Celem niniejszego audytu była ocena funkcjonowania systemu gospodarki nieruchomościami w Urzędzie Miasta Opola.

·          Podmiotowy:

audyt został przeprowadzony w Wydziale Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i   

Kartografii.

 

·          Przedmiotowy:

realizacjazadań w zakresie gospodarowania nieruchomościami wynikające z Ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta.

 

 

 

Wymienione obiekty audytu zostały ustalone na podstawie wyodrębnionych przez zespół audytorów obszarów ryzyka, w zakresie tematycznym realizowanego zadania audytowego. Przyjmując taki zakres ryzyk zespół audytowy zwrócił szczególną uwagę na ryzyka związane z:

·          brakiem, lub niezgodnym z przepisami prowadzeniem ewidencji nieruchomości,

·          nieprawidłowością w obszarze organizacji przetargów na zbycie nieruchomości,

·          niezgodnym z przepisami przebiegiem procesu przekazywania nieruchomości w trwały zarząd;

·          nieprawidłowym przeprowadzaniem procesów sprzedaży nieruchomości w drodze bezprzatargowej na rzecz najemców czy użytkowników wieczystych;

·          niezgodnym z przepisani przebiegiem wykupu gruntów do gminnego zasobu nieruchomości.

 

W badaniach audytowych należy zatem traktować obiekty łącznie. Biorąc pod uwagę badany system i dostępne zasoby Referatu Audytu Wewnętrznego, audytorzy postanowili poddać audytowi ww. obiekty.

 

1.   Testy przeglądowe – identyfikacja zasad funkcjonowania badanego systemu i jego podsystemów oraz potwierdzenie istnienia (lub nie) kontroli poprzez użycie niżej wymienionych technik:

a)       zapoznanie się z dokumentami służbowymi,

b)       uzyskiwania wyjaśnień i informacji od pracowników audytowanej jednostki
w oparciu o kwestionariusze kontroli wewnętrznej.

2.   Testy zgodności – analiza wszystkich zidentyfikowanych procedur w celu oceny stopnia i zakresu ich stosowania poprzez użycie niżej wymienionych technik:

a)       porównanie określonych zbiorów danych w celu wykrycia operacji nieprawidłowych lub kontrowersyjnych, wymagających wyjaśnienia;

b)       rekonstrukcję wydarzeń lub obliczeń pozwalającą ocenić dokładność i prawidłowość zastosowanych działań oraz wiarygodność wyników;

c)       sprawdzenie rzetelności informacji oraz jej porównanie z informacją zewnętrzną.

3.   Testy rzeczywiste wydajności (efektywności) – identyfikacja kompletności, dokładności i ważności informacji zawartych w dokumentach służbowych.

 

Zadanie audytowe przeprowadzono w okresie od 25.06.- 26.07.2007 r.

 

Legalność prowadzenia ewidencji nieruchomości.

1.1.1. Zgodnie z art. 180 ustawy o finansach publicznych jednostka samorządu terytorialnego opracowuje informację o stanie mienia komunalnego, stanowiącego załącznik do projektu budżetu.

 

1.1.2. Jednostki samorządu terytorialnego gospodarują nieruchomościami w sposób zgodny z zasadami prawidłowej gospodarki (art. 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami – Dz.U.04.261.2603).

Na podstawie art. 20 ustawy o gospodarce nieruchomościami tworzy się m.in. gminne i powiatowe zasoby nieruchomości.

Zgodnie z art. 24 cytowanej ustawy, do gminnego zasobu nieruchomości należą nieruchomości, które stanowią przedmiot własności gminy i nie zostały oddane w użytkowanie wieczyste, oraz nieruchomości będące przedmiotem użytkowania wieczystego gminy. Gminnym zasobem nieruchomości gospodaruje wójt, burmistrz lub prezydent miasta.

Gospodarowanie zasobem polega w szczególności na wykonywaniu czynności, o których mowa w art. 23 ust.1, pkt 1, w tym na ewidencjonowaniu nieruchomości.

Podstawą tworzenia gminnych zasobów nieruchomości są studia uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gmin uchwalane na podstawie przepisów o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (art. 24 ust. 3).

 

Celem badań w przedmiotowym obiekcie było ustalenie, czy ustawowy obowiązek dotyczący ewidencjonowania zasobu nieruchomości jest realizowany oraz w przypadku jego prowadzenia – prawidłowość i legalność jego konstrukcji.

W związku z powyższym, audytorzy przeprowadzili testy przeglądowe - zapoznali się z obowiązującymi w tym zakresie aktami prawnymi, dokumentami służbowymi, przeprowadzili wywiad z audytowanym, który został udokumentowany w kwestionariuszu kontroli wewnętrznej (KKW) oraz z ustaleniami kontroli:

·         Delegatury NIK w Opolu, przeprowadzonej w 2005r. w zakresie gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa;

·         Regionalnej Izby Obrachunkowej w Opolu, przeprowadzonej w 2006r., w zakresie dotyczącym gospodarki nieruchomościami komunalnymi.

W wyniku analizy dokumentacji zespół audytorów ustalił następujące fakty:

          i.          W Wydziale GNGiK prowadzone są następujące rejestry (zgodnie z zarządzeniem wewnętrznym nr 1/2006 Naczelnika Wydziału GNGiK, załącznik nr2):

a)            Rejestr sprzedanych mieszkań w małych domach mieszkalnych;

b)            Rejestr sprzedanych mieszkań w budynkach wielomieszkaniowych;

c)            Rejestr sprzedanych/zwróconych garaży;

d)            Rejestr sprzedanych lokali użytkowych;

e)            Rejestr nabytych gruntów do gminnego zasobu nieruchomości;

f)              Rejestr nieruchomości przejmowanych w drodze zasiedzenia;

g)            Rejestr nieruchomości przejmowanych w drodze komunalizacji na wniosek;

h)            Rejestr zmian nieruchomości;

i)               Rejestr sprzedanych gruntów;

j)              Rejestr sprzedanych gruntów na rzecz wieczystych użytkowników – działki budowlane;

k)             Rejestr sprzedanych gruntów na rzecz wieczystych użytkowników – małe i duże domy mieszkalne;

l)               Rejestr sprzedanych gruntów na rzecz wieczystych użytkowników – Spółdzielnie Mieszkaniowe;

m)           Rejestr sprzedanych gruntów na rzecz wieczystych użytkowników – garaże i inne obiekty usługowe;

n)            Rejestr – wykaz dzierżawców;

o)            Rejestr nieruchomości oddanych w trwały zarząd;

p)            Rejestr innych osób prawnych;

q)            Rejestr darowizn;

r)              Rejestr wydanych decyzji dot. opłat adiacenckich;

s)             Rejestr cen i wartości nieruchomości;

t)             Ewidencja gruntów i budynków.

