A A A

Referat Audytu Wewnętrznego > Wydział Administracyjno-Gospodarczy

 

 

SPRAWOZDANIE Z AUDYTU
Nazwa zadania audytowego: Przestrzeganie w Urzędzie Miasta norm i przepisów BHP, wynikających z Kodeksu pracy. Nr zadania audytowego: 6/5 Nazwa i adres jednostki audytowanej: Wydział Administracyjno – Gospodarczy, Referat Bezpieczeństwa i Higieny Pracy Zespół audytorów i nr up.: Piotr Wąsaty – Kierownik Referatu Audytu Wewnętrznego, nr up. 12/2005 Marek Żywicki – audytor wewnętrzny, koordynator zadania, nr up. 13/2005
Wykonał: Marek Żywicki   Zatwierdził: Piotr Wąsaty	Data i podpis:  08.02.2006r.   Data i podpis:  08.02.2006r.

 

 

 

STRESZCZENIE

 

 

         W Urzędzie Miasta Opola obowiązki bezpieczeństwa i higieny pracy powierzone zostały Referatowi Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (BHP). Referat zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym wchodzi w skład Wydziału Administracyjno – Gospodarczego (AG) oraz podlega Prezydentowi Miasta. Referatem kieruje kierownik (1 etat), któremu podlega dwóch pracowników (zatrudnionych łącznie na 1,75 etatu).

         Zadanie audytowe zostało przeprowadzone poprzez wnikliwe badanie dokumentacji, rozmowy z pracownikami dokumentowane w kwestionariuszu kontroli wewnętrznej oraz testy rzeczywiste. Testy zostały przeprowadzone w obecności przedstawiciela audytowanych. Badanie dotyczące prawidłowości postępowania przy wypadkach przy pracy obejmowało całość spraw z lat 2004 i 2005, a w przypadku pozostałych badań zastosowano metodę próbkowania statystycznego.

         Zgodnie zakresem przedmiotowym audytu, zespół audytorów dokonał analizy konstrukcji systemu BHP w Urzędzie. Analiza opierała się na porównaniu organizacji BHP w Urzędzie Miasta z wymogami określonymi w ustawie z dnia 27 czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz.U.98.21.94 ze zmianami) oraz aktami wykonawczymi, do których odwołuje cytowana ustawa. W wyniku przeprowadzonych analiz i testów, zespół audytorów stwierdził uchybienia, które negatywnie wpływają na ocenę badanego obszaru. Do największych uchybień audytorzy zaliczyli niedostosowanie organizacji systemu BHP w Urzędzie Miasta do obowiązujących przepisów. Referat BHP, stanowiący jednocześnie służbę BHP, wchodzi w skład Wydziału AG. Mimo zapisu w Regulaminie Organizacyjnym o podległości Prezydentowi Miasta, nadzór nad Referatem BHP faktycznie wykonuje Naczelnik AG. Pracownicy pełniący służbę BHP obciążani są innymi zadaniami, co w efekcie może powodować konflikt interesów oraz nie zapewnia o niezależności służby BHP.

Audytorzy zwrócili uwagę na nieskuteczny nadzór w zakresie monitorowania zmian w przepisach, które powinny skutkować aktualizacją organizacji BHP w Urzędzie Miasta. Zmiany, które wprowadzono w organizacji BHP wynikały z realizacji zaleceń stwierdzonych uchybień przez inspektora Państwowej Inspekcji Pracy. Badania wykazały niedoskonałość w nadzorze aktualizowania badań lekarskich. Audytorzy zwrócili uwagę na uchybienia proceduralne w postępowaniu w przypadkach zaistnienia wypadku przy pracy.

 

 

I.    CEL

Celem niniejszego audytu była ocena realizacji ustawowych obowiązków pracodawcy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.

 

 

II. ZAKRES

 

Podmiotowy:

audyt został przeprowadzony w Referacie BHP Wydziału AG.

 

Przedmiotowy:

ustawowe zadania i obowiązki wynikające z Kodeksu pracy.

