| Miasto Opole - wersja archiwalna |
 |
|
 |
|||||||||||||||
 |
 |
|
 |
|
|
Zarządzenia 0152 > Rok 2006-2008 > 2007 > 51-100 > OR.I-0152-84/07-OBOWIĄZUJĄCE, zmienione zarządzeniem OR.I-0151-197/08 z dnia 28.02.2008 r., Nr OR.I-0152-628/10 z dnia 21.05.2010 r., Nr OR.I-0152-638/10 z dnia 11-06-2010 r., ZARZĄDZENIE Nr OR.I-0152- 84 /07
PREZYDENTA MIASTA OPOLA
z dnia 14 czerwca 2007 r.
w sprawie wprowadzenia procedury realizacji zaleceń pokontrolnych oraz postępowania z dokumentacją kontroli zewnętrznych
Na podstawie § 5 pkt 7 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr OR.I-0152-94/06 Prezydenta Miasta Opola z dnia 1 sierpnia 2006 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola - zarządzam wprowadzenie niniejszej procedury według poniższych postanowień.
I. Postanowienia ogólne
§ 1
Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:
1) jednostce kontrolowanej – należy przez to rozumieć odpowiednio wydział albo samodzielny referat Urzędu Miasta Opola bądź gminną jednostkę organizacyjną, nadzorowaną przez Prezydenta Miasta Opola,
2) kierowniku jednostki kontrolowanej – należy przez to rozumieć odpowiednio naczelnika wydziału, kierownika samodzielnego referatu Urzędu Miasta Opola albo dyrektora bądź kierownika gminnej jednostki organizacyjnej nadzorowanej przez Prezydenta Miasta Opola.
§ 2
Procedura określa zasady postępowania w przypadku kontroli i audytów prowadzonych przez upoważnioną do tego instytucję zewnętrzną, zwaną dalej ?jednostką kontrolującą?, a w szczególności:
1) zasady rejestrowania kontroli zewnętrznych,
2) zasady postępowania z wynikami kontroli zewnętrznej,
3) osoby odpowiedzialne za wykonanie zaleceń pokontrolnych,
4) zasady przechowywania dokumentów kontrolnych i ich publikowania,
5) tryb monitorowania wykonania zaleceń pokontrolnych.
§ 3
Wszelkie postanowienia dotyczące kontroli zewnętrznej odnoszą się do wszystkich jej form, niezależnie od nazwy, a więc audytu, inspekcji, wizytacji, rewizji itp.
§ 4
Komórką odpowiedzialną za przechowywanie, udostępnianie i archiwizowanie materiałów kontroli zewnętrznych oraz monitorowanie wykonania zaleceń pokontrolnych przez komórki Urzędu Miasta jest Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu.
II. Przebieg kontroli zewnętrznej
§ 5
1. Kontrole oraz upoważnienia osób kontrolujących są rejestrowane w Rejestrze kontroli.
2. Rejestr kontroli prowadzi Sekretariat Prezydenta Miasta.
3. Rejestr kontroli zawiera następujące informacje:
1) instytucja kontrolująca,
2) data rozpoczęcia i planowaną datę zakończenia kontroli,
3) podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli,
4) imiona i nazwiska osób upoważnionych,
5) data i numer upoważnień,
6) tematy kontroli,
7) uwagi.
4. Sekretariat Prezydenta Miasta informuje pocztą elektroniczną Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu o każdej nowo rozpoczętej kontroli zewnętrznej.
III. Postępowanie z wynikami kontroli zewnętrznych
§ 6
Po zakończeniu postępowania kontrolnego Prezydent Miasta lub osoba go zastępująca zapoznaje się z protokołem pokontrolnym, a następnie przekazuje go Zastępcy Prezydenta, Skarbnikowi lub Sekretarzowi Miasta nadzorującemu jednostkę kontrolowaną lub kierownikowi jednostki kontrolowanej bezpośrednio mu podległej. Informację o terminie wniesienia zastrzeżeń do protokołu Sekretariat przekazuje do Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu.
