| Miasto Opole - wersja archiwalna |
 |
|
 |
|||||||||||||||
 |
 |
|
 |
|
|
STRESZCZENIE
Zadanie audytowe Ocena pozyskiwania i obsługi inwestorów zostało przeprowadzone zgodnie z planem audytu na 2006r.
W procesie pozyskiwania i obsługi inwestorów uczestniczy kilka wydziałów urzędu Miasta Opola:
- Gospodarki i Promocji Miasta (GiPM);
- Urbanistyki, Architektury i Budownictwa (UAB);
- Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii (GNGiK);
- Biuro Urbanistyczne (BU);
- Inżynierii Miejskiej (InżM).
W wyniku przeprowadzonych wywiadów z audytowanymi, oraz badań zespół audytowy stwierdził, że system pozyskiwania i obsługi inwestorów jest w trakcie tworzenia i przez to funkcjonuje nierównomiernie. W opinii audytorów zainicjowane działania Naczelnika Wydziału GiPM, tworzenie Miejscowych Planów Zagospodarowania Przestrzennego oraz profesjonalna obsługa inwestorów uzyskały pozytywna ocenę. W związku z tym ocena audytorów i wydane rekomendacje mają charakter doradczy i porządkujący, mający na celu uzyskanie poprawy aktualnej sytuacji w przedmiotowym obszarze.
Audytorzy stwierdzili, że podstawowym problemem utrudniającym obsługę inwestorów to brak sformalizowanego sposobu i metody koordynacji w systemie pozyskiwania i obsługi inwestorów. Badania wykazały brak wpływu GiPM na obsługę inwestorów w innych komórkach organizacyjnych UM Opola oraz ryzyko nieefektywnej obsługi inwestora w pozostałych wydziałach uczestniczących w tym procesie, m.in. z powodu niewyznaczenia osób odpowiedzialnych i nieokreślenia tego typu czynności w zakresach czynności pracowników. W toku audytu stwierdzono brak współpracy i komunikacji pomiędzy pozostałymi wydziałami uczestniczącymi w obsłudze inwestorów. W opinii audytorów utrudnieniem w badanym obszarze jest brak Miejscowych Planów Zagospodarowania Przestrzennego (MPZP) terenów promowanych przez Wydział GiPM oraz brak jednolitej metody i formy prezentacji oferty inwestycyjnej. Zespół audytowy ocenił także zawartość stron internetowych w zakresie informacji dotyczącej promocji nieruchomości pod inwestycje. Informacje prezentowane są w sposób niejednolity, a wersja angielskojęzyczna jest dodatkowo niekompletna. Audytorzy pozytywnie ocenili działania Naczelnika GiPM w zakresie wielkości środków przeznaczonych na promocję w budżecie miasta na 2007r. Audytorzy wydali łącznie 10 rekomendacji.
I. CEL
Celem niniejszego audytu było zbadanie skuteczności działania systemu pozyskiwania oraz jakości obsługi inwestorów.
II.ZAKRES:
1.Podmiotowy:
Audyt został przeprowadzony w wydziałach Urzędu, posiadających w swoich kompetencjach pozyskiwanie oraz obsługę inwestorów (GiPM, UAB, GNGiK).
2.Przedmiotowy:
Efektywność i jakość realizacjizadania jednostek w zakresie pozyskiwania i obsługi inwestorów wynikające z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta, Strategii Rozwoju Miasta Opola i przepisów prawa powszechnego.