         ii.          Wyniki kontroli Delegatury NIK w Opolu wykazały m.in., że w Urzędzie Miasta Opola nie była prowadzona odrębna ewidencja nieruchomości Skarbu Państwa; w związku z tym zalecono podjęcie działań zmierzających do usprawnienia czynności związanych z gospodarowaniem nieruchomościami Skarbu Państwa poprzez prowadzenie i aktualizowanie na bieżąco zestawień nieruchomości Skarbu Państwa dla potrzeb gospodarowania i rozliczania należnych korzyści Skarbu Państwa i Gminy Opole;

       iii.          Wyniki kontroli RIO w Opolu wykazały m.in. nieprowadzenie przez Gminę Opole ewidencji gminnego zasobu nieruchomości dla Miasta Opola; w związku z tym zalecono aby zaprowadzić ewidencję gminnego zasobu nieruchomości dla Miasta Opola;

      iv.          Ustawa o gospodarce nieruchomościami nie określa na czym ma polegać ewidencjonowanie nieruchomości oraz nie określa sposobu tworzenia i prowadzenia ewidencji nieruchomości; nie określa także zakresu informacji koniecznej zawartości przedmiotowej ewidencji;

        v.          W oparciu o ustalenia kontroli Wydziału KWiA 24/06, kontroli zewnętrznych NIK i RIO oraz audytorzy ustalili, że w treści Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola  nie określeno komórki organizacyjnej zobowiązanej do utworzenia i prowadzenia ewidencji gminnego zasobu nieruchomości;

      vi.          W wykazie ewidencji i rejestrów prowadzonych w Urzędzie Miasta Opola (załącznik do regulaminu Organizacyjnego) nie stwierdzono ewidencji gminnego zasobu nieruchomości;

     vii.          W okresie grudzień 2006r. – luty 2007r. przeprowadzona została kontrola przez zespół pracowników Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu w przedmiotowym zakresie; na podstawie wniosków pokontrolnych z cytowanej kontroli (wystąpienie pokontrolne z dnia 21.06.2007r., KWiA-I-0913/17/1/06) zespół audytowy stwierdził następujące ustalenia z kontroli:

a)            W Urzędzie Miasta nie był realizowany obowiązek ewidencjonowania gminnego zasobu nieruchomości (zgodnie z art. 23 ustawy o gospodarce nieruchomościami);

b)            W wewnętrznych uregulowaniach Urzędu Miasta nie wskazano komórki organizacyjnej, merytorycznie odpowiedzialnej za ewidencjonowanie gminnego zasobu nieruchomości;

c)            Nieujęcie ewidencji gminnego zasobu nieruchomości w wykazie ewidencji obowiązujących w Urzędzie Miasta Opola; w związku z tym Prezydent Miasta wydał zalecenia mające na celu usunięcie przedmiotowego uchybienia. W wystąpieniu pokontrolnym wydano zalecenia następującej treści:

Jednocześnie Prezydent Miasta określił termin wykonania cytowanych wyżej zaleceń w nieprzekraczalnym terminie do 31 grudnia 2007r.

W związku z powyższym zespół audytowy przeprowadził analizę sytuacji, uwzględniając analizę ryzyka. W analizie uwzględniono następujące fakty:

·         Przeprowadzenie w ostatnim okresie 3 kontroli przedmiotowego obszaru (NIK-2005, RIO-2006, WKWiA-2006/07)

·         Stwierdzenie przez zespoły kontrolne brak ewidencji gminnego zasobu nieruchomości;

·         Stosunkowo krótki okres jaki upłynął od zakończenia ostatniej z kontroli – czerwiec br.

W wyniku przeprowadzonej analizy, zespół audytowy postanowił o wyłączeniu ze swoich badań obszaru związanego z ewidencją zasobu nieruchomości w Urzędzie. Podczas narady otwierającej przedmiotowe zadanie audytowe poinformowano przedstawicieli jednostki audytowanej oraz Zastępcę Prezydenta Miasta o takiej decyzji audytorów.

 

W związku z opisana sytuacją w punkcie 1.2 niniejszego sprawozdania, zespół audytowy nie dokonał analizy przyczyn i skutków uchybień. Jednocześnie przedmiotowy obszar został ujęty w analizie ryzyka trakcie prac nad planem audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Opola na rok 2008.

 

 

Zespół audytorów nie wydał rekomendacji.

 

Prawidłowość i efektywność przeprowadzania procesów zbywania nieruchomości.

 

2.1.1. Sprzedaż nieruchomości lub oddanie w użytkowanie wieczyste nieruchomości gruntowej następuje w drodze przetargu lub w drodze bezprzetargowej (art. 28 ustawy o gospodarce nieruchomościami). Zgodnie z art. 32 nieruchomość gruntową oddana w użytkowanie wieczyste może być sprzedana wyłącznie użytkownikowi wieczystemu. W przypadku zbywania nieruchomości osobom fizycznym i prawnym pierwszeństwo w ich nabyciu przysługuje m.in. osobie, która jest najemcą lokalu mieszkalnego, a najem został nawiązany na czas nieoznaczony (art. 34 ust.1 pkt 3).

 

2.1.2. Szczegółowy sposób i tryb przeprowadzania przetargów związanych ze zbyciem nieruchomości został określony w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 14 września 2004r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości – Dz.U.04.207.2108.

 

2.1.3. Naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii opracował i wdrożył w 2006r. wewnętrzne procedury dotyczące funkcjonowania wydziału w zakresie gospodarki nieruchomościami. Zgodnie z zarządzeniem nr 1/2006 z dnia 12 czerwca 2006r. Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii w sprawie organizacji pracy Wydziału (zm. Zarządzeniem wewnętrznym nr GNGiK.0147-3/06 Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii z dnia 27 września 2006 r.) obowiązują następujące procedury:

Zgodnie z cytowanym zarządzeniem wewnętrznym Naczelnika Wydziału GNGiK pracą Wydziału kieruje Naczelnik Wydziału, który koordynuje i nadzoruje realizację zadań z pomocą:

a)     Zastępcy Naczelnika, który jednoczesnie pełni funkcję Geodety Miejskiego i w zakresie wykonywanych działań podlega bezpośrednio Prezydentowi Miasta;

b)     Kierowników Referatów, w zakresie gospodarki nieruchomościami

 

2.2.1. W ramach przedmiotowego audytu, zespół audytowy przeprowadził badania mające na celu stwierdzenie organizacji pracy wydziału. W tym celu dokonano analizy obowiązujących przepisów wewnętrznych (por. pkt 2.1.3) oraz przeprowadzono wywiad z Naczelnikiem Wydziału, udokumentowanym w kwestionariuszu kontroli wewnętrznej. W wyniku tych badań zespół audytowi ustalił:

a)                Gospodarki Gruntami

b)                Prywatyzacji

·       W zakresie geodezji i kartografii:

a)                 Ewidencji Gruntów i Budynków

b)                 Miejski Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej.

