| Miasto Opole - wersja archiwalna |
 |
|
 |
|||||||||||||||
 |
 |
|
 |
|
|
Referat Audytu Wewnętrznego > Efektywność systemu identyfikacji i ewidencji podatników oraz prawidłowość ustalania należności podatkowych
STRESZCZENIE
Zadanie audytowe pod nazwą Efektywność systemu identyfikacji i ewidencji podatników oraz prawidłowość ustalania należności podatkowych pierwotnie zostało określone w planie audytu wewnętrznego na rok 2007 (Zarządzenie nr OR.I-0152-138/2006 Prezydenta Miasta Opola z dnia 30 października 2006r. w sprawie planu audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Opola na rok 2007). Jednakże w związku z wnioskiem Naczelnika Wydziału Budżetu o przesunięcie terminu realizacji zadania na II połowę 2008r., uzasadnionym zakupem przez Urząd Miasta Opola nowego systemu finansowo-księgowego oraz planowaną w okresie od września do grudnia 2007r. implementacją modułu obsługującego bazę podatników, system wymiarowy i księgowy podatków oraz opłat lokalnych, zespół audytorów uwzględnił niniejsze zadanie w planie audytu wewnętrznego na rok 2008 (Zarządzenie nr OR.I–0152–143/07 Prezydenta Miasta Opola z dnia 31 października 2007r. w sprawie planu audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Opola na rok 2008).
Wydział Budżetu Urzędu Miasta Opola podległy organizacyjnie Skarbnikowi Miasta zajmuje się m.in. prowadzeniem spraw związanych z podatkami i opłatami lokalnymi. Do zakresu zadań realizowanych przez Wydział Budżetu należy także prowadzenie ewidencji podatkowej nieruchomości, w tym nanoszenie zmian w ewidencji podatków. Celem przeprowadzonych przez audytorów badań oraz analiz była ocena prawidłowości oraz efektywności procesów: identyfikacji, ewidencji podatników, a także ustalania należności podatkowych.
Badania przeprowadzone przez zespół audytorów pozwoliły na ustalenie, iż opracowane i wdrożone wewnętrzne procedury są zgodne z unormowaniami wprowadzonymi przez ustawodawcę w zakresie identyfikacji i ewidencji podatników.
Zespół audytorów, na podstawie prowadzonego przez Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii rejestru sprzedanych lokali mieszkalnych w roku 2007, potwierdził identyfikację podatników podatku od nieruchomości, figurujących w prowadzonej przez Referat Wymiaru Podatków ewidencji podatkowej nieruchomości.
W celu oceny prawidłowości naliczania stawek podatkowych, zespół audytorów przeprowadził test rzeczywisty na grupie osób fizycznych uiszczających podatek od nieruchomości w roku 2007, wyłonionej z wykorzystaniem statystycznego doboru próby. Przeprowadzone przez audytorów wyliczenia potwierdziły, iż należne kwoty podatku od nieruchomości zostały naliczone w sposób prawidłowy. W toku audytu stwierdzono nieliczne uchybienia formalne, które nie miały bezpośredniego wpływu na prawidłową i zgodną z obowiązującymi przepisami realizację obowiązków w badanym obszarze. Zespół audytorów po przeprowadzeniu zadania audytowego, wydał łącznie cztery rekomendacje, których zastosowanie w praktyce będzie miało wpływ na usprawnienie funkcjonowania badanego obszaru.
I. Cele audytu:
Celem niniejszego audytu była ocena efektywności systemu identyfikacji podatników oraz legalność prowadzenia ich ewidencji, a także prawidłowość ustalania należności podatkowych.
II. Zakres:
· Podmiotowy:
audyt został przeprowadzony w Wydziale Budżetu Urzędu Miasta Opola.
· Przedmiotowy:
prawidłowość oraz efektywność procesów: identyfikacji, ewidencji podatników oraz ustalania należności podatkowych.
III. Obiekty audytu:
1. Analiza i ocena zgodności wewnętrznych procedur Urzędu Miasta Opola z przepisami obowiązującymi w zakresie identyfikacji i ewidencji podatników.
2. Ocena prawidłowości identyfikacji i ustalania należności podatkowych.
IV. Analiza ryzyka:
Wskazane obiekty audytu zostały wyłonione na podstawie wyodrębnionych przez zespół audytorów obszarów ryzyka, zgodnie z zakresem przedmiotowym realizowanego zadania audytowego. W trakcie realizacji przedmiotowego zadania audytowego, zespół audytowy zwrócił szczególną uwagę na ryzyka związane z:
· niezgodnością wewnętrznych uregulowań z przepisami określającymi ewidencję podatników;
· możliwością wprowadzenia błędnych danych do prowadzonej ewidencji podatników;
· brakiem lub nieskuteczna komunikacją z komórkami Urzędu Miasta Opola w zakresie identyfikacji osób zobowiązanych do uiszczenie należności podatkowych;
· błędnym ustalaniem należności podatkowych;
· brakiem lub nieskuteczną kontrolą wewnętrzną.
Analiza ww. ryzyk została przedstawiona w poniższej tabeli:
W wyniku przeprowadzonej analizy zespół audytorów stwierdził, że wyższym poziomem ryzyka charakteryzuje się Obiekt 2. Najwyższą punktację przypisano kategoriom istotności oraz czynnikom zewnętrznym. Audytorzy stoją na stanowisku, że materializacja ryzyk w tych kategoriach niesie największe ryzyko niezgodnego z obowiązującymi przepisami ustalania należności podatkowych. W analizie audytorzy wysoko ocenili również ryzyka związane z kategorią kontroli wewnętrznej oraz czynników operacyjnych związanych ze złożonością unormowań regulujących przedmiotowy obszar, a także z liczbą etapów postępowania.
Biorąc pod uwagę badany system i dostępne zasoby Referatu Audytu Wewnętrznego, audytorzy postanowili poddać audytowi ww. obiekty.
Metodyka:
1. Testy przeglądowe – identyfikacja zasad funkcjonowania badanego systemu i jego podsystemów oraz potwierdzenie istnienia (lub nie) kontroli poprzez użycie niżej wymienionych technik:
· zapoznanie się z dokumentami służbowymi;
· uzyskiwania wyjaśnień i informacji od pracowników audytowanej jednostki w oparciu o kwestionariusze kontroli wewnętrznej;
· obserwację wykonywanych działań;
2. Testy zgodności – analiza wszystkich zidentyfikowanych procedur w celu oceny stopnia i zakresu ich stosowania poprzez użycie niżej wymienionych technik:
· porównanie określonych zbiorów danych w celu wykrycia operacji nieprawidłowych, wymagających wyjaśnienia;
· sprawdzenie rzetelności informacji oraz jej porównanie z ustalonymi przez audytorów kryteriami (informacje zewnętrzne);
3. Testy rzeczywiste wydajności (efektywności) - identyfikacja kompletności, dokładności i ważności informacji zawartych w dokumentach służbowych.
V. Termin
Zadanie audytowe przeprowadzono w okresie od 06.11. do 24.11.2008r.
VI. Ustalenia
1. Obiekt 1
Analiza i ocena zgodności wewnętrznych procedur Urzędu Miasta Opola z przepisami obowiązującymi w zakresie identyfikacji i ewidencji podatników.
1.1. Kryteria szczegółowe
1.1.1. Zgodnie z art. 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity) wynikająca z ustaw podatkowych nieskonkretyzowana powinność przymusowego świadczenia pieniężnego w związku z zaistnieniem zdarzenia określonego w tych ustawach, stanowi obowiązek podatkowy. Natomiast zgodnie z art. 5 ww. ustawy wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz m.in. gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonym w przepisach prawa podatkowego określane jest mianem zobowiązania podatkowego. Ww. akt normatywny określa w art. 6 pojęcie podatku jako przymusowe, nieodpłatne, publicznoprawne oraz bezzwrotne, wynikające z ustawy podatkowej świadczenie pieniężne na rzecz m.in. gminy. Definicja podatnika jako osoby fizycznej, prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, podlegającej obowiązkowi podatkowemu została zamieszczona przez ustawodawcę w art. 7 § 1 ww. ustawy.
Ordynacja podatkowa wskazuje w art. 13 § 1 m.in. prezydenta miasta jako organ podatkowy pierwszej instancji sprawujący swą funkcję stosownie do swojej przestrzeganej z urzędu właściwości rzeczowej i miejscowej – art. 15 § 1 ww. ustawy.
