| Miasto Opole - wersja archiwalna |
 |
|
 |
|||||||||||||||
 |
 |
|
 |
|
|
Referat Audytu Wewnętrznego > Wykonywanie obowiązku egzekucji administracyjnej, wynikającego z ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji
STRESZCZENIE
Referat Egzekucji Administracyjnej (REA) wchodzi w skład Wydziału Budżetu, w pionie Skarbnika Miasta. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta Opola, do zakresu działania Wydziału Budżetu w zakresie przedmiotowym niniejszego zadania audytowego należy:
· egzekucja administracyjna podatków i opłat lokalnych, nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych, zaliczek alimentacyjnych, stypendiów szkolnych i dodatków mieszkaniowych,
· sporządzanie okresowych informacji dla Prezydenta o realizacji tytułów wykonawczych z tytułu podatków i opłat lokalnych,
Aktualnie w Referacie zatrudnione są 4 osoby (w tym kierownik referatu).
Badania przeprowadzone przez zespół audytorów potwierdziły legalność prowadzonych w Urzędzie Miasta Opola postępowań egzekucyjnych. Obowiązki w zakresie egzekucji administracyjnej w Urzędzie Miasta są realizowane w praktyce zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego i unormowaniami wewnętrznymi. Stwierdzone przez zespół audytorów formalne nieprawidłowości, nie miały bezpośredniego wpływu na prawidłowe i zgodne z obowiązującymi przepisami realizowanie obowiązków w badanym obszarze. Po przeprowadzeniu audytu, audytorzy wydali łącznie sześć rekomendacji, które mają charakter porządkowy, a zastosowanie ich w praktyce będzie miało wpływ na usprawnienie funkcjonowania systemu egzekucji w Urzędzie Miasta Opola.
I. CELE AUDYTU:
Celem niniejszego audytu była analiza podejmowanych czynności w ramach wykonywania obowiązku egzekucji administracyjnej.
II. ZAKRES:
· Podmiotowy:
audyt został przeprowadzony w Wydziale B, Referacie Egzekucji Administracyjnej;
· Przedmiotowy:
Ocena wykonywania obowiązku egzekucji administracyjnej w Urzędzie Miasta Opola.
III. OBIEKTY AUDYTU:
IV. ANALIZA RYZYKA:
Na podstawie zidentyfikowanych przez audytorów obszarów ryzyka w przedmiotowym zadaniu audytorzy wyłonili ww. obiektu audytu. Identyfikacja i analiza ryzyka jest podstawą planowania w audycie. W analizie audytorzy przyjęli zarówno ryzyka naturalne (ryzyko wystąpienia błędów bez względu na zastosowane kontrole), jak i ryzyka kontroli (ryzyko, że zastosowane mechanizmy kontrolne nie wykryją lub nie zapobiegną powstawaniu błędów). Zespół audytowy zwrócił szczególną uwagę na ryzyka związane z:
W wyniku przeprowadzonej analizy ryzyka dotyczącej wyłonionych obiektów audytorzy ustalili, że wyższym ryzykiem charakteryzuje się Obiekt 2. Najwyższą punktację przypisano takim kategoriom ryzyka jak: kontrola wewnętrzna oraz czynniki zewnętrzne, istotność i jakość zarządzania. Audytorzy stoją na stanowisku, że materializacja ryzyk w tych kategoriach niesie największe ryzyko niezgodnego z przepisami przeprowadzania postępowań egzekucyjnych. Stąd wynika potrzeba wysokiej efektywności systemu kontroli wewnętrznej, wysokiego poziomu wiedzy fachowej pracowników oraz wrażliwości na potencjalne naciski korupcyjne.
Biorąc pod uwagę badany system i dostępne zasoby Referatu Audytu Wewnętrznego, audytorzy poddali audytowi ww. obiekty.
Metodyka:
1. testy przeglądowe – identyfikacja zasad funkcjonowania badanych systemów oraz
potwierdzenie istnienie kontroli poprzez użycie niżej wymienionych technik:
· zapoznanie się z dokumentami służbowymi,
· uzyskiwania wyjaśnień i informacji od pracowników audytowanej jednostki w oparciu o kwestionariusz samooceny oraz kwestionariusze kontroli wewnętrznej,
· obserwację wykonywanych działań,
2. testy zgodności – analiza wszystkich zidentyfikowanych procedur w celu oceny stopnia i zakresu ich stosowania poprzez użycie niżej wymienionych technik:
· porównanie określonych zbiorów danych w celu wykrycia operacji nieprawidłowych lub kontrowersyjnych, wymagających wyjaśnienia,
· rekonstrukcję wydarzeń lub obliczeń pozwalającą ocenić dokładność i prawidłowość zastosowanych działań oraz wiarygodność wyników,
· sprawdzenie rzetelności informacji oraz jej porównanie z informacją zewnętrzną;
3. testy rzeczywiste wydajności (efektywności) – identyfikacja kompletności, dokładności
i ważności informacji zawartych w dokumentach służbowych.
V. TERMIN:
Zadanie audytowe zostało przeprowadzone w okresie od sierpnia do września 2008r.
VI. USTALENIA:
1. Obiekt 1
1.1. Kryteria szczegółowe
1.1.1. Zasady postępowania egzekucyjnego w administracji prowadzonego w celu doprowadzenia do wykonania przez zobowiązanych ich obowiązków, uregulowane zostały w ustawie z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005r. Nr 229, poz. 1954 j.t.). W przypadku jednostki samorządu terytorialnego niezrealizowane przez zobowiązanych obowiązki stanowią:
· podatki i opłaty lokalne;
· nienależnie pobrane świadczenia rodzinne, zaliczki alimentacyjne, stypendia szkolne oraz dodatki mieszkaniowe.
Zgodnie z art. 19 § 2 ww. ustawy organem egzekucyjnym jest właściwy organ gminy o statucie miasta, w zakresie należności, dla których ustalenia lub określenia i pobierania jest właściwy ten organ.
Art. 15 § 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (u.p.e.a.) określa, iż egzekucja administracyjna może być wszczęta, jeżeli wierzyciel, po upływie terminu do wykonania przez zobowiązanego obowiązku, przesłał mu pisemne upomnienie, zawierające wezwanie do wykonania obowiązku z zagrożeniem skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Postępowanie egzekucyjne może być wszczęte dopiero po upływie 7 dni od dnia doręczenia tego upomnienia. Art. 18 u.p.e.a. obliguje do zastosowania w tym zakresie odpowiednio przepisów k.p.a. w przedmiocie doręczeń (art. 39 – 47 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego).
Organ egzekucyjny na podstawie art. 26 § 1 u.p.e.a. wszczyna egzekucje administracyjną na wniosek wierzyciela i na podstawie wystawionego przez niego tytułu wykonawczego, sporządzonego według ustalonego wzoru. Art. 27 § 1 ww. ustawy zawiera katalog niezbędnych elementów składowych tytułu wykonawczego:
· oznaczenie wierzyciela;
· wskazanie imienia i nazwiska lub firmy zobowiązanego i jego adresu, a także określenie zatrudniającego go pracodawcy i jego adresu, jeżeli wierzyciel posiada taką informację;
· treść podlegającego egzekucji obowiązku, podstawę prawną tego obowiązku oraz stwierdzenie, że obowiązek jest wymagalny, a w przypadku egzekucji należności pieniężnej - także określenie jej wysokości, terminu, od którego nalicza się odsetki z tytułu niezapłacenia należności w terminie, oraz rodzaju i stawki tych odsetek;
· wskazanie zabezpieczenia należności pieniężnej hipoteką przymusową albo przez ustanowienie zastawu skarbowego lub rejestrowego lub zastawu nieujawnionego w żadnym rejestrze, ze wskazaniem terminów powstania tych zabezpieczeń;
· wskazanie podstawy prawnej pierwszeństwa zaspokojenia należności pieniężnej, jeżeli należność korzysta z tego prawa i prawo to nie wynika z zabezpieczenia należności pieniężnej;
· wskazanie podstawy prawnej prowadzenia egzekucji administracyjnej;
· datę wystawienia tytułu, podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego podpisującego oraz odcisk pieczęci urzędowej wierzyciela;
· pouczenie zobowiązanego o skutkach niezawiadomienia organu egzekucyjnego o zmianie miejsca pobytu;
· pouczenie zobowiązanego o przysługującym mu w terminie 7 dni prawie zgłoszenia do organu egzekucyjnego zarzutów w sprawie prowadzenia postępowania egzekucyjnego;
· klauzulę organu egzekucyjnego o skierowaniu tytułu do egzekucji administracyjnej;
· wskazanie środków egzekucyjnych stosowanych w egzekucji należności pieniężnych.