 

 

III.            OBIEKTY AUDYTU

 

1.                  Analiza organizacji systemu BHP w Urzędzie Miasta;

2.                  Ocena realizacji wymogów Kodeksu pracy.

3.                  Analiza i ocena funkcjonowania służby bezpieczeństwa i higieny pracy.

 

IV.             ANALIZA RYZYKA

 

         Zgodnie z zakresem tematycznym przedmiotowego zadania audytowego, zespół audytorów wyodrębnił obszary ryzyka, na podstawie których ustalono wyżej wymienione obiekty audytu. Przyjmując taki zakres ryzyk zespół audytowy zwrócił szczególną uwagę na ryzyka związane z:

1. niewydolnością systemu z przyczyn organizacyjnych, skutkującą niezgodnym z przepisami funkcjonowaniem systemu BHP w Urzędzie - OBIEKT 1;
2. niewykonywaniem narzuconych ustawą norm i przepisów, szczególnie w zakresie następujących obowiązków:

• profilaktyki w ochronie zdrowia,
• wypadków przy pracy
• przeprowadzania szkoleń – OBIEKT 2;

3. brakiem realizacji zadań przypisanych służbie BHP (zgodnie z art.237¹¹ ustawy Kodeks pracy)  - OBIEKT 3;

 

 

Obiekty audytu	Jednostka Audyto-wana	Kategorie ryzyk
		Istotność	Jakość zarządza– nia	Kontrola wew.	Czynniki zewn.	Opera- cyjne
		0,20	0,20	0,25	0,15	0,20
1	2	3	4	5	6	7	8
Obiekt 1		2	4	4	2	2	72,50 %
Obiekt 2		2	3	4	3	2	71,25 %
Obiekt 3		2	3	3	2	2	61,25%

 

 

         W wyniku przeprowadzonej analizy zespół audytorów stwierdził, że najwyższym ryzykiem charakteryzuje się obiekt 1 (72,5%), nieco niższym obiekt 2 (-1,25%), a najniższym obiekt 3 (-11,25%). Analiza wskazuje, że zarówno konstrukcja  systemu BHP w Urzędzie (OBIEKT – 1), jak i realizacja ustawowych obowiązków (OBIEKT – 2) posiadają zbliżone wartościowo oceny końcowe ryzyk. Wszystkie badane obiekty uzyskały wysoką punktację w kategorii kontrola wewnętrzna, której skuteczność w audytowanym systemie jest podstawą prawidłowego funkcjonowania. Wysoka punktacja w kategorii ryzyka jakość zarządzania wynika z ustawowego obowiązku zapewnienia przez pracodawcę warunków zgodnych z przepisami BHP. Analizując badany system i dostępne zasoby Referatu Audytu Wewnętrznego, audytorzy postanowili poddać audytowi wszystkie ww. obiekty.

W ramach poszczególnych obiektów audytu zidentyfikowano następujące ryzyka związane z:

1.   organizacją BHP w Urzędzie, utrudniającą wykonywanie ustawowych zadań;

2.   brakiem lub niezgodnym z przepisami wykonywaniem norm i przepisów Kodeksu pracy;

3.   nierealizowaniem ogółu zadań przypisanych służbie bezpieczeństwa i higieny pracy.

 

 

METODYKA

 

1.    testy przeglądowe – identyfikacja zasad funkcjonowania badanego systemu i jego podsystemów oraz potwierdzenie istnienia (lub nie) kontroli poprzez użycie niżej wymienionych technik:

• zapoznanie się z dokumentami służbowymi,
• samoocenę poprzez zastosowanie kwestionariuszy samooceny,
• uzyskiwania wyjaśnień od pracowników audytowanej jednostki, dokumentowane w kwestionariuszach kontroli wewnętrznej,
• obserwację wykonywanych działań,

2.   testy zgodności – analiza wszystkich zidentyfikowanych procedur w celu oceny stopnia i zakresu ich stosowania poprzez użycie niżej wymienionych technik:

•  porównanie określonych zbiorów danych z kryteriami ustalonymi przez audytorów (na podstawie przepisów prawa);
• sprawdzenie rzetelności informacji oraz jej porównanie z informacją zewnętrzną;

3. testy rzeczywiste wydajności (efektywności).

 

 

VI.TERMIN

 

Zadanie audytowe przeprowadzono w okresie od 4.01. - 19.01.2006r.