·       Referat Gospodarki Gruntami realizuje m.in. następujące zadania:

a)                 Prowadzenie gminnego zasobu nieruchomości;

b)                 Prowadzenie powiatowego zasobu nieruchomości;

c)                 Prowadzenie postępowania w zakresie gospodarowania nieruchomościami gminnymi i powiatowymi, w szczególności zbywanie lub nabywanie nieruchomości, przekazywanie w trwały zarząd lub użyczenie, a także przejmowanie zbędnych nieruchomości;

d)                 Zamiana nieruchomości gminnych i powiatowych;

e)                 Przekazywanie i przejmowanie w formie darowizny nieruchomości gminnych i powiatowych;

f)                  Dzierżawa i użyczanie nieruchomości gminnych i powiatowych w szczególności pod kioskami, pawilonami i parkingami;

g)                 Wykonywanie prawa pierwokupu

h)                 Przekazywanie nieruchomości na rzecz Skarbu Państwa i przejmowanie nieruchomości od Skarbu Państwa;

i)                   Oddawanie w trwały zarząd i wygaśnięcie trwałego zarządu nieruchomości gminnych i powiatowych, dla komunalnych jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej;

j)                   Sprzedaż gruntów bezprzetargowo na rzecz dzierżawców posiadających 10 – letnie umowy dzierżawy;

k)                 Ustanawianie służebności gruntowych;

·       Referat Prywatyzacji realizuje m.in. następujące zadania:

a)                 Sprzedaż lokali mieszkalnych w domach wielomieszkaniowych oraz w malych domach mieszkalnych na rzecz najemców i w drodze przetargu wraz ze sprzedażą lub oddaniem w użytkowanie wieczyste gruntu;

b)                 Sprzedaż lokali użytkowych na rzecz najemców lub wolnych w drodze przetargu wraz ze sprzedażą lub oddaniem w wieczyste użytkowanie gruntu;

c)                 Sprzedaż budynków na rzecz najemców lub wolnych w drodze przetargu wraz ze sprzedażą lub oddaniem w wieczyste użytkowanie gruntu;

d)                 Sprzedaż lub oddanie garaży najemcom wraz z oddaniem w użytkowanie wieczyste gruntów;

e)                 Sprzedaż na własność lub oddanie w użytkowanie wieczyste działek budowlanych w drodze przetargu;

f)                  Sprzedaż na własność gruntów gminnych na rzecz użytkownikow wieczystych;

g)                 Przekazywanie nieruchomości na własność, w użytkowanie wieczyste lub uzytkowanie na rzecz innych osób prawnych;

h)                 Przejmowanie nieruchomości w drodze komunalizacji na wniosek gminy;

i)                   Przekształcanie prawa użytkowania wieczystego osób fizycznych ustanowionego na gruntach gminnych w prawo własności;

j)                   Przekształcanie prawa użytkowania wieczystego osób prawnych ustanowionego na gruntach gminnych w prawo własności;

·       Referat Ewidencji Gruntów i Budynków realizuje m.in. następujące zadania:

a)                 Prowadzenie i aktualizacja operatu ewidencji gruntów i budynków;

b)                 Modernizacja operatu ewidencji gruntów i budynków;

c)                 Prowadzenie rejestru cen i wartości nieruchomości

d)                 Podziały i scalenia nieruchomości;

·       Miejski Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej realizuje zadania z zakresu administracji rządowej, w tym m.in.:

a)                 Gromadzenie i prowadzenie powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego;

b)                 Udostępnianie map i informacji z powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego;

c)                 Zakładanie i aktualizacja mapy zasadniczej

d)                 Ochrona znaków geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych

e)                 Prowadzenie powiatowej bazy danych wchodzącej w skład krajowego systemu informacji o terenie w zakresie danych obligatoryjnych części kartograficznej operatu ewidencji gruntów i budynków i mapy zasadniczej;

f)                  Rozgraniczenia nieruchomości.

a)                 W wydziale pracuje łącznie 27 osób na 26,5 etatu;

b)                 Funkcjonujące procedury wewnętrzne nie określają każdorazowo osobę odpowiedzialną za zadanie; procedury odwołują się do stanowisk pracy;

c)                 W latach 2006 i I kwartale 2007r. przeprowadzono następujące ilości transakcji, kolejno w zależności od jej typu:

Ø         kupna-sprzedaży lokali mieszkalnych i użytkowych oraz budynków w drodze przetargu – 2006 -11, 2007 – 1;

Ø         kupna-sprzedaży lokali mieszkalnych i użytkowych oraz budynków w drodze bezprzetargowej – 2006 -320, 2007 – 65;

Ø         kupna-sprzedaży działek budowlanych w drodze przetargu – 2006 – 11, 2007 – 4;

Ø         kupna-sprzedaży działek w drodze bezprzetargowej na poszerzenie nieruchomości posiadanych – 2006 -7, 2007 – 4;

Ø         kupna-sprzedaży nieruchomości gruntowych w drodze bezprzetargowej na rzecz użytkowników wieczystych – 2006 -112, 2007 – 27;

Ø         wykup gruntów do gminnego zasobu nieruchomości – 2006 – 58, 2007 – 5;

d)                 w bieżącej pracy wykorzystywane są następujące programy komputerowe:

Ø         SIGID – ewidencja użytkowników wieczystych;

Ø         SIT – System Informacji o Terenie;

Ø         EGB 2000 – część opisowa gruntów i budynków;

Ø         Przeglądarka intranetowa do programu EGB 2000;

Ø         GEO – INFO V – część kartograficzna ewidencji gruntów i budynków;

Ø         OŚRODEK – program do rejestrowania zgłoszeń i zasobu geodezyjnego i kartograficznego;

Ø         OSNOWA – rejestracja osnowy geodezyjnej;