Natomiast wzory tytułów wykonawczych zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r. w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z dnia 30 listopada 2001r. Nr 137, poz. 1541 ):
· tytuł wykonawczy wystawiony na jedną dochodzoną należność pieniężną, zwany dalej „jednopozycyjnym”, stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia;
· tytuł wykonawczy wystawiony na nie więcej niż cztery dochodzone należności pieniężne, zwany dalej „czteropozycyjnym”, stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia.
Ww. rozporządzenie Ministra Finansów również określa w § 7, iż do przesyłanych do organu egzekucyjnego tytułów wykonawczych lub ich odpisów wierzyciel załącza ewidencję tytułów wykonawczych sporządzoną w dwóch egzemplarzach. Pierwszy egzemplarz przeznaczony jest dla organu egzekucyjnego, natomiast drugi, po potwierdzeniu przyjęcia tytułów do egzekucji, organ egzekucyjny zwraca wierzycielowi. Wzór ewidencji stanowi załącznik nr 8 do rozporządzenia. Działając na podstawie art. 29 u.p.e.a. organ egzekucyjny bada dopuszczalność egzekucji administracyjnej, organ ten jednakże nie jest uprawniony do badania zasadności i wymagalności obowiązku objętego tytułem wykonawczym. Jeżeli obowiązek, którego dotyczy tytuł wykonawczy, nie podlega egzekucji administracyjnej lub tytuł wykonawczy nie spełnia wymogów formalnych określonych w art. 27 § 1 i 2 u.p.e.a. organ egzekucyjny nie przystępuje do egzekucji, zwracając tytuł wierzycielowi.
1.1.2. Prezydent Miasta Opola w dniu 30 marca 2007r. zarządzeniem wewnętrznym nr OR.I-0152-47/07 zmieniającym zarządzenie w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola utworzył Referat Egzekucji Administracyjnej funkcjonujący w ramach Wydziału Budżetu. Do zakresu działań utworzonej komórki należy:
· prowadzenie egzekucji administracyjnej:
- podatków i opłat lokalnych;
- nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych;
- zaliczek alimentacyjnych;
- stypendiów szkolnych;
- dodatków mieszkaniowych, a także
· sporządzanie okresowych informacji dla Prezydenta Miasta o realizacji tytułów wykonawczych i opłat lokalnych.
Nowoutworzona komórka organizacyjna zastąpiła funkcjonujący poprzednio w strukturach organizacyjnych UM Opola Referat Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości, realizujący czynności opisane w u.p.e.a.
1.2. Ustalenia stanu faktycznego
1.2.1. Badania audytowe przeprowadzone w przedmiotowym obiekcie miały za zadanie dokonanie analizy konstrukcji organu egzekucyjnego funkcjonującego w strukturze organizacyjnej Urzędu Miasta Opola.W tym celu audytorzy przeprowadzili wywiad z kierownikiem Referatu Egzekucji Administracyjnej, udokumentowany w kwestionariuszu samooceny. Na podstawie otrzymanych przez zespół audytorów zwrotnych odpowiedzi audytorzy zidentyfikowali następujące procedury wewnętrzne określające organizację referatu oraz zasady prowadzenia postępowań egzekucyjnych w UM Opola:
i. Zarządzenie Nr OR.II-0152-21/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 19 sierpnia 2003r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu wynagrodzenia prowizyjnego pracowników Urzędu Miasta Opola za osobiste wykonywanie czynności z zakresu egzekucji administracyjnej należności pieniężnych;
ii. Zarządzenie Nr OR.I-0152-53/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 12 sierpnia 2005r. w sprawie wprowadzenia procedury postępowania przy egzekucji prowadzonej na zasadach postępowania egzekucyjnego w administracji przez Referat Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości Urzędu Miasta Opola;
iii. Zarządzenie Nr OR.I-0152-73/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 12 września 2005r. w sprawie wprowadzenia procedury windykacji należności z tytułu podatków i opłat lokalnych w Wydziale Finansowo-Ksiegowym Urzędu Miasta Opola;
iv. Zarządzenie Nr OR.I-0152-10/06 Prezydenta Miasta Opola z dnia 26 stycznia 2006r. w sprawie wprowadzenia zasad postępowania przy egzekucji obowiązku szkolnego;
v. Zarządzenie Wewnętrzne Nr B.0147-3/07 Naczelnika Wydziału Budżetu z dnia 25 kwietnia 2007r. w sprawie organizacji wewnętrznej Wydziału Budżetu;
vi. Zarządzenie Wewnętrzne Nr KFEiS.0147-1/06 Kierownika Referatu Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości z dnia 28 lutego 2006r. w sprawie ustalenia zasad kontroli wewnętrznej;
vii. Zarządzenie Wewnętrzne Nr KFEiS.0147-2/06 Kierownika Referatu Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości z dnia 28 kwietnia 2006r. w sprawie organizacji pracy Referatu;
viii. Zarządzenie Wewnętrzne Nr KFEiS.0147-3/06 Kierownika Referatu Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości z dnia 2 maja 2006r. w sprawie wprowadzenia do stosowania wyciągu z rzeczowego wykazu akt oraz rejestrów stosowanych w Referacie;
ix. Zarządzenie Wewnętrzne Nr KFEiS.0147-4/06 Kierownika Referatu Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości z dnia 20 września 2006r. zmieniające zarządzenie w sprawie organizacji pracy referatu.
Przeprowadzona przez audytorów analiza treści ww. procedur wskazywanych jako obowiązujące wykazała, iż nie uwzględniają one zmian w strukturze organizacyjnej Wydziału Budżetu, polegających na utworzeniu Referatu Egzekucji Administracyjnej (REA). Zmiana polegająca na utworzeniu nowej komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za prowadzenie postępowań egzekucyjnych została wprowadzona Zarządzeniem Wewnętrznym Nr OR.I-0152-47/07 Prezydenta Miasta Opola z dnia 30 marca 2007r. zmieniającym zarządzenie w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola. Tym samym zastąpiono funkcjonujący dotychczas Referat Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości. Wymienione w ppkt. i-ix uregulowania wewnętrzne wskazują nieistniejący Referat Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości, co jest niezgodne ze stanem faktycznym. Zespół audytorów rekomenduje niezwłoczne podjęcie czynności mających na celu zaktualizowanie obowiązujących w Urzędzie Miasta Opola procedur regulujących przedmiotowy obszar i doprowadzenie tym samym do pełnej zgodności ze stanem faktycznym wynikającym z obowiązującego w UM Opola Regulaminu Organizacyjnego.
1.2.2. Zespół audytorów przeprowadził test przeglądowy w celu zidentyfikowania komórek organizacyjnych Urzędu Miasta oraz zakresu współpracy z Referatem Egzekucji Administracyjnej w ramach realizacji zadań dotyczących egzekucji administracyjnej. Załącznik do Zarządzenia Nr OR.I-0152-53/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 12 sierpnia 2005r. zawierający Procedurę postępowania przy egzekucji prowadzonej na zasadach postępowania egzekucyjnego w administracji przez Referat Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości Urzędu Miasta Opola w części III zatytułowanej „Tryb postępowania” zawiera m.in. katalog komórek organizacyjnych UM Opola przekazujących REA wystawione tytuły wykonawcze:
- Wydział Lokalowy;
- Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa;
- Wydział Oświaty;
- Referat Księgowości Podatkowej w Wydziale Finansowo-Księgowym
- Miejski Zarząd Dróg.
Dodatkowo wskazany został Wydział Spraw Obywatelskich jako komórka udostępniająca informacji dotyczących zobowiązanego, w przypadku wystąpienia trudności w bezpośrednim wyegzekwowaniu należności.
