| Miasto Opole - wersja archiwalna |
 |
|
 |
|||||||||||||||
 |
 |
|
 |
|
|
Referat Audytu Wewnętrznego > Ocena stanu przygotowania Urzędu Miasta Opola do wdrożenia systemów zarządzania jakością (ISO)
STRESZCZENIE Głównym celem wdrożenia systemów zarządzania jakością zgodnych z normą ISO-9001:2000 jest usprawnienie organizacji. Wdrażanie systemu zarządzania jakością wymaga przeprowadzenia prac przygotowawczych, polegających głównie na identyfikacji procesów zachodzących w jednostce, którym następnie należy przypisać odpowiednie procedury. Konstrukcja prac w tej kolejności zapewnia utrzymanie wysokiego poziomu organizacji i umożliwia utrzymanie certyfikacji. Należy podkreślić, iż certyfikacja zarządzania jakością w urzędzie miasta nie jest obowiązkiem prawnym, a jej uzyskanie jest indywidualną decyzją zarządu miasta. Idea wdrożenia systemu zarządzania jakością według normy ISO 9001:2000 w Urzędzie Miasta Opola powstała w 2003 r. W dniu 3 listopada 2003r. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego utworzyła zespół w składzie: (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), któremu poleciła zebranie informacji dotyczących: a) doświadczeń innych urzędów w zakresie certyfikacji b) opracowanie projektu Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia w zakresie wyboru podmiotu wdrażającego zarządzanie jakością i certyfikującego. Prace zespołu zakończyły się zebraniem ofert firm certyfikujących.* Prezydent Miasta Opole w zarządzeniu nr OR.II-0152-40/2003 w sprawie wdrożenia w Urzędzie Miasta Opola systemu zarządzania jakością zgodnego z normą IS*O 9001:2000 z dnia 31 grudnia 2003 r. polecił opracowanie i wdrożenie systemu zarządzania jakością w latach 2004 – 2005. Następnie, zarządzeniem nr OR.I-0152-6/2004 z dnia 3 lutego 2004r. Prezydent Miasta powołał Pełnomocnika ds. przygotowania, opracowania, wdrożenia i utrzymania w Urzędzie Miasta Opola systemu zarządzania jakością. W dniu 7 maja 2004r. Pełnomocnik ds. ISO powołała następujące zespoły robocze: 1. organizacyjny 2. celu i misji 3. ds. księgi jakości 4. ds koordynacji procedur międzywydziałowych 5. ds oceny ofert, które wykonały prace wstępne i formalne. W związku z powyższym zespół audytowy dokonał oceny stanu przygotowania Urzędu Miasta Opola do wdrożenia systemu zarządzania jakością, pod kątem wymagań stawianych przez normę PN-EN ISO 9001:2001 – polskiego odpowiednika międzynarodowej normy ISO 9001:2000. Przeprowadzono między innymi: · analizę organizacji Urzędu Miasta Opola z uwzględnieniem organizacji pracy w poszczególnych komórkach organizacyjnych; · wywiady z osobami będącymi odpowiedzialnymi za systemy zarządzania w podobnych pod względem wielkości budżetu i ilości zatrudnionych osób urzędach (dwa urzędy); · przegląd istniejących procedur w poszczególnych wydziałach; · analizę merytorycznej wiedzy kierownictwa i pracowników z zakresu zarządzania jakością · wstępną analizę potencjalnych utrudnień w bieżącej pracy w komórkach organizacyjnych; · analizę i ocenę ścieżki certyfikacji; · analizę ofert firm konsultingowych zajmujących się przygotowaniem do certyfikacji systemu zarządzania, z uwzględnieniem