1.1.2. Prezydent miasta, jako organ podatkowy właściwy w sprawach podatków i opłat lokalnych został wskazany w art. 1c ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity) Dz.U.06.121.844. Powyższa ustawa określa katalog podatków (w rozumieniu unormowań Ordynacji podatkowej) zawierający m.in.:
i. podatek od nieruchomości, opodatkowaniu któremu podlegają:
1) grunty;
2) budynki lub ich części;
3) budowle lub ich części związane z prowadzeniem działalności gospodarczej;
natomiast zakresem podmiotowym podatku od nieruchomości objęte są osoby fizyczne, prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, będące m.in. właścicielami lub posiadaczami samoistnych nieruchomości bądź też obiektów budowlanych, a także użytkownicy wieczyści nieruchomości oraz posiadacze całości lub części nieruchomości;
ii. podatek od środków transportowych, opodatkowaniu któremu podlegają:
1) samochody ciężarowe o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony i poniżej 12 ton;
2) samochody ciężarowe o dopuszczalnej masie całkowitej równej lub wyższej niż 12 ton;
3) ciągniki siodłowe i balastowe przystosowane do używania łącznie z naczepą lub przyczepą o dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów od 3,5 tony i poniżej 12 ton;
4) ciągniki siodłowe i balastowe przystosowane do używania łącznie z naczepą lub przyczepą o dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów równej lub wyższej niż 12 ton;
5) przyczepy i naczepy, które łącznie z pojazdem silnikowym posiadają dopuszczalną masę całkowitą od 7 ton i poniżej 12 ton, z wyjątkiem związanych wyłącznie z działalnością rolniczą prowadzoną przez podatnika podatku rolnego;
6) przyczepy i naczepy, które łącznie z pojazdem silnikowym posiadają dopuszczalną masę całkowitą równą lub wyższą niż 12 ton, z wyjątkiem związanych wyłącznie z działalnością rolniczą prowadzoną przez podatnika podatku rolnego;
7) autobusy;
natomiast zakresem podmiotowym podatku od środków transportowych objęte są osoby fizyczne i prawne będące właścicielami środków transportowych, a także nieposiadające osobowości prawnej jednostki organizacyjne, na które dany środek transportowy został zarejestrowany.
iii. opłata targowa pobierana od osób fizycznych, prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadajacych osobowości prawnej, które dokonują sprzedaży na targowiskach, czyli wszelkich miejscach, w których prowadzony jest handel; należy zaznaczyć, iż opłacie targowej nie podlega sprzedaż dokonywana w budynkach (z wyłączeniem sprzedaży dokonywanej na targowiskach pod dachem, a także halach używanych do targów, aukcji i wystaw);
iv. opłata od posiadania psów pobierana od osób fizycznych posiadających psa; ustawodawca określił, iż to rada gminy podejmuje decyzję o wprowadzeniu opłaty za posiadanie psa.
1.1.3. Zgodnie z zapisami art. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych osoby fizyczne, prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej zobowiązane są do złożenia właściwemu organowi podatkowemu informacji dotyczących nieruchomości i obiektów budowlanych. Powyższą informację sporządza się w formie formularza, którego wzór został ustalony przez Radę gminy w drodze uchwały. Formularz powyższy powinien zostać opracowany tak, aby zawierał dane dotyczące podmiotu i przedmiotu opodatkowania, niezbędne do wymiaru i poboru podatku.
1.1.4. Zgodnie z art. 9 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych osoby, na których ciąży obowiązek podatkowy w zakresie podatku od środków transportowych składają właściwemu organowi podatkowemu deklaracje na ww. podatek, na formularzu sporządzonym wg ustalonego (w drodze rozporządzenia) przez Ministra Finansów Publicznych wzoru.
1.1.5. Zgodnie z art. 7a ustawy o podatkach i opłatach lokalnych organy podatkowe gminy prowadzą, na potrzeby wymiaru i poboru podatków od nieruchomości, rolnego i leśnego, ewidencję podatkową nieruchomości. Powyższa ewidencja prowadzona jest w systemie informatycznym i zawiera dane dotyczące podatników oraz przedmiotów opodatkowania pochodzące głównie z:
i. deklaracji składanych przez podatników na podstawie odrębnych przepisów;
ii. ewidencji gruntów i budynków;
iii. aktów notarialnych;
iv. danych zawartych w księgach wieczystych;
v. ewidencji decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowaniu terenu oraz wydanych decyzji o pozwoleniu na budowę;
vi. Krajowej Ewidencji Podatników.
1.1.6. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz.U. z dnia 7 maja 2004r. Nr 107, poz. 1138) określa zasady prowadzenia ewidencji podatkowej nieruchomości. Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia ewidencja podatkowa obejmująca dane niezbędne do wymiaru i poboru podatku powinna zawierać następujące informacje dotyczące podatników:
i. osób fizycznych:
a) nazwisko;
b) pierwsze imię;
c) drugie imię;
d) adres zamieszkania;
e) numer identyfikacji podatkowej (NIP);
f) numer ewidencyjny PESEL;
g) numer identyfikacyjny REGON – w przypadku nadania;
ii. osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej:
1) nazwę pełna lub skróconą;
2) adres siedziby;
3) numer identyfikacji podatkowej (NIP);
4) numer identyfikacyjny REGON.
W prowadzonej ewidencji należy również uwzględnić własność przedmiotu opodatkowania.
1.1.7. Zgodnie z art. 293 ustawy Ordynacja podatkowa indywidualne dane podatników zawarte w deklaracjach oraz innych dokumentach objęte są tajemnicą skarbową, do której przestrzegania, na podstawie art. 294 są zobowiązani m.in. prezydent miasta oraz pracownicy samorządowych służb finansowych. Do przestrzegania tajemnicy skarbowej są również zobowiązane inne osoby, którym udostępniono informacje objęte tajemnicą skarbową, chyba że na ich ujawnienie zezwala przepis prawa. Zgodnie z art. 294 § 2 prezydent miasta oraz pracownicy samorządowych służb finansowych (posiadający dostęp do akt podatkowych) obowiązani są do pisemnego przyrzeczenia o następującej treści: Przyrzekam, że będę przestrzegał tajemnicy skarbowej. Oświadczam, że są mi znane przepisy o odpowiedzialności karnej za ujawnienie tajemnicy skarbowej. Działając na podstawie art. 299 organy podatkowe udostępniają informacje zawarte w aktach spraw podatkowych następującym podmiotom:
i. ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych;
ii. innym organom podatkowym;
iii. organom kontroli skarbowej;
iv. pracownikom wywiadu skarbowego;
v. Najwyższej Izbie Kontroli - w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o Najwyższej Izbie Kontroli;
vi. sądowi, prokuratorowi, a także upoważnionym pisemnie przez prokuratora funkcjonariuszom Policji lub Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego - w związku z toczącym się postępowaniem;
vii. służbom ochrony państwa, Agencji Wywiadu, Policji, Żandarmerii Wojskowej, Straży Granicznej, Służbie Więziennej i ich posiadającym pisemne upoważnienie funkcjonariuszom lub żołnierzom w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia postępowania sprawdzającego na podstawie przepisów o ochronie informacji niejawnych;
viii. Szefowi Centralnego Biura Antykorupcyjnego, jeżeli jest to konieczne dla skutecznego zapobieżenia przestępstwom lub ich wykrycia albo ustalenia sprawców i uzyskania dowodów;
ix. biegłym powołanym w toku postępowania podatkowego lub kontroli podatkowej - w zakresie określonym przez organ podatkowy;
x. wojewodzie i Szefowi Urzędu do Spraw Cudzoziemców - w zakresie prowadzonych postępowań dotyczących legalizacji pobytu cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
xi. innym organom - w przypadkach i na zasadach określonych w odrębnych ustawach oraz ratyfikowanych umowach międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska;
xii. powiatowym oraz wojewódzkim urzędom pracy;
xiii. jednostkom organizacyjnym Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;
xiv. jednostkom organizacyjnym Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;
xv. ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych - w celu realizacji zadań określonych w przepisach o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców;
xvi. Szefowi Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych w celu realizacji jego zadań ustawowych;
xvii. komornikom sądowym w związku z toczącym się postępowaniem egzekucyjnym lub zabezpieczającym;
xviii. wójtom, burmistrzom, prezydentom miast lub marszałkom województw w zakresie prowadzonych postępowań o przyznanie świadczeń rodzinnych lub świadczeń pieniężnych wypłacanych w przypadku bezskuteczności egzekucji alimentów;
xix. ośrodkom pomocy społecznej i powiatowym centrom pomocy rodzinie w zakresie prowadzonych postępowań o świadczenia z pomocy społecznej;
xx. służbom statystyki publicznej w zakresie wynikającym z programu badań statystycznych;
xxi. instytucjom zajmującym się obsługą środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub środków niepodlegających zwrotowi, pochodzących z innych źródeł zagranicznych.
1.1.8. Regulamin Organizacyjny (stanowiący załącznik do zarządzenia Nr OR.I-0152-94/06 Prezydenta Miasta Opola z dnia 1 sierpnia 2006r., ze zm.) stanowi podstawowy dokument normujący organizację Urzędu Miasta Opola (UM Opola). Zgodnie z § 40 Regulaminu Wydział Budżetu UM Opola odpowiedzialny jest za prowadzenie spraw związanych z podatkami i opłatami lokalnymi oraz za sporządzanie sprawozdań finansowych. Zgodnie z Załącznikiem nr 2 do ww. zarządzenia, zbiorcze zestawienie ewidencji i rejestrów prowadzonych przez wydziały UM Opola, Wydział Budżetu odpowiedzialny jest również za prowadzenie ewidencji podatkowej nieruchomości.