2.2.2. Zespół audytowy przeprowadził badanie w ramach testów przeglądowych w przedmiotowym audycie dotyczące analizy wewnętrznych procedur funkcjonujących w Wydziale GNGiK. Badanie zostało przeprowadzone w dniu 18 lipca 2007r. Celem badania była analiza dokumentów pod kątem poprawności i zgodności wewnętrznych procedur z obowiązującymi aktami prawa powszechnego oraz innymi wewnętrznymi uregulowaniami funkcjonującymi w Urzędzie Miasta Opola. Analizie poddano następujące dokumenty:

a)     Procedura przygotowania lokali mieszkalnych i użytkowych oraz budynków do sprzedaży w drodze przetargu – Załącznik Nr 3 do Zarządzenia wewnętrznego Nr 1/2006 Naczelnika WGNGiK z dnia 12 czerwca 2006 r.,

b)     Procedura przygotowania lokali mieszkalnych i użytkowych oraz budynków do sprzedaży w drodze bezprzetargowej na rzecz najemców – Załącznik Nr 4 do Zarządzenia wewnętrznego Nr 1/2006 Naczelnika WGNGiK z dnia 12 czerwca 2006  r.,

c)     Procedura przygotowania działek budowlanych do sprzedaży w drodze przetargu – Załącznik Nr 5 do Zarządzenia wewnętrznego Nr 1/2006 Naczelnika WGNGiK z dnia 12 czerwca 2006 r.,

d)     Procedura przygotowania działek do sprzedaży w drodze bezprzetargowej na poszerzenie nieruchomości posiadanych – Załącznik Nr 6 do Zarządzenia wewnętrznego Nr 1/2006 Naczelnika WGNGiK z dnia 12 czerwca 2006 r.,

e)     Procedura przygotowania działek do sprzedaży w drodze bezprzetargowej na rzecz użytkowników wieczystych – Załącznik Nr 7 do Zarządzenia wewnętrznego Nr 1/2006 Naczelnika WGNGiK z dnia 12 czerwca 2006 r.,

f)       Procedura wykupu gruntów do gminnego zasobu nieruchomości - Załącznik Nr 8 do Zarządzenia wewnętrznego Nr 1/2006 Naczelnika WGNGiK z dnia 12 czerwca 2006  r.

W wyniku badania audytorzy ustalili, co następuje:

                  i.     Przedmiotowe dokumenty stanowią wewnętrzne uregulowania wykonywania poszczególnych zadań WGNGiK;

                ii.     Dokumenty regulują proces postępowania przygotowawczego w ramach zadań poszczególnych referatów, tj. postanowienia ogólne, czynności techniczne rejestracji wniosku oraz tryb postępowania opisujący proces czynności do wykonania;

               iii.     Proces przyjmowania, dekretowania, jak również przekazywania wniosków odpowiednim osobom (Naczelnikowi WGNGiK, Kierownikom odpowiednich referatów, pracownikowi merytorycznemu) jest precyzyjnie opisany;

              iv.     W przypadku każdej z wyżej wymienionych procedur, tryb postępowania przygotowawczego, jak również zakres wymaganej dokumentacji został szczegółowo określony;

               v.     Jako osobę odpowiedzialną i wykonującą poszczególne czynności postępowania przygotowawczego (zlecanie innym wydziałom, jednostkom sporządzenia/przygotowania wymaganych dokumentów, gromadzenie dokumentów, zlecania innym jednostkom wykonania wskazanych działań, przekazywania dokumentów, itd.) wskazano „pracownika merytorycznego”; nie określono imiennie ani stanowiskowo pracownika.

Na podstawie dokonanej analizy zespół audytowy stwierdził, iż przedmiotowe dokumenty w sposób precyzyjny i jasny organizują realizację poszczególnych transakcji. Analiza zawartych postanowień w procedurach nie wykazała sprzeczności z przepisami prawa i wewnętrznymi uregulowaniami Urzędu Miasta. Niemniej zespół audytowy zwrócił uwagę na brak przypisania poszczególnych czynności do konkretnych stanowisk (osób). Poddane analizie wewnętrzne uregulowania zawierają w swej treści mechanizmy kontroli wewnętrznej. W opinii audytorów poziom tych kontroli zapewnienia w stopniu zadowalającym prawidłowe i zgodne z przepisami realizowanie zadań określonych w wewnętrznych procedurach. Niemniej zespół audytowy zaleca dokonanie weryfikacji treści procedur pod kątem skuteczności mechanizmów kontrolnych w obecnej sytuacji prawnej, organizacyjnej i kadrowej.

 

2.2.3. Zgodnie z przedmiotowym zakresem badanego obiektu, zespół audytowy przeprowadził badania – testy rzeczywiste – legalności postępowania w zakresie funkcjonujących procedur w Wydziale GNGiK.

 

a) czynności przygotowawcze:

·           skompletowanie dokumentacji niezbędnej do sprzedaży i przekazanie jej do Wydziału Inwestycji Miejskich, Referatu Przetargów i Zamówień Publicznych,

·           po rozstrzygnięciu przetargu i przekazaniu przez Wydział Inwestycji Miejskich protokołu z przetargu zawarcie z nabywającym umowy kupna-sprzedaży w formie aktu notarialnego,

b) czynności techniczne:

·           rejestracja przygotowanego przez Wydział Lokalowy wniosku w Dzienniku korespondencji,

·           przekazanie do dekretacji naczelnikowi GNGiK, a następnie kierownikowi Referatu Prywatyzacji GNGiK - za potwierdzeniem w Dzienniku korespondencji,

·           rejestracja wniosku w spisie spraw oznaczonych zgodnie z rzeczowym wykazem akt,

c) postępowanie przygotowawcze:

·           ustalenie stanu prawnego nieruchomości,

·           wystąpienie do UAB o ustalenie przeznaczenia nieruchomości w Miejscowym Planie Zagospodarowania Przestrzennego,

·           wystąpienie do Opolskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków o zaopiniowanie sprzedaży lokalu w budynku zabytkowym,

·           opracowanie projektu podziału nieruchomości,

·           wystąpienie do Referatu Ewidencji Gruntów i Budynków o wypis i wyrys dla wydzielonej nieruchomości,

·           zlecenie rzeczoznawcy wykonanie wyceny nieruchomości,

·           opracowanie i przedłożenie prezydentowi Miasta informacji w sprawie sprzedaży nieruchomości w celu ustalenia przez Prezydenta ceny wywoławczej oraz formy przetargu i podpisania wykazu o przeznaczeniu nieruchomości do sprzedaży,

·           wywieszenie podpisanego przez Prezydenta wykazu na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta na okres 21 dni,

·           przekazanie pełnej dokumentacji do Wydziału Inwestycji Miejskich,

·           po wyłonieniu nabywcy i przekazaniu przez Wydział Inwestycji Miejskich protokołu z przetargu, zawiadomienie nabywcy o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży,

·           zawarcie umowy kupna-sprzedaży,

·           powiadomienie o zawartej transakcji Wydział Lokalowy, Wydział Budżetu i Wydział Finansowo-Księgowy.

Badanie polegało na sprawdzeniu wywiązywania się pracowników Wydziału z obowiązującej procedury. Audytorzy wyznaczyli następujące elementy postępowania, które zostały poddane badaniu:

Ø       ustalenie stanu prawnego nieruchomości;

Ø       dekretacja wniosku przez Naczelnika Wydziału i Kierownika Referatu Prywatyzacji;

Ø       uzyskanie opinii Wydziału Urbanistyki i Architektury (UAB);

Ø       zlecenie wykonania wyceny;

Ø       powiadomienie nabywcy o miejscu i dacie zawarcia umowy;

Ø       Akceptacja Prezydenta Miasta;

Ø       Zawiadomienie o zawartej transakcji Wydziału Lokalowego (L), Budżetu (B) i Finansowo – Księgowego (FK).

