Nazwa zadania audytowego: Efektywność gospodarki sprzętem komputerowym

 

Data i podpis: ..............................

 

Data i podpis: ..............................

Obiekty audytu

Jednostka Audyto-wana

Kategorie ryzyk

Końcowa ocena ryzyka

Istotność

Jakość zarządza– nia

Kontrola wew.

Czynniki zewn.

Opera- cyjne

0,20

0,20

0,25

0,15

0,20

1

2

3

4

5

6

7

8

Obiekt 1

 

I

3

3

3

2

2

71,3%

Obiekt 2

 

I

3

4

4

2

3

82,5%

1.1. Kryteria

Audytorzy w zakresie gospodarki sprzętem nie stwierdzili kryteriów bezpośrednio w obowiązujących przepisach prawa. Zgodnie z art. 4 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz.U.05.249.2104 ze zm.) Miasto (gmina) jest jednostką sektora finansów publicznych. W związku z tym funkcjonowanie Urzędu Miasta odbywać się winno w oparciu o przepisy tego aktu prawnego w zakresie wszystkich przekrojów działalności. Obligatoryjnym jest zatem stosowanie zasady celowości i oszczędności, oraz uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów (art. 35 ust. 1). W związku z tym audytorzy przyjęli, że gospodarowanie zasobem komputerowym wino odbywać się zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o finansach publicznych.

Naczelnik Wydziału I opracował procedury wewnętrzne, które nie zostały formalnie wprowadzone. Jednak w praktyce przedmiotowe procedury zostały  wdrożone w formie testów ich przydatności i skuteczności. W związku z tym audytorzy przyjęli za kryteria poniższe ustalenia zawarte w następujących procedurach (odrębnie dla każdej z nich):

1)     instrukcja przyjęcia nowego sprzętu:

a)       zakupiony sprzęt odbiera pracownik Wydziału I wystawiając protokół dostawy – załącznik nr 1 do OT;

b)       pracownik Wydziału I przyjmuje sprzęt do magazynu, wystawiając Dokument przyjęcia;

c)       pracownik Wydziału I wystawia druk OT – przyjęcie środka trwałego i przekazuje go do sekretariatu w celu dalszego przekazania do Wydziału Finansowo – Księgowego;

2)     Instrukcja przemieszczenie sprzętu między magazynami – pracownik Wydziału I przekazuje sprzęt pomiędzy magazynami i wystawia dokument Przesunięcie międzymagazynowe, określając magazyny;

3)     Instrukcja serwis zewnętrzny sprzętu – pracownik Wydziału I wydaje sprzęt serwisantowi i sporządza dokument Przesunięcie międzymagazynowe (z magazynu na zewnątrz); przyjmując sprzęt po naprawie – Przesunięcie międzymagazynowe (z serwisu do magazynu);

4)     Instrukcja serwis wewnętrzny sprzętu – pracownik Wydziału I przyjmując sprzęt wystawia dwa dokumenty: Dokument przyjęcia i przesunięcie międzymagazynowe (Magazyn główny – serwis Pl. Wolności), pracownik Wydziału I wydając sprzęt wystawia dwa dokumenty: przesunięcie międzymagazynowe (serwis Pl. Wolności – magazyn główny) i Dokument wydania

5)     Instrukcja zmiana lokalizacji sprzętu:

a)       Ze zmianą użytkownika – pracownik Wydziału I wystawia dwa dokumenty: przyjęcie sprzętu od użytkownika oraz wydanie sprzętu użytkownikowi;

b)       Bez zmiany użytkownika – pracownik Wydziału I przenosi sprzęt bez wystawiania dokumentu; w programie Subiekt zmienia się grupę użytkownika (lokalizację sprzętu); jednocześnie dokonuje się zmiany miejsca lokalizacji w bazie pn. inwentaryzacja;

6)     Instrukcja przyjęcie sprzętu od użytkownika – pracownik Wydziału I odbiera sprzęt i wystawia Dokument przyjęcia i przenosi sprzęt do magazynu;

7)     Instrukcja wydanie sprzętu użytkownikowi – pracownik Wydziału I przekazuje sprzęt oraz wystawia Dokument wydania;