Kierownik Referatu Egzekucji Administracyjnej udzielając zwrotnej odpowiedzi na pytanie dotyczące zakresu współpracy referatu z komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Opola wskazał następujące komórki:
- Referat Księgowości Podatkowej w Wydziale Finansowo-Księgowym;
- Referat Wymiaru Podatków w Wydziale Budżetu;
- Wydział Świadczeń Socjalnych;
- Wydział Spraw Obywatelskich;
- Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii.
Zespół audytorów przedstawił w poniższej tabeli różnice wynikające z porównania katalogu komórek organizacyjnych wymienionych w obowiązującej Procedurze postępowania przy egzekucji prowadzonej na zasadach postępowania egzekucyjnego w administracji przez Referat Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości UM Opola z informacjami uzyskanymi od kierownika Referatu Egzekucji Administracyjnej:
Tabela nr 1
Dodatkowo zespół audytorów, w celu zweryfikowania informacji podanych przez kierownika REA z wyszczególnionym w obowiązującej procedurze katalogiem podmiotów, rozesłał pocztą elektroniczną pismo z prośbą o opisanie sposobu i zakresu współpracy z Referatem Egzekucji Administracyjnej. Audytorzy skierowali zapytanie do komórek wymienionych w ww. procedurze oraz wskazanych przez kierownika REA. Celem badania było określenie zakresu współpracy Referatu Egzekucji Administracyjnej z komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Opola zgodnego ze stanem faktycznym.
W wyniku podjętych czynności uzyskano następujące rezultaty:
· Wydział Lokalowy nie prowadzi współpracy z Referatem Egzekucji Administracyjnej. W procedurze stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr OR.I-0152-53/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 12 sierpnia 2005r. nie uwzględniono zmiany w strukturze organizacyjnej Urzędu Miasta Opola wprowadzonej Zarządzeniem Nr OR.I-0152-42/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 1 lipca 2005r. polegającej na utworzeniu Wydziału Świadczeń Socjalnych odpowiedzialnego m.in. za wydawanie decyzji administracyjnych z zakresu świadczeń rodzinnych, zaliczek alimentacyjnych, stypendiów i zasiłków szkolnych oraz dodatków mieszkaniowych, a także za prowadzenie spraw związanych ze zwrotem nienależnie pobranych świadczeń. Utworzenie Wydziału Świadczeń Socjalnych w drodze Zarządzenia PM Nr OR.I-0152-42/2005 spowodowało wykreślenie z zakresu działalności Wydziału Lokalowego prowadzenia spraw związanych z przyznawaniem dodatków mieszkaniowych. Powyższe zmiany nie zostały uwzględnione w procedurze stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr OR.I-0152-53/2005 z dnia 12 sierpnia 2005r.;
· Kierownik REA nie wskazał Wydziału Ochrony Środowiska i Rolnictwa jako komórki współpracującej z referatem. Odpowiedź udzielona przez kierownika REA jest niezgodna z obowiązującą procedurą oraz stanem faktycznym. Zespół audytowy potwierdził fakt istniejącej współpracy (zgodnie z procedurą stanowiącą załącznik do Zarządzenia Nr OR.I-0152-53/2005 z dnia 12 sierpnia 2005r.) uzyskując informację od Wydziału OŚR dotyczącą współpracy z Referatem Egzekucji Administracyjnej UM Opola w sprawie nałożenia (…) obowiązku usunięcia odpadów z magazynu zlokalizowanego w miejscowości Jemielnica;
· Kierownik REA niezgodnie ze stanem faktycznym nie wskazał Wydziału Oświaty (wymienionego w procedurze) jako komórki współpracującej z referatem. Wydział Oświaty przygotowuje tytuł wykonawczy (przekazywany do REA) dotyczący wyegzekwowania nieuiszczonej w terminie grzywny, nałożonej w celu przymuszenia spełnienia obowiązku szkolnego. Wydział Oświaty przekazał audytorom następującą informację z zakresu współpracy z REA: Aby uregulować sprawę egzekucji ww. obowiązków i ustalić, kto z ramienia gminy ma prowadzić egzekucję, Wydział Oświaty podjął w 2005 roku rozmowy z Referatem Egzekucji Administracyjnej. Niestety nie przyniosły one rezultatu, gdyż Referat Egzekucji Administracyjnej uznał, że to zagadnienie nie należy do jego kompetencji. Wydział Oświaty, nie mając pracowników przeszkolonych w zakresie egzekucji administracyjnej, przystąpił samodzielnie do uregulowania tej kwestii. W związku z powyższym w Wydziale przygotowano Zasady postępowania przy egzekucji obowiązku szkolnego, wprowadzone Zarządzeniem Nr OR.I-0152-10/06 Prezydenta Miasta Opola z dnia 26 stycznia 2006 r.
· Referat Księgowości Podatkowej w Wydziale Finansowo-Księgowym współpracuje z Referatem Egzekucji Administracyjnej w oparciu o procedurę windykacji należności z tytułu podatków i opłat lokalnych w Wydziale Finansowo-Księgowym wprowadzoną Zarządzeniem Nr OR.I-0152-73/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 12 września 2005r. określającą zakres oraz tryb współpracy z REA. Referat Finansowo-Księgowy przekazuje REA sporządzone tytuły wykonawcze dotyczące należności z tytułu nieuiszczonych w terminie następujących podatków i opłat lokalnych:
- podatek od nieruchomości,
- podatek rolny,
- podatek od środków transportowych,
- opłata targowa,
- zezwolenie na sprzedaż alkoholu;
W opinii audytorów zapis pkt 15 ww. procedury określający, iż tytuł wykonawczy sporządza się na druku określonym w art. 27 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji nie jest adekwatny do treści obowiązujących przepisów. Albowiem wzory tytułów wykonawczych stanowią załącznik nr 4 i załącznik nr 5 (odpowiedni dla tytułu jednopozycyjnego i czteropozycyjnego) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r. w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z dnia 30 listopada 2001r. Nr 137, poz. 1541 ). Natomiast art. 27 u.p.e.a. w § 1 zawiera katalog niezbędnych elementów składowych tytułu wykonawczego.
· Miejski Zarząd Dróg współpracuje z Referatem Egzekucji Administracyjnej w zakresie przekazywania do wykonania przygotowanych tytułów wykonawczych. Powstałe zobowiązania dotyczą nieuregulowanych opłat parkingowych oraz opłat z tytułu zajęcia pasa ruchu drogowego;
· Referat Wymiaru Podatków w Wydziale Budżetu udziela pracownikom REA prowadzącym postępowania egzekucyjne informacji dotyczących wprowadzanych zmian podstawy opodatkowania, a także odnośnie wydawanych decyzji administracyjnych o umorzeniach oraz rozłożeniach należności na raty, podejmowanych na wniosek zobowiązanych;
· Wydział Spraw Obywatelskich udostępnia dane osobowe zobowiązanych, w przypadku wystąpienia trudności w bezpośrednim wyegzekwowaniu należności.
W wyniku przeprowadzonych badań zespół audytowy zidentyfikował komórki organizacyjne współpracujące z Referatem Egzekucji Administracyjnej (patrz tabela nr 1). Sporządzony przez audytorów, zgodny ze stanem faktycznym katalog (obejmujący aktualną strukturę organizacyjną Urzędu) zawiera następujące komórki:
· Referat Księgowości Podatkowej w Wydziale Finansowo - Księgowym;
· Referat Wymiaru Podatków w Wydziale Budżetu;
· Wydział Świadczeń Socjalnych;
· Wydział Oświaty;
· Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa;
· Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii;
· Wydział Spraw Obywatelskich;
· Miejski Zarząd Dróg.
Audytorzy rekomendują uwzględnienie aktualnej struktury organizacyjnej Urzędu Miasta Opola w Procedurze postępowania przy egzekucji prowadzonej na zasadach postępowania egzekucyjnego w administracji przez Referat Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości Urzędu Miasta Opola, w celu doprowadzenia do zgodności zfaktycznym zakresem prowadzonej współpracy, uwzględniając aktualnie obowiązującą strukturę organizacyjną i nazewnictwo komórek organizacyjnych.