III. OBIEKTY AUDYTU
1. Analiza i ocena uwarunkowań organizacyjnych systemu pozyskiwani i obsługi inwestorów;
2. Analiza i ocena efektywności pozyskiwania i obsługi inwestorów;
IV. ANALIZA RYZYKA
Wymienione obiekty audytu zostały ustalone na podstawie wyodrębnionych przez zespół audytorów obszarów ryzyka, w zakresie tematycznym realizowanego zadania audytowego. Przyjmując taki zakres ryzyk zespół audytowy zwrócił szczególną uwagę na ryzyka związane z:
1. niedostatecznym dostępem inwestorów do jednostek zajmujących się ich obsługą, spowodowany brakiem informacji i promocji – OBIEKT 1
2. brakiem współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi i jednostkami Urzędu Miasta – OBIEKT 1
3. brak kompetencji potrzebnych do efektywnej obsługi i pozyskiwania inwestorów – OBIEKT 1
4. brak dostępu do potrzebnych danych oraz dokumentacji – OBIEKT 1;
5. zbyt długi czas obsługi inwestorów – OBIEKT 2
6. obsługiwanie inwestorów przez osoby nieuprawnione do podejmowania wiążących decyzji, a w efekcie konieczność ponownego negocjowania wcześniej uzgodnionych kwestii – OBIEKT 2.
Analiza ww. ryzyk została przedstawiona w poniższej tabeli.
W wyniku przeprowadzonej analizy zespół audytorów stwierdził, że oba obiekty charakteryzują się podobnym poziomem ryzyka. Wyższym ryzykiem charakteryzuje się obiekt 2 ( 81,25%), nieco niższym obiekt 1 (80%). Audytorzy stwierdzają, że na materializację ryzyk w obu obiektach największy wpływ mają czynniki istotności, operacyjne i jakości zarządzania. Prawidłowe funkcjonowanie obu obiektów związane jest ze skutecznym doborem kadr, prawidłowym wykonywaniem przez nich obowiązków, posiadanymi kwalifikacjami i cechami osobowościowymi, dlatego też obiekty te cechują się wysokim poziomem ryzyka związanego z jakością zarządzania.
W badaniach audytowych należy zatem traktować oba obiekty łącznie. Biorąc pod uwagę badany system i dostępne zasoby Referatu Audytu Wewnętrznego, audytorzy postanowili poddać audytowi wszystkie ww. obiekty.
Przewidywana metodyka:
1. Testy przeglądowe – identyfikacja zasad funkcjonowania badanego systemu i jego podsystemów oraz potwierdzenie istnienia (lub nie) kontroli poprzez użycie niżej wymienionych technik:
· zapoznanie się z dokumentami służbowymi,
· uzyskiwania wyjaśnień i informacji od pracowników audytowanej jednostki
w oparciu o kwestionariusze kontroli wewnętrznej. 2. Testy zgodności – analiza wszystkich zidentyfikowanych procedur w celu oceny stopnia i zakresu ich stosowania poprzez użycie niżej wymienionych technik:
· porównanie określonych zbiorów danych z kryteriami ustalonymi przez audytorów;
· sprawdzenie rzetelności informacji oraz jej porównanie z informacją zewnętrzną;
3. Testy rzeczywiste wydajności (efektywności).
VI.TERMIN
Zadanie audytowe przeprowadzono w okresie od 2.11.2006-11.01.2007 r.
VII. USTALENIA
1. Obiekt 1
Analiza i ocena uwarunkowań organizacyjnych systemu pozyskiwania i obsługi inwestorów;
1.1. Kryteria szczegółowe
Zadania związane z pozyskiwaniem i obsługą inwestorów zostały określone w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta Opola (załącznik do zarządzenia Prezydenta Miasta Opola Nr OR.I-0152-94/06 z dnia 1 sierpnia 2006r.). Inicjowanie, organizowanie i prowadzenie działań związanych z promocja gospodarczą i inwestycyjną miasta oraz prowadzenie spraw związanych z przystąpieniem do specjalnych stref ekonomicznych powierzono Wydziałowi GiPM (§ 22, pkt 2.1 Regulaminu Organizacyjnego). Jednocześnie w cytowanym paragrafie określono, że realizacja tych celów powinna odbywać się we współpracy, z wydziałami Urzędu Miasta. Do kryteriów audytorzy zaliczyli organizację Urzędu Miasta pod kątem istnienia sprawnej komunikacji pomiędzy wydziałami zaangażowanymi w obsługę inwestorów. W analizie przedmiotowego obiektu audytorzy uwzględnili również organizację służb obsługi inwestorów w innych miastach o porównywalnych wielkościach oraz miastach partnerskich Opola.