Badaniu poddano wszystkie tego typu transakcje z okresu 2006 r. oraz I kwartału 2007 r. – łącznie 12 pozycji. W rezultacie badania audytorzy stwierdzili, że proces sprzedaży przebiegał zgodnie z zapisami obowiązującej procedury, poza brakami dekretacji na wniosku strony:

1)       Naczelnika wydziału – 2/12 przypadków;

2)       Kierownika Referatu Prywatyzacji – 10/12 przypadków.

Powyższe braki formalne nie miały jednak wpływu na prawidłowość postępowania i nie miały znaczącego wpływu na ocenę badanego obszaru.

 

    ii.              Celem badania było sprawdzenie legalności postępowania sprzedaży nieruchomości w drodze bezprzetargowej pod kątem wykonywania procedury przygotowania lokali mieszkalnych i użytkowych oraz budynków do sprzedaży w drodze bezprzetargowej na rzecz najemców stanowiącej Załącznik Nr 4 do Zarządzenia Wewnętrznego Nr 1/2006 Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii. Zgodnie z tą procedurą czynności związane ze sprzedażą dzieli się na:

a) czynności przygotowawcze:

›        skompletowanie dokumentacji niezbędnej do sprzedaży na rzecz najemcy lokalu mieszkalnego, użytkowego wraz z przynależnym gruntem.

b) czynności techniczne:

·       rejestracja przesłanego za pośrednictwem zarządcy nieruchomości wniosku najemcy o kupno lokalu mieszkalnego lub użytkowego, do wniosku zarządca załącza aktualną umowę najmu, zaświadczenie o samodzielności lokalu, uproszczoną inwentaryzację kondygnacji, na której jest usytuowany i oznaczony lokal oraz kondygnacji, na której oznaczone są pomieszczenia przynależne,

·       przekazanie do dekretacji naczelnikowi GNGiK, a następnie kierownikowi Referatu Prywatyzacji GNGiK-za potwierdzeniem w Dzienniku korespondencji,

·       rejestracja wniosku w spisie spraw oznaczonych zgodnie z rzeczowym wykazem akt,

c) postępowanie przygotowawcze:

·       ustalenie stanu prawnego nieruchomości,

·       wystąpienie do UAB o ustalenie przeznaczenia nieruchomości w Miejscowym Planie Zagospodarowania Przestrzennego,

·       wystąpienie do Opolskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków o zaopiniowanie sprzedaży lokalu w budynku zabytkowym,

·       opracowanie projektu podziału nieruchomości,

·       wystąpienie do Referatu Ewidencji Gruntów i Budynków o wypis i wyrys dla wydzielonej nieruchomości,

·       zlecenie rzeczoznawcy wykonanie wyceny nieruchomości,

·       opracowanie i przedłożenie do podpisu Prezydentowi Miasta wykazu o przeznaczeniu lokalu do sprzedaży,

·       wywieszenie podpisanego przez Prezydenta wykazu na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta na okres 21 dni,

·       po przesłaniu przez najemcę oświadczenia o formie zapłaty, przygotowanie protokołu uzgodnień określającego warunki sprzedaży i przekazanie do podpisania Prezydentowi Miasta,

·       wezwanie najemcy do podpisania protokołu,

·       zawarcie umowy notarialnej kupna-sprzedaży w terminie wyznaczonym przez nabywcę, nie przekraczającym jednak terminu ważności wyceny, 

·       powiadomienie o zawartej transakcji Wydział Lokalowy, Wydział Budżetu i Wydział Finansowo-Księgowy.

Badanie polegało na sprawdzeniu wywiązywania się pracowników Wydziału z obowiązującej procedury. Audytorzy wyznaczyli następujące elementy postępowania, które zostały poddane badaniu:

Ø       ustalenie stanu prawnego nieruchomości;

Ø       dekretacja wniosku przez Naczelnika Wydziału i Kierownika Referatu Prywatyzacji;

Ø       uzyskanie opinii Wydziału Urbanistyki i Architektury (UAB);

Ø       zlecenie wykonania wyceny;

Ø       oświadczenie najemcy o formie zapłaty;

Ø       Akceptacja Prezydenta Miasta;

Ø       Zawiadomienie o zawartej transakcji Wydziału Lokalowego (L), Budżetu (B) i Finansowo – Księgowego (FK).

Badanie zostało przeprowadzone na wybranej próbie 60 z 385 transakcji kupna – sprzedaży (320 w 2006r. oraz 65 w 2007r.). Badana próba stanowiła 15,6% populacji. W wyniku badania audytorzy stwierdzili, iż wszystkie spośród przebadanych akt posiadają:

-           umowę najmu na czas nieokreślony,

-           wycenę nieruchomości dokonana przez rzeczoznawcę majątkowego noszącą nazwę operatu szacunkowego,

-           oświadczenie najemcy o formie zapłaty za wykup mieszkania,

-           akceptację Prezydenta Miasta sprzedaży nieruchomości,

-           powiadomienie o zawartej transakcji kupna – sprzedaży wydziały Lokalowy, Budżetu i Finansowo – Księgowy.

Audytorzy stwierdzili, że dekretowanie wniosku następuje zgodnie z procedurą. Najemca składa wniosek o sprzedaż lokali u zarządcy nieruchomości, który następnie jest przekazywany z aktualną umową najmu, zaświadczeniem o samodzielności lokalu, uproszczoną inwentaryzacją kondygnacji. Audytorzy ustalili także, iż jedna teczka dotycząca sprzedaży nieruchomości zawierała opinię wydziału Urbanistyki, Architektury i Budownictwa o przeznaczeniu przedmiotowej nieruchomości w Miejscowym Planie Zagospodarowania Przestrzennego. W pozostałych sprawach znajdowało się zaświadczenie UAB o samodzielności lokalu, co jest zgodne z obowiązującymi przepisami.