1.1.9. Zakres przedmiotowy zadań realizowanych przez Referat Wymiaru Podatków w zakresie prowadzonych postępowań podatkowych określają procedury wewnętrzne wprowadzone m.in. następującymi aktami:
i. Zarządzenie Nr OR.I-0151-495/2005 Prezydenta Miasta z dnia 24 sierpnia 2005r. w sprawie wprowadzenia procedury przeprowadzania postępowania podatkowego:
1) Załącznik Nr 1 – Procedura w sprawie postępowania dot. Ustalania wysokości zobowiązania podatkowego na dany rok podatkowy dla osób fizycznych;
2) Załącznik Nr 2 – Procedura w sprawie postępowania podatkowego wobec osób prawnych, jednostek organizacyjnych w tym spółek nieposiadających osobowości prawnej będących podatnikami lub płatnikami.
ii. Zarządzenie Nr OR.I-0151-494/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24 sierpnia 2005r. w sprawie wprowadzenia procedury przeprowadzania kontroli podatkowych. Załącznik Nr 1 do ww. zarządzenia zawiera Procedurę postępowania w sprawie przeprowadzania kontroli podatkowych w zakresie następujących podatków i opłat: podatku od nieruchomości, podatku rolnego, podatku leśnego oraz opłaty targowej.
iii. Zarządzenie Wewnętrzne Nr B.0147-2/06 Naczelnika Wydziału Budżetu z dnia 29 maja 2006r. w sprawie organizacji wewnętrznej Wydziału. Zgodnie z § 4 ww. zarządzenia do zadań Referatu Wymiaru Podatków należy m.in.:
1) realizowanie wszelkich prac związanych z wypełnianiem przez Prezydenta Miasta Opola funkcji organu podatkowego, w tym prowadzenie postępowań podatkowych, dokonywanie czynności sprawdzających oraz kontroli podatkowych;
2) zbieranie i przetwarzanie dokumentacji w zakresie podatków i opłat lokalnych w celu prowadzenia ewidencji podatkowej;
3) weryfikowanie pod względem formalno-rachunkowym oraz merytorycznym składanych informacji i deklaracji podatkowych;
1.2. Ustalenia stanu faktycznego
Celem badań w przedmiotowym obiekcie było dokonanie identyfikacji oraz ustalenie zakresu i zgodności wewnętrznych procedur Urzędu Miasta Opola z przepisami obowiązującymi w zakresie identyfikacji i ewidencji podatników. W ramach testów przeglądowych zespół audytorów przeprowadził analizę struktury organizacyjnej Urzędu Miasta Opola w wyniku której stwierdzono, iż zakres działań polegający na prowadzeniu spraw związanych z podatkami i opłatami lokalnymi powierzono do realizacji funkcjonującemu w ramach Wydziału Budżetu – Referatowi Wymiaru Podatków. Audytorzy poddali analizie również funkcjonujące w badanej komórce procedury wewnętrzne. Analiza badanego systemu wspomagana była zastosowaniem kwestionariusza kontroli wewnętrznej oraz rozmów z pracownikami Referatu Wymiaru Podatków.
1.2.1. Zespół audytowy poddał analizie poziom realizacji wynikającego z art. 7a ustawy o podatkach i opłatach lokalnych obowiązku prowadzenia ewidencji podatkowej nieruchomości (patrz pkt 1.1.5.). Audytorzy uzyskali następujące rezultaty:
i. Realizacja wymogu prowadzenia ewidencji podatkowej nieruchomości przebiega w oparciu o Zarządzenie Nr OR.I-0151-495/2005 Prezydenta Miasta z dnia 24 sierpnia 2005r. w sprawie wprowadzenia procedury przeprowadzania postępowania podatkowego (patrz pkt 1.1.9. ppkt i.);
ii. Załączniki do ww. zarządzeniastanowią dwie niezależne procedury, aczkolwiek posiadające wspólną podstawę prawną (ustawy: Ordynacja podatkowa, o podatkach i opłatach lokalnych, o podatku rolnym i o podatku leśnym) i zbliżony tryb regulacji przedmiotowego zagadnienia;
iii. Procedury określają, iż rejestr podatników zawierający informacje dotyczące:
1) położenia nieruchomości;
2) danych personalnych właściciela, współwłaścicieli, dzierżawcy lub najemcy;
3) powierzchni gruntów;
4) powierzchni budynków lub ich części;
5) wartości budowli;
prowadzony jest w systemie informatycznym SIGID. Zapis ten nie uwzględnia zmiany polegającej na wprowadzeniu systemu informatycznego KSAT2000, funkcjonującego w Urzędzie Miasta Opola od stycznia 2008r. Audytorzy stwierdzili, iż system SIGID pełni obecnie funkcję pomocniczą i będzie utrzymywany dla potrzeb archiwizacyjnych przez okres 10 lat, albowiem prowadzona ewidencja podatkowa nieruchomości (w zakresie podatku od nieruchomości) zgodnie z Jednolitym rzeczowym wykazem akt dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącym załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. (Dz. U. z 1999r. Nr 112 poz. 1319) w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowi ewidencję oznaczoną kategorią archiwalną B-10. Aktualnie dane są sukcesywnie generowane w aplikacji KSAT2000;
iv. Procedury wskazują również katalog ewidencji podatkowych prowadzonych przez Referat Wymiaru Podatków, w systemie informatycznym (zgodnie z art. 7a ustawy o podatkach i opłatach lokalnych), obejmujący następujące rodzaje podatków:
1) od nieruchomości;
2) rolnego;
3) leśnego.
v. Dodatkowo audytorzy na podstawie zwrotnych informacji uzyskanych w kwestionariuszu kontroli wewnętrznej, ustalili iż w strukturze organizacyjnej Urzędu Miasta Opola Wydział Finansowo-Księgowy prowadzi ewidencję podatników uiszczających:
1) podatek od środków transportowych;
2) opłatę od posiadania psów;
3) opłatę targową.
Należy jednocześnie nadmienić, iż:
a) ustawa o podatkach i opłatach lokalnych nie określa sposobu prowadzenia i kształtu ewidencji ww. podatków;
b) ustawą z dnia 7 grudnia 2006r. (Dz. U. z 2006r. Nr 249, poz. 1828) z mocą obowiązywania od dnia 1 stycznia 2008r., wprowadzono opłatę od posiadania psów na miejsce podatku od posiadania psów. Zgodnie z unormowaniami ww. ustawy organem decydującym o wprowadzeniu podatku / opłaty od posiadania psów jest rada gminy. W przypadku Rady Miasta Opola, podatek od posiadania psów został wprowadzony po raz ostatni Uchwałą nr III/6/06 z dnia 7 grudnia 2006r., z mocą obowiązywania od dnia 1 stycznia 2007r. Rada Miasta Opola nie podjęła decyzji o wprowadzeniu opłaty od posiadania psów na rok 2008.
vi. Procedury przeprowadzania postępowania podatkowego określają również katalog komórek organizacyjnych przekazujących do Referatu Wymiaru Podatków dokumentację niezbędna dla prowadzenia skutecznej ewidencji podatkowej. Zespół audytorów stwierdził, iż katalog komórek wskazanych w pkt 6 lit. f) Procedury w sprawie postępowania dotyczącego ustalania wysokości zobowiązania podatkowego na dany rok podatkowy dla osób fizycznych zawiera wskazanie w sposób błędny Referatu Skarbu Państwa zamiast Referatu Nieruchomości Skarbu Państwa.
Katalog ten, uwzględniając prawidłowe nazewnictwo komórek organizacyjnych UM Opola, obejmuje następujące podmioty:
1) Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii;
2) Wydział Lokalowy;
3) Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa;
4) Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa;
5) Wydział Administracyjno – Gospodarczy;
6) Wydział Gospodarki i Promocji Miasta;
7) Referat Nieruchomości Skarbu Państwa;
8) Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego;
9) Opolski Urząd Wojewódzki.
vii. Na podstawie zwrotnych odpowiedzi udzielonych w kwestionariuszu kontroli wewnętrznej zespół audytorów opracował wykaz rodzajów dokumentów przekazywanych przez komórki wymienione w ppkt vi. do Referatu Wymiaru Podatków. Zestawienie przedstawiono w poniższej tabeli:
Tabela nr 1
Zgodnie z zapisem wewnętrznej procedury dokumentacja przekazywana przez ww. podmioty podlega weryfikacji przeprowadzanej przez pracowników referatu, po czym dane w nich zawarte zostają wprowadzone do funkcjonującego systemu informatycznego.
W wyniku przeprowadzonego badania audytorzy potwierdzają fakt realizacji wymogu ustawowego prowadzenia ewidencji podatkowej nieruchomości. Audytorzy zwracają jednakże uwagę na brak uwzględnienia w funkcjonujących procedurach wdrożonego od dnia 1 stycznia 2008r. systemu informatycznego KSAT2000 i polecają uaktualnienie wewnętrznych uregulowań funkcjonujących w UM Opole.
1.2.2. W kolejnym badaniu przeprowadzonym w analizie przedmiotowego obiektu, zespół audytorów dokonał analizy stopnia weryfikacji przez pracowników Referatu Wymiaru Podatków informacji przekazywanych przez komórki wymienione w pkt 1.2.1., ppkt vi. niniejszego sprawozdania. W tym celu audytorzy, posłużyli się prowadzonym przez Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii rejestrem sprzedanych lokali mieszkaniowych w roku 2007, który to stanowi element składowy ewidencji gruntów i budynków. Ze względu na fakt, iż w roku 2007 (zgodnie z informacjami zawartymi w rejestrze) odnotowano 251 przypadków sprzedaży lokali. Zespół audytorów przeprowadził badanie na losowo dobranej próbie. Wyłonienie reprezentatywnej próby nastąpiło przy wykorzystaniu funkcji losowej programu Excel. Zespół audytowy w przedmiotowym badaniu zastosował następujące parametry:
· poziom precyzji wynoszący 2%;
· poziom błędu 3%;
· założony poziom ufności wynoszący 90%,
w wyniku czego wyłoniono grupę 81 przypadków sprzedaży, które poddano badaniu (testowaniu). Następnie audytorzy przeprowadzili test zgodności zapisów rejestru prowadzonego przez Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii z ewidencją prowadzoną przez Referat Wymiaru Podatków w systemie informatycznym SIGID. Audytorzy uzyskali następujące rezultaty:
i. Zidentyfikowano całość wylosowanej grupy, nie stwierdzono przypadków nieuwzględnienia w rejestrze podatników nowego podatnika;
ii. Ewidencja podatników prowadzona w systemie informatycznym zawiera katalog elementów wymienionych w § 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz.U. z dnia 7 maja 2004r. Nr 107, poz. 1138) – patrz pkt 1.1.6. niniejszego sprawozdania, czyli (w odniesieniu do osób fizycznych):
1) nazwisko;
2) pierwsze imię;
3) drugie imię;
4) adres zamieszkania;
5) numer identyfikacji podatkowej (NIP);
6) numer ewidencyjny (PESEL);
7) numer identyfikacyjny (REGON) – w przypadku, gdy został nadany.
iii. Zarządzenie Nr OR.I-0151-495/2005 Prezydenta Miasta z dnia 24 sierpnia 2005r. w sprawie wprowadzenia procedury przeprowadzania postępowania podatkowego określa, iż dane zamieszczone w informacjach przekazywanych przez merytoryczne komórki, powinny zostać wprowadzone, przez pracowników Referatu Wymiaru Podatków, w nieprzekraczalnym terminie 14 dni (od daty otrzymania) do systemu informatycznego. Ponieważ system nie generuje informacji określającej datę wprowadzenia informacji przekazywanych przez wydziały do ewidencji podatników. Brak tym samym możliwości zweryfikowania kwestii wprowadzania przez pracowników Referatu Wymiaru Podatków danych zamieszczanych w dokumentach przekazywanych do referatu przez wydziały w ww. terminie. Audytorzy ustalili, iż informacje o przekazaniu wspomnianych danych zamieszczane są w teczkach indywidualnych spraw podatkowych;
iv. Audytorzy stwierdzili nieliczne przypadki występowania rozbieżności pomiędzy informacjami zawartymi w rejestrze prowadzonym przez GNGiK, a informacjami wprowadzonymi do systemu SIGID. Rozbieżności te stanowią błędy literowe w zapisie nazwisk podatników oraz dat sprzedaży zamieszczanych w aktach notarialnych. Stwierdzone rozbieżności zostały, po uprzednim zweryfikowaniu z informacjami zamieszczonymi w indywidualnych teczkach spraw podatkowych wyeliminowane przez pracowników referatu.