kosztów tych usług. W tym celu zespół audytowy zastosował: · kwestionariusz samooceny, który został skierowany do wszystkich kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta. · kwestionariusz kontroli wewnętrznej, w którym pytania skierowano do Pełnomocnika ds. wdrożenia ISO w Urzędzie Miasta Opola – Sekretarza Miasta W obu kwestionariuszach pytania zostały sformułowane pod kątem wymagań normy PN-EN ISO 9001:2001. W wyniku przeprowadzonych podczas przedmiotowego audytu badań i analiz zespół audytowy stwierdził, że stan przygotowania Urzędu Miasta Opola do wdrożenia systemu zarządzania jakością wskazuje na niski stopień dostosowania do wymagań normy PN-EN ISO 9001:2001. Biorąc powyższe pod uwagę oraz dużą praco- i czasochłonność prac przygotowawczych, optymalną ścieżką certyfikacji jest ścieżka z udziałem zewnętrznej firmy konsultingowej. Przyjęcie takiego rozwiązania rozpatrywane było także przez zespół powołany przez Naczelnika Wydziału OR. Dodatkowo za tą propozycją przemawia neutralność opinii firmy konsultingowej, która swoim profesjonalizmem i doświadczeniem wdrażania zarządzania jakością według normy PN-EN ISO 9001:2001 w sektorze samorządowym, może zapewnić skuteczne i terminowe wprowadzenie zarządzania jakością. I. CEL Celem niniejszego audytu jest ocena stanu przygotowania Urzędu Miasta Opola do wdrożenia i utrzymania systemu zarządzania jakością, wskazanie możliwych ścieżek certyfikacji oraz wskazanie szacunkowego kosztu wdrożenia systemu zarządzania jakością według normy PN-EN ISO 9001:2001. II. ZAKRES Podmiotowy: audyt został przeprowadzony w pionie Sekretarza Miasta - Wydziale Organizacyjnym Urzędu Miasta Opola. Przedmiotowy: procedury i wyposażenie techniczne Urzędu Miasta Opola, zgodnie z normą PN-EN ISO 9001:2001. III. OBIEKTY AUDYTU 1. Ocena zgodności systemu zarządzania Urzędem Miasta Opola z zasadami wynikającymi z normy PN-EN ISO 9001:2001, ze szczególnym uwzględnieniem obsługi klientów i infrastruktury technicznej; 2. Analiza i ocena wyboru ścieżki certyfikacji; 3. Oszacowanie kosztów wdrożenia systemu zarządzania jakością zgodnego z normą PN-EN ISO 9001:2001. IV.ANALIZA RYZYKA Wymienione obiekty audytu pokrywają się z obszarami ryzyk zdefiniowanych na podstawie profesjonalnej wiedzy audytora, w zakresie tematycznym realizowanego zadania audytowego. Przyjmując taki zakres ryzyk zespół audytowy zwrócił szczególną uwagę na ryzyka związane z: · ze stanem dostosowania: ➢ systemu zarządzania w Urzędzie Miasta ➢ wewnętrznych dokumentów Urzędu Miasta ➢ jakości obsługi klienta ➢ infrastruktury Urzędu Miasta do wymagań określonych normą ISO; niski poziom dostosowania wymienionych elementów mógłby skutkować czaso- i pracochłonnością czynności przygotowania i wdrożenia systemu zarządzania jakością, a co za tym idzie poniesieniem dodatkowych kosztów (OBIEKT 1); · wyborem najbardziej optymalnego dla Urzędu Miasta Opola sposobu przygotowania i wdrożenia systemu zarządzania jakością, uwzględniając doświadczenia innych urzędów w tym zakresie (OBIEKT 2); · poniesieniem nadmiernych wydatków w stosunku do uzyskanych efektów posiadania certyfikatu ISO (OBIEKT 3).