1.2.3. Zgodnie z § 40 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola Wydział Budżetu sporządza okresowe informacje dla Prezydenta o realizacji tytułów wykonawczych z tytułu podatków i opłat lokalnych. Naczelnik Wydziału Budżetu Zarządzeniem Wewnętrznym Nr B.0147-3/07 z dnia 25 kwietnia 2007r. w sprawie organizacji wewnętrznej Wydziału Budżetu przydzielił do realizacji powyższe zadanie Referatowi Egzekucji Administracyjnej pełniącemu funkcję organu egzekucyjnego w ramach struktury organizacyjnej urzędu. Zespół audytorów przeprowadził badanie mające na celu analizę stopnia realizacji przez Referat Egzekucji Administracyjnej obowiązku sprawozdawczości dotyczącej realizacji tytułów wykonawczych. Zespół audytorów ustalił, iż okresowe informacje dla Prezydenta Miasta są sporządzane w odstępach półrocznych i dołączane do zbiorczych zestawień przygotowywanych w związku z obowiązkiem sporządzania informacji z wykonania budżetu Miasta Opola za I półrocze danego roku oraz informacji z wykonania budżetu za cały rok. Należy zaznaczyć, iż Referat Egzekucji Administracyjnej podejmuje czynności mające na celu sporządzenie informacji dotyczącej zrealizowanych zadań własnych na podstawie pisma Skarbnika Miasta kierowanego do kierowników następujących komórek organizacyjnych:
· Wydział Budżetu:
- Referat Wymiaru Podatków;
- Referat Spółek i Nadzoru Właścicielskiego;
- Referat Egzekucji Administracyjnej;
· Wydział Finansowo-Ksiegowy:
- Referat Księgowości Dochodów Budżetowych;
- Referat Księgowości Wydatków Budżetowych;
- Referat Księgowości Podatkowej;
- Referat Księgowości Organu.
Przedmiotowe pismo stanowi zbiór wytycznych dotyczących sposobu oraz zakresu przygotowywanych materiałów informacyjnych zawierających dane liczbowe oraz ich omówienie. Referat Egzekucji Administracyjnej przedstawia informacje dotyczące:
· ilości otrzymanych tytułów wykonawczych od poszczególnych komórek organizacyjnych;
· ilości otrzymanych tytułów wykonawczych za zaległości od podatku od środków transportowych;
· ilości tytułów za zaległości od podatku od nieruchomości;
· z innych tytułów;
· wyegzekwowanych należności, z wyszczególnieniem:
- kwoty łącznej,
- ilości zrealizowanych tytułów,
- formy wyegzekwowania (zastosowanych środków egzekucyjnych).
Przygotowana przez Referat Egzekucji Administracyjnej informacja przekazywana jest następnie do Referatu Planowania Budżetu w celu sporządzenia zbiorczego sprawozdania z wykonania budżetu.
Zespół audytowy poddał analizie okresowe informacje sporządzane przez REA przygotowane w okresie objętym audytem tj. od 1 stycznia 2007r. do 31 lipca 2008r., przyjmując za kryterium pełnione przez nie funkcje sprawozdawcze, stanowiące podstawowe źródło informacji dla Prezydenta Miasta z zakresu funkcjonowania egzekucji administracyjnej.
W efekcie przeprowadzonego badania audytorzy uzyskali następujące rezultaty:
· sporządzono trzy informacje o zrealizowanych zadaniach własnych;
· informacje sporządzane za dany rok przygotowywane są w odstępach półrocznych;
· informacja sporządzana na koniec drugiego półrocza stanowi informację zbiorczą z całego roku;
· w sprawozdaniu zamieszczane są dane dotyczące ilości:
- tytułów wykonawczych przekazanych przez poszczególne komórki organizacyjne,
- przekazanych tytułów wykonawczych z zachowaniem podziału na rodzaj zobowiązania,
- niezrealizowanych tytułów wykonawczych sporządzona wg stanu na dzień 2 stycznia danego roku (w przypadku sprawozdań z pierwszej połowy roku oraz sprawozdania sporządzanego na koniec danego roku),
- zrealizowanych tytułów wykonawczych w okresie objętym sprawozdaniem, z uwzględnieniem podziału na rodzaj zobowiązań,
-niezrealizowanych tytułów wykonawczych na dzień 30 czerwca danego roku (w przypadku sprawozdań z pierwszej połowy roku),
-niezrealizowanych tytułów wykonawczych na dzień 31 grudnia danego roku (w przypadku sprawozdania sporządzanego na koniec danego roku),
- zastosowanych środków egzekucyjnych,
- sporządzonych przez pracowników REA raportów o niemożności dokonania czynności egzekucyjnych ze względu na nie zastanie zobowiązanego w miejscu zamieszkania lub z innych przyczyn,
oraz informacje dotyczące:
- kwoty wyegzekwowanej przez pracowników REA bezpośrednio od zobowiązanych,
- kwoty wyegzekwowanych środków od zobowiązanych poprzez zastosowanie zajęć wynagrodzeń za pracę, rachunków bankowych oraz rent i emerytur,
- łącznej kwoty wyegzekwowanych środków w okresie objętym sprawozdaniem,
- kwoty pobranej z tytułu kosztów egzekucyjnych.
W opinii zespołu audytorów informacje zamieszczane w sprawozdaniach nie pozwalają na przeprowadzenie pełnego porównawczego zestawienia ilości niezrealizowanych tytułów wykonawczych (zestawienie półroczne nie pozwala dokonać porównawczej analizy ilości niezrealizowanych tytułów wykonawczych z danymi wskazanymi w sprawozdaniu za półrocze roku poprzedniego). Audytorzy stoją na stanowisku, iż informacja dotycząca ilości niezrealizowanych tytułów wykonawczych powinna uwzględniać wyszczególnienie na:
· niezrealizowane tytuły wykonawcze, które zostały przekazane do zrealizowania w danym roku, oraz
· niezrealizowane tytuły wykonawcze, które zostały przekazane do realizacji w poprzednich okresach rozliczeniowych.
Audytorzy pragną również zauważyć, iż Referat Egzekucji Administracyjnej realizuje przypisany w Regulaminie Organizacyjnym Wydziałowi Budżetu obowiązek sporządzania okresowych informacji dla Prezydenta o realizacji tytułów wykonawczych z tytułu podatków i opłat lokalnych w oparciu o sprawozdawczość budżetową w danym roku. Realizacja tych czynności następuje na skutek pisma Skarbnika Miasta kierowanego do kierowników podległych komórek organizacyjnych.
Dodatkowo zespół audytorów przeprowadził porównawcze wyliczenie ilości niezrealizowanych tytułów wykonawczych zamieszczone w informacji o zrealizowanych zadaniach własnych w roku 2007 (pierwsze półrocze oraz informacja sporządzona na koniec roku) oraz pierwszej połowie 2008r. przekazywanych następnie Prezydentowi Miasta Opola jako element sprawozdawczości budżetowej. Wyniki analizy zaprezentowano w poniższej tabeli:
Tabela nr 2
Wyniki analizy danych zamieszczonych w tabeli pozwoliły sprecyzować następujące wnioski:
· ilość niezrealizowanych tytułów wykonawczych, podawana na początek I półrocza stanowi zbiorcze zestawienie tytułów niezrealizowanych w poprzednich latach;
· nie stosuje się podziału na niezrealizowane tytuły, które wpłynęły w bieżącym okresie, podając ilość niezrealizowanych tytułów wykonawczych (wg stanu na koniec I półrocza, lub koniec II półrocza);
· nie stosuje się podziału na:
- zrealizowane tytuły, które wpłynęły w bieżącym okresie,
- zrealizowane tytuły z poprzednich lat,
podając ilość zrealizowanych tytułów wykonawczych (ilość podawana jest wg stanu na koniec I półrocza, lub koniec II półrocza),
· przeprowadzone przez audytorów wyliczenia wykazały błędy rachunkowe ilościach niezrealizowanych tytułów wykonawczych podawanych w informacjach przekazywanych do Prezydenta Miasta Opola (patrz kolumna 5 i 6 tabeli nr 2). Kierownik REA przyjął uwagi zespołu audytowego i zobowiązał się do zintensyfikowania działań mających na celu eliminowanie podobnych błędów w przyszłości. Należy nadmienić, iż stwierdzone przez zespół audytorów nieścisłości nie stanowiły rażącego uchybienia, nosiły natomiast znamiona błędu spowodowanego niedopatrzeniem ze strony pracownika sporządzającego dokument (zaakceptowany przez Kierownika REA i przekazany następnie do Referatu Planowania Budżetu – finalnie trafiająca do Prezydenta Miasta jako element sprawozdawczości budżetowej).