 

1.2. Stan faktyczny

     i.          W celu uzyskania informacji dotyczących organizacji systemu gospodarki sprzętem komputerowym oraz zakresu kontroli wewnętrznej audytorzy przeprowadzili wywiad z audytowanymi, który został udokumentowany w kwestionariuszu kontroli wewnętrznej. Na podstawie uzyskanych odpowiedzi audytorzy uzyskali następujące ustalenia:

·       przygotowane zostały wewnętrzne procedury dotyczące funkcjonowania Wydziału; aktualnie są testowane w praktyce a następnie zostaną formalnie wdrożone;

·       wewnętrzne procedury normują obszar gospodarki sprzętem komputerowym; należą do nich następujące procedury:

1. zakup nowego sprzętu,

2. wydanie sprzętu użytkownikowi,

3. przyjęcie sprzętu od użytkownika,

4. zmiana lokalizacji sprzętu,

5. przemieszczenia międzymagazynowe sprzętu,

6. serwis i naprawy sprzętu,

7. likwidacja sprzętu,

8. spis sprzętu,

·       inwentaryzacja sprzętu komputerowego jest przeprowadzana na polecenie Prezydenta Miasta w ramach inwentaryzacji środków trwałych; w skład zespołów inwentaryzacyjnych wchodzą pracownicy Wydziału I; inwentaryzację przeprowadza się w okresie co dwa lata. Rezultaty prac – protokoły i materiały pomocnicze – gromadzone są przez Przewodniczącego – (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).

·       na polecenie naczelnika Wydziału I pracownicy przeprowadzają spis sprzętu komputerowego;

·       Wydział I prowadzi bazę danych inwentaryzacja w programie komputerowym SUBIEKT; baza ta obejmuje cały sprzęt komputerowy; istnieje możliwość filtrowania bazy w podziałach na poszczególne rodzaje sprzętu; obowiązek prowadzenia przedmiotowej ewidencji naczelnik Wydziału I powierzył pracownikowi Referatu USiZI;

·       sprzęt, który nie jest aktualnie wykorzystywany, przechowywany jest w magazynach:  w ratuszu – parter oraz schron, na ul. Budowlanych;

·       Wydział I nie prowadził badań w zakresie poziomu wykorzystania sprzętu, np. czy sprzęt wykorzystywany jest adekwatnie do jego możliwości, czy sprzęt spełnia oczekiwania użytkowników i potrzeb wynikających z realizowanych zadań; niemniej na bieżąco zbierane są uwagi użytkowników na temat pracy sprzętu; w przypadku awarii, bądź dodatkowych potrzeb sprzętowych Wydział I przyjmuje zgłoszenia, które następnie w miarę posiadanych możliwości realizuje (np. wymiana myszy kulkowych na optyczne, zwiększanie pamięci do komputerów); nie opracowano w tym zakresie wewnętrznych uregulowań; potrzeby sprzętowe są weryfikowane przez zadania wykonywane na poszczególnych stanowiskach pracy. Wymagania sprzętowe określa system operacyjny i instalowane oprogramowanie. Przetargami na zakup sprzętu zajmuje się (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)); w przypadku zaistnienia konieczności wymiany sprzętu, pracownik WI w oparciu o posiadaną wiedzę zawodową decyduje o zakupie sprzętu zastępczego.

·       Wydział I nie przeprowadzał kontroli i inwigilacji pracowników w zakresie sposobu wykorzystywania sprzętu przez użytkowników;

·       Oprogramowanie zainstalowane na poszczególnych komputerach jest spisywane podczas spisu sprzętu komputerowego; inwentaryzacja oprogramowania jest przeprowadzana przez komisję inwentaryzacyjną

·       Wydział posiada ewidencję wykorzystywanego oprogramowania; przedmiotowy spis nosi nazwę „spis licencji i oprogramowania”; oprogramowanie znajdujące się na sprzęcie wycofanym z użycia jest przechowywane w szafie w pok. 37 – wymontowane z komputerów dyski twarde;

