Nazwa zadania audytowego: Wykonywanie obowiązków beneficjenta w ramach polskiego systemu monitoringu i kontroli środków UE

 

Data i podpis: ..............................

 

Data i podpis: ..............................

Obiekty audytu

Jednostka Audyto-wana

Kategorie ryzyk

Końcowa ocena ryzyka

Istotność

Jakość zarządza– nia

Kontrola wew.

Czynniki zewn.

Opera- cyjne

0,20

0,20

0,25

0,15

0,20

1

2

3

4

5

6

7

8

Obiekt 1

 

 

2

3

3

 

3

 

 

2

65,00%

Obiekt 2

 

 

3

3

4

3

2

 

 

76,00%

1.1. Kryteria

Art. 18 Rozporządzenia Komisji (WE) 438/2001 z dnia 2 marca 2001r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) 1260/1999 w zakresie zarządzania i systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach funduszy strukturalnych (Dz.Urz.WE L072 z 11.03.2004r) nakłada obowiązek utworzenia elektronicznego systemu transferu i monitorowania danych w celu wymiany oraz wypełnienia zobowiązań z zakresu zarządzania, monitoringu i ewaluacji w odniesieniu do pomocy z Funduszy Strukturalnych. W Polsce rolę tego systemu spełnia SIMIK. SIMIK stanowi narzędzie wspierające instytucje odpowiedzialne za wdrażanie funduszy europejskich w Polsce oraz wspomagające zarządzanie środkami pochodzącymi z funduszy UE. W SIMIK gromadzone są dane niezbędne do monitorowania realizacji projektów, informacje o przeprowadzonych kontrolach oraz o stwierdzonych nieprawidłowościach. Zgromadzone dane mają służyć poprawnemu i rzetelnemu rozliczeniu projektów współfinansowanych z UE, które zaś staną się podstawą certyfikacji wydatków ze środków pochodzących z UE. Celami budowy systemu były:

 

Procedura ubiegania się o współfinansowanie dla każdego projektu rozpoczyna się od wypełnienia formularza wniosku o dofinansowanie realizacji projektu w Generatorze wniosków (dostępnym na stronie Ministerstwa Finansów) zgodnie z zapisami Instrukcji wypełniania wniosku, a następnie przesłania go w wersji papierowej i elektronicznej do Instytucji Pośredniczącej w terminach wskazanych w harmonogramie naboru wniosków. Poniesione wydatki w trakcie realizacji projektów beneficjent uzyskuje w formie refundacji, na podstawie wniosku o płatność, złożonego wraz załączonymi kopiami dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem, potwierdzających poniesione wydatki (rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 22 września 2004r. w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju, trybu kontroli realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz trybu rozliczeń - Dz.U.04.216.2206 z późniejszymi zmianami). Zgodnie z cytowanym rozporządzeniem (§ 9), beneficjent sporządza sprawozdania okresowe, roczne i końcowe z realizacji projektu po zakończeniu okresu sprawozdawczego i przekazuje je instytucji wymienionej w decyzji lub umowie o dofinansowanie projektu w formie pisemnej i elektronicznej. Sprawozdania przekazuje się w następujących terminach:

1.      okresowe - do 10 dni od upływu okresu sprawozdawczego;

2.      roczne - do 25 dni od upływu okresu sprawozdawczego;

3.      końcowe - do 25 dni od zakończenia projektu.

 

1.2. Stan faktyczny

Zespół audytorów przeprowadził wywiady w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Opolskiego (UMWO) oraz Urzędzie Wojewódzkim w Opolu (UW), udokumentowane notatkami służbowymi. Przeprowadzono także rozmowy telefoniczne z przedstawicielami Ministerstwa Finansów odpowiedzialnymi za funkcjonowanie systemu SIMIK oraz z kierownikiem Referatu Programów Pomocowych Wydziału ds. Europejskich i Planowania Rozwoju (EiPR). Z analizy uzyskanych informacji audytorzy ustalili, co następuje. W Urzędzie Miasta Opola zadania związane z organizacją pozyskiwania środków UE i monitorowaniem ich wykorzystania  zostały określone w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta Opola (załącznik do zarządzenia Prezydenta Miasta Opola nr OR.I-0152-94/06 z dnia 1 sierpnia 2006r.) oraz przypisane Wydziałowi ds. Europejskich i Planowania Rozwoju. Zakres zadań EiPR obejmuje m.in. (§ 48 Regulaminu):