Na podstawie wyników analizy rezultatów przeprowadzonych badań, zespół audytorów stoi na stanowisku, iż forma udzielanej przez REA Prezydentowi Miasta informacji dotyczącej realizacji zadań własnych referatu, w oparciu o sprawozdawczość budżetową nie pozwala na uzyskania kompleksowych danych dotyczących obszaru egzekucji administracyjnej. Przekazywana kierownikowi urzędu informacja, w opinii audytorów, powinna zawierać wyszczególnienie ilości tytułów wykonawczych:
· zrealizowanych, które zostały przekazane:
- w danym roku;
- w latach poprzednich;
· niezrealizowanych, które zostały przekazane:
- w danym roku;
- w latach poprzednich.
Informacja powinna również zawierać wyliczenie całkowitej kwoty zadłużenia powstałego wskutek niezrealizowanych zobowiązań, a przekazanych do realizacji do Referatu Egzekucji Administracyjnej. W związku z powyższym audytorzy proponują dokonać rewizji zakresu informacji sprawozdawczej, tak aby zawarte w niej informacje stanowiły podstawę decyzyjną dla Prezydenta Miasta.
1.2.4. W ramach badań w przedmiotowym obiekcie, zespół audytowy poddał badaniom wielkości wyegzekwowanych kwot wskutek działań podjętych przez pracowników REA. Badanie to miało charakter informacyjny ograniczony zakresem sporządzanej sprawozdawczości opisanej w pkt 1.2.3. (str. 12 – 16). W wyniku podjętych czynności audytorzy ustalili, że Referat Egzekucji Administracyjnej realizując wynikający z § 40 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola wymóg sporządzania okresowych informacji dla Prezydenta Miasta o realizacji tytułów wykonawczych z tytułu podatków lokalnych i opłat lokalnych zamieścił w przygotowanych zestawieniach informacje dotyczące łącznej kwoty wyegzekwowanych należności. Na tej podstawie oraz informacji uzyskanych od Kierownika REA zespół audytorów sporządził zestawienie wyegzekwowanych kwot zobowiązań, w skutek czynności podjętych przez referat w okresie od 1 stycznia 2006 roku do 30 czerwca 2008 roku (audytorzy ze względów porównawczych pełnych okresów lat uwzględnili w badaniu również dane z roku 2006). Zestawienie audytorzy zaprezentowali w poniższej tabeli:
Tabela nr 3
Wyniki analizy danych zamieszczonych w tabeli pozwoliły sprecyzować następujące wnioski:
· w I półroczu 2007r. w porównaniu do I półrocza 2006r. wyegzekwowano kwotę mniejszą o 191 175 zł;
· w II półroczu 2007r. w porównaniu do II półrocza 2006r. wyegzekwowaną kwotę większą o 128 186 zł;
· łączna kwota wyegzekwowanych należności w roku 2007 w porównaniu do kwoty wyegzekwowanej w 2006r. jest niższa o 62 990 zł;
· kwota wyegzekwowane w I półroczu 2008r. jest porównywalna do kwoty wyegzekwowanej w I półroczu 2007r.
1.2.5. Zarządzeniem Wewnętrznym Nr OR.I-0152-47/07 z dnia 30 marca 2007r. Prezydent Miasta Opola wprowadził zmianę w strukturze organizacyjnej urzędu, polegającą na wyodrębnieniu w ramach Wydziału Budżetu Referatu Egzekucji Administracyjnej w miejsce istniejącego Referatu Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości. Zespół audytorów przeprowadził analizę porównawczą struktur organizacyjnych komórek odpowiedzialnych za przeprowadzenie postępowań egzekucyjnych. Uzyskane rezultaty przedstawiono w poniższej tabeli:
Tabela nr 4
W wyniku przeprowadzonej zmiany organizacyjnej zlikwidowano dwa stanowiska pracy (ds. kontroli i sprawozdawczości oraz ds. administracyjnych i ewidencyjnych). Sytuacja ta spowodowała konieczność rozdzielenia obowiązków z zakresu obsługi administracyjno – ewidencyjnej pomiędzy pracowników merytorycznych przeprowadzających postępowania egzekucyjne. Według Kierownika Referatu Egzekucji Administracyjnej fakt ten stanowi dodatkowe utrudnienie w wykonywaniu obowiązków. Wykorzystując uzyskaną wiedzę z realizacji jednego z poprzednich zadań audytowych (Ocena nadzoru i zarządzania finansowego oświaty) oraz rozmów przeprowadzonych z audytowanymi na temat funkcjonalności Zintegrowanego Systemu Zarządzania dla jednostek samorządu terytorialnego KSAT2000, audytorzy stwierdzili, że system ten zawiera w komponencie Podsystem Finansowo – Księgowo – Budżetowy moduł Obsługa Wydziału Egzekucji. Na podstawie materiałów dotyczących funkcjonalności systemu KSAT2000 stwierdzono, że moduł egzekucyjny umożliwia wykonywanie m.in. następujących zadań:
- prowadzenie pełnej ewidencji przyjętych tytułów wykonawczych;
- „ręczne” lub automatyczne uzupełnianie ewidencji tytułów wykonawczych;
- gromadzenie koniecznych informacji o wierzycielach, dłużnikach i zobowiązanych, poborcach;
- rejonizację przydziału tytułów do poszczególnych poborców;
- przydzielanie służby poborcom (łącznie z tytułami wykonawczymi);
- ewidencjonowanie podjętych czynności egzekucyjnych;
- automatyczne naliczanie opłat i odsetek;
- automatyczne rozliczanie pobrań w podziale na należność główną, odsetki, koszty;
- ewidencjonowanie korespondencji.
W związku z powyższym audytorzy polecają rozpatrzenie możliwości zakupu modułu egzekucyjnego dla potrzeb REA, uwzględniając w analizie relację ewentualnych kosztów zakupu w stosunku do funkcjonalności tej aplikacji i przydatności jej w bieżącej pracy.
1.3. Analiza przyczyn i skutków uchybień
Zespół audytorów przeprowadził badania mające na celu zidentyfikowanie organizacji organu egzekucyjnego prowadzącego postępowania egzekucyjne w Urzędzie Miasta Opola. Przeprowadzone przez zespół audytowy badania w przedmiotowym obiekcie wykazały, że obowiązki wynikające z przepisów regulujących obszar egzekucji administracyjnej są realizowane w praktyce przez Referat Egzekucji Administracyjnej, wchodzący w skład Wydziału Budżetu. Audytorzy pozytywnie ocenili fakt opracowania oraz wdrożenia wewnętrznych uregulowań (procedur), jednakże stwierdzili brak ich aktualizowania, w zasadzie od momentu ich wdrożenia. W wyniku tego procedury odwołują się do nieaktualnej struktury organizacyjnej Urzędu Miasta Opola, tym samym określając niezgodny ze stanem faktycznym zakres współpracy Referatu Egzekucji Administracyjnej z merytorycznymi komórkami. Stwierdzone uchybienie braku aktualności procedur w sposób negatywny wpływają na ocenę nadzoru nad dokumentacją w badanym obszarze. W związku z powyższym audytorzy rekomendują dokonanie rewizji zapisów poszczególnych procedur regulujących obszar egzekucji administracyjnej w celu dostosowania ich do aktualnego stanu organizacyjnego w Urzędzie Miasta Opola.