·       Dodatkowo naczelnik Wydziału I poinformował, że:

a)   system gospodarki sprzętem komputerowym jest w trakcie testów funkcjonalności i przydatności praktycznej. Ponieważ nie ma oprogramowania, które uwzględniałoby wprowadzaną ideę zarządzania sprzętem, testuje się koncepcję dwóch baz danych – jedna stworzona przez pracowników WI wykorzystująca MySQL i druga program Subiekt GT firmy Insert wykorzystująca Microsoft SQL Server. Po przejściu fazy testów praktycznych, naniesieniu potrzebnych korekt Naczelnik Wydziału I wprowadzi zarządzenie regulujące gospodarkę sprzętem komputerowym.

b)   Test koncepcji polega na tym, że wyliczone są informacje o sprzęcie, które są zbierane, spisane instrukcje postępowania, określone są dokumenty, które się wystawia; w codziennej praktyce sprawdza się czy wdrożenie procedur nie utrudnia pracy, nie wydłuża czasu realizacji zadań, powoduje narastanie ilości drukowanego papieru i generuje nadmiar informacji zbieranych, które nie są później wykorzystywane. Ramy czasowe nie są określone. Naczelnik Wydziału I poinformował, że po zakończeniu testów zapadnie decyzja czy wystarczy zmodyfikować założenia przyjęte na początku, czy trzeba od początku podejść do tematu. Sprawa jest na bieżąco realizowana gdyż docelowo ma udzielić odpowiedzi na temat lokalizacji sprzętu i jego stanu.

    ii.          W celu potwierdzenia uzyskanych informacji od naczelnika Wydziału I opisanych powyżej, zespół audytorów przeprowadził test przeglądowy polegający na identyfikacji i analizie zapisów poszczególnych procedur. W wyniku badania audytorzy uzyskali następujące rezultaty:

a)        Wydział I opracował następujące procedury wewnętrzne - instrukcje:

1.   przyjęcia nowego sprzętu,

2.   wydanie sprzętu użytkownikowi,

3.   przyjęcie sprzętu od użytkownika,

4. zmiana lokalizacji sprzętu (w tym ze zmianą użytkownika, bez zmiany użytkownika ze zmianą wydziału, bez zmiany użytkownika bez zmiany wydziału

5.   przemieszczenie sprzętu między magazynami,

6.   serwis wewnętrzny sprzętu,

7.   serwis zewnętrzny sprzętu ,

8.   likwidacja sprzętu,

9.   spis sprzętu i oprogramowania komputerowego ( w tym Instrukcja spisu sprzętu komputerowego, Instrukcja generowania raportu AIDA na komputerach PC/laptopach/serwerach, Instrukcja generowania raportu AIDA na komputerach, w których występują błędy, Instrukcja generowania raportu podsumowującego dla danej lokalizacji - pokoju);

10. procedurę wystawiania dokumentów.

b)        wszystkie wyżej wymienione procedury zgromadzono w programie MindMapper i udostępniono pracownikom Wydziału I. Konstrukcja oprogramowania umożliwia  pracownikom Wydziału I dostęp zarówno do treści instrukcji, jak i do bazy dokumentów, jakie winny być generowane przy realizacji opisanych procesów. Dodatkowo użytkownicy programu mają możliwość wypełniania a następnie drukowania utworzonych dokumentów, zgodnie z postanowieniami procedur;

c)        w ocenie audytorów, wymienione procedury w podpunkcie a) regulują proces gospodarki sprzętem komputerowym, umożliwiają identyfikację miejsca użytkowania (przechowywania) konkretnego sprzętu oraz dostęp do historii ewentualnych przemieszczeń; audytorzy pozytywnie ocenili zarówno fakt istnienia wewnętrznych uregulowań, jak i ich zakres tematyczny.

 iii.          Audytorzy przeprowadzili test rzeczywisty mający na celu stwierdzenie, czy postanowienia opisane w wewnętrznych uregulowaniach są faktycznie stosowane w praktyce. Badanie polegało na analizie wybranej wyrywkowo dokumentacji dotyczącej poszczególnych procedur pod kątem zgodności z procedurą oraz prawidłowości dokumentowania procesu opisanego w procedurze. W wyniku badania audytorzy uzyskali następujące wyniki, kolejno dla niżej wymienionych procedur:

a)       Instrukcja przyjęcia nowego sprzętu;