Z powyższej tabeli wynika, iż największym ryzykiem charakteryzuje się obiekt 3 dotyczący oszacowania wielkości kosztów wynikających z wdrożenia systemu zarządzania jakością. Wysokim ryzykiem charakteryzuje się również obiekt 1 dotyczący oceny zgodności systemu zarządzania Urzędem Miasta z wymogami normy ISO. Poziom dostosowania aktualnego systemu zarządzania, wewnętrznych aktów prawnych oraz infrastruktury Urzędu Miasta determinuje zakres pracochłonności i jednocześnie poziom kosztów do poniesienia przy wdrażaniu systemu zarządzania jakością. W związku z tym, że obiekt 2 charakteryzuje się nieznacznie mniejszym ryzykiem został także poddany audytowi. Dotyczy on oceny wyboru ścieżki certyfikacji. Możliwość wyboru sprowadza się głównie do dwóch ścieżek certyfikacji: 1. indywidualnego przygotowania Urzędu Miasta Opola do audytu certyfikującego, 2. wykorzystania do tego celu podmiotu zewnętrznego, specjalizującego się w przygotowaniu do audytu certyfikującego. Zatem ocena wyboru ścieżki certyfikacji z indywidualnego punktu widzenia (Urzędu Miasta Opola) ma istotne znaczenie i została poddana analizie. W ramach poszczególnych obiektów audytu zidentyfikowano następujące ryzyka: Obiekt 1 – ryzyko konieczności intensywnych prac przygotowawczych mających na celu dostosowanie systemu zarządzania w Urzędzie Miasta do wymogów normy PN-EN ISO 9001:2001, przez co proces certyfikacji może się wydłużyć i zwiększyć koszty wdrożenia systemu; ryzyko niskiej jakości obsługi klientów, co może skutkować koniecznością przeprowadzenia wielu szkoleń z tego zakresu; ryzyko niskiego poziomu wyposażenia technicznego, które może uniemożliwiać sprawne przeprowadzenie procesu wdrażania normy ISO, a w konsekwencji spowodować przesunięcie terminu certyfikacji. Obiekt 2 – ryzyko wyboru nieefektywnej ścieżki certyfikacji, skutkującej opóźnieniem we wdrożeniu systemu. Obiekt 3 – ryzyko powstania różnicy pomiędzy środkami zarezerwowanymi w budżecie miasta a kosztami koniecznymi do poniesienia. V. METODYKA 1. testy przeglądowe – identyfikacja zasad funkcjonowania badanych systemów oraz potwierdzenie istnienia kontroli poprzez użycie niżej wymienionych technik: · zapoznanie się z dokumentami służbowymi, · uzyskiwania wyjaśnień i informacji od pracowników audytowanej jednostki w oparciu o kwestionariusze kontroli wewnętrznej, oraz kwestionariuszu samooceny, · obserwację wykonywanych działań, 2. testy zgodności – analiza wszystkich zidentyfikowanych procedur w celu oceny stopnia i zakresu ich stosowania poprzez użycie niżej wymienionych technik: · porównanie określonych zbiorów danych w celu wykrycia utrudnień, mających wpływ na wdrażanie systemu zarządzania jakością; · sprawdzenie rzetelności informacji oraz jej porównanie z informacją zewnętrzną; 3. testy rzeczywiste wydajności (efektywności) – identyfikacja jakości obsługi klientów, poprzez analizę ilości skarg i stanu infrastuktury, posiadania przez pracowników ukończonych kursów obsługi klienta VI. TERMIN Zadanie audytowe przeprowadzono w okresie od 08.06. - 19.07.2005 r. oraz od 16.09. - 30.09.2005r.