§ 7
1. Projekt zastrzeżeń do protokołu po zaakceptowaniu przez Zastępcę Prezydenta, Skarbnika Miasta lub Sekretarza Miasta, kierownik jednostki kontrolowanej przekazuje Prezydentowi Miasta.
2. Akceptacja, o której mowa w ust. 1 nie jest wymagana dla projektu zastrzeżeń przygotowanych przez kierownika jednostki kontrolowanej bezpośrednio podległej Prezydentowi.
3. Prezydent Miasta podejmuje decyzję o przekazaniu zastrzeżeń jednostce kontrolującej. Kopia zastrzeżeń jest przekazywana przez Sekretariat do Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu.
§ 8
1. Kopie wystąpienia poknontrolnego (wniosków, wyników kontroli) przekazuje się do Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu.
2. Zalecenia pokontrolne realizuje kierownik jednostki kontrolowanej, której one dotyczą.
3. Jeżeli zalecenie pokontrolne dotyczy kilku jednostek kontrolowanych, Prezydent wyznacza koordynatora, który odpowiada za kompleksową realizację zaleceń.
§ 9
Realizacja zaleceń pokontrolnych polega na podjęciu działań zaradczych w przypadku stwierdzonych nieprawidłowości lub usprawnieniu pracy jednostki kontrolowanej w sposób i w zakresie wskazanym w wystąpieniu pokontrolnym oraz w razie potrzeby wnioskowaniu o ukaranie pracowników odpowiedzialnych za powstałe nieprawidłowości.
§ 10
Bezpośredni nadzór nad realizacją zaleceń pokontrolnych sprawuje Zastępca Prezydenta, Skarbnik lub Sekretarz Miasta odpowiednio do zakresu sprawowanego nadzoru lub kierownik jednostki kontrolowanej bezpośrednio podległej Prezydentowi.
§ 11
1. Propozycję odpowiedzi dot. realizacji zaleceń pokontrolnych sporządza kierownik jednostki kontrolowanej.
2. Propozycja odpowiedzi, o której mowa w ust. 1 wymaga uprzedniej akceptacji nadzorującego Zastępcy Prezydenta, Skarbnika lub Sekretarza Miasta.
3. Do kierownika jednostki kontrolowanej bezpośrednio podległej Prezydentowi nie stosuje się ust. 2.
4. Kopia odpowiedzi jest przekazywana do Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu.
§ 12
Za terminowe przesłanie informacji dot. realizacji zaleceń pokontrolnych do jednostki kontrolującej odpowiada kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba wskazana przez Prezydenta w trybie określonym w § 8 ust.2.
IV. Zasady przechowywania dokumentacji pokontrolnej
§ 13
Dokumentacja z przeprowadzonej kontroli w wersji oryginalnej, m.in. protokół, wystąpienie pokontrolne, notatka, informacja i zalecenia pokontrolne, przechowywana jest w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu.
§ 14
Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu dokonuje analizy prawidłowości przestrzegania niniejszej procedury oraz wykonania zaleceń pokontrolnych, a w przypadku ich niewykonania monitoruje dalszą ich realizację.
§ 15
Wyniki przeprowadzonej analizy, o której mowa w § 14 po zakończeniu roku kalendarzowego Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu przedstawia Prezydentowi w formie notatki.
§ 16
W przypadku stwierdzenia uchybień w zakresie realizacji zaleceń pokontrolnych Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu przedstawia Prezydentowi Miasta ocenę konsekwencji związanych z brakiem realizacji tych zaleceń oraz przedstawia propozycje działań naprawczych.
§ 17
Traci moc zarządzenie nr OR.I-0152-46/2006 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29 marca 2006r. w sprawie wprowadzenia procedury realizacji zaleceń pokontrolnych oraz postępowania z dokumentacją kontroli zewnętrznych.
§ 18
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania
Prezydent Miasta
Ryszard Zembaczyński
|
 |
 |