 

a) czynności przygotowawcze:

·       skompletowanie dokumentacji niezbędnej do sprzedaży w drodze przetargu działek budowlanych;

b) czynności techniczne:

·       rejestracja przesłanego wniosku strony zainteresowanej kupnem działki budowlanej lub polecenia Prezydenta Miasta przez pracownika obsługi kancelaryjnej w Dzienniku korespondencji,

·       przekazanie do dekretacji naczelnikowi WGNGiK, a następnie kierownikowi Referatu Prywatyzacji WGNGiK - za potwierdzeniem w Dzienniku korespondencji,

·       rejestracja wniosku w spisie spraw oznaczonych zgodnie z rzeczowym wykazem akt;

c) postępowanie przygotowawcze:

·       ustalenie stanu prawnego nieruchomości,

·       wystąpienie o odpis z rejestru gruntów do Referatu Ewidencji Gruntów i Budynków,

·       wystąpienie do Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej o sporządzenie mapy zasadniczej i ewidencyjnej,

·       wystąpienie do UAB o ustalenie przeznaczenia nieruchomości w Miejscowym Planie Zagospodarowania Przestrzennego i wytycznych zabudowy,

·       wystąpienie do Sądu Rejonowego Wydziału VI Ksiąg Wieczystych o odpis z księgi wieczystej obejmujący przygotowaną do sprzedaży nieruchomości,

·       zlecenie jednostce wykonawstwa geodezyjnego opracowania projektu podziału nieruchomości,

·       wystąpienie do Referatu Ewidencji Gruntów i Budynków o wypis i wyrys dla wydzielonej nieruchomości,

·       zlecenie rzeczoznawcy majątkowemu wykonanie wyceny działki,

·       opracowanie (w oparciu o zgromadzona dokumentację) i przedłożenie do podpisu Prezydentowi Miasta informacji w sprawie sprzedaży nieruchomości w celu ustalenia przez Prezydenta Miasta ceny wywoławczej oraz formy przetargu,

·       wywieszenie podpisanego przez Prezydenta wykazu na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta na okres 21 dni,

·       przekazanie pełnej dokumentacji (kopii) dotyczącej nieruchomości do Wydziału Inwestycji Miejskich – Referatu Przetargów i Zamówień Publicznych,

·       wyłonienie w drodze przetargu nabywcy i przekazanie przez Wydział Inwestycji Miejskich protokołu z przetargu,

·       zawiadomienie nabywcy o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, najpóźniej w terminie 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu,

·       zawarcie notarialnej umowy kupna-sprzedaży,

·       powiadomienie o zawartej transakcji Wydział Lokalowy, Wydział Budżetu i Wydział Finansowo-Księgowy.

Badanie polegało na sprawdzeniu wywiązywania się pracowników Wydziału z obowiązującej procedury. Audytorzy wyznaczyli następujące elementy postępowania, które zostały poddane badaniu:

Ø       ustalenie stanu prawnego nieruchomości;

Ø       dekretacja wniosku przez Naczelnika Wydziału i Kierownika Referatu Prywatyzacji;

Ø       uzyskanie opinii Wydziału Urbanistyki i Architektury (UAB);

Ø       zlecenie wykonania wyceny;

Ø       dołączenie do akt odpisu księgi wieczystej;

Ø       akceptacja Prezydenta Miasta;

Ø       zawiadomienie o zawartej transakcji Wydziału Lokalowego (L), Budżetu (B) i Finansowo – Księgowego (FK).

Badaniu poddano wszystkie tego typu transakcje z okresu 2006 r. oraz I kwartału 2007 r. – łącznie 15 pozycji. W rezultacie badania audytorzy stwierdzili, że proces sprzedaży przebiegał zgodnie z zapisami obowiązującej procedury, poza nielicznymi brakami formalnymi, dotyczącymi nie zawiadomienia Wydziału L o zawartej transakcji (7 z 15 przypadków).

Powyższe braki formalne nie miały jednak wpływu na prawidłowość postępowania i nie miały znaczącego wpływu na ocenę badanego obszaru.

 

    iv.           Celem badania było sprawdzenie legalności postępowania sprzedaży nieruchomości w drodze bezprzetargowej pod kątem wykonywania procedury przygotowania działek do sprzedaży w drodze bezprzetargowej na rzecz użytkowników wieczystych stanowiącej Załącznik Nr 7 do Zarządzenia Wewnętrznego Nr 1/2006 Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii. Zgodnie z tą procedurą czynności związane ze sprzedażą dzieli się na:

a) czynności przygotowawcze:

›        skompletowanie dokumentacji niezbędnej do sprzedaży działek gruntu na rzecz użytkowników wieczystych.

b) czynności techniczne:

·           rejestracja wniosku użytkownika wieczystego zainteresowanego nabyciem prawa użytkowania wieczystego gruntu na własność w Dzienniku korespondencji,

·           przekazanie do dekretacji naczelnikowi GNGiK, a następnie kierownikowi Referatu Prywatyzacji GNGiK-za potwierdzeniem w Dzienniku korespondencji,

·           rejestracja wniosku w spisie spraw oznaczonych zgodnie z rzeczowym wykazem akt,

c) postępowanie przygotowawcze:

·           wystąpienie do UAB o ustalenie przeznaczenia nieruchomości w Miejscowym Planie Zagospodarowania Przestrzennego,

·           zlecenie rzeczoznawcy wykonanie wyceny działki. Rzeczoznawca majątkowy określa wartość prawa własności i wartość prawa użytkowania wieczystego gruntu,

·           opracowanie i przedłożenie do podpisu Prezydentowi Miasta wykazu o przeznaczeniu nieruchomości do sprzedaży w drodze bezprzetargowej na rzecz użytkownika wieczystego,

·           wywieszenie podpisanego przez Prezydenta wykazu na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta na okres 21 dni,

·           obliczenie ceny sprzedaży działki,

·           powiadomienie nabywcy o cenie,

·           po zaakceptowaniu ceny działki przez nabywcę, przygotowanie protokołu uzgodnień,

·           zawarcie umowy notarialnej kupna-sprzedaży,

·           powiadomienie o zawartej transakcji Wydział Lokalowy, Wydział Budżetu i Wydział Finansowo-Księgowy.

Badanie polegało na sprawdzeniu wywiązywania się pracowników Wydziału z obowiązującej procedury. Audytorzy wyznaczyli następujące elementy postępowania, które zostały poddane badaniu:

Ø       ustalenie stanu prawnego nieruchomości;

Ø       dekretacja wniosku przez Naczelnika Wydziału i Kierownika Referatu Prywatyzacji;

Ø       uzyskanie opinii Wydziału Urbanistyki i Architektury (UAB);

Ø       zlecenie wykonania wyceny;

Ø       Akceptacja Prezydenta Miasta;

Ø       Zawiadomienie o zawartej transakcji Wydziału Budżetu (B) i Finansowo – Księgowego (FK).

Badanie zostało przeprowadzone na wybranej próbie 35 z 139 transakcji kupna – sprzedaży (112 w 2006r. oraz 27 w 2007r.). Badana próba stanowiła 25,2% populacji. W wyniku badania audytorzy stwierdzili, iż wszystkie spośród przebadanych akt posiadają:

-           Potwierdzenie użytkowania wieczystego,

-           wycenę nieruchomości dokonana przez rzeczoznawcę majątkowego noszącą nazwę operatu szacunkowego,

-           akceptację Prezydenta Miasta,

-           powiadomienie o zawartej transakcji wydziału Budżetu i Finansowo – Księgowego.