Na podstawie uzyskanych rezultatów audytorzy pozytywnie oceniają poddany analizie obszar. Zgłaszają jednakże zastrzeżenia dotyczące stwierdzonych nielicznych przypadków rozbieżności zapisów wprowadzonych do systemu SIGID z informacjami znajdującymi się w teczkach spraw podatkowych. Uwagę audytorów wzbudził fakt, iż w związku z funkcjonowaniem w UM Opola, od stycznia 2008r. systemu informatycznego KSAT2000, dane podatkowe zostały zaimportowane z systemu SIGID do aktualnie obowiązującego. Tym samym istnieje ryzyko przeniesienia danych podatników obarczonych ww. błędami do systemu KSAT2000. Należy jednakże nadmienić, iż pracownicy Referatu Wymiaru Podatków systematycznie eliminują z zarządzanej bazy danych podatników informacje obarczone błędami.
1.2.3. Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr OR.I-0151-495/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24 sierpnia 2005r. zawierający Procedurę w sprawie postępowania dot. Ustalania wysokości zobowiązania podatkowego na dany rok podatkowy dla osób fizycznych określa, iż dostęp do aplikacji systemu informatycznego, w którym prowadzona jest ewidencja podatników podatku od nieruchomości powinien być ograniczony do pracowników Referatu Wymiaru Podatków biorących bezpośredni udział w procesie przetwarzania danych podatników. Dodatkowo ww. procedura obliguje do stosowania zabezpieczenia dostępu w postaci przypisania pracownikom indywidualnych haseł. Audytorzy uzyskali w kwestionariuszu kontroli wewnętrznej potwierdzenie realizacji wymogu stosowania ww. zabezpieczeń. Pracownicy Referatu Wymiaru Podatków posiadają indywidualne, jednak stałe hasła. Korzystanie z aplikacji KSAT jest możliwe po uprzednim zalogowaniu do systemu Windows. Należy wspomnieć, iż analogiczna sytuacja występuje w przypadku systemu SIGID. Audytorzy w ww. kwestionariuszu uzyskali informację, iż dostęp do aplikacji KSAT2000 posiadają wszyscy pracownicy referatu, natomiast ze względu na fakt, iż od dnia 1 stycznia 2008r. ewidencja podatkowa prowadzona jest w systemie KSAT2000, dostęp do aplikacji SIGID posiadają tylko następujący pracownicy referatu: (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
Zespół audytorów wystąpił do Wydziału Informatyki, do zakresu obowiązków którego (zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym UM Opola) należy m.in. utrzymanie ciągłości funkcjonowania systemu oraz wdrażanie nowych aplikacji zapewnienie bezpieczeństwa systemu informatycznego i poufności danych o udostępnienie wykazu osób zatrudnionych w Wydziale Budżetu posiadających dostęp do aplikacji systemu KSAT2000. W odpowiedzi audytorzy otrzymali zbiorcze zestawienie pracowników Urzędu Miasta Opola, którym Wydział Informatyki nadał uprawnienia do aplikacji KSAT. Zestawienie to nie obejmuje wszystkich pracowników UM Opola, którym nadano uprawnienia do aplikacji KSAT. W przypadku Referatu Wymiaru Podatków obejmuje tylko jednego pracownika: Panią(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). Z wyjaśnień otrzymanych od Wydziału Informatyki wynika, iż uprawnienia pozostałym pracownikom urzędu nadawano za pośrednictwem Centralnego Ośrodka Informatyki Górnictwa S.A w Katowicach, który jest dostawcą systemu informatycznego KSAT2000. Brak tym samym możliwości wskazania całości zbioru pracowników urzędu, którzy posiadają lub posiadali dostęp do programu KSAT. W wyniku stwierdzonego braku możliwości identyfikacji osób posiadających dostęp do aplikacji KSAT2000, pracownicy Wydziału Informatyki podjęli działania mające na celu uporządkowanie istniejącego stanu rzeczy, kontaktując się z pracownikami COIG-u. Jednakże do dnia przeprowadzenia narady zamykającej niniejsze zadanie audytowe tj. do dnia 24 listopada 2008r. zestawienie pracowników UM Opola posiadających dostęp do systemu KSAT2000 nie zostało sporządzone.
1.2.4. Skarbnik Miasta Opola pismem nr B.0114-1287/2008 (data wpływu 6 listopada 2008r.) zwróciła się do Naczelnika Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu z prośbą o przedłożenie opinii prawnej zezwalającej pracownikom audytu na wgląd do akt podatkowych, które są objęte tajemnicą skarbową (art. 293 Ordynacji Podatkowej), dodatkowo poinformowała, iż w art. 299 § 1 Ordynacji Podatkowej ustawodawca określił katalog zamknięty podmiotów, którym organy podatkowe mogą udostępniać indywidualne dane zawarte w deklaracji oraz innych dokumentach składanych przez podatników, płatników lub inkasentów (porównaj pkt. 1.1.7. sprawozdania).Skarbnik Miasta, sprawujący zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym UM Opola nadzór nad Wydziałem Budżetu, zobowiązała się do udostępnienia akt podatkowych pracownikom komórki audytu wewnętrznego dopiero po przedstawieniu pozytywnej opinii prawnej. W związku z powyższym Naczelnik Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu w dniu 7 listopada 2008r., zwrócił się do radcy prawnego Pana(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), z prośbą o wydanie opinii prawnej w następującym zakresie: Czy audytorzy wewnętrzni zatrudnieni w Urzędzie Miasta Opola korzystający z uprawnień określonych w ustawie o finansach publicznych oraz Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 10 kwietnia 2008r. „w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego”, działając jednocześnie na podstawie wydanych przez Prezydenta Miasta Opola upoważnień do przeprowadzenia zadania audytowego posiadają delegację umożliwiająca uzyskanie dostępu do indywidualnych danych zawartych w deklaracjach oraz innych dokumentach składanych przez podatników?
W dniu 14 listopada 2008r. uzyskano odpowiedź radcy prawnego następującej treści:
Z art. 299 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa wynika, że „Organy podatkowe udostępniają informacje zawarte w aktach spraw podatkowych, z wyłączeniem informacji określonych w art. 182, organom i osobom wymienionym w art. 298.”. Z w/w przepisu moim zdaniem wynika, że „udostępnienie” polega na możliwości przekazania informacji organom i osobom wymienionym w art. 298. Udostępnienie to ma charakter przekazania informacji „na zewnątrz” podmiotu – organu podatkowego. Organ podatkowy realizuje swoje zadania także przy pomocy audytorów – pracowników zatrudnionych w jednostce sektora finansów publicznych. Przeprowadzenie audytu odbywa się na zasadach określonych w ROZPORZĄDZENIU MINISTRA FINASÓW z dnia 10 kwietnia 2008r. „w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego” a w szczególności na podstawie imiennego upoważnienia wystawionego przez kierownika jednostki (§ 3 w/w rozp.) audytorowi. Ponadto zakres kompetencji audytora jest określony w przepisie § 4 w/w rozporządzenia który ponadto zobowiązuje audytora do zachowania tajemnicy ustawowo chronionej.
Tajemnica ustawowo chroniona to tajemnica do zachowania której jest zobowiązany audytor na podstawie przepisów ustaw np. art.293 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. „Ordynacja podatkowa” (zakres przedmiotowy tajemnicy) w związku z § 4 ust. 1 pkt. 1 ROZPORZĄDZENIU MINISTRA FINASÓW z dnia 10 kwietnia 2008r. „w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego”.
Biorąc powyższe pod uwagę uważam, że brak jest przeszkód prawnych do „udostępnienia” audytorom informacji zawartych w aktach podatkowych w trybie i na zasadach określonych w ROZPORZĄDZENIU MINISTRA FINASÓW z dnia 10 kwietnia 2008r. „w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego”.