 Dostawa następującego sprzętu:

·         Konsola Broadrack 17KVN Wenus moduł IP kable, nr inwentarzowy 3226/2007;

·         Notebook HP 8710p 17” WIN XP PROF. Docking Station, nr inwentarzowy 3227/K/2007;

·         Serwer plików THECUS N5200 + 5 HDD Seagate 750 GB SATA, nr inwentarzowy 3229/SR/2007;

·         Serwer THECUS 1U450 rack + 4 HDD Seagate 750GB SATA;

 

 

b)       Instrukcja przemieszczenie sprzętu między magazynami;

Przesunięcie międzymagazynowe nr 93/MAG/2007 z dnia 5.12.2007, następującego sprzętu:

·       Drukarka HP LaserJet 1100, nr inwentarzowy 707/D/99;

·       Drukarka HP LaserJet 1100, nr inwentarzowy 1416/D/02;

·       Skaner Pustek OpticPro 1248 U, nr inwentarzowy 1200/SK/01;

·       Skaner HP ScanJet 5590, nr inwentarzowy 3030/SK/2006;

 

 

c)       Instrukcja serwis zewnętrzny sprzętu;

Przekazanie do serwisu zewnętrznego drukarki sieciowej OKI B6300, nr inwentarzowy 1929/D/2005 – Przesunięcie międzymagazynowe z magazynu głównego do serwisu zewnętrznego 44/MAG/2007 z dnia 14.06.2007r.

 

 

Odbiór z serwisu zewnętrznego komputera PC NTT System , nr inwentarzowy 1773/K/04 – Przesunięcie międzymagazynowe z serwisu zewnętrznego do magazynu głównego 6/SZ/2007 z dnia 18.09.2007r.

 

 

d)       Instrukcja serwis wewnętrzny sprzętu;

Przekazanie sprzętu (monitor Belinea, nr inwentarzowy 1545/M/03 oraz komputer PC NTT System nr inwentarzowy 1512/K/03) do serwisu - od użytkownika do Wydziału I – dokument przyjęcia 6/MAG/2007 z dnia 19.04.2007 oraz przesunięcie międzymagazynowe 6/MAG/2007 z magazynu głównego do serwisu Plac Wolności (wewnętrznego).

Zwrot sprzętu (drukarka HP LaserJet 1300 nr inwentarzowy 1688/D/04) z serwisu wewnętrznego do magazynu głównego – przesunięcie międzymagazynowe 1/SPW/2007 z dnia 28.06.2007 oraz dokument wydania użytkownikowi 1655/MAG/2007 z dnia 28.06.2007r.

 

 

 

 

 

 

e)       Instrukcja zmiana lokalizacji sprzętu:

·       Ze zmianą użytkownika – przyjęcie od użytkownika i wydanie innemu użytkownikowi Notebook’a ACER TM6463WLMi, nr inwentarzowy 3134/K/2007 – dokument przyjęcia 117/MAG/2007 z dnia 26.09.2007 oraz dokument wydania 1735/MAG/2007 z dnia 5.12.2007r.

 

 

·       Bez zmiany użytkownika – pracownik Wydziału I nie generuje wydruków; w aplikacji Subiekt dokonuje zmiany grupy użytkownika – wydruki ekranów aplikacji Subiekt – przesunięcie zestawu komputerowego użytkownika –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))z grupy – Urząd Stanu Cywilnego do grupy Wydział Finansowo – Księgowy.

 

f)         Instrukcja przyjęcie sprzętu od użytkownika;

Przyjęcie od użytkownika skanera Pustek OpticPro 1248 U, nr inwentarzowy 1200/SK/01 – dokument przyjęcia 118/MAG/2007 z dnia 27.09.2007r. oraz przesunięcie międzymagazynowe (z magazynu głównego na magazyn Ratusz Parter) 93/MAG/207 z dnia 5.12.2007r.