* KRYTERIA OGÓLNE Wprowadzenie systemu zarządzania jakością polega na dostosowaniu organizacji do wymagań stawianych przez normę. W zakresie zarządzania jakością obowiązują normy z serii 9001. Funkcjonująca w Europie norma ISO 9001:2000 (Quality management systems – Requirements) została ogłoszona 15 grudnia 2000 roku. Polskim odpowiednikiem jest norma PN-EN ISO 9001:2001 (Systemy zarządzania jakością – Wymagania), którą wydano w 2001 r. i nadal obowiązuje. Treść normy PN-EN ISO 9001:2001 jest przedrukiem angielskiej wersji normy ISO 9001:2000 i jest wydana jako identyczna z wprowadzoną normą obowiązującą w Europie (aa: 87-157/2/BZ/5). Zatem podstawowym kryterium w przedmiotowym zadaniu audytowym jest treść cytowanej normy. Decyzję o wdrażaniu zarządzania jakością podjął Prezydent Miasta Opola - zarządzeniem nr OR.II-0152-40/2003 z dnia 31 grudnia 2003 r. W sprawie wdrożenia w Urzędzie Miasta Opola systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001:2000. W zarządzeniu Prezydent polecił opracowanie i wdrożenie systemu zarządzania jakością w latach 2004 - 2005. W dniu 3 lutego 2004 r. Prezydent Miasta Opola zarządzeniem nr OR.I-0152-6/2004 W sprawie powołania Pełnomocnika ds. przygotowania, opracowania, wdrożenia i utrzymania w Urzędzie Miasta Opola systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001:2000 powołał na Pełnomocnika Sekretarza Miasta Opola. Cytowane wyżej zarządzenia Prezydenta stanowią kolejne kryteria w przedmiotowym audycie. VIII.USTALENIA 1. Obiekt 1 Ocena zgodności systemu zarządzania Urzędem Miasta Opola z zasadami wynikającymi z normy PN-EN ISO 9001:2001, ze szczególnym uwzględnieniem obsługi klientów i infrastruktury technicznej. 1.1. Kryteria szczegółowe Pierwszym krokiem prowadzącym do doskonalenia zarządzania każdą instytucją jest wdrożenie sprawnej organizacji. Przejawem doskonalenia organizacji jest wprowadzenie i stosowanie systemu zarządzania jakością zgodnego z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2001. Źródło wymagań stanowi treść cytowanej normy, a w szczególności następujące punkty: 1. Punkt 1.1 a) i b) – organizacja wykazuje zdolność do ciągłego dostarczania wyrobu spełniającego wymagania klienta i wymagania mających zastosowanie przepisów i dąży do zwiększenia zadowolenia klienta przez skuteczne stosowanie systemu, łącznie z procesami ciągłego doskonalenia systemu i zapewnienia zgodności z wymaganiami klienta i wymaganiami mającymi zastosowanie przepisów. 2. Punkt 4.1 – Wymagania ogólne. Organizacja powinna: · zidentyfikować procesy w systemie zarządzania jakością i ich zastosowanie w organizacji · określić sekwencję tych procesów i ich wzajemne oddziaływanie · określić kryteria zapewnienia skuteczności przebiegu i nadzorowania tych procesów · monitorować, mierzyć i analizować te procesy 3. Punkt 4.2 Wymagania dotyczące dokumentacji, która powinna zawierać: · udokumentowane deklaracje polityki jakości i celów dotyczących jakości · księgę jakości (pkt 4.2.2) · udokumentowane procedury (pkt4.2.3) · dokumenty do skutecznego planowania, przebiegu i nadzorowania procesów (pkt 4.2.4) 4. Punkt 5 - Odpowiedzialność kierownictwa. Kierownictwo organizacji w wykonywaniu swoich obowiązków powinno charakteryzować się: · zaangażowaniem (pkt 5.1) · orientacją na klienta (pkt 5.2) · zapewnieniem polityki jakości (pkt 5.3) · skutecznością w planowaniu celów jakości, systemu zarządzania jakością (pkt 5.4) · odpowiedzialnością i odpowiednimi umiejętnościami, zapewniając wewnętrzną komunikację szczególnie w zakresie zarządzania jakością (pkt 5.5) · zapewnieniem dokonywania planowych przeglądów systemu zarządzania, uwzględniając możliwość doskonalenia organizacji w miarę potrzeb (pkt 5.6) 5. punkt 6 - Zarządzanie zasobami. Organizacja powinna zapewnić: · kompetencje personelu, szkolenia, odpowiednią świadomość istoty i ważności celów jakości (pkt 6.2) · odpowiednią infrastrukturę: przestrzeń do pracy i związane z nią instalacje, wyposażenie w sprzęt i oprogramowanie, łączność (pkt 6.3) 6. Punkt 7 - Realizacja wyrobu. · Organizacja