Dodatkowo w ramach przedmiotowego badania zespół audytorów przeprowadził test zgodności polegający na sprawdzeniu sposobu realizacji wymogu określonego w art. 294 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, wg którego prezydent miasta oraz pracownicy samorządowych służb finansowych (posiadający dostęp do akt podatkowych) obowiązani są do złożenia pisemnego przyrzeczenia o następującej treści: Przyrzekam, że będę przestrzegał tajemnicy skarbowej. Oświadczam, że są mi znane przepisy o odpowiedzialności karnej za ujawnienie tajemnicy skarbowej. W związku z powyższym, w dniu 18 listopada 2008r. zespół audytowy wystąpił do Naczelnika Wydziału Organizacyjnego UM Opola, w składzie którego funkcjonuje Referat Kadr, o udzielenie odpowiedzi, czy w aktach osobowych pracowników zatrudnionych w Referacie Wymiaru Podatków znajdują się ww. przyrzeczenia. Audytorzy zwrócili się również z prośbą o potwierdzenie informacji, czy rzeczowe przyrzeczenia znajdują się w aktach osobowych Prezydenta Miasta Opola, Skarbnika Miasta Opola oraz Naczelnika Wydziału Budżetu. Zespół audytorów otrzymał zwrotną informację dnia 21 listopada 2008r. (data wpływu) potwierdzającą, iż w aktach osobowych ww. pracowników znajdują się przyrzeczenia o przestrzeganiu tajemnicy skarbowej. Tym samym audytorzy uzyskali zapewnienie, iż wymóg określony w art. 294 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa jest w UM Opola realizowany.
1.2.5. Zgodnie z zapisami ustawy o podatkach i opłatach lokalnych osoby fizyczne, prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej zobowiązane są do złożenia właściwemu organowi podatkowemu informacji dotyczących nieruchomości i obiektów budowlanych na formularzach, których wzór ustala rada gminy w drodze uchwały. Formularz powyższy powinien zostać opracowany tak, aby zawierał dane dotyczące podmiotu i przedmiotu opodatkowania, niezbędne do wymiaru i poboru podatku. Ww. ustawa określa również, iż osoby na których ciąży obowiązek podatkowy w zakresie podatku od środków transportowych składają właściwemu organowi podatkowemu deklaracje na ww. podatek, na formularzu sporządzonym wg wzoru ustalonego przez Ministra Finansów Publicznych (w drodze rozporządzenia). Zespół audytowy stwierdził, iż aktualnie obowiązujące wzory formularzy stanowią załączniki do następujących uchwał Rady Miasta Opola:
i. Uchwała nr XXI/192/07 Rady Miasta Opola z dnia 29 listopada 2007r. w sprawie wzorów formularzy podatku od nieruchomości, posiadająca załączniki zawierające następujące wzory:
1) informacji o nieruchomościach IN-1;
2) deklaracji na podatek od nieruchomości DN-1;
3) wykazu nieruchomości ZN-1;
4) karty korekty deklaracji DN-1.
ii. Uchwała nr XXI/194/07 Rady Miasta Opola z dnia 29 listopada 2007r. w sprawie wzorów formularzy podatku leśnego, posiadająca załączniki zawierająca następujące wzory:
1) informacji o lasach IL-1;
2) deklaracji na podatek leśny DL-1;
3) wykazu nieruchomości ZN-1.
iii. Uchwała nr XXI/193/07 Rady Miasta Opola z dnia 29 listopada 2007r. w sprawie wzorów formularzy podatku rolnego, posiadająca załączniki zawierające następujące wzory:
1) informacji o gruntach IR-1;
2) deklaracji na podatek rolny DR-1;
3) wykazu nieruchomości ZN-1.
Tym samym realizowany jest wymóg ustalania wzorów formularzy i deklaracji przez Radę gminy. Natomiast aktualnie obowiązujący wzór deklaracji na podatek od środków transportowych stanowi załącznik do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 października 2007r. w sprawie deklaracji na podatek od środków transportowych (Dz. U. z 2007r. Nr 205, poz. 1484).
1.2.6. W trakcie przeprowadzania zadania audytowego pracownicy Referatu Wymiaru Podatków wskazali w kwestionariuszu kontroli wewnętrznej, iż wzory dokumentów dla klientów (m.in. wymienione w pkt 1.2.5.) zostały przygotowane i udostępnione na stojakach znajdujących w punkcie przyjęć klientów referatu. Dodatkowo wskazano, iż ww. formularze udostępniono w Biurze Obsługi Obywatela (BOO) znajdującym się na w hallu głównym Ratusza oraz w Biuletynie Informacji Publicznej. W dniu 21 listopada 2008r. zespół audytorów przeprowadził rozmowę z pracownikiem zatrudnionym w BOO, w wyniku której stwierdzono, iż źródłem wzorów formularzy dla pracowników BOO stanowi zakładka na stronie internetowej Urzędu Miasta Opola – „Jak załatwić sprawę w Urzędzie”. Zgodnie z Procedurą tworzenia i aktualizacji kart usług świadczonych przez Urząd Miasta Opola stanowiącą załącznik do Zarządzenia Nr OR.I-0152-70/07 Prezydenta Miasta Opola z dnia 14 maja 2007r. zmieniające zarządzenia w sprawie wprowadzenia procedury tworzenia i aktualizacji kart usług świadczonych przez Urząd Miasta Opola. Na podstawie ww. procedury formularze kart numerowane są wg następującego wzoru: KU-XXX-99-F-99, gdzie KU-XXX-99 jest numerem karty usługi, F – oznacza formularz, 99 – stanowi numer kolejnego formularza dla danej kart (w formie 01, 02, itp.). Procedura powyższa wskazuje również Naczelników merytorycznych wydziałów jako osoby odpowiedzialne za aktualizację kart usług. Biorąc pod uwagę powyższe, w toku audytu, zespół audytorów przeprowadził dodatkowe badanie polegające na określeniu stopnia zgodności formularzy dostępnych na stronie internetowej www.opole.pl w zakładce „Jak załatwić sprawę w Urzędzie” z ustalonymi wzorami. Audytorzy uwzględnili również fakt, iż wymieniona zakładka stanowi podstawowe źródło informacji dla potencjalnego klienta Referatu Wymiaru Podatków oraz, jak pokazuje praktyka, pracowników UM Opola. Audytorzy uzyskali następujące rezultaty:
i. ww. zakładka zawiera wykaz druków – formularzy obowiązujących w UM Opola zawierający m.in. (w zakresie spraw prowadzonych przez Referat Wymiaru Podatków) przedstawiony w poniższej tabeli:
Tabela nr 2
ii. Karty usług oznaczone nr KU-B-01 oraz KU-B-08 zat. odpowiednio Podatek od nieruchomości, ustalanie wysokości podatku i Podatek rolny, ustalanie wysokości zobowiązania podatkowego zawierają komplet wzorów (załączników – wymienionych w pkt 1.2.5. ppkt i. oraz iii. sprawozdania);
iii. Karta usług oznaczona nr KU-B-03 zat. Podatek leśny, ustalanie wysokości podatku nie posiada załączonego wzoru wykazu nieruchomości ZN-1 (patrz pkt 1.2.5. ppkt ii. sprawozdania) stanowiącego integralną część składanej przez podatnika informacji lub deklaracji na podatek od nieruchomości, rolny lub leśny. Pouczenie zamieszczone w treści wykazu ZN-1 dopuszcza zastąpienie przez podatnika poprzez sporządzenie odrębnego wykazu posiadanych nieruchomości, o ile szczegółowość danych zawartych w tym zastępczym dokumencie nie będzie mniejsza niż określona w ustalonym wzorze. W związku z powyższym zespół audytorów zaleca uzupełnienie karty usługi o ww. wzór. Audytorzy podkreślają jednocześnie, iż wspomniany wzór wykazu ZN-1 jest dostępny zakładce „Podatki i opłaty lokalne” znajdującej się na stronie www.opole.pl.
iv. W opinii audytorów, w załącznikach dotyczących Informacji o udzielonej pomocy publicznej, oznaczonych następującymi numerami:
1) KU-B-04-F-01 (podatek od nieruchomości – odroczenie terminu płatności, rozłożenie na raty, umorzenie);
2) KU-B-05-F-01 (podatek od środków transportowych – odroczenie terminu zapłaty podatku, rozłożenie na raty);
3) KU-B-06-F-01 (podatek od środków transportowych - umorzenie);
4) KU-B-07-F-02 (podatek rolny – odroczenie terminu płatności, rozłożenie na raty, umorzenie),
w sposób błędny zamieszczono wzory informacji i oświadczeń. Błąd polega na trzykrotnym zamieszczeniu wzoru Oświadczenia o rodzaju działalności przedsiębiorcy. Zdaniem audytorów ww. załączniki powinny zawierać, zgodnie z wytycznymi zamieszczonymi w Opolskim Programie Pomocy Przedsiębiorcom (przyjętym Uchwałą Rady Miasta Opola z dnia 30 sierpnia 2007r. nr XVI/148/07) następujące wzory:
· Oświadczenia przedsiębiorcy ubiegającego się o pomoc publiczną w ramach zasady de minimis;
· Informacji o pomocy publicznej otrzymanej przez przedsiębiorcę w okresie trzech ostatnich lat budżetowych poprzedzających złożenia wniosku o udzieleni pomocy;
· Oświadczenia o rodzaju działalności gospodarczej przedsiębiorcy.
W związku z powyższym audytorzy zalecają stosowanie wymogu aktualizacji kart usług znajdujących się w Wirtualnym Biurze Obsługi Obywatela. Wymogu określonego w Procedurze tworzenia i aktualizacji kart usług świadczonych przez Urząd Miasta Opola stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr OR.I-0152-70/07 Prezydenta Miasta Opola z dnia 14 maja 2007r. zmieniającego zarządzenie w sprawie wprowadzenia procedury tworzenia i aktualizacji kart usług świadczonych przez Urząd Miasta Opola.