 

 

 

 

g)       Instrukcja wydanie sprzętu użytkownikowi;

Na wniosek kierownika komórki organizacyjnej (wniosek o zainstalowanie sprzętu komputerowego), po akceptacji naczelnika Wydziału I, pracownik Wydziału I przekazuje sprzęt wskazanemu użytkownikowi – dokument wydania sprzętu 1715/MAG/2007 z dnia 18.09.2007r.:

·       Komputer PC NTT System, nr inwentarzowy 1773/K/04;

·       Monitor NEC LCD 1701, nr inwentarzowy 1585/M/03;

·       Drukarka HP LaserJet 1100 780/D/99;

 

 

 

1.3. Analiza

Przeprowadzone przez audytorów badania wykazały, że obszar gospodarki sprzętem komputerowym został wprowadzony do zadań Wydziału I. System gospodarki sprzętem komputerowym został poddany analizie (diagnozie) i w jej wyniku opracowano procedury wewnętrzne. W 2007r. opracowano wewnętrzne uregulowania oraz wdrożono ich postanowienia w życie. W przedmiotowych uregulowaniach określono podział kompetencji oraz organizację gospodarki sprzętem komputerowym. Wdrożenie wewnętrznych procedur w Wydziale I nastąpiło w formie testowej. Celem wdrożenia w formie testowej przedmiotowych unormowań było dostosowania zawartych w procedurach uregulowań do sytuacji w praktyce. Audytorzy pozytywnie ocenili fakt opracowania procedur. W wyniku analizy przedmiotowych procedur zespół audytorów stwierdził, że postanowienia zawarte w nich identyfikują poszczególne procesy gospodarki sprzętem komputerowym, regulują sposoby postępowania w tych procesach oraz dodatkowo zapewniają identyfikację miejsca użytkowania oraz użytkownika sprzętu, a przez to umożliwiają zarządzanie poszczególnymi urządzeniami. Audytorzy stwierdzili, że okres wdrażania testowego trwa nadal a jego zakończenie nie zostało określone. W związku z tym audytorzy ocenili, że okres wdrażania testowego przedmiotowych procedur jest wystarczający do ich formalnego wdrożenia i należy dążyć do zakończenia testów a procedury wdrożyć w sposób formalny. Formalne wdrożenie (np. w formie zarządzenia wewnętrznego naczelnika wydziału) umożliwi sprawne i efektywne zarządzanie sprzętem komputerowym w Urzędzie. Dodatkowo ułatwi podejmowanie decyzji w zakresie potrzeb sprzętowych, zapewni szybką reakcję w sytuacjach ewentualnych awarii. Zmniejszy ryzyko narażenia się na zarzut niegospodarności. Formalne wdrożenie procedur ujednolici sposób postępowania a pracownikom ułatwi wykonywanie czynności, dyscyplinująco oddziałowując na sposób wykonywania obowiązków przez pracowników. Natomiast Kierownictwu Wydziału I umożliwi bieżący nadzór i kontrolę badanego przez audytorów obszaru.

1.4. Rekomendacje

A. Podjąć działania doprowadzające do zakończenia prowadzenia prac testowych w celu jak najszybszego formalnego wdrożenia procedur gospodarki sprzętem komputerowym.

 

2.1. Kryteria

 

2.2. Stan faktyczny

 

 

2.3. Analiza

W ocenie audytorów na skuteczne zarządzanie infrastrukturą komputerową winny składać się następujące elementy:

Badania przeprowadzone przez audytorów potwierdziły, że dysponowanie i zarządzanie sprzętem komputerowym zostało uznane za istotny element w ramach czynności realizowanych w Wydziale I. Utworzona baza sprzętu umożliwia uzyskanie informacji zarządczych (ilość, rodzaj, miejsce użytkowania, użytkownik sprzętu). Przeprowadzane badania inwentaryzacyjne przez pracowników Wydziału I są przeprowadzane i są skuteczne w zakresie zgodności danych ewidencyjnych z danymi rzeczywistymi. W związku z powyższym audytorzy wydali pozytywną ocenę badanemu obszarowi i nie sprecyzowali rekomendacji.

 

2.4. Rekomendacje

Audytorzy nie wydali rekomendacji