Zespół audytowy przeprowadził badania wykonywania obowiązku sporządzania okresowych informacji dla Prezydenta Miasta o realizacji tytułów wykonawczych z tytułu podatków i opłat lokalnych określonego w § 40 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola. Badania wykazały, iż obowiązek ten jest realizowany przez Referat Egzekucji Administracyjnej w odstępach półrocznych, na podstawie pisma Skarbnika Miasta kierowanego do kierowników podległych komórek organizacyjnych, zawierającego wytyczne dotyczące zakresu i sposobu sporządzania sprawozdawczości budżetowej. Tym samym informacje udzielane Prezydentowi Miasta przez REA stanowią element sprawozdawczości budżetowej. Badanie przeprowadzone przez audytorów wykazały, iż zakres informacji uniemożliwia przeprowadzenie oceny porównawczej efektywności podejmowanych czynności egzekucyjnych w poszczególnych okresach sprawozdawczych. W opinii audytorów uniemożliwia to uzyskanie miarodajnych danych do oceny efektywności procesu egzekucji administracyjnej, które mogłyby stanowić podstawę decyzyjną dla Prezydenta Miasta w poszczególnych okresach sprawozdawczych. Zespół audytorów zaleca rozważenie możliwości realizowania określonego w Regulaminie Organizacyjnym wymogu (sporządzania okresowych informacji), w formie wyodrębnionej analizy wzbogaconej o elementy umożliwiające ocenę efektywności pracy referatu. Powyższe zagadnienie audytorzy zalecają poddać pod rozwagę w porozumieniu z Prezydentem Miasta oraz Skarbnikiem Miasta.
W toku badań w przedmiotowym obiekcie audytorzy poddali analizie możliwości zautomatyzowania czynności administracyjno – ewidencyjnych w egzekucji administracyjnej. W wyniku analizy dokumentacji systemu KSAT2000 oraz przeprowadzonych rozmów audytorzy stwierdzili możliwość zredukowania utrudnień formalnych i wdrożenia zautomatyzowanego systemu ewidencji tytułów wykonawczych, podjętych czynności egzekucyjnych, danych o dłużnikach, przydziału służby, rejonizacji i bieżącej kontroli procesów egzekucyjnych. W związku z tym zalecają podjęcie czynności mających na celu określenie przydatności modułu egzekucyjnego (stanowiącego aplikację systemu KSAT2000), uwzględniając relację efektu do kosztu, także w aspekcie utrzymania zatrudnienia na dotychczasowym poziomie.
1.4. Rekomendacje
A. Doprowadzić do zgodności procedur wewnętrznych regulujących obszar egzekucji administracyjnej w Urzędzie Miasta Opola z aktualnym stanem organizacyjnym urzędu i faktycznym zakresem prowadzonej współpracy.
B. Rozważyć, w porozumieniu z Prezydentem Miasta oraz Skarbnikiem Miasta zasadność sporządzania przez Referat Egzekucji Administracyjnej dodatkowych informacji o realizacji tytułów wykonawczych niezależnie od sprawozdawczości budżetowej.
C. Dokonać oceny funkcjonalności aplikacji egzekucyjnej KSAT2000 w celu określenia jej przydatności w efektywniejszej realizacji zadań przydzielonych REA.
2. Obiekt 2
2.1. Kryteria szczegółowe
2.1.1. Postępowanie egzekucyjne stanowi zorganizowany ciąg czynności procesowych podejmowanych przez organ egzekucyjny w celu przymusowego wykonania obowiązków objętych egzekucją administracyjną. Postępowania egzekucyjne reguluje ustawa z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005r. Nr 229, poz. 1954 ze zm.). Należy wyszczególnić zakres podmiotowy postępowania egzekucyjnego uszczegółowujący podmioty podlegające egzekucji obowiązków (kto może być zobowiązanym). Wyróżniamy następujące podmioty występujące w postępowaniu egzekucyjnym:
· podmioty czynne, czyli aktywnie uczestniczące w procesach postępowania egzekucyjnego w celu wszczęcia postępowania egzekucyjnego i jego przeprowadzenia;
· podmiot bierny, czyli osobę zobowiązaną, która nie wykonała ciążącego nad nią obowiązku.
Działając na podstawie art. 29 ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005r. Nr 229, poz. 1954 ze zm.) organ egzekucyjny bada z urzędu dopuszczalność egzekucji administracyjnej. Należy nadmienić, iż organ nie posiada delegacji do badania zasadności i wymagalności obowiązku objętego tytułem wykonawczym. W przypadku stwierdzenia przez organ egzekucyjny, iż obowiązek, którego tytuł wykonawczy dotyczy nie podlega egzekucji administracyjnej, lub tytuł wykonawczy nie spełnia wymogów formalnych określonych w art. 27 § 1 i 2 ustawy, organ egzekucyjny nie przystępuje do egzekucji, zwracając tytuł wykonawczy wierzycielowi.
Zgodnie z § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r. w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji – wierzyciel dołącza do przesłanych do organy egzekucyjnego tytułów wykonawczych ich ewidencję sporządzoną wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 8 do ww. rozporządzenia.
Wystawione tytuły wykonawcze powinny być wystawione wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 (tytuł jednopozycyjny) lub Załącznik nr 5 (tytuł czteropozycyjny) do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r. w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.).
Zgodnie z art. 53 ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005r. Nr 229, poz. 1954 ze zm.) pracownik organu egzekucyjnego przeprowadzający postępowanie egzekucyjne sporządza protokół z czynności egzekucyjnych, który zawiera następujące elementy:
· Oznaczenie miejsca, czasu i rodzaju czynności;
· Imiona i nazwiska osób uczestniczących w czynności;
· Sprawozdanie z przebiegu czynności;
· Zgłoszone przez obecnych wnioski i oświadczenia;
· Podpisy obecnych lub wzmiankę o przyczynie braku podpisów;
· Podpis egzekutora.
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.) określa w Rozdziale 2 § 1 m.in. tryb postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych oraz sposób ustalania i dokumentowania wydatków egzekucyjnych.
2.1.2. W strukturze organizacyjnej Urzędu Miasta Opola obowiązki organu egzekucyjnego zostały przypisane Referatowi Egzekucji Administracyjnej funkcjonującemu w ramach Wydziału Budżetu. Referat został utworzony zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola nr OR.I-0152-47/07 z dnia 30 marca 2007r. zmieniającym zarządzenie w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola.
Naczelnik Wydziału Budżetu Zarządzeniem Wewnętrznym Nr B.0147-3/07 z dnia 25 kwietnia 2007r. w sprawie organizacji wewnętrznej Wydziału Budżetu ustalając zasady organizacji pracy w kierowanej komórce organizacyjnej wskazał m.in. następujące zadania, za których realizację odpowiada Referat Egzekucji Administracyjnej:
· Prowadzenie egzekucji administracyjnej zobowiązań powstałych z tytułu nieziszczonych opłat i podatków lokalnych:
- podatku od nieruchomości,
- podatku rolnego,
- podatku od środków transportu,
- opłaty targowej,
- opłaty za zajęcie pasa ruchu drogowego,
- nienależnie wypłaconych świadczeń rodzinnych,
- nienależnie wypłaconych zaliczek alimentacyjnych,
- nienależnie wypłaconych dodatków mieszkaniowych.
· Prowadzenie postępowań egzekucji administracyjnej poprzez:
- rejestrację wpływów tytułów wykonawczych,
- wykonywanie czynności egzekucyjnych zgodnie z ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
- współdziałanie z wierzycielem, Urzędem Skarbowym, komornikiem sądowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych dla usprawnienia oraz przyśpieszenia egzekucji.
2.2. Ustalenia stanu faktycznego
2.2.1. Zgodnie z § 7 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r. w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji wierzyciel załącza do przekazanych organowi egzekucyjnemu tytułów wykonawczych ich ewidencję, której wzór stanowi Załącznik nr 8 do ww. rozporządzenia. Analiza treści wzoru ewidencji tytułów wykonawczych wskazuje, iż dokument ten jest podzielony na dwie części wypełniane niezależnie przez wierzyciela (wystawiającego tytuł wykonawczy) oraz organ egzekucyjny (prowadzący postępowanie egzekucyjne). Część przeznaczona do wypełniana przez wierzyciela zawiera następujące elementy:
· wskazanie organu egzekucyjnego;
· dane wierzyciela;
· liczbę przekazanych do realizacji tytułów wykonawczych;
· kwotę należności objętych tytułami wykonawczymi;
· numer kolejny tytułu wykonawczego w zestawieniu;
· dane adresowe zobowiązanego oraz numer konta;
· wskazanie należności z zachowaniem podziału na jej rodzaj, czas powstania oraz wysokość kwoty;
Natomiast organ egzekucyjny wypełnia następujące pozycje:
· wskazuje rejon egzekucyjny;
· podaje informacje dotyczącą likwidacji tytułu wykonawczego, z uwzględnieniem daty zakończenia postępowania;
· pole Uwagi.
