URZĄD MIASTA OPOLA
OGŁASZA NABÓR NA WOLNE STANOWISKO URZĘDNICZE
ds. obsługi Kancelarii Ogólnej
1.
|
Wymagania niezbędne
|
Wymagane dokumenty
|
|
a) obywatelstwo polskie
|
Kserokopia dowodu osobistego
|
|
b) pełna zdolność do czynności prawnych, korzystanie z pełni praw publicznych
|
Oświadczenie
|
|
c) brak skazania za przestępstwo umyślne lub przestępstwo skarbowe umyślne
|
Oświadczenie
|
|
d) nieposzlakowana opinia
|
Oświadczenie
|
|
e) wykształcenie: wyższe magisterskie
|
Kserokopia dyplomu
|
|
f) doświadczenie zawodowe :
minimum 6 miesięcy
|
Kserokopia świadectwa pracy i/lub zaświadczenie o zatrudnieniu w przypadku trwania stosunku pracy, zaświadczenia o odbyciu stażu/wolontariatu
Kserokopia umowy zlecenia/o dzieło – w zakresie prac biurowych.
|
2.
|
Wymagania dodatkowe
|
Wymagane dokumenty albo zapisy w liście motywacyjnym lub w CV potwierdzające spełnianie wymagania
|
|
a) bardzo dobra umiejętność obsługi komputera w zakresie pracy w środowisku WINDOWS
z typowymi aplikacjami tj.: Word, Excel, Outlook, itp.
|
Zapis w liście motywacyjnym lub w CV
|
|
b) znajomość obowiązujących przepisów prawa w zakresie pełnionych obowiązków m.in. instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, prawa pocztowego.
|
Zapis w liście motywacyjnym lub w CV
|
|
c) znajomość statutu Miasta Opola i Regulaminu Organizacyjnego Urzędu.
|
Zapis w liście motywacyjnym lub w CV
|
|
d) umiejętność pracy w zespole
|
Zapis w liście motywacyjnym lub w CV
|
|
e) obsługa urządzeń biurowych m.in. telefax, drukarka, kserokopiarka, skaner, itp.
|
Zapis w liście motywacyjnym lub w CV
|
|
f) umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów,
|
Zapis w liście motywacyjnym lub w CV
|
|
g) umiejętność formułowania wniosków oraz pism,
|
Zapis w liście motywacyjnym lub w CV
|
|
h) samodzielność w wykonywaniu zadań,
|
Zapis w liście motywacyjnym lub w CV
|
|
i) odporność na stres,
|
Zapis w liście motywacyjnym lub w CV
|
|
j) dokładność, cierpliwość, dyspozycyjność, inicjatywa, obowiązkowość, stanowczość, sumienność, zaangażowanie
|
Zapis w liście motywacyjnym lub w CV
|
|
k) zdolność koncentracji,
|
Zapis w liście motywacyjnym lub w CV
|
|
l) determinacja w dążeniu do postawionego sobie celu
|
Zapis w liście motywacyjnym lub w CV
|
|
m) uprzejmość i wysoka kultura osobista.
|
Zapis w liście motywacyjnym lub w CV
|
3. Zakres wykonywanych zadań na stanowisku:
- Obsługa Kancelarii Ogólnej Urzędu Miasta, w tym w szczególności:
- przyjmowanie i rozdział korespondencji, przesyłek oraz dokumentów zewnętrznych na poszczególne komórki organizacyjne Urzędu,
- rejestracja korespondencji przychodzącej (RKP) w elektronicznym systemie obiegu dokumentów zgodnie z instrukcją „Podstawowe zasady obiegu dokumentów z wykorzystaniem SOD”,
- rejestracja zewnętrznych dokumentów o charakterze finansowych w rejestrze faktur (RKF)
w elektronicznym systemie obiegu dokumentów zgodnie z instrukcją „Zasady obiegu dokumentów finansowych z wykorzystaniem SOD”,
- wydawanie korespondencji i przesyłek pracownikom Urzędu,
- rejestracja i wysyłka przesyłek ekonomicznych, priorytetowych, poleconych, kurierskich, paczek, itp. krajowych i zagranicznych zgodnie z wymogami operatorów pocztowych,
- reklamowanie nieprawidłowo wykonanych usług przez firmy świadczące usługi pocztowe i kurierskie,
- kontrola realizacji umów z firmami świadczącymi usługi pocztowe i kurierskie (rozliczanie i opisanie faktur, kontrola zgodności opłat z zawartymi umowami oraz terminu obowiązywania umów),
- prowadzenie statystyki w zakresie wysłanej korespondencji – w systemie miesięcznym,
- segregacja i dystrybucja prasy i czasopism do odpowiednich komórek Urzędu – zgodny
z zamówieniami,
- systematyczna samokontrola w celu prowadzenia analiz, zmierzających głównie do czynienia oszczędności finansowych,
- zaopatrywanie kancelarii w druki, materiały biurowe oraz inne materiały niezbędne do jej funkcjonowania,
- Pomoc przy obsłudze Rady Miasta, delegacji zagranicznych i uroczystości organizowanych przez Urząd Miasta.
- Bieżąca współpraca w wydziałami Urzędu, miejskimi jednostkami organizacyjnymi i innymi instytucjami w zakresie realizacji zadań Urzędu Miasta Opola.
- Prowadzenie z należytą starannością, rzeczowym wykazem akt i instrukcją kancelaryjną dokumentacji związanej z zakresem obowiązków.
- Przygotowanie do Archiwum Zakładowego dokumentacji związanej z zakresem obowiązków, zgodnie
z obowiązującą w Urzędzie Miasta procedurą.
- Pełnienie zastępstwa na stanowisku pracy wyznaczonym przez przełożonego.
- Samokształcenie i podnoszenie kwalifikacji zawodowych celem wprowadzania innowacji w pracy.
- Wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonych.
4. Warunki pracy na stanowisku:
Praca w budynku Urzędu Miasta Opola, Rynek-Ratusz, w pełnym wymiarze czasu pracy.
Praca lekka, siedząca, wymagająca wysiłku umysłowego, odporności na stres, koncentracji, dobrej ostrości wzroku, z obsługą komputera i innych urządzeń biurowych oraz obsługą klienta Urzędu.
5. W miesiącu marcu 2013 r. wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w rozumieniu przepisów
o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych wyniósł 2,27 %.
6. Dokumenty aplikacyjne winny zawierać:
a) dokumenty wymienione powyżej,
b) życiorys, uwzględniający dokładny przebieg kariery zawodowej, opatrzony klauzulą: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.
z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.) oraz ustawą z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) i podpisem,
c) list motywacyjny,
d) kwestionariusz osobowy – według wzoru dostępnego na stronie internetowej (www.bip.um.opole.pl) oraz w Referacie Kadr Urzędu Miasta Opola,
e) dokument potwierdzający niepełnosprawność *
Kompletne aplikacje należy składać w Urzędzie Miasta Opola, Rynek – Ratusz, pokój nr 424, III półpiętro
z dopiskiem: Dotyczy naboru na stanowisko ds. obsługi Kancelarii Ogólnej w Wydziale Administracyjno-Gospodarczym w terminie do dnia