta Opola.
-
Plan kontroli zawiera w szczególności:
1) Planowane obszary, które należy poddać kontroli,
2) Tematykę kontroli,
3) Cel kontroli,
4) Formę kontroli,
5) Prowadzącego postępowanie kontrolne ( poszczególne referaty Wydziału Oświaty ),
6) Harmonogram realizacji kontroli.
-
Podstawą opracowania planu kontroli są wnioski wynikające z kontroli funkcjonalnej realizowanej przez Wydział Oświaty wobec jednostek oświatowych, wyników kontroli przeprowadzanych przez organ prowadzący i inne uprawnione instytucje.
-
Wydział Oświaty poza planem kontroli przeprowadza kontrole doraźne, podejmowane w przypadku rozpatrywania skarg i wniosków.
Zadania i obowiązki kontrolujących oraz nadzorujących kontrole
§7
-
Czynności kontrolne przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w Urzędzie Miasta i w jednostce oświatowej.
-
Przed rozpoczęciem w jednostce kontroli Naczelnik Wydziału Oświaty powiadamia o tym na piśmie dyrektora jednostki.
-
Jeżeli w skład zespołu kontrolującego wchodzi pracownik innego wydziału, to decyzję o jego włączeniu do zespołu podejmuje Naczelnik tego wydziału, na wniosek Naczelnika Wydziału Oświaty.
-
Kontrolujący przed przystąpieniem do kontroli są zobowiązani przygotować się do kontroli, w szczególności:
1) gromadząc materiały, które wykorzystają w czasie kontroli,
2) dokonując wyboru właściwych procedur i narzędzi,
3) opracowując szczegółowy harmonogram kontroli.
-
Przed przystapieniem do realizacji kontroli kierownik referatu dokonuje w swoim referacie podziału zadań, ocenia przygotowanie kontrolujących do wykonania zadania, aprobuje przedstawiony przez kontrolujących harmonogram kontroli.
-
Kontrolujący dokumentują przebieg i wyniki kontroli w postaci notatek służbowych. Po zakończeniu kontroli sporządzają protokół, którego wzór stanowi załącznik do niniejszego regulaminu.
-
Dokumenty sporządzane przez kontrolujących w trakcie realizacji zadania wymagają akceptacji kierowników referatów.
-
Kontrolujący podczas przeprowadzania kontroli mają prawo do:
1) przebywania i swobodnego poruszania się na terenie nadzorowanej jednostki,
2) przeprowadzania oględzin, żądania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników tej jednostki,
3) wglądu do prowadzonej przez szkołę dokumentacji dotyczącej przebiegu nauczania, wychowania i opieki oraz organizacji pracy.
-
Koordynator nadzoruje organizację pracy kontrolujących za pośrednictwem kierowników referatów, którzy:
1) zapewniają prawidłowe i terminowe przeprowadzenie kontroli,
2) reagują na pojawiające się w trakcie kontroli problemy i rozstrzygają ewentualne rozbieżności.
-
Koordynator nadzoruje realizację rocznego planu kontroli przez poszczególne referaty.
Zadania, obowiązki i prawa kontrolowanych
§8
-
Dyrektor kontrolowanej jednostki oświatowej zapewnia kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli.
-
Pracownicy jednostek oświatowych są obowiązani, na żądanie kontrolującego, udzielać informacji i wyjaśnień. Udzielone informacje i wyjaśnienia powinny być utrwalone na piśmie i podpisane przez osobę, która je złożyła oraz przez kontrolującego, albo wyłącznie przez kontrolującego.
-
Dyrektor i inni pracownicy jednostki mają prawo z własnej inicjatywy składać pisemne oświadczenia lub dodatkowe wyjaśnienia dotyczące przedmiotu kontroli, w związku z którymi kontrolujący zobowiązani są do podjęcia dodatkowych czynności wyjaśniających. Oświadczenia i dodatkowe wyjaśnienia muszą być włączone do dokumentacji.
-
Z kontroli sporządza się protokół w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje dyrektor kontrolowanej jednostki.
-
Do ustaleń zawartych w protokole, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu, dyrektor kontrolowanej jednostki, może zgłosić pisemne umotywowane zastrzeżenia.
-
Zastrzeżenia, o których mowa w pkt.5, poddawane są analizie przez kontrolującego.
-
W przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń, kontrolujący dokonuje zmiany protokołu kontroli dołączając do niego pisemną informację o skreśleniu lub uzupełnieniu odpowiedniego fragmentu protokołu, albo że wcześniejsze ustalenia otrzymują nowe brzmienie.
-
W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń dyrektora w części lub w całości, kontrolujący w terminie 14 dni roboczych od daty wniesienia zastrzeżeń, przekazuje na piśmie dyrektorowi kontrolowanej jednostki swoje stanowisko, uzgodnione z kierownikiem właściwego referatu.
-
Dyrektor kontrolowanej jednostki może odmówić podpisania protokołu kontroli. W przypadku tym w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu dyrektor musi złożyć pisemne wyjaśnienie odmowy. Informację o odmowie podpisania protokołu kontrolujący zamieszcza w protokole.
-
Odmowa podpisania protokołu przez dyrektora nie stanowi przeszkody do jego podpisania przez kontrolującego i realizacji ustaleń kontroli.