 

VII.          KRYTERIA OGÓLNE

 

         Zasady bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) zostały określone w ustawie z dnia 27 czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz.U.98.21.94 ze zmianami). Szczegółowo zostały one opisane w dziale X cytowanej ustawy. Dla potrzeb przedmiotowego audytu za kryteria przyjęto przepisy określone w następujących rozdziałach ustawy:

a)     rozdział I - podstawowe obowiązki pracodawcy (art.207 – 209),

b)     rozdział II – prawa i obowiązki pracownika (art. 210 – 212),

c)     rozdział VI – profilaktyczna ochrona zdrowia (art. 226 – 233),

d)     rozdział VII – wypadki przy pracy i choroby zawodowe (art. 234 – 237¹),

e)     rozdział VIII – szkolenie (art. 237² – 237⁵),

f)       rozdział X – służba bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237¹¹),

g)     rozdział XI – konsultacje w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz komisja bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237^11A – 237^13a).

Z uwagi na to, że ustawa Kodeks pracy odwołuje się do przepisów wykonawczych, zespół audytorów przyjął do kryteriów zadania audytowego następujące przepisy:

1. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26.09.1997r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U.03.169.1650);
2. rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 września 1997r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U.97.109.704, ze zmianami);
3. rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U.04.180.1860);
4. rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 lipca 1998r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz sposobu ich dokumentowania, a także zakresu informacji zamieszczanych w rejestrze wypadków przy pracy (Dz.U.98.115.744);
5. rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktyki opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U.96.69.332).

W toku audytu zespół audytorów za kryterium w przedmiotowym audycie uznał także regulacje Regulaminu Organizacyjnego dotyczące Referatu BHP.

        

 

 

 

VIII. USTALENIA

 

 

1.     Obiekt 1

 

 

Analiza organizacji systemu BHP w Urzędzie Miasta;

 

 

1.1. Kryteria szczegółowe

 

1.1.1.                                                         Zasady organizacji bezpieczeństwa i higieny pracy zostały określone w ustawie Kodeks pracy. W Dziale X – bezpieczeństwo i higiena pracy – pracodawcy powierzono odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy.

Pracodawcą, w myśl przepisów cytowanej ustawy, jest każda jednostka organizacyjna, zatrudniająca pracowników (art. 3). Zgodnie z art. 207, pracodawca obowiązany w szczególności:

i.        organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy,

ii.       zapewniać przestrzeganie w zakładzie pracy przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, wydawać polecenia usunięcia uchybień w tym zakresie oraz kontrolować wykonanie tych poleceń,

iii.     zapewniać wykonanie nakazów, wystąpień, decyzji i zarządzeń wydawanych przez organy nadzoru nad warunkami pracy.

1.1.2.                                                         W art. 210 i 211 ustawodawca określił prawa i obowiązki pracowników. Pracownik ma prawo powstrzymać się od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia,

w sytuacjach gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom BHP i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia. Obowiązkiem każdego pracownika jest przestrzegania zasad i przepisów BHP. Pracownik został zobowiązany przez ustawodawcę:

1. znać przepisy i zasady bezpieczeństwa i higieny pracy, brać udział w szkoleniu i instruktażu z tego zakresu oraz poddawać się wymaganym egzaminom sprawdzającym,
2. wykonywać pracę w sposób zgodny z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stosować się do wydawanych w tym zakresie poleceń i wskazówek przełożonych,
3. dbać o należyty stan maszyn, urządzeń, narzędzi i sprzętu oraz o porządek i ład w miejscu pracy,
4. stosować środki ochrony zbiorowej, a także używać przydzielonych środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z ich przeznaczeniem,
5. poddawać się wstępnym, okresowym i kontrolnym oraz innym zaleconym badaniom lekarskim i stosować się do wskazań lekarskich,
6. niezwłocznie zawiadomić przełożonego o zauważonym w zakładzie pracy wypadku albo zagrożeniu życia lub zdrowia ludzkiego oraz ostrzec współpracowników, a także inne osoby znajdujące się w rejonie zagrożenia, o grożącym im niebezpieczeństwie,
7. współdziałać z pracodawcą i przełożonymi w wypełnianiu obowiązków dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.

