1.     Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2007.223.1615 z późn. zm.).

2.     Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. 2009.157.1240 z późn. zm.).

3.     Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych (Dz. U. 2009.224.1796 z późn. zm.).

4.     Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142. poz. 1591 z późn. zm.).

5.     Regulamin organizacyjny Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do Zarządzenia nr OR.I0152-94/06 Prezydenta Miasta Opola z dnia 1 sierpnia 2006 r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola (z poźn. Zm.).

6.     Zarządzenie nr OR.I-0151-807/08 Prezydenta Miasta Opola z dnia 20 maja 2008 r. w sprawie zasad udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty 14 tys. Euro netto w Urzędzie Miasta Opola.

W wyniku przeprowadzonej wstępnej analizy przedkontrolnej do szczegółowej kontroli wytypowano wszystkie postępowania przeprowadzone przez Referat Gospodarczy na kwoty powyżej 50.000,00 zł brutto każde. Postępowań takich było 3 i dotyczyły one: adaptacji budynku przy ul. Powolnego, montażu kabli grzejnych w budynku przy ul. Pl. Wolności oraz remontu konstrukcyjnego rysy na elewacji frontowej budynku przy Pl. Wolności. Przedmiotem szczegółowej kontroli było ustalenie sposobu realizacji udzielenia poszczególnych zamówień i porównanie ustalonego stanu faktycznego z zasadami określonymi w powyższym zarządzeniu na każdym etapie postępowania. Ustalenie również czy zachowano zakaz dzielenia zamówień oraz zaniżania ich wartości w celu uniknięcia stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. W związku z powyższym zostało przeprowadzone porównanie zakresu 3 postępowań objętych szczegółową kontrolą z zakresem wszystkich pozostałych 18 prowadzonych w 2011 r. zadań.

 

Celem kontroli jest ocena realizacji Zarządzenia nr OR.I-0551-807/08   Prezydenta Miasta Opola z dnia 20 maja 2008 r. w sprawie zasad udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej 14.000 tys. Euro netto w Urzędzie Miasta Opola.

 

 

                                    W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że w okresie 2011 r. Referat Gospodarczy Wydziału Administracyjno Gospodarczego przeprowadziły łącznie 18 postępowań o udzielenie zamówień o wartości nie przekraczającej 14.000 tys. Euro netto.

     Po przeprowadzonej wstępnej analizie zgromadzonego materiału zespół kontrolny wytypował do szczegółowej analizy trzy postępowania dotyczące:

 

 

1.    Remontu konstrukcyjny spękanego fragmentu ściany od strony rontowej budynku przy Placu Wolności 7-8 w Opolu.

2.    Montaż kabli grzejnych gzymsu w budynku przy Placu Wolności 7-8 w Opolu.

 

3.    Adaptacja budynku przy ul. Powolnego 8 na budynek biurowy Urzędu Miasta (projekt).

 

     Wymienione postępowania figurują w tabeli nr 1 poniżej, odpowiednio pod pozycjami nr 3, 9 i 15 (Referat Gospodarczy)

      W celu prawidłowego postępowania przy zamówieniach do 14.000 tys. Ero zespół kontrolny ustalił zasady jakie obowiązują w takich przypadkach. Zgodnie z załącznikiem nr 7 i 8 do Zarządzenia nr OR.I-0151-807/08 Prezydenta Miasta Opola z dnia 20maja 2008 r. i tak :

 

§         Zamówienia dokonywane są poprzez komórki organizacyjne odpowiedzialne za realizację budżetu w ramach posiadanych środków finansowych. Pozostałe komórki organizacyjne zobligowane są do składnia w formie pisemnej, wniosków realizację zamówienia do tych komórek organizacyjnych, które są dysponentami środków finansowych.

 

§         Zaproszenia do składania ofert odbywają się w drodze zapytania ofertowego kierowanych do kontrahentów w formie pisemnej, ustnej bądź elektronicznej z podaniem terminu składnia ofert.

§         Kryteria wyboru oferty stanowią : cena, koszty eksploatacji, gwarancje, walory użytkowe, estetyczne i jakościowe.

 

§         Ustalona liczba ofert winna być nie mniejsza niż 3, chyba, że spełnione są warunki zapisane w pkt. 7 (dokumentu – zasady wyboru oferty).

 

§         W przypadku, gdy liczba potencjalnych kontrahentów w danej branży jest mniejsza niż 3, możliwe jest przeprowadzenie wyboru oferty przy mniejszej ich liczbie. Uzasadnienie tego typu postępowania znajduje swoje odzwierciedlanie w formularzu stanowiącym załącznik nr 8 do ww. zarządzenia Prezydenta Miasta Opola.

 

§         W przypadku gdy liczba ofert jest większa niż 3, używa się dodatkowego arkusza formularza i w części poświęconej ofertom dopisuje się dodatkowe oferty.

 

§         Zamawiający zobowiązuje się rozpatrzyć wszystkie oferty, które zostały złożone w wymaganym terminie.

 

§         Zgodnie z punktem powyżej, rozpatrzeniu podlegają także oferty złożone przez kontrahentów, do których nie zostało skierowane zapytanie ofertowe.

 

§         Proces wyboru oferty dokumentowany jest w „Formularzu Wyboru Oferty” zwanym dalej formularzem , według wzoru określonego w załączniku nr 8 do ww. zarządzenia Prezydenta Miasta Opola.

 

§         Wspomniany formularz powinien być wypełniony w całości, w sposób czytelny, przez osobę wyznaczoną przez przełożonego do prowadzenia postępowania.

       Wynik przeprowadzonej analizy wybranych do kontroli postępowań z zachowaniem zasady wyboru oferty oraz formularzem jej wyboru zgodnie z powołanym wyżej Zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola z dnia 20 maja 2008 r. obrazuje poniższa tabela nr 2. (akta kontroli tom I s. od 1 do 14)

      Zespół kontrolny po przeprowadzeniu szczegółowej analizy wyżej wymienionych postępowań dotyczących udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej 14 tys. Euro stwierdził, iż zostały one przeprowadzone prawidłowo. Ich przebieg a co za tym idzie, wyłonienie wykonawców oraz dostawców oparte było zgodnie z zapisami w załącznikach do zarządzenia nr OR.I-0151-807/08 Prezydenta Miasta Opola z dnia 20 maja 2008 r.

      Ponadto w oparciu o zgromadzony materiał oraz wszystkie prowadzone w 2011 r. postępowania o zamówienie do 14 tys. Euro przez Referat Gospodarczy zespół kontrolny nie znalazł podstaw do stwierdzenia, że w wyżej wymienionym okresie doszło do dzielenia kontrolowanych oraz pozostałych zamówień.