1)      monitorowanie zmian programów operacyjnych wewnętrznych i zewnętrznych funduszy pomocowych,

2)      działania związane z pozyskiwaniem środków pomocowych dla zadań realizowanych przez Urząd,

3)      zadania wynikające z monitorowania realizacji projektów dofinansowanych z wewnętrznych i zewnętrznych funduszy pomocowych.

W zakres opisanych zadań Wydziału EiPR wchodzą także zadania wynikające z roli jaką pełni beneficjent końcowy w systemie SIMIK. W programach sektorowych i regionalnych Urząd Miasta Opola (EiPR) stanowi poziom beneficjenta końcowego. Na obecnym etapie wdrażania systemu SIMIK obsługę systemu (wprowadzanie danych) prowadzi Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego (UMWO) - jako Instytucja Wdrażająca (IW) - oraz Urząd Wojewódzki (UW) – Instytucja Pośrednicząca (IP). Zgodnie z informacjami uzyskanymi w UMWO (aa. 13/4/6B/6) oraz UW (aa. 14/4/7B/6) wprowadzanie danych rozpoczęto w lipcu 2006r. UMWO wprowadził do SIMIK wnioski aplikacyjne beneficjentów końcowych, rekomendacje Regionalnego Komitetu Sterującego dotyczące złożonych wniosków aplikacyjnych oraz Uchwały Zarządu Województwa akceptujące poszczególne projekty do zawarcia przez UW umów o dofinansowanie. UW dokonał rejestracji w systemie zawartych umów o dofinansowanie poszczególnych projektów oraz aneksów (o ile występowały). Aktualnie trwają prace związane z uruchomieniem części finansowej systemu SIMIK w celu importowania danych z wniosków o płatność. Na podstawie informacji przekazanej przez (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), pracownika Ministerstwa Finansów (MF) (aa. 29/4/11B/6) system SIMIK importuje dane z wniosków aplikacyjnych oraz aktualnie od października 2006r. wniosków o płatność. W przyszłości planuje się wprowadzanie niektórych danych ze sprawozdań, dotyczących stanu postępu rzeczowego i finansowego projektów. Jednak termin uruchomienia tej aplikacji nie został określony. W wyniku uzyskanych informacji w UMWO, UW oraz w MF audytor stwierdził, że do obowiązków beneficjenta końcowego należą następujące obowiązki:

Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym UM odpowiedzialnym za realizację tych obowiązków jest Wydział EiPR. Wnioski aplikacyjne opracowuje Referat Programów Pomocowych, wnioski płatnicze oraz sprawozdania – Referat Monitorowania Projektów.

 

1.3. Analiza

Na podstawie opisanych informacji w pkcie 1.2. audytorzy stwierdzili, że do obowiązków beneficjenta końcowego w ramach systemu SIMIK należy opracowanie w aplikacjach kompatybilnych z systemem SIMIK (generator wniosków i wniosków płatniczych), wniosków aplikacyjnych i wniosków płatniczych a następnie przekazanie ich w wersji papierowej i elektronicznej do właściwej instytucji w terminie:

a) przyjmowania wniosków – wnioski aplikacyjne

b) nie częściej niż raz w miesiącu – wnioski płatnicze

 

W przyszłości obowiązki beneficjenta końcowego w ramach systemu SIMIK zostaną rozszerzone o sprawozdania z realizacji projektów i związane z tym zgodne z przepisami terminy ich przekazywania do właściwej instytucji. W ocenie audytorów podział zadań wykonywania obowiązków beneficjenta w ramach systemu SIMIK pomiędzy referatami w Wydziale EiPR nie budzi zastrzeżeń. Podział tych obowiązków jest zgodny z zapisami Regulaminu Organizacyjnego, zarządzenia wewnętrznego nr EiPR-0147-02/06 Naczelnika Wydziału EiPR z dnia 18 maja 2006r. w sprawie organizacji pracy w Wydziale Europejskim (aa. 21-28/4/10B/6 ) oraz indywidualnymi zakresami czynności (aa. 15-20/4/8-9B/6). W związku z tym, w ramach przedmiotowego obiektu audytorzy nie sprecyzowali rekomendacji.