1.2.3.                                                         Zgodnie z art. 212 osobę kierującą pracownikami zobowiązano do:

1. organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy,
2. dbania o sprawność środków ochrony indywidualnej oraz ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem,
3. organizowania, przygotowywania i prowadzenia prac, uwzględniając zabezpieczenie pracowników przed wypadkami przy pracy, chorobami zawodowymi i innymi chorobami związanymi z warunkami środowiska pracy,
4. dbania o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego, a także o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem,
5. egzekwowania przestrzegania przez pracowników przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
6. zapewniania wykonania zaleceń lekarza sprawującego opiekę zdrowotną nad pracownikami.

W celu wypełniania ww. obowiązków pracodawcy, pracowników i kierujących pracownikami, ustawodawca określił zasady postępowania, kolejno w następujących rozdziałach Kodeksu pracy w zakresie: profilaktyki w ochronie zdrowia (rozdział VI, art. 226 – 233), zasad postępowania w przypadku zaistnienia wypadku przy pracy i choroby zawodowej (rozdział VII, art. 234 – 237¹), wymaganych szkoleń z zakresu BHP (rozdział VIII, art. 237² – 237¹⁰).

W zakresie wymienionych rozdziałów zobowiązano Radę Ministrów oraz właściwe ministerstwa do wydania aktów wykonawczych.

Zgodnie z art. 237 ¹¹ pracodawca zatrudniający więcej niż 100 pracowników tworzy służbę bezpieczeństwa i higieny pracy, pełniącą funkcje doradcze i kontrolne w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.  Pracownik służby BHP oraz pracownik zatrudniony przy innej pracy, któremu powierzono wykonywanie zadań tej służby, nie mogą ponosić jakichkolwiek niekorzystnych dla nich następstw z powodu wykonywania zadań i uprawnień służby BHP. Szczegółowy zakres działania, uprawnienia, organizację i liczebność i podporządkowanie służby BHP określono w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 2 września 1997r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U.97.109.704). Służbę BHP stanowią wyodrębnione komórki organizacyjne, jedno- lub wieloosobowe (§ 1 ust.1). Pracodawca zatrudniający od 100 do 600 pracowników tworzy wieloosobową lub jednoosobową komórkę albo zatrudnia w tej komórce pracownika służby BHP w niepełnym wymiarze czasu pracy (§ 1 ust.3). Służba BHP podlega bezpośrednio pracodawcy. U pracodawcy będącego jednostką organizacyjną służba BHP podlega bezpośrednio osobie zarządzającej tą jednostką lub osobie wchodzącej w skład organu zarządzającego, upoważnionej przez ten organ do sprawowania nadzoru w sprawach z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (§ 1 ust. 4).

Służba BHP nie może być obciążana innymi zadaniami niż wyżej wymienionymi, z wyjątkiem pracowników zatrudnionych także przy innej pracy. Organizacja i rozkład czasu pracy pracownika służby BHP (i pracownika służby, któremu powierzono inne obowiązki) powinny zapewniać pełną realizację zadań (§ 2 ust. 2 i 3). Zakres uprawnień służby został określony w  § 3 rozporządzenia.

         Pracodawca zatrudniający powyżej 250 pracowników, zgodnie z art.237¹² Kodeksu pracy powołuje komisję bezpieczeństwa i higieny pracy, jako swój organ doradczy i opiniodawczy. W skład komisji BHP wchodzą w równej liczbie przedstawiciele pracodawcy, w tym pracownicy służby BHP i lekarz sprawujący profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, oraz przedstawiciele pracowników, w tym społeczny inspektor pracy ( o ile został powołany). Przewodniczącym komisji BHP jest pracodawca lub osoba przez niego upoważniona, a wiceprzewodniczącym - społeczny inspektor pracy lub przedstawiciel pracowników. Zadaniem komisji BHP jest dokonywanie przeglądu warunków pracy, okresowej oceny stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, opiniowanie podejmowanych przez pracodawcę środków zapobiegających wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym, formułowanie wniosków dotyczących poprawy warunków pracy oraz współdziałanie z pracodawcą w realizacji jego obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. (art. 237¹³ § 1). Posiedzenia komisji BHP odbywają się w godzinach pracy, nie rzadziej niż raz na kwartał. Za czas nieprzepracowany w związku z udziałem w posiedzeniach komisji BHP pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (§ 2). Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta Opola zadania BHP zostały przypisane Referatowi Bezpieczeństwa i Higieny Pracy.