powinna zaplanować i opracować procesy potrzebne do realizacji wyrobu (pkt 7.1) · organizacja powinna określić wymagania dotyczące wyrobu (biorąc pod uwagę wymagania ustawowe i innych przepisów, klienta i własne), zapewnić przegląd wymagań wyrobu oraz dokumentować fakt przeglądu, zapewnić komunikację z klientem poprzez informację o wyrobie, możliwość zadawania pytań i otrzymywania wyjaśnień, zapewnienie możliwości reklamacji) (pkt7.2) · organizacja powinna planować i nadzorować, weryfikować oraz dokumentować projektowanie i rozwój wyrobu (pkt 7.3) · organizacja powinna nadzorować dostarczanie usługi, dokumentować proces, sprawować pieczę nad własnością klienta, w czasie gdy znajduje się ona pod nadzorem organizacji (pkt 7.5) 7. Punkt 8 - Pomiary, analiza i doskonalenie. · organizacja powinna zaplanować i wdrożyć procesy monitorowania, pomiaru, analizy i doskonalenia wykazania zgodności wyrobu, systemu zarządzania jakością i ciągłego doskonalenia tego systemu (pkt 8.1) · organizacja powinna działać w celu utrzymywania wymagań jakościowych, między innymi poprzez: oddziaływanie na zadowolenie klienta, przeprowadzanie kontrolnych audytów zgodności systemu zarządzania i wyrobu, określenie sposobu postępowania z wyrobem niezgodnym w formie osobnej procedury (pkt 8.2 i 8.3) · organizacja powinna ciągle doskonalić system zarządzania także poprzez: a) utrzymywanie działań eliminujących przyczyny niezgodności b) określenie działań zapobiegawczych występowaniu niezgodności, tworząc osobną procedurę. 1.2. Ustalenie stanu faktycznego Zespół audytowy dokonał przeglądu przebiegu prac związanych z wdrażaniem zarządzania jakością według normy PN-EN ISO 9001:2001. Dokonano przeglądu posiadanej przez Wydział Organizacyjny dokumentacji oraz przeprowadzono rozmowy z pracownikiem Wydziału Organizacyjnego. W dniu 14.09.2005r. wpłynęło pismo Naczelnika Wydziału Organizacyjnego (OR), w którym przekazano dodatkowe informacje (aa: 421/2B/5). W oparciu o wyżej wymienione dokumenty i informacje ustalono następującą historię prac związanych z wdrażaniem ISO w Urzędzie Miasta Opola: 1. w dniu 3.11.2003r. Naczelnik Wydziału OR powołała trzyosobowy zespół, w składzie: (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), który otrzymał następujące zadania: · przeprowadzenie analizy w zakresie doświadczeń innych, porównywalnych urzędów (termin do dnia 14.11.04r.) w zakresie: a) metod wprowadzania ISO, b) przygotowania SIWZ do zamówienia publicznego na przygotowanie urzędu do wdrażania ISO; · sporządzenie harmonogramu prac nad wdrożeniem w Urzędzie zarządzania jakością ISO, obejmującego cały proces łącznie z certyfikacją (termin do dnia 21.11.04r.); · opracowanie wniosku do Referatu Przetargów i Zamówień Publicznych (PZP) w zakresie wyłonienia podmiotu przygotowującego do ISO (termin do dnia 30.11.04r.); · opracowanie przy udziale Referatu PZP Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) (termin do dnia 5.12.04r.). W celu potwierdzenia powyższych informacji przeprowadzono wywiad z Panem (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), udokumentowany w kwestionariuszu kontroli wewnętrznej (aa: 424-425/2/B/5). W wyniku wywiadu stwierdzono, co następuje: a) naczelnik Wydziału OR wydał w dniu 3.11.2003r. pisemne polecenie służbowe (aa: 426-429/2/B/5), które zostało skierowane do: · (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) · (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) · (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) b) zakres prac w/w zespołu obejmował analizę doświadczeń porównywalnych urzędów posiadających certyfikat, określenie harmonogramu działań, opracowanie wniosku i projektu SIWZ wyboru konsultanta c) faktycznie zespół zebrał oferty od firm wdrażających ISO, które są w posiadaniu Pana (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) d) prace zespołu zostały zakończone w kwietniu 2004r.