Audytorzy stwierdzili, że dekretowanie wniosku następuje zgodnie z procedurą. Stwierdzono 4 przypadki braku dekretu Naczelnika Wydziału. W dokumentacji każdej badanej sprawy znajdowała się opinia wydziału UAB o objęciu nieruchomości w Miejscowym Planie Zagospodarowania Przestrzennego, operat szacunkowy oraz akceptację Prezydenta Miasta. We wszystkich badanych teczkach audytorzy stwierdzili zawiadomienia wydziału B oraz pisma – wnioski o wystawienie faktury VAT do FK (zgodnie z § 3 pkt 9 procedury przygotowania działek do sprzedaży w drodze bezprzetargowej na rzecz użytkowników wieczystych).

Stwierdzone powyżej nieliczne braki formalne dotyczące braku dekretu Naczelnika Wydziału nie miały wpływu na prawidłowość przeprowadzania postępowań.

 

a) czynności przygotowawcze:

›            skompletowanie dokumentacji niezbędnej do sprzedaży działek nie spełniających wymogów działki budowlanej, na poszerzenie nieruchomości już posiadanych.

b) czynności techniczne:

·            rejestracja wniosku strony zainteresowanej kupnem działki w Dzienniku korespondencji,

·            przekazanie do dekretacji naczelnikowi GNGiK, a następnie kierownikowi Referatu Prywatyzacji GNGiK-za potwierdzeniem w Dzienniku korespondencji,

·            rejestracja wniosku w spisie spraw oznaczonych zgodnie z rzeczowym wykazem akt,

c) postępowanie przygotowawcze:

·           ustalenie stanu prawnego nieruchomości,

·           wystąpienie do UAB o ustalenie przeznaczenia nieruchomości w Miejscowym Planie Zagospodarowania Przestrzennego,

·           wystąpienie do Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej o sporządzenie mapy zasadniczej i ewidencyjnej,

·           wystąpienie do Sądu Rejonowego Wydziału VI Ksiąg Wieczystych o odpis z księgi wieczystej obejmujący przygotowywaną do sprzedaży nieruchomość,

·           opracowanie projektu podziału nieruchomości,

·           wystąpienie do Referatu Ewidencji Gruntów i Budynków o wypis i wyrys dla wydzielonej nieruchomości,

·           zlecenie rzeczoznawcy wykonanie wyceny działki,

·           opracowanie i przedłożenie do podpisu Prezydentowi Miasta wykazu o przeznaczeniu nieruchomości do sprzedaży w drodze bezprzetargowej,

·           wywieszenie podpisanego przez Prezydenta wykazu na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta na okres 21 dni,

·           powiadomienie nabywcy o cenie,

·           po zaakceptowaniu ceny działki przez nabywcę, przygotowanie protokołu uzgodnień,

·           zawarcie umowy notarialnej kupna-sprzedaży,

·           powiadomienie o zawartej transakcji Wydział Lokalowy, Wydział Budżetu i Wydział Finansowo-Księgowy.

Badanie polegało na sprawdzeniu wywiązywania się Wydziału z obowiązującej procedury.

W tym celu został przygotowany arkusz, w którym wyszczególniono poszczególne obligatoryjne elementy:

Ø         potwierdzenie możliwości poszerzenia nieruchomości;

Ø         dekretacja Naczelnika Wydziału GNGiK i Kierownika Referatu Prywatyzacji;

Ø         uzyskanie opinii Wydziału Urbanistyki i Architektury (UAB);

Ø         odpis z ksiąg wieczystych;

Ø         powiadomienie nabywcy o cenie;

Ø         akceptacja Prezydenta Miasta;

Ø         Powiadomienie o transakcji wydziału L, B i FK.

W 2006 r. oraz w pierwszym kwartale 2007 r. miasto Opole sprzedało 11 działek w drodze bezprzetargowej na poszerzenie nieruchomości. W związku z taką liczbą transakcji audytorzy dokonali przeglądu wszystkich teczek przedmiotowych nieruchomości. Każda teczka posiadała:

-           potwierdzenie możliwości poszerzenia nieruchomości o wnioskowany grunt,

-           dekretację wniosku o sprzedaż działki przez Naczelnika GNGiK oraz Kierownika RP,

-           opinię UAB o przeznaczeniu nieruchomości w Miejscowym Planie Zagospodarowania Przestrzennego,

-           odpis z ksiąg wieczystych nieruchomości,

-           powiadomienie nabywcy o proponowanej przez miasto cenie nieruchomości,

-           akceptację Prezydenta Miasta sprzedaży nieruchomości w drodze bezprzetargowej,

Procedura nakłada na GNGiK obowiązek powiadomienia o zawartej transakcji Wydziały Lokalowy, Budżetu i Finansowo-Księgowy. Jedynie w 3 przypadkach poinformowano przedmiotowe wydziały, w 1 przypadku wydział Budżetu. Natomiast w 6 sprawach powiadomiono wydziały Budżetu i Finansowo-Księgowy nie uwzględniając Lokalowego.   

 

a) czynności przygotowawcze:

›        skompletowanie dokumentacji niezbędnej do wykupu gruntów do gminnego zasobu.

b) czynności techniczne:

·         rejestracja wniosku strony zainteresowanej wykupem lub polecenia Prezydenta w Dzienniku Korespondencyjnym,

·         przekazanie do dekretacji naczelnikowi GNGiK, a następnie kierownikowi Referatu Gospodarki Gruntami-za potwierdzeniem w Dzienniku Korespondencji,

·         rejestracja wniosku w spisie spraw oznaczonych zgodnie z rzeczowym wykazem akt,

c) postępowanie przygotowawcze:

·       ustalenie stanu prawnego nieruchomości,

·       wystąpienie o odpis z rejestru gruntów do Referatu Ewidencji Gruntów i Budynków,

·       wystąpienie do Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej o sporządzenie mapy zasadniczej i ewidencyjnej,

·       wystąpienie do UAB o ustalenie przeznaczenia nieruchomości w Miejscowym Planie Zagospodarowania Przestrzennego,

·       wystąpienie o opinię do Wydziału Inżynierii Miejskiej, w przypadku nieruchomości pod drogę,

·       wystąpienie do Sądu Rejonowego w Opolu VI Wydział Ksiąg Wieczystych o odpis z księgi wieczystej,

·       zlecenie jednostce wykonawstwa geodezyjnego opracowanie projektu podziału nieruchomości, w przypadku, gdy wniosek o wykup obejmuje część nieruchomości gruntowej,