 

 

1.2. Ustalenie stanu faktycznego

 

1.2.1.  Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Referat Bezpieczeństwa i Higieny Pracy wchodzi w skład Wydziału Administracyjno – Gospodarczego. Do zadań Referatu należy:

a)     prowadzenie spraw bezpieczeństwa i higieny pracy i przeciwpożarowych, w tym także w wytypowanych miejskich jednostkach organizacyjnych;

b)     sporządzanie corocznej analizy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy;

c)     prowadzenie szkoleń w zakresie BHP;

d)     prowadzenie spraw związanych z obuwiem i odzieżą roboczą oraz środkami ochrony indywidualnej i zbiorowej.

       W § 52 ust. 2a) określono, że Referat BHP, wchodzący w skład Wydziału AG, podlega bezpośrednio Prezydentowi. W Referacie BHP pracuje obecnie 3 pracowników (2 pełne etaty oraz jeden niepełny – 0,75%). Podział zadań oraz organizację pracy Wydziału AG (w tym i Referatu BHP) określił Naczelnik AG w zarządzeniu wewnętrznym nr I/2003 z dnia 22 kwietnia 2003r. (aa: 12-16/6/B/5). W § 4 cytowanego zarządzenia, Referatowi BHP naczelnik Wydziału AG przypisał następujące zadania:

a)     prowadzenie spraw BHP i p.poż. w Urzędzie oraz w wytypowanych jednostkach organizacyjnych;

b)     przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad BHP;

c)     bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych wraz z wnioskami co do usunięcia tych zagrożeń;

d)     sporządzanie i przedstawianie co najmniej raz w roku analiz stanu BHP;

e)     udział w przekazywaniu do użytkowania nowo budowanych lub przebudowywanych obiektów budowlanych, w których przewiduje się pomieszczenia pracy;

f)       udział w opracowywaniu zakładowych układów zbiorowej pracy, wewnętrznych zarządzeń regulaminów i instrukcji dotyczących BHP;

g)     udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy;

h)     prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy i chorób zawodowych oraz przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy;

i)        doradztwo w zakresie przepisów oraz zasad BHP;

j)       udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego;

k)      współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi w zakresie organizowania i zapewnienia odpowiedniego poziomu szkoleń w dziedzinie BHP;

l)        współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy oraz zakładowymi organizacjami zawodowymi;

m)    uczestniczenie w pracach komisji BHP;

n)     prowadzenie spraw związanych z odzieżą i obuwiem roboczym oraz środkami ochrony indywidualnej i zbiorowej.

Zgodnie z § 5, Naczelnik Wydziału AG nadzoruje pracę referatów, w tym i Referatu BHP.

Zgodnie z informacją Naczelnika AG przedstawioną w KKW, szczegółowy podział obowiązków pracowników Referatu BHP został unormowany w indywidualnych zakresach czynności (aa: 37-38/6/B/5).

 

1.2.2.  Od dnia 1.03.2004r. Referat BHP został podporządkowany Prezydentowi Miasta (zarządzenie nr OR.I.-0152/10/2004 z dnia 27 lutego 2004r. Prezydenta Miasta Opola). Zmiana była efektem wystąpienia Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) z dnia 7.08.2003r. (pismo nr 11025/K028/Ws01/2003, aa: 67-69/6/B/5). W punkcie 6 cytowanego wystąpienia inspektor PIP zalecił właściwe podporządkowanie organizacyjne służby BHP. W czasie kontroli PIP stwierdzono, że służba BHP jest organizacyjnie podporządkowana naczelnikowi Wydziału AG. Sytuacja taka była niezgodna z § 1.5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U.97.109.704), który określa podporządkowanie tej służby bezpośrednio pracodawcy. W dniu 24.06.2005r. pracownikom Referatu BHP zostały zmienione warunki umowy o pracę (aa: 27-29/6/B/6), które miały na celu dostosowanie zajmowanych stanowisk pracy do przepisów cytowanego rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997r. (stanowiska jakie zajmowali dotychczas pracownicy Referatu nie pokrywały się ze stanowiskami określonymi w tym przepisie). W wyniku zmiany pracownicy uzyskali