1.2. Ustalenie stanu faktycznego
1.2.1. Zespół audytorów przeprowadził wywiady z Naczelnikami GiPM, BU, UAB, GNGiK oraz Inż.M., które zostały udokumentowane w KKW. W wyniku przeprowadzonych rozmów uzyskano następujące informacje dotyczące organizacji procesu obsługi inwestorów, kolejno w Wydziałach:
a) Wydział GiPM
W GiPM nie wyodrębniono stanowiska pracy zajmującego się obsługą inwestorów ze względu na niewielką ilość pracowników w Wydziale. Obowiązki w zakresie pozyskiwania inwestorów określone zostały w indywidualnych zakresach czynności Kierownika Referatu Promocji Miasta i jednego pracownika tego referatu . Obejmują one:
– przygotowywanie ofert inwestycyjnych miasta ukierunkowanych na inwestorów krajowych i zagranicznych,
– nawiązywanie kontaktów z potencjalnymi inwestorami, prowadzenie rozmów informacyjno-sondażowych, mailing ofert inwestycyjnych oraz bezpośrednią obsługę.
Naczelnik GiPM nie posiada w opisie stanowiska pracy obowiązków związanych z obsługą i pozyskiwaniem inwestorów. Natomiast dokonuje podziału czynności, uprawnień, oraz odpowiedzialności pomiędzy pracownikami Wydziału poprzez tworzenie opisów stanowisk pracy poszczególnych pracowników co bezpośrednio wpływa na realizację obowiązków Referatu Promocji Miasta.
Wydział współpracuje z wydziałami Urzędu Miasta w zakresie:
– ustalenia terenów przeznaczonych do promocji (UAB, GNGiK, BU),
– uzyskania informacji o tym czy teren posiada Miejscowy Plan Zagospodarowania Przestrzennego (UAB),
– ustalenia wpływu planowanej inwestycji na środowisko (OŚR),
– uzyskania informacji na temat własności terenu (GNGiK),
– ustalenia mediów na terenie (InżM),
– uczestnictwa przedstawicieli ww. wydziałów w spotkaniach z potencjalnymi inwestorami,
– składania wniosków do MPZP.
Podstawowym problemem w obsłudze inwestora w zakresie kontaktów z innymi wydziałami to brak sformalizowanego sposobu koordynacji. Brak sformalizowania zasad współpracy skutkuje brakiem wpływu GiPM na obsługę inwestorów w innych wydziałach. GiPM uzyskuje informacje z wydziałów o braku wystarczającej liczby osób, które mogłyby indywidualnie obsłużyć inwestora.
Opracowane przez Wydział GiPM oferty inwestycyjne są wynikiem agregowania informacji z innych wydziałów (m.in. poprzez uzyskanie dostępu do danych o infrastrukturze oraz systemu ewidencji gruntów). Jednocześnie zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola NR OR.I-0152 – 86/2005 z dnia 7 listopada 2005 r. w sprawie wprowadzenia procedury realizacji uchwał podjętych przez Radę Miasta Opola w sprawie opracowań urbanistycznych: Miejscowych Planów Zagospodarowania Przestrzennego oraz Studium Uwarunkowań i Kierunków Zagospodarowania Przestrzennego miasta Opola, GiPM otrzymuje studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego – ustalenie części tekstowej studium oraz rysunek określający kierunki zagospodarowania przestrzennego a także MPZP.
Wydział ściśle współpracuje z Departamentem Współpracy z Zagranicą i Promocji Regionu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego; działania te obejmują: wspólne wyjazdy o charakterze promocyjnym np. na Open Days do Brukseli, na różnego rodzaju targi, współpracę w zakresie projektu
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2007-06-15 10:05:39 -  |
 |