Załącznik do Zarządzenia Prezydenta Miasta Opola z dnia 12 sierpnia 2005r. Nr OR.I.-0152-53/2005 zawierający obowiązującą Procedurę postępowania przy egzekucji prowadzonej na zasadach postępowania egzekucyjnego w administracji przez Referat Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości Urzędu Miasta Opola określa następujące etapy postępowania z ewidencją tytułów wykonawczych przekazanych do realizacji:
· tytuły są sprawdzane przez Kierownika Referatu w zakresie kompletności i poprawności sporządzenia;
· kierownik z upoważnienia Prezydenta Miasta Opola, nadaje tytułom klauzulę wykonalności, albowiem tytuł wykonawczy stanowi dokument urzędowy, stwierdzający istnienie i zakres roszczenia wierzyciela, a zarazem istnienie i zakres obowiązku świadczenia dłużnika. Nadanie klauzuli wykonalności tytułowi wykonawczemu ma znaczenie generalnego dozwolenia egzekucji na podstawie danego tytułu wykonawczego;
· fakt nadania klauzuli wykonalności zostaje potwierdzony na nadesłanej wraz z tytułami ewidencji poprzez podpis i przybicie pieczęci imiennej Kierownika (ewidencja jest sporządzana przez wierzyciela w dwóch egzemplarzach – drugi egzemplarz, po dokonaniu ww. czynności jest zwracany wierzycielowi);
· tytuły wykonawcze zostają przydzielone do realizacji pracownikom REA; fakt ten zostaje potwierdzony poprzez wpisanie nazwiska pracownika w polu Uwagi przekazanej ewidencji tytułów wykonawczych.
Zespół audytorów przeprowadził test zgodności ewidencji tytułów wykonawczych przekazywanych do Referatu Egzekucji Administracyjnej ze wzorem ewidencji stanowiącym Załącznik nr 8 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r. w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Audytorzy w wyniku przeprowadzonego badania uzyskali następujące rezultaty:
· Wydział Świadczeń Socjalnych załącza do przekazywanych do realizacji tytułów wykonawczych ewidencję niezgodną z ustalonym w ww. rozporządzeniu wzorem ewidencji tytułów wykonawczych.;
· ewidencja tytułów wykonawczych przekazywana do REA przez pozostałe komórki merytoryczne jest zgodna ze wzorem ustalonym w ww. rozporządzeniu;
Zespół audytowy stoi na stanowisku, iż Kierownik Referatu Egzekucji Administracyjnej powinien zastosować w tym przypadku pouczenie pracowników merytorycznych komórek w zakresie stosowania wymogów określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r.
Dodatkowo zespół audytorów przeprowadził analizę stopnia realizacji wymogów określonych w procedurze wewnętrznej określającej tryb postępowania z przekazywaną ewidencją tytułów wykonawczych, w zakresie wskazywania w polu Uwagi pracownika odpowiedzialnego za przeprowadzenie postępowania egzekucyjnego (Rozdział III pkt 4 Procedury postępowania przy egzekucji prowadzonej na zasadach postępowania egzekucyjnego w administracji przez Referat Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości Urzędu Miasta Opola). W wyniku przeprowadzonego badania audytorzy potwierdzili stosowanie przez Kierownika REA tych obowiązków wynikających z procedury.
Zespół audytorów kwestionuje natomiast brak uwzględnienia w ww. procedurze zamieszczania przez organ egzekucyjny informacji dotyczących zakończenia postępowania egzekucyjnego (likwidacji tytułu wykonawczego). Audytorzy stoją na stanowisku, iż ewidencja tytułów wykonawczych wraz ze wskazaniem likwidacji tytułu wykonawczego powinna być przekazywana przez REA wierzycielowi. W opinii audytorów, zwrotne przekazanie ewidencji w celu odnotowania faktu likwidacji tytułów wykonawczych w egzemplarzach ewidencji znajdujących się w wydziałach merytorycznych stanowiłoby formę rozliczenia z realizacji powierzonych REA zadań. Audytorzy poddają pod rozwagę zasadność uwzględnienia proponowanej zmiany w procedurze wewnętrznej REA.
2.2.2. Pracownicy Referatu Egzekucji Administracyjnej zostali zobowiązani przez zapis pkt 14 Procedury postępowania przy egzekucji prowadzonej na zasadach postępowania egzekucyjnego w administracji przez Referat Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości Urzędu Miasta Opola (Załącznik do Zarządzenia Nr OR.I.-0152-53/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 12 sierpnia 2005r.) do sporządzania każdego dnia zestawień stanowiących podstawę do rozliczenia czasu pracy i dokonanych w terenie czynności egzekucyjnych. Zestawienia te podlegają (następnego dnia) weryfikacji poprzez złożenie podpisu ze strony Kierownika REA. Procedura dopuszcza możliwość prowadzenia weryfikacji zestawień przez upoważnionego przez Kierownika pracownika referatu. Audytorzy przeprowadzili badanie mające na celu określenie realizacji przez pracowników REA sporządzania zestawień oraz ich weryfikacji przez Kierownika referatu w okresie od 1 stycznia 2007r. do 31 lipca 2008r. W wyniku przeprowadzonego badania zespół audytorów uzyskał następujące rezultaty:
· wymóg sporządzania przez pracowników sprawozdań z wykonywanych czynności jest realizowany w praktyce;
· zestawienia są sporządzane na drukach arkusza przydziału służby poborcy egzekucyjnego;
· Kierownik referatu dokonuje w praktyce weryfikacji sporządzanych przez pracowników zestawień, poprzez złożenie podpisu i odciśnięcie pieczątki imiennej;
· w przypadku nieobecności Kierownika referatu weryfikacji sporządzanych przez pracowników zestawień dokonuje upoważniony pracownik.
Zespół audytorów zwrócił uwagę na fakt, iż w przypadku nieobecności Kierownika referatu, pracownik upoważniony (Pan (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))) dokonuje weryfikacji sprawozdań sporządzanych przez pracowników REA, w tym sprawozdań sporządzanych przez siebie samego. Audytorzy stoją na stanowisku, iż w sytuacji nieobecności Kierownika referatu, sporządzane sprawozdania powinny podlegać weryfikacji bezpośredniego przełożonego - Naczelnika Wydziału Budżetu. Tym samym zapewniona zostanie ciągłość sprawowanej kontroli funkcjonalnej, zgodnie z określoną w opisie stanowiska pracy Kierownika referatu zasadą współzależności służbowej.
2.2.3. W ramach przedmiotowego obiektu, zespół audytorów poddał analizie sposób dokumentowania operacji i znaczących zdarzeń w tytułach wykonawczych realizowanych przez Referat Egzekucji Administracyjnej. Kierownik REA poinformował audytorów, iż w okresie objętym badaniem (od 1 stycznia 2007r. do 31 lipca 2008r.) referat otrzymał 598 tytułów wykonawczych przekazanych przez merytoryczne wydziały. Ze względu na tę ilość tytułów audytorzy zastosowali metodę badania próbkowego przy wykorzystaniu funkcji losowej programu MS Excel. Audytorzy przeprowadzili badanie na próbie wyłonionej na podstawie sporządzonego przez REA zbiorczego zestawienia otrzymanych tytułów wykonawczych w okresie wskazanym przez zespół audytowy. Audytorzy zachowali następujące parametry próby:
- poziomu ufności – 90 %;
- poziomu precyzji – 2%;
- dopuszczalny poziom błędu – 3%;
Wielkość populacji wynosiła 598 tytułów, natomiast wielkość próby poddanej badaniu wyniosła 81 tytułów wykonawczych.