 

2.1. Kryteria

Sprawne zarządzanie finansowe pomocą w ramach funduszy strukturalnych, monitorowanie postępów oraz umożliwienie wiarygodnej oceny podejmowanych przedsięwzięć rozwojowych służy elektroniczna baza danych SIMIK (Narodowy Plan Rozwoju na lata 2004 – 2006 – dokument przyjęty przez Radę Ministrów 14 stycznia 2003r.). Zgodnie z art. 26. ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju (Dz.U.04.116.1206)ubiegający się o dofinansowanie ze środków UE, składa wniosek do instytucji zarządzającej, instytucji wdrażającej albo zarządu województwa, zgodnie z systemem realizacji określonym w tych programach. Konieczność składania wniosków w aplikacji Generator wniosków określają rozporządzenia trybu składania wniosków do każdego programu oddzielnie (np. rozporządzenie w sprawie trybu składania i wzorów wniosków o dofinansowanie realizacji projektów w ramach ZPORR (Dz.U.05.102.853). Zasady i tryb wnioskowania o płatność zostały określone w poszczególnych sektorowych i regionalnych programach operacyjnych oraz ich uzupełnieniach. Tryb sporządzania i zasady przekazywania wniosków o płatność określają także umowy o dofinansowanie.

Zgodnie z art. 46, ust. 1. ustawy o narodowym planie rozwoju, w ramach realizacji programów sporządza się sprawozdania: okresowe, roczne i końcowe. Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego określił w drodze rozporządzeń tryb, terminy i zakres sprawozdawczości dotyczącej realizacji Planu w odniesieniu do projektów, działań i programów (art. 47 ust.2), np. rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 10 grudnia 2004r. w sprawie określenia wzorów sprawozdań z realizacji Sektorowego Programu Operacyjnego Transport 2004-2006 (Dz.U.04.284.2844).

 

 

 

 

2.2. Stan faktyczny

W wyniku przeprowadzonych badań zespół audytorów ustalił, że w Wydziale EiPR opracowano w generatorze wniosków łącznie 10 projektów. Szczegółową informację w tym zakresie stanowi tabela przedstawiona poniżej:

 

 

 

 

Wymienione w tabeli projekty zostały sporządzone zgodnie z obowiązującym zasadami w tym zakresie – opracowano je w aplikacji systemu SIMIK - Generatorze wniosków. Wygenerowany plik elektroniczny wraz z wersją papierową wniosku zostały następnie przekazane do właściwej instytucji.

Audytorzy ustalili, że obecnie opracowywany jest pierwszy wniosek o płatność w generatorze wniosków płatniczych. W związku z tym nie przeprowadzono badań audytowych w tym zakresie.

W wyniku przeprowadzonych wywiadów (por. pkt 1.2) audytorzy ustalili, że na obecnym etapie wdrażania systemu SIMIK informacje zawarte w sprawozdaniach nie są do niego importowane.

2.3. Analiza

W wyniku przeprowadzonych badań, na obecnym etapie wdrażania systemu SIMIK audytorzy stwierdzili, że obowiązki beneficjenta w ramach systemu SIMIK są prawidłowo realizowane. Opracowywanie wniosków aplikacyjnych odbywało się przy wykorzystaniu właściwej aplikacji – części programu SIMIK – generator wniosków płatniczych.

Obowiązki beneficjenta w zakresie finansowym są obecnie na etapie uruchamiania. Aktualnie w Wydziale EiPR opracowywany jest pierwszy wniosek przy wykorzystaniu generatora wniosków płatniczych.

W związku z planowanym rozszerzeniem importu zakresu danych do

 

2.4. Rekomendacje

A)     Zapewnić udział pracowników EiPR w szkoleniach oraz umożliwić samokształcenie w celu uzyskania odpowiedniego poziomu kwalifikacji i umiejętności w zakresie realizacji obowiązków beneficjenta w ramach polskiego systemu monitoringu i kontroli środków UE.