1.2.7. W toku testów przeglądowych, audytorzy stwierdzili, że obszar identyfikacji i ewidencji podatkowej był przedmiotem czynności kontrolnych przeprowadzonych w 2005r. przez pracowników Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu. Przedmiotowa kontrola została przeprowadzona w okresie od 10 marca do 15 kwietnia 2005r. i dotyczyła Prowadzenia spraw związanych ze zbieraniem, dokumentowaniem, ewidencjonowaniem i sprawdzaniem deklaracji podatkowych dotyczących podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego oraz opłaty skarbowej. W wyniku kontroli wydano zalecenie pokontrolne dotyczące przyjęcia jednakowych zasad prowadzenia kont podatników, ewidencji podatkowej oraz poboru podatku od nieruchomości wobec wszystkich najemców gminnych lokali użytkowych. Zespół audytorów w ramach analizowanego obiektu przeprowadził dodatkowe badanie (test zgodności) realizacji ww. zalecenia pokontrolnego. W tym celu audytorzy przeprowadzili wywiad z kierownikiem Referatu Wymiaru Podatków. Na podstawie uzyskanych informacji audytorzy ustalili, że Referat Wymiaru Podatków:
i. uzyskał od spółek zarządzających mieniem komunalnym informacje dotyczące najemców lokali;
ii. skierował do najemców lokali postanowienia o wszczęciu z urzędu postępowania podatkowego w sprawie ustalenia podatku od nieruchomości;
iii. naliczył należny podatek od nieruchomości za rok 2006;
iv. uzupełnił w efekcie podjętych czynności prowadzoną ewidencję;
Dodatkowo audytorzy dokonali wyrywkowego sprawdzenia dokumentacji podatników, które miało na celu potwierdzenia opisanego stanu rzeczy. W wyniku przeprowadzonej kontroli 5 przypadków potwierdzono, że odrębne konta zostały założone i są prowadzone przez Referat Wymiaru Podatków.
1.3. Analiza przyczyn i skutków uchybień
Ewidencja podatkowa nieruchomości, zawiera zbiór danych dotyczących podatników oraz przedmiotu opodatkowania, niezbędnych dla potrzeb wymiaru i poboru podatku. W wyniku przeprowadzonych badań dokonano identyfikacji oraz ustalono zakres zgodności wewnętrznych procedur Urzędu Miasta Opola z przepisami obowiązującymi w zakresie identyfikacji i ewidencji podatników. Przeprowadzone testy przeglądowe wykazały, iż obowiązki wynikające z przepisów regulujących obszar ewidencji podatkowej realizowane są przez Referat Wymiaru Podatków.
Badania przeprowadzone przez zespół audytorów wykazały, iż w Urzędzie Miasta Opola realizowany jest wymóg, określony w art. 7a ustawy o podatkach i opłatach lokalnych prowadzenia ewidencji podatkowej nieruchomości w systemie informatycznym. Z dniem 1 stycznia 2008r. wprowadzono do użytkowania system informatyczny KSAT2000, który zastąpił wykorzystywany dotychczas system SIGID – spełniający obecnie funkcję pomocniczą. Audytorzy stwierdzili, iż w funkcjonujących w ramach UM Opola wewnętrznych procedurach określających tryb przeprowadzania postępowań podatkowych nie uwzględniono aktualnie użytkowanego systemu informatycznego, w którym prowadzona jest ewidencja podatkowa. Audytorzy tym samym rekomendują dokonanie rewizji zapisów procedur regulujących przedmiotowy obszar w celu dostosowania ich do stanu zgodnego ze stanem faktycznym.
W wyniku przeprowadzonego badania, którego celem było dokonanie analizy stopnia weryfikacji informacji przekazywanych przez komórki merytoryczne UM Opola, do komórki prowadzącej ewidencję podatkową, audytorzy stwierdzili iż identyfikacja podatników przebiega w sposób sprawny. Audytorzy nie stwierdzili, w wylosowanej grupie przypadków nieuwzględnienia w prowadzonych rejestrach nowych podatników. Audytorzy w trakcie przedmiotowego badania potwierdzili, iż ewidencja zawiera niezbędne dane dotyczące podatników, których katalog został przez ustawodawcę wymieniony w § 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz.U. z dnia 7 maja 2004r. Nr 107, poz. 1138). Zespół audytorów stwierdził jednakże występowanie błędów literowych w prowadzonej ewidencji podatkowej. W związku z faktem dokonania importu danych podatników z systemu SIGID do aktualnie użytkowanego KSAT2000, zdaniem audytorów istnieje ryzyko, iż istniejące błędy zostały powielone. W tym celu audytorzy rekomendują systematyczne eliminowanie informacji obarczonych błędami literowymi z zarządzanej bazy danych podatników.
Zespół audytorów w trakcie przeprowadzanych badań stwierdził, wg stanu na dzień przeprowadzenia narady zamykającej niniejsze zadanie audytowe (tj. 24 listopada 2008r.), brak możliwości sporządzenia zbiorczego zestawienia pracowników UM Opola posiadających dostęp do aplikacji KSAT2000. Sytuacja ta wynika z faktu, iż uprawnienia umożliwiające korzystanie z aplikacji zostały nadane (w początkowym okresie wdrażania systemu) przez Centralny Ośrodek Informatyki Górnictwa S.A. w Katowicach, który jest dostawcą systemu. W związku z faktem, iż na skutek ustaleń zespołu audytowego, pracownicy Wydziału Informatyki - sprawującego nadzór nad funkcjonującym systemem, podjęli czynności naprawcze, audytorzy odstępują od wydania rekomendacji w przedmiotowym zakresie.
W toku badań audytowych, zespół stwierdził, iż w UM Opola realizowany jest wymóg określony w art. 294 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa zgodnie z którym, prezydent miasta oraz pracownicy samorządowych służb finansowych, posiadający dostęp do akt podatkowych, zobowiązani są do złożenia przyrzeczenia o przestrzeganiu tajemnicy skarbowej.
Zespół audytorów potwierdził również, iż realizowany jest wymóg ustalania wzorów formularzy i deklaracji dotyczących podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego, przez Radę gminy. Wymóg ten został określony w ustawie o podatkach i opłatach lokalnych. Audytorzy zgłaszają natomiast zastrzeżenia odnośnie realizacji wymogu aktualizacji kart usług znajdujących się w Wirtualnym Biurze Obsługi Obywatela, albowiem w trakcie przeprowadzania dodatkowego badania audytowego stwierdzono występowanie błędnych informacji w ww. kartach (szczegółowo opisane w pkt 1.2.6. sprawozdania). W związku z powyższym audytorzy rekomendują usunięcie stwierdzonych przez zespół błędów i zintensyfikowanie działań mających na celu przestrzeganie zapisów procedury wewnętrznej wprowadzającej obowiązek aktualizowania dostępnych na stronie internetowej Urzędu kart usług.
W wyniku przeprowadzonych testów, zespół audytowy stwierdził, iż Referat Wymiaru Podatków zrealizował zalecenie pokontrolne, które zostało wydane przez pracowników Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu w zakresie stosowania jednakowych zasad prowadzenia kont podatników, ewidencji podatkowej (…) wobec wszystkich najemców gminnych lokali użytkowych.
1.4. Rekomendacje
A. Zaktualizować w funkcjonujących procedurach regulujących obszar postępowania podatkowego zapisy dotyczące użytkowanego systemu informatycznego.
B. Doprowadzić, w sposób systematyczny do wyeliminowania błędów literowych w informacjach znajdujących się w prowadzonej ewidencji podatników.
C. Zaktualizować zawartość załączników kart usług dostępnych w Wirtualnym Biurze Obsługi Obywatela.
2. Obiekt 2
Ocena prawidłowości identyfikacji i ustalania należności podatkowych.
2.1. Kryteria szczegółowe
2.1.1. Zgodnie z art. 4 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity) podstawę do opodatkowania podatkiem od nieruchomości stanowią:
i. dla gruntów – powierzchnia;
ii. dla budynków lub ich części – powierzchnia użytkowa;
iii. dla budowli lub ich części związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – wartość;
2.1.2. Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity) rada gminy, w drodze uchwały określa wysokość stawek podatku od nieruchomości. Ustawodawca zastrzegł jednakże, iż stawki podatku nie mogą przekraczać rocznie następujących wartości:
i. od gruntów (art. 5 ust. 1 ppkt 1 ww. ustawy):
1) związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, bez względu na sposób zakwalifikowania w ewidencji gruntów i budynków - 0,71 zł od 1 m2 powierzchni,
2) pod jeziorami, zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych - 3,74 zł od 1 ha powierzchni,
3) pozostałych, w tym zajętych na prowadzenie odpłatnej statutowej działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego - 0,35 zł od 1 m2 powierzchni.
ii. od budynków lub ich części (art. 5 ust. 1 ppkt 2 ww. ustawy):
1) mieszkalnych - 0,59 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej,
2) związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz od budynków mieszkalnych lub ich części zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej - 19,01 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej,
3) zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie obrotu kwalifikowanym materiałem siewnym - 8,86 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej,
4) zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie udzielania świadczeń zdrowotnych - 3,84 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej,
5) pozostałych, w tym zajętych na prowadzenie odpłatnej statutowej działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego - 6,37 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej.
iii. od budowli - 2% ich wartości (art. 5 ust. 1 ppkt 3 ww. ustawy).
2.1.3. Zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity) rada gminy, w drodze uchwały określa wysokość stawek podatku od środków transportowych. Ustawodawca zastrzegł jednakże, iż stawki podatku nie mogą przekraczać rocznie następujących wartości:
i. od samochodu ciężarowego, w zależności od dopuszczalnej masy całkowitej pojazdu:
1) powyżej 3,5 tony do 5,5 tony włącznie - 676,87 zł,
2) powyżej 5,5 tony do 9 ton włącznie - 1.128,10 zł,
3) powyżej 9 ton - 1.353,72 zł;
ii. od samochodu ciężarowego - 2.583,31 zł;
iii. od ciągnika siodłowego lub balastowego - 1.579,33 zł;
iv. od ciągnika siodłowego lub balastowego, w zależności od dopuszczalnej masy całkowitej zespołu pojazdów:
1) do 36 ton włącznie - 1.996,71 zł,
2) powyżej 36 ton - 2.583,31 zł;
v. od przyczepy lub naczepy - 1.353,72 zł;
vi. od przyczepy lub naczepy, w zależności od dopuszczalnej masy całkowitej zespołu pojazdów:
1) do 36 ton włącznie - 1.579,33 zł,
2) powyżej 36 ton - 1.996,71 zł;
vii. od autobusu, w zależności od liczby miejsc do siedzenia:
1) mniejszej niż 30 miejsc - 1.579,33 zł,
2) równej lub wyższej niż 30 miejsc - 1.996,71 zł.