-
W razie stwierdzenia w wyniku kontroli nieprawidłowości kontrolujący po podpisaniu protokołu oraz rozpatrzeniu ewentualnych zastrzeżeń opracowuje projekt wystąpienia pokontrolnego, który zawiera ustalenia dotyczące kontrolowanej działalności, ocenę kontrolowanej działalności, w tym osób za nią odpowiedzialnych.
-
Projekt wystąpienia pokontrolnego zawiera w szczególności:
1) oznaczenie jednostki kontrolowanej,
2) imię, nazwisko i stanowisko kontrolujacego,
3) datę wydania zaleceń,
4) podsumowanie przeprowadzonej kontroli, sporządzone na podstawie protokołu kontroli, i stwierdzone w jej toku nieprawidłowości,
5) ustalenia końcowe ( uwagi i zalecenia dotyczace kontrolowanej jednostki ),
6) termin usunięcia nieprawidłowości wskazanych przez kontrolującego.
-
Kontrolujący uzgadnia z koordynatorem projekt wystąpienia pokontrolnego i przedkłada do podpisu Naczelnikowi Wydziału Oświaty.
-
Jednostka kontrolowana, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty otrzymania wystąpienia, o którym mowa w pkt.13, jest obowiązana do wdrożenia zawartych w nim zaleceń i przedstawienia Naczelnikowi Wydziału Oświaty sprawozdania informującego o sposobie i terminie wykonania zaleceń.
Informacja o realizacji planu kontroli
§9
-
Kierownicy poszczególnych referatów Wydziału Oświaty do 31 grudnia każdego roku sporządzają sprawozdanie z przeprowadzonych przez referat kontroli i przedkładają koordynatorowi.
-
Koordynator sporządza sprawozdanie z realizacji przez Wydział Oświaty planu kontroli za dany rok.
-
Sprawozdanie z wykonania rocznego planu kontroli zrealizowanego przez Wydział Oświaty, zatwierdzone przez Prezydenta Miasta Opola, składa się w terminie do 15 stycznia każdego roku do Wydziału Kontroli Wewnętrzej i Audytu.
-
Całość dokumentacji powstałej w toku kontroli przechowywana jest w Wydziale Oświaty.
Załącznik do Regulaminu
kontroli jednostek oświatowych
realizowanej w ramach nadzoru
sprawowanego przez organ prowadzący
Protokół kontroli
przeprowadzonej w ....................................................................................
(nazwa i adres jednostki)
kierowanej przez ........................................................................................
(nazwisko i imię dyrektora)
w okresie od ...................................................do.........................................
w zakresie ...................................................................................................
.....................................................................................................................
za okres.......................................................................................................
Kontrolę przeprowadzili na podstawie upoważnienia nr ..............................
wydanego przez ..........................................................................................
( imię i nazwisko kierownika komórki organizacyjnej )
-
............................................................................................................
(imię i nazwisko oraz stanowisko kontrolującego)
-
............................................................................................................
(imię i nazwisko oraz stanowisko kontrolującego)
Materiały kontrolne przedstawiali i udzielali wyjaśnień:
-
.........................................................................
(imię, nazwisko i stanowisko )
-
.........................................................................
(imię, nazwisko i stanowisko )
Techniki zastosowane w postępowaniu kontrolnym:
...............................................................................................................................
Opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego. Wskazanie podstawy dokonanych ustaleń. Wskazanie stwierdzonych nieprawidłowości, przyczyn ich powstawania, zakresu i ich skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Na tym protokół zakończono i przedłożono do podpisu dyrektorowi kontrolowanej jednostki. Dyrektor został pouczony o przysługujacym mu prawie zgłoszenia do Naczelnika Wydzialu Oświaty pisemnego umotywowanego zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu oraz o prawie odmowy podpisania protokołu. Jeden egzemplarz protokołu pozostawiono w jednostce kontrolowanej.
Podpisy osób przeprowadzajacych kontrolę:
-
........................................................
-
........................................................
.............................
(podpis dyrektora)
..................................................................
(miejsce i data podpisania protokołu )
Z protokołem zapoznano:
-
Naczelnika Wydzialu Oświaty Urzędu Miasta Opola.
-
Zastępcę Prezydenta Miasta Opola nadzorujacego jednostki oświatowe.
Załącznik do protokołu kontroli.
Zastrzeżenia zgłoszone przez kierownika jednostki kontrolowanej ....................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
Stanowisko zajęte przez kontrolującego wobec zastrzeżeń kierownika jednostki kontrolowanej .....................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
Po stwierdzeniu zasadności zastrzeżeń zgłoszonych przez kierownika jednostki kontrolowanej dokonano zmian w protokole kontroli przeprowadzonej
w ..........................................................................................................................
(nazwa i adres szkoły)
kierowanej przez .................................................................................................
(nazwisko i imię dyrektora)
w okresie od ...................................................do..................................................
poprzez wprowadzenie poprawek, skreśleń i uzupełnień, stosując następujące sformułowania :
1. "Ustalenia na stronie........................... skreśla się",
2. "Uzupełnienie do strony ............. protokołu kontroli",
3. "Treść ustaleń na stronie ............ otrzymuje brzmienie"
Podpis osoby wprowadzającej poprawki:
................................................................
...............................
(podpis dyrektora)
..........................
(miejsce i data)