* 2. Zarządzenie nr OR.II-0152-40/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 31 grudnia 2003r. w sprawie wdrożenia w Urzędzie Miasta Opola systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001:2000 (aa: 59/2/B/5). 3. Zarządzenie nr OR.I-0152-6/2004 Prezydenta miasta Opola z dnia 3 lutego 2004 r. w sprawie powołania Pełnomocnika ds. przygotowania, opracowania, wdrożenia i utrzymania w Urzędzie Miasta Opola systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001:2000.(aa: 60/2/B/5) 4. Pismo Sekretarz Miasta OR.I-0115-23/2004 z dnia 2 lutego 2004 r. skierowane do naczelników i kierowników samodzielnych referatów z prośbą o wyznaczenie osoby/osób z każdej komórki organizacyjnej do prac w zespole ds. przygotowania i wdrożenia systemu zarządzania jakością w Urzędzie Miasta Opola. Z otrzymanych odpowiedzi wynika, że naczelnicy wydziałów i kierownicy samodzielnych referatów zaproponowali łącznie 30 osób. (aa: 61-62/2/B/5) 5. Pismo OR.I-0115-38/2004 Naczelnika Wydziału Organizacyjnego do Sekretarza Miasta z dnia 10 marca 2004 r. określające 26-osobowy zespół roboczy oraz zawierające wniosek o zebranie się zespołu i ustalenie harmonogramu prac.(aa: 63-64/2/B/5) 6. Lista uczestników zespołu z dnia 31.03.2004 r. pn. Zespół roboczy do pracowania zasad systemu zarządzania jakością określający 32-osobowy zespół roboczy (bez znaku i podpisu).(aa: 65-66/2/B/5) 7. Pismo OR.I-0151-54/2004 Sekretarz Miasta z dnia 26 kwietnia 2004 r. do członków zespołu roboczego o dacie pierwszego spotkania – spotkanie wyznaczono na dzień 7 maja 2004 r.(aa: 67/2/B/5) 8. Protokół z zebrania zespołu roboczego z dnia 10 maja 2004 r. Podczas zebrania Sekretarz Miasta podzieliła zespół na następujące podzespoły (aa: 68-72/2/B/5): · organizacyjny · celu i misji – polityka jakości · ds. księgi jakości · ds. koordynacji procedur międzywydziałowych · ds. oceny ofert 8. Pismo EiPR.J.P.0114-5/2004 podzespołu organizacyjnego z dnia 12 maja 2004 r. z propozycją planu działania zespołu procedur w okresie 7.05. do 29.06.2004 r. (aa:73/2/B/5): · 7-28.05.2004 r. - zebranie procedur z urzędów posiadających ISO · 28.05.-4.06.2004 r. - ustalenie wzorca procedury stanowiskowej dla Urzędu Miasta Opola · 7-14.06.2004 r. - przekazanie wzorca procedur do wydziałów Urzędu Miasta z prośbą o napisanie procedur każdego działania na poszczególnych stanowiskach pracy · 14-18.06.2004 r. - przekazanie informacji dotyczących procedur międzywydziałowych do podzespołu procedur międzywydziałowych · 29.06.2004 r. - spotkanie całości zespołu w celu dokonania pierwszej analizy przeprowadzonych działań i ich korekta. 9. Protokół z posiedzenia podzespołu ds. Księgi jakości z dnia 15 czerwca 2004 r., w którym określono konieczną zawartość księgi jakości, w której treść powinna objąć następujące elementy (aa: 74-75/2/B/5): · politykę jakości · schemat organizacyjny · opis zakresu zarządzania jakością (zakres obowiązywania systemu w schemacie organizacyjnym Księgi jakości) · dokument przedstawiający procesy oraz ich wzajemne oddziaływanie · ogólny opis uregulowań zgodnych z wymogami normy ISO, w przypadku gdy istnieje inny dokument przedstawiający pełną realizację danego wymagania · pełny opis uregulowań dotyczących praktycznego spełnienia każdego z wymagań normy, w przypadku gdy nie ustanowiono odrębnego dokumentu przedstawiającego praktyczną realizację tego wymagania 10. Pismo OR.I-0115-99/2004 Naczelnika Wydziału Organizacyjnego z dnia 2 sierpnia 2004 r. do Prezydenta Miasta Opola z wnioskiem o zabezpieczenie środków finansowych w wysokości 100.000 zł. W budżecie miasta Opola na rok 2005 na pokrycie kosztów prac związanych z przygotowaniem i wdrożeniem systemu zarządzania jakością ISO w Urzędzie Miasta Opola.