Załączniki nr 1, 2 i 3 do ww. ustawy zawierają zestawienia w formie tabelarycznej minimalnych stawek odpowiednio dla: samochodów ciężarowych o dopuszczalnej masie całkowitej równej lub wyższej niż 12 ton, ciągników siodłowych i balastowych przystosowanych do używania łącznie z naczepą lub przyczepą o dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów równej lub wyższej niż 12 ton oraz przyczep lub naczep, których masa całkowita łącznie z pojazdem silnikowym jest równa bądź większa niż 12 ton.
Ustawodawca zastrzegł, iż rada gminy przy określaniu wysokości stawek, może różnicować ich wysokość, uwzględniając wpływ środka transportowego na środowisko naturalne, rok produkcji lub też liczbę miejsc do siedzenia (art. 10 ust.2 ww. ustawy) .
2.1.4. Zgodnie z art. 19 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity) rada gminy, w drodze uchwały określa zasady ustalania oraz wysokość stawek opłat lokalnych, jednakże z zastrzeżeniem, iż wysokość tych stawek nie może przekraczać określonych wartości. W przypadku:
i. opłaty targowej, stawka nie może przekroczyć 631,94 zł dziennie;
ii. opłaty od posiadania psów, stawka nie może przekroczyć 100 zł rocznie od jednego psa.
2.1.5. Zgodnie z § 5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. z 2004r. Nr 107, poz. 1138) w ewidencji podatkowej nieruchomości, obejmującej dane niezbędne do wymiaru i poboru podatku, w zakresie danych dotyczących przedmiotu opodatkowania wykazuje się następujące elementy:
i. w odniesieniu do gruntów:
1) powierzchnię, określoną z dokładnością do 1 m2;
2) identyfikatory działek ewidencyjnych;
3) numer księgi wieczystej lub zbioru dokumentów oraz nazwę sądu, w którym jest prowadzona księga wieczysta lub zbiór dokumentów.
ii. w odniesieniu do budynków lub ich części:
1) powierzchnię użytkową, określoną zgodnie z przepisami ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych;
2) identyfikatory budynków;
3) numer księgi wieczystej lub zbioru dokumentów oraz nazwę sądu, w którym jest prowadzona księga wieczysta lub zbiór dokumentów, jeżeli budynek stanowi odrębny od gruntu przedmiot własności.
iii. w odniesieniu do budowli lub ich części związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – wartość stanowiącą podstawę opodatkowania budowli, określoną zgodnie z przepisami ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych.
2.1.6. Podstawowym dokumentem normującym organizację UM Opola jest Regulamin Organizacyjny (stanowiący załącznik do zarządzenia Nr OR.I-0152-94/06 Prezydenta Miasta Opola z dnia 1 sierpnia 2006r., ze zm.). Zgodnie z § 40 Regulaminu odpowiedzialność za prowadzenie spraw związanych z podatkami i opłatami lokalnymi powierzono Wydziałowi Budżetu UM Opola.
2.1.7. Realizowanie wszelkich prac związanych z wypełnianiem przez Prezydenta Miasta Opola funkcji organu podatkowego, w tym prowadzenie postępowań podatkowych oraz sporządzanie i przedkładania do zatwierdzenia (Prezydentowi Miasta Opola, Skarbnikowi Miasta Opola lub Naczelnikowi Wydziału Budżetu) decyzji wymiarowych dot. podatków i opłat lokalnych powierzono Referatowi Wymiaru Podatków funkcjonującemu w ramach Wydziału Budżetu. Wskazania ww. referatu dokonano w drodze Zarządzenia Wewnętrznego Naczelnika Wydziału Budżetu Nr B.0147-3/07 z dnia 25 kwietnia 2007r. (dokument aktualny) w sprawie organizacji wewnętrznej Wydziału Budżetu.
2.2. Ustalenia stanu faktycznego
Celem badań w przedmiotowym obiekcie było dokonanie oceny prawidłowości identyfikacji i ustalania należności podatkowych. Audytorzy w ramach testów przeglądowych, w obszarze prawidłowości identyfikacji należności zidentyfikowali Uchwały Rada Miasta w ramach których ustalono wysokość stawek podatków i opłat lokalnych funkcjonujących na terenie Miasta Opola w roku 2007. Natomiast analizując proces ustalania należności podatkowych, zespół audytorów przebadał prawidłowość ich ustalania. W tym celu poddano badaniom populację podmiotów (osób fizycznych) podatku od nieruchomości wg stawek ustalonych na rok 2007.
2.2.1. Zgodnie z zapisami ustawy o podatkach i opłatach lokalnych rada gminy określa w drodze uchwały wysokość stawek m.in. następujących podatków: od nieruchomości, od środków transportowych, opłaty targowej oraz opłaty od posiadania psów. W ramach testów przeglądowych, zespół audytorów (w celu identyfikacji zasad funkcjonowania badanego systemu) stwierdził, iż obowiązujące na terenie Miasta Opola w roku 2007 (okresie poddanym badaniom) stawki ww. podatków, zostały ustalone i wprowadzone następującymi aktami prawa miejscowego:
i. Uchwała nr III/4/06 Rady Miasta Opola z dnia 7 grudnia 2006r. w sprawie podatku od nieruchomości na terenie miasta Opola;
ii. Uchwała nr III/5/06 Rady Miasta Opola z dnia 7 grudnia 2006r. w sprawie podatku od środków transportowych na terenie miasta Opola;
iii. Uchwała nr III/6/06 Rady Miasta Opola z dnia 7 grudnia 2006r. w sprawie podatku od posiadania psów na terenie miasta Opola;
iv. Uchwała nr III/7/06 Rady Miasta Opola z dnia 7 grudnia 2006r. w sprawie opłaty targowej na terenie miasta Opola.
Tym samym potwierdzono, iż wymóg ustalania wysokości stawek podatków i opłat lokalnych przez radę gminy jest realizowany w praktyce.
2.2.2. W trakcie przeprowadzonego testu przeglądowego – kwestionariusza kontroli wewnętrznej, pracownicy komórki audytowanej wskazali, iż dla potrzeb wymiaru i poboru podatku od nieruchomości oraz podatku rolnego i leśnego Referat Wymiaru Podatku prowadzi ewidencję podatkową nieruchomości, natomiast ewidencja podatników uiszczających podatek od środków transportowych, podatek / opłatę od posiadania psów oraz opłatę targową prowadzona jest przez Wydział Finansowo - Księgowy. Zespół audytorów, w ramach badań mających na celu dokonanie oceny prawidłowości identyfikacji należności podatkowych, przeprowadził test zgodności wysokości stawek podatkowych podatku od nieruchomości, obowiązujących na terenie Miasta Opola w roku 2007 z wymogami określonymi w ustawie o podatkach i opłatach lokalnych (patrz pkt 2.1.2.).W wyniku przeprowadzonej analizy, audytorzy uzyskali następujące rezultaty, które przedstawiono w poniższej tabeli:
Tabela na 3
Analiza otrzymanych wyników badania wskazuje, że w każdej z kategorii wysokość uchwalonej na rok 2007 stawki podatku od nieruchomości mieściła się w granicach określonych w ustawie (art. 5 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych).
2.2.3. Zespół audytorów w trakcie przeprowadzanego testu przeglądowego – kwestionariusza kontroli wewnętrznej uzyskał informacje, iż uchwalone przez Radę Miasta Opola, w drodze uchwały, stawki podatku od nieruchomości wprowadzane są do systemu informatycznego, w którym prowadzona jest ewidencja podatkowa nieruchomości (do dnia 31 grudnia 2007r. funkcjonował system SIGID, od 1 stycznia 2008r. funkcjonuje system KSAT2000). System informatyczny, działając na potrzeby wymiaru podatku wylicza wysokość należnego podatku, który stanowi iloczyn powierzchni nieruchomości (wyrażonej w m2 lub ha) i uchwalonej przez radę gminy stawki podatku. W związku z powyższym audytorzy, przeprowadzili test rzeczywisty polegający na ocenie prawidłowości wyliczania należnego podatku od nieruchomości dla osób fizycznych za rok 2007. Zespół audytowy otrzymał od pracowników Referatu Wymiaru Podatków zestawienie wygenerowanych przez system informatyczny SIGID numerów identyfikacyjnych. Zestawienie to stanowiąc spis pracowników referatu z przyporządkowanymi im przedziałami numerów identyfikacyjnych prowadzonych nieruchomości przedstawia się w następujący sposób:
· (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)):
- N117001 – N119999;
- N125001 – N129999;
- N145001 – N159999;
· (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)):
- N025001 – N029999;
- N045051 – N046999;
- N054001 – N056999;
-N095002 – N116487;
- N410251 – N410253;
· (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)):
- N165001 – N169999;
- N175001 – N179999;
- N035001 – N039999;
- N057101 – N058999;
- N116651 – N116800;
- N410001 – N410150;
- N440001 – N449999;
· (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)):
- N065001 – N087075;
- N116101 – N116150;
- N116501 – N116569;
- N116921 – N116922;
- N135001 – N137302;
- N205001 – N245552;
- N265300 – N265999;
- N985001 – N989999;
· (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)):
- N015001 – N016999;
- N185001 – N199999;
- N265001 – N265299;
- N266001 – N299999;
- N255712 – N259999;
- N510001 – N534999,
gdzie „N” oznacza podatek od nieruchomości, natomiast dwie pierwsze cyfry – nazwę ulicy. W przedmiotowym badaniu zespół audytowy zastosował statystyczny dobór próby, przyjmując następujące parametry:
· poziom precyzji wynoszący 2%;
· poziom błędu 3%;
· założony poziom ufności wynoszący 90%.