W wyniku przeprowadzonej analizy informacji zamieszczanych w tytułach wykonawczych audytorzy uzyskali następujące rezultaty:
1. tytuły wykonawcze są zgodne z wymaganymi przez Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r. w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji wzorami (załącznik nr 4 – tytuł wykonawczy jednopozycyjny, załącznik nr 5 – tytuł wykonawczy czteropozycyjny);
2. klauzulę organu egzekucyjnego o skierowaniu tytułu do egzekucji administracyjnej posiada 81 tytułów wykonawczych (100%);
3. datę nadania klauzuli organu egzekucyjnego posiada 81 tytułów wykonawczych (100%);
4. nie dostarczono 30 tytułów wykonawczych (37%). W liczbie tej należy wyróżnić:
a) 21 tytułów wykonawczych, w których odnotowano podjęcie dodatkowych czynności egzekucyjnych (70% niedostarczonych tytułów),
b) 9 tytułów wykonawczych, w których nie odnotowano podjęcia dodatkowych czynności egzekucyjnych (30 % niedostarczonych tytułów).
5. dostarczono 51 tytułów wykonawczych (63%). W podanej ilości dostarczonych tytułów wykonawczych należy wyróżnić:
a) 41 tytułów wykonawczych (80% doręczonych tytułów) zawierających datę doręczenia, podpis osoby odbierającej oraz podpis osoby doręczającej tytuł,
b) 2 tytuły (4% doręczonych tytułów) nie posiadające podpisów osób odbierających,
c) 1 tytuł wykonawczy (1% doręczonych tytułów) nie posiadający daty oraz podpisu osoby doręczającej,
d) 2 tytuły wykonawcze (4% doręczonych tytułów) dostarczone droga pocztową posiadają załączone zwrotne potwierdzenie otrzymania,
e) do 5 tytułów wykonawczych (10% doręczonych tytułów) dostarczonych droga pocztową nie załączono zwrotnych potwierdzeń otrzymania,
f) wyliczoną opłatę manipulacyjną wpisano w 30 tytułach wykonawczych (59% doręczonych tytułów wykonawczych),
g) nie uwzględniono wyliczonej opłaty manipulacyjnej w 14 tytułach wykonawczych (27% doręczonych tytułów),
h) podjęte przez pracowników czynności egzekucyjne zostały odnotowane w 42 tytułach wykonawczych (82% doręczonych tytułów),
i) nie odnotowano podjętych przez pracowników czynności egzekucyjnych w 9 tytułach wykonawczych (18% doręczonych tytułów).
6. zmiany w stanie wymagalności należności (część J tytułu wykonawczego) nie zostały uwzględnione w 81 tytułach wykonawczych (100%).
Analiza uzyskanych przez zespół audytorów rezultatów wskazuje, iż pracownicy prowadzący postępowania egzekucyjne nie wykazują się systematycznością w wypełnianiu tytułów wykonawczych. Praktyka stosowana w Referacie Egzekucji Administracyjnej opiera się na dołączaniu do tytułów wykonawczych przekazanych przez Referat Księgowości Podatkowej zawiadomień o zmianie stanu zaległości powstałych na skutek wpłaty do kasy urzędu lub na jego rachunek bankowy. Działanie to stanowi wyraz stosowania wymogu określonego w procedurze wewnętrznej REA, ale zdaniem zespołu audytowego nie zaspokaja wymogu dokumentowania podejmowanych czynności, tym samym tytuły wykonawcze nie będąc wypełnianymi stają się dokumentami do uzupełnienia.
2.3. Analiza przyczyn i skutków uchybień
Badania w analizowanym obiekcie miały na celu uzyskanie zapewnienia w zakresie legalnego i efektywnego realizowania procesów egzekucji administracyjnej. Przeprowadzone przez zespół audytowy testy wykazały, iż realizacja postępowań egzekucyjnych prowadzonych przez Referat Egzekucji Administracyjnej przebiega zgodnie z opracowanymi procedurami. Audytorzy potwierdzili fakt stosowania wymogów określonych wewnętrznymi unormowaniami. Zgłaszają jednakże zastrzeżenia dotyczące określenia przez wewnętrzną procedurę sposobu uzupełniania przez REA ewidencji tytułów wykonawczych. Zespół audytowy rekomenduje uwzględnić w ww. procedurze zamieszczanie przez REA informacji dotyczących zakończenia postępowania egzekucyjnego oraz przekazywanie informacji zwrotnej wierzycielowi w celu określenia formy rozliczenia referatu z realizacji powierzonych zadań. Analiza wyłonionych do badania tytułów wykonawczych wskazała braki w wypełnianiu tych druków. W pełni wypełniony obowiązujący druk tytułu wykonawczego dokumentuje podjęte czynności egzekucji administracyjnej, zapewniając jednocześnie kierującemu komórką egzekucji możliwość monitorowania i nadzorowania realizacji obowiązków. Dodatkowo brak dokumentowani podjętych czynności naraża na zarzut braku sumienności, niestosowania się do wymogów druku (narzuconego rozporządzeniem Ministra Finansów), a także na niedokonywanie czynności w procesach egzekucji. W związku z tym audytorzy zalecają wypełnianie druku tytułu wykonawczego w pełni, tak aby zachodziła zgodność z przepisami i stanem faktycznym.
Zespół audytowy zaleca również zintensyfikowanie kontroli sprawowanej przez Kierownika Referatu Egzekucji Administracyjnej w zakresie nadzoru nad sposobem dokumentowania przez podległych pracowników, w tytułach wykonawczych czynności przeprowadzonych w ramach postępowań egzekucyjnych.
2.4. Rekomendacje
D. Uwzględnić w funkcjonującej procedurze zamieszczanie przez organ egzekucyjny informacji dotyczących zakończenia postępowań egzekucyjnych w ewidencji tytułów wykonawczych.
E. Wypełniać tytuły wykonawcze zgodnie z wymogami druku.
F. Zwiększyć bieżącą kontrolę sprawowaną przez Kierownika Referatu Egzekucji Administracyjnej w zakresie nadzoru nad sposobem dokumentowania przez podległych pracowników, w tytułach wykonawczych czynności przeprowadzonych w ramach postępowań egzekucyjnych.
VII. UWAGI I WNIOSKI
Na podstawie opisanych w niniejszym sprawozdaniu ustaleń oraz analizy przyczyn i skutków rekomenduje się wykonanie następujących działań zmierzających do eliminowania w przyszłości stwierdzonych uchybień:
A. Doprowadzić do zgodności procedur wewnętrznych regulujących obszar egzekucji administracyjnej w Urzędzie Miasta Opola z aktualnym stanem organizacyjnym urzędu i faktycznym zakresem prowadzonej współpracy.
B. Rozważyć, w porozumieniu z Prezydentem Miasta oraz Skarbnikiem Miasta zasadność sporządzania przez Referat Egzekucji Administracyjnej dodatkowych informacji o realizacji tytułów wykonawczych niezależnie od sprawozdawczości budżetowej.
C. Dokonać oceny funkcjonalności aplikacji egzekucyjnej KSAT2000 w celu określenia jej przydatności w efektywniejszej realizacji zadań przydzielonych REA.
D. Uwzględnić w funkcjonującej procedurze zamieszczanie przez organ egzekucyjny informacji dotyczących zakończenia postępowań egzekucyjnych w ewidencji tytułów wykonawczych.
E. Wypełniać tytuły wykonawcze zgodnie z wymogami druku.
F. Zwiększyć bieżącą kontrolę sprawowaną przez Kierownika Referatu Egzekucji Administracyjnej w zakresie nadzoru nad sposobem dokumentowania przez podległych pracowników, w tytułach wykonawczych czynności przeprowadzonych w ramach postępowań egzekucyjnych.
Pouczenie:
Wykonano w 3 egzemplarzach, które otrzymują:
1) Egz. nr 1 – Prezydent Miasta Opola;
2) Egz. nr 2 - Naczelnik Wydziału Budżetu;
3) Egz. nr 3 – a/a.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
 |
 |