·       wystąpienie do Referatu Ewidencji Gruntów i Budynków o wypis i wyrys dla wydzielonej nieruchomości,

·       zlecenie rzeczoznawcy wykonanie wyceny nieruchomości,

·       prowadzenie negocjacji w sprawie ceny i warunków transakcji wykupu,

·       opracowanie i przedłożenie do podpisu Prezydentowi Miasta informację w sprawie wykupu nieruchomości w celu akceptacji warunków transakcji przez Prezydenta,

·       uzyskanie oświadczenie Skarbnika o posiadanych środkach przeznaczonych na wykup,

·       zawarcie umowy notarialnej kupna-sprzedaży,

·       przygotowanie polecenia wypłaty za nabytą nieruchomość,

·       powiadomienie o zawartej transakcji Wydział Budżetu i Wydział Finansowo-Księgowy, a w przypadku wykupu gruntu pod drogę Wydział Inżynierii Miejskiej i Miejski Zarząd Dróg,

·       w przypadku braku zgody na zbycie nieruchomości na cele publiczne wystąpienie z wnioskiem do Referatu Gospodarki Nieruchomościami Skarbu Państwa o wywłaszczenie nieruchomości.

Badanie polegało na sprawdzeniu wywiązywania się pracowników Wydziału z obowiązującej procedury. Audytorzy wyznaczyli następujące elementy postępowania, które zostały poddane badaniu:

Ø       ustalenie stanu prawnego nieruchomości;

Ø       dekretacja wniosku przez Naczelnika Wydziału i Kierownika Referatu Gospodarki Gruntami;

Ø       uzyskanie opinii Wydziału Urbanistyki i Architektury (UAB);

Ø       odpis księgi wieczystej;

Ø       oświadczenie Skarbnika Miasta o zabezpieczeniu srodków na wykup

Ø       Akceptacja Prezydenta Miasta;

Ø       Zawiadomienie o zawartej transakcji Wydziału Budżetu (B) i Finansowo – Księgowego (FK).

Badanie zostało przeprowadzone na wszystkich transakcji wykupu w latach 2006 (58 wykupów) oraz I kwartału 2007 (5 wykupów). W wyniku badania audytorzy stwierdzili, iż wszystkie spośród przebadanych akt posiadają:

-           Potwierdzenie użytkowania wieczystego,

-           wycenę nieruchomości dokonana przez rzeczoznawcę majątkowego noszącą nazwę operatu szacunkowego,

-           akceptację Prezydenta Miasta,

-           powiadomienie o zawartej transakcji wydziału Budżetu i Finansowo – Księgowego.

Audytorzy stwierdzili, że transakcje wykupu są prawidłowo udokumentowane (zgodnie z procedurą) poza nielicznymi przypadkami braku dekretu Naczelnika Wydziału (2 przypadki) oraz Kierownika Referatu Gospodarki Gruntami (4 przypadki). W dokumentacji każdej badanej sprawy znajdowały się wymagane (wymienione wyżej) dokumenty. Stwierdzone nieliczne braki formalne nie miały wpływu na prawidłowość przeprowadzania postępowań.

 

2.2.4. W toku audytu zespół audytowy przeprowadził badanie mające na celu uzyskanie informacji o sposobie obsługi klienta. Badanie polegało na wizji lokalnej pomieszczeń, w których odbywa się obsługa klientów. Na podstawie przeprowadzonej wizji audytorzy i wywiadu z pracownikami Wydziału GNGiK, uzyskali następujące wyniki:

·       I – 8 pokoi – Referaty Gospodarki Gruntami oraz Prywatyzacji, z czego w 7 odbywa się obsługa stron; w każdym pokoi pracuje od 3 do 4 osób

·       II – 2 pokoje – MODGiK;

·       III – 4 pokoje – Referat Ewidencji Gruntów i Budynków; wydzielono jeden pokój do obsługi stron, gdzie pracuje jedna osoba; z informacji przekazanych przez Naczelnika Wydziału GNGiK wydzielone stanowisko obsługi pracuje jednak w ograniczonym zakresie i dotyczy to części opisowej ewidencji gruntów i budynków;

2.2.5. Naczelnik Wydziału GNGiK przekazała audytorom informację (udokumentowaną podczas wywiadu w kwestionariuszu kontroli wewnętrznej), że z uwagi na realizację zadań na podstawie różnych aktów prawa oraz wielkość wydziału, wskazane jest rozdzielenie Wydziału na Wydział Gospodarki Nieruchomościami i Wydział Geodezji i Kartografii, co usprawni pracę i ułatwi nadzór nad całością prowadzonych spraw. Jednocześnie Naczelnik Wydziału zaproponowała zasilić Wydział dodatkowymi etatami w referatach zajmujących się gospodarowaniem nieruchomościami ze względu na wzmożony ruch inwestycyjny. W wyniku badań zespół audytorów potwierdził, że Referat Ewidencji Gruntów i Budynków oraz Miejski Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej realizuje swoje zadania stosując przepisy innego aktu prawnego niż Referaty Gospodarki Gruntami i Prywatyzacji. Zakres obowiązków Wydziału w obecnej konstrukcji organizacyjnej jest szeroki i wymagający specjalistycznej wiedzy oraz umiejętności wśród pracowników. W związku z poruszeniem przez Naczelnika Wydziału GNGiK potrzeby rozdziału Wydziału na dwa odrębne, w opinii audytorów, ocena tego stanu wymaga odrębnego przeanalizowania i wykracza poza zakres przedmiotowego zadania audytowego. Wobec powyższego audytorzy przyjęli tę informację jako obszar ryzyka w Urzędzie Miasta Opola, dotyczący także i innych komórek organizacyjnych, który będzie poddany wnikliwej analizie podczas prac audytorskich w ramach kolejnych zadań audytowych oraz w procesie planowania na najbliższe lata.

         Poruszona przez Naczelnika Wydziału GNGiK sprawa rozdziału funkcji na dwie odrębne komórki organizacyjne jest tematem złożonym, wykraczającym poza zakres przedmiotowy audytu. Stanowisko zespołu audytowego w tym zakresie wymaga odrębnego, systemowego rozpatrzenia z uwzględnieniem analizy ryzyka w ramach także i innych komórek organizacyjnych. Audytorzy zaliczyli ten zakres do obszarów ryzyka zidentyfikowanych w Urzędzie Miasta Opola, który będzie poddawany badaniom podczas kolejnych zadań audytowych oraz w procesach planowania zadań audytowych na kolejne lata.                

 

 

1.     Egz. nr 1 – Prezydent Miasta

2.     Egz. nr 2 - Zastępca Prezydenta Miasta

3.     Egz. nr 3 – Naczelnik GNGiK

4.     Egz. nr 4 – a/a