(aa: 76/2/B/5) 11. Z informacji przekazanych przez pracownika Wydziału Organizacyjnego podinspektora (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) wynika, że w dalszym okresie prace nad przygotowaniem do wdrożenia systemu zarządzania jakością w Urzędzie zostały wstrzymane. Za powód wstrzymania podano brak funduszy. Fakt braku środków finansowych na certyfikację urzędu został potwierdzony na podstawie dokumentów Referatu Planowania, Analiz i Sprawozdawczości. Na str. 22 dokumentu pn. Zbiorcza analiza materiałów planistycznych do projektu budżetu miasta Opola na 2005 r. z września 2004 r. (aa: 478-485/2/B/5) zestawiono nieuwzględnione wnioski w projekcie budżetu, wśród których znajduje się wniosek Wydziału OR z dnia 2.08.2004 r., dotyczący zabezpieczenia środków na pokrycie kosztów wdrożenia zarządzania jakością.* Analiza powyższych faktów wskazała, że: a) rozpatrywano współudział firmy zewnętrznej w procesie przygotowania Urzędu Miasta do certyfikacji. Prace w tym zakresie przeprowadził zespół powołany przez Naczelnika OR przed powołaniem zespołu przez Pełnomocnika ds. ISO (10 maja 2004r.)* b) powołany przez Pełnomocnika w dniu 10 maja 2004r. zespół roboczy po wykonaniu wstępnych i formalnych prac zaprzestał podejmowania działań. Wdrożenie zarządzania jakością zgodną z normą PN-EN- ISO 9001:2001 wymaga dostosowania organizacji do zasad opisanych w treści normy. W związku z powyższym zespół audytowy poddał analizie wymagania normy pod kątem wdrożenia ich w życie w Urzędzie Miasta Opola. W tym celu sporządzono kwestionariusz samooceny (aa: 19-24/2/B/5). Kwestionariusz został skierowany do wszystkich kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta (naczelnicy wydziałów, biur, kierownicy samodzielnych referatów, Przewodniczący Powiatowego Zespołu ds. Orzekania o Niepełnosprawności, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego, Miejski Rzecznik Konsumentów). Kwestionariusz umieszczono w lokalnym intranecie Urzędu Miasta z jednoczesnym rozesłaniem informacji pocztą elektroniczną na adresy e-mail wydziałowe, lub kierowników komórek organizacyjnych, lub pracowników z prośbą o zwrotne odesłanie wiadomości na dowód jej otrzymania. Wybór elektronicznej formy komunikowania się z kierownikami średniego szczebla (przekazanie do wypełnienia kwestionariusza samooceny) miał na celu sprawdzenie, czy uległa zmianie skuteczność wykorzystania poczty elektronicznej od okresu realizowania audytu nr 4/2004 (po 6 miesiącach). W trakcie realizowania zadania nr 4/2004 test skuteczności wykorzystania poczty elektronicznej wyniósł niewiele ponad 50 %. W przypadku przedmiotowego audytu potwierdziła się niska skuteczność wykorzystania poczty elektronicznej, która wyniosła 52 %. Na tej podstawie można stwierdzić, że sytuacja w przedmiocie wykorzystania elektronicznej wymiany informacji nie uległa poprawie. Należy jednak zaznaczyć, że w przypadku audytu 4/2004 w teście próba wynosiła 128 adresatów, w przypadku przedmiotowego 25 adresatów. W związku z otrzymaniem 13 potwierdzeń odbioru e-maiĺa (52 %) (na 25 adresów mailowych, do których przesłano wiadomość) (aa: 38/2/B/5), w dniu 23.06.2005 r. przeprowadzono rozmowy telefoniczne z naczelnikami lub pracownikami wydziałów, z których potwierdzenie odbioru lub zwrotny mail nie dotarł. Rozmowy przeprowadzono z następującymi osobami: 1. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Wydział Budżetu; 2. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – która przekazała informację Pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Zastępcy Skarbnika; 3. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii; 4. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– Referat Informatyki; 5. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Wydział Inżynierii Miejskiej; 6. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Wydział Komunikacji; 7. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Wydział Kultury, Sportu i Turystyki; 8. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Wydział Lokalowy; 9. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Wydział Oświaty; 10. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Wydział Polityki Społecznej; 11. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Wydział Gospodarki i Promocji Miasta; Nie skontaktowano się z Miejskim Rzecznikiem Konsumentów – przebywała na zwolnieniu chorobowym do 30.06.2005 r., a w dniu 01.07.2005 r. na urlopie. Z uwagi na brak technicznych możliwości Przewodnicząca Powiatowego Zespołu ds. Orzekania o Niepełnosprawności otrzymała wersję papierową kwestionariusza. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego nie posiada własnego adresu e-mail, w związku z tym w rozmowie telefonicznej wskazano adres strony intranetowej, na której umieszczono kwestionariusz. W dniach 29 i 30 czerwca br. przeprowadzono rozmowy ponaglające z niżej wymienionymi osobami, uzyskując następujące wyjaśnienia (aa: 332/2/B5): · (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Wydział Budżetu – kwestionariusz nie został wypełniony, naczelnik sporządzi go najszybciej w miarę możliwości; · (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Zastępca Skarbnika, Wydział Finansowo-Księgowy – kwestionariusz niewypełniony z powodu zbiegu innych pilnych spraw; · (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Wydział Kultury, Sportu i Turystyki – kwestionariusz niewypełniony, naczelnik przekaże go w terminie do dnia 4.07.2005 r.; · (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Wydział Lokalowy – naczelnik wydziału nieobecny – kwestionariusz zostanie przekazany w dniu 1.07.2005 r.; · (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii – naczelnik poinformowała, że kwestionariusz zostanie przekazany w dniu 30.06.2005r.; · (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Wydział Architektury i Urbanistyki – naczelnik poinformowała, że kwestionariusz zostanie przekazany do 30.06.2005 r. Mimo powyższego ponaglenia kwestionariusze samooceny nie zostały dostarczone przez następujących naczelników: · P. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Wydział Budżetu · P. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Wydział Finansowo – Księgowy · P. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Wydział Kultury, Sportu i Turystyki (dostarczony w dniu 8.07.2005r., nie ujęty w zbiorczym zestawieniu) · P. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Miejski Rzecznik Konsumentów. Otrzymane zwrotnie odpowiedzi zostały zebrane w kwestionariuszu zbiorczym, zamieszczonym poniżej:
Tabela nr 1 Zbiorczy Kwestionariusz samooceny
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