W wyniku losowania wyłoniono grupę 88 numerów identyfikacyjnych które poddano badaniu (testowaniu). Audytorzy uzyskali następujące rezultaty:
i. wyliczenia wysokości należnego podatku od nieruchomości prowadzone w systemie informatycznym SIGID uwzględniają powierzchnię gruntów określoną z dokładnością do 1 m2– zgodnie z § 5 ust. 1 ppkt 1 lit. a Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. z 2004r. Nr 107, poz. 1138);
ii. wyliczenia wysokości należnego podatku od nieruchomości prowadzone w systemie informatycznym SIGID uwzględniają powierzchnię użytkową budynków lub ich części wyrażoną z dokładnością do 1 m2 - zgodnie z § 5 ust. 1 ppkt 2 lit. a Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. z 2004r. Nr 107, poz. 1138);
iii. wyliczenia wysokości należnego podatku od nieruchomości prowadzone w systemie informatycznym SIGID uwzględniają 2% wartości budowli lub ich części związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – zgodnie z § 5 ust. 1 ppkt 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. z 2004r. Nr 107, poz. 1138);
iv. uwzględnienie w prowadzonej ewidencji podatkowej nieruchomości elementów wymienionych w ppkt i. – iii. stanowi realizację wymogu wykazywania w ww. ewidencji, danych dotyczących przedmiotów opodatkowania, w zakresie powierzchni gruntów oraz budynków, a także wartości budowli stanowiącej podstawę jej opodatkowania - § 5 ust. 1 ppkt 1 lit. a), ppkt 2 lit. a) oraz ppkt 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. z 2004r. Nr 107, poz. 1138);
v. w wyliczeniach wysokości należnego podatku uwzględnia się ustalone przez Radę Miasta Opola (w drodze uchwały) stawki podatku od nieruchomości (patrz pkt 2.2.2., tabela nr 3);
vi. audytorzy przeprowadzili wyliczenia należnych kwot podatku dla wylosowanej grupy (88 przypadków), w wyniku których niestwierdzono występowania błędów w wysokości wyliczeń przeprowadzonych w Referacie Wymiaru Podatków. Uzyskane wyniki zespół audytowy przedstawił w tabeli stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego sprawozdania;
Uwzględniając uzyskane rezultaty audytorzy pozytywnie oceniają poddany analizie obszar. Stwierdzają tym samym prawidłowość wyliczeń należnego podatku od nieruchomości naliczonego za rok 2007.
2.2.4. Zespół audytorów przeprowadził również test zgodności realizacji wymogu określonego w § 5 ust. 1 ppkt 1 lit. b) i c) oraz ppkt 2 lit. b) i c) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. z 2004r. Nr 107, poz. 1138), polegającego na uwzględnianiu w ewidencji podatkowej nieruchomości danych dotyczących przedmiotu opodatkowania obejmujących m.in. następujące elementy:
i. w odniesieniu do gruntów:
1) identyfikatory działek ewidencyjnych;
2) numer księgi wieczystej lub zbioru dokumentów oraz nazwę sądu, w którym jest prowadzona księga wieczysta lub zbiór dokumentów.
ii. w odniesieniu do budynków lub ich części:
1) identyfikatory budynków;
2) numer księgi wieczystej lub zbioru dokumentów oraz nazwę sądu, w którym jest prowadzona księga wieczysta lub zbiór dokumentów, jeżeli budynek stanowi odrębny od gruntu przedmiot własności.
Badanie zostało przeprowadzone z zachowaniem następujących parametrów:
· poziomie precyzji wynoszącym 2%;
· poziomie błędu 3%;
· założonym poziomie ufności wynoszącym 90%,
na wyłonionej grupie 88 numerów identyfikacyjnych systemu informatycznego SIGID (patrz pkt 2.2.4.). W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono iż w prowadzonej przez Referat Wymiaru Podatków ewidencji podatkowej nieruchomości nie są wskazywane dane przedmiotu opodatkowania dotyczące identyfikatorów budynków / działek ewidencyjnych oraz numery ksiąg wieczystych. Audytorzy w dniu 21 listopada 2008r. uzyskali od kierownika Referatu Wymiaru Podatków pisemne wyjaśnienia w przedmiotowej sprawie, następującej treści: (…) dane, które winne być wprowadzone do ewidencji podatkowej nieruchomości są ogromną bazą danych a zatem odręczne jej wprowadzanie jest czynnością pracochłonną i czasochłonną(…). W związku z powyższym, uwzględniając wymóg określony w § 5 ust. 1 ppkt 1 lit. b) i c) oraz ppkt 2 lit. b) i c) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. z 2004r. Nr 107, poz. 1138), audytorzy zalecają podjęcie działań mających na celu uwzględnienie w prowadzonej ewidencji podatku od nieruchomości identyfikatorów działek ewidencyjnych, numerów ksiąg wieczystych oraz identyfikatorów budynków.
2.3. Analiza przyczyn i skutków uchybień
Badania w przedmiotowym obiekcie miały na celu dokonanie oceny prawidłowości identyfikacji oraz ustalania należności podatkowych. W trakcie prac audytorzy zidentyfikowali proces ustalania należności. W wyniku tej analizy ustalili, że wyliczenie należnej stawki odbywa się przy użyciu systemu informatycznego. Do dnia 31.12.2007r. użytkowano program SIGID, a od 2008r. program KSAT2000. Ustalono także, że oba systemy nadal funkcjonują. Bazy danych zawarte w systemie SIGID (w zakresie podatku od nieruchomości) zgodnie z Jednolitym rzeczowym wykazem akt dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącym załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. (Dz. U. z 1999r. Nr 112 poz. 1319) w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowią ewidencję oznaczoną kategorią archiwalną B-10. W związku z powyższym powinny być przechowywane przez okres 10 lat. Należy również nadmienić, iż ustalanie należności podatkowych na rok 2008 nastąpiło, już z wykorzystaniem programu KSAT2000.
Badania audytorów wykazały, że stawki podatków i opłat lokalnych zostały ustalone w drodze uchwał RM, zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity). W toku audytu przeprowadzono także test rzeczywisty, który miał na celu uzyskanie zapewnienia prawidłowości naliczania stawek podatku, zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie. Audytorzy badanie przeprowadzili na wyłonionej statystycznie próbie. Zastosowanie metody próbkowania statystycznego pozwoliło audytorom na efektywne przeprowadzenie badań a uzyskane rezultaty testu ekstrapolować na całą populację. Uzyskane wyniki badań nie wskazały uchybień w procesie ustalania należności podatkowych i pozwalają zapewnić, że są one ustalane w sposób zgodny z przepisami. W trakcie badań audytorzy stwierdzili uchybienie formalne polegające na nie uwzględnieniu w prowadzonej ewidencji danych dotyczących przedmiotu opodatkowania – identyfikatorów budynków / działek ewidencyjnych oraz numerów ksiąg wieczystych. Przyczyną zaistniałego stanu rzeczy jest (zgodnie z odpowiedzią udzieloną przez kierownika Referatu Wymiaru Podatków) fakt, iż (…) dane, które winne być wprowadzone do ewidencji podatkowej nieruchomości są ogromną bazą danych a zatem odręczne jej wprowadzanie jest czynnością pracochłonną i czasochłonną(…). Audytorzy przyjęli do wiadomości przedmiotowe wyjaśnienia, jednak podtrzymują swoje stanowisko w zakresie konieczności uzupełnienia ewidencji o brakujące elementy, zgodnie z § 5 ust. 1 ppkt 1 lit. b) i c) oraz ppkt 2 lit. b) i c) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. z 2004r. Nr 107, poz. 1138).
2.4. Rekomendacje
D. Podjąć działania mające na celu uwzględnienie w prowadzonej ewidencji podatkowej nieruchomości danych dotyczących identyfikatorów działek ewidencyjnych, identyfikatorów budynków oraz numerów ksiąg wieczystych.
VII. Uwagi i wnioski
Na podstawie opisanych w niniejszym sprawozdaniu ustaleń oraz analizy przyczyn i skutków uchybień rekomenduje się wykonanie następujących działań zmierzających do eliminowania w przyszłości stwierdzonych uchybień:
A. Zaktualizować w funkcjonujących procedurach regulujących obszar postępowania podatkowego zapisy dotyczące użytkowanego systemu informatycznego.
B. Doprowadzić, w sposób systematyczny do wyeliminowania błędów literowych w informacjach znajdujących się w prowadzonej ewidencji podatników.
C. Zaktualizować zawartość załączników kart usług dostępnych w Wirtualnym Biurze Obsługi Obywatela.
D. Podjąć działania mające na celu uwzględnienie w prowadzonej ewidencji podatkowej nieruchomości danych dotyczących identyfikatorów działek ewidencyjnych, identyfikatorów budynków oraz numerów ksiąg wieczystych.
Pouczenie:
Załącznik:
nr 1 – Tabela wyliczeń należnych kwot podatku od nieruchomości na rok 2007
Wykonano w 3 egzemplarzach, które otrzymują:
1) Egz. nr 1 – Prezydent Miasta Opola;
2) Egz. nr 2 – Naczelnik Wydziału Budżetu;
3) Egz. nr 3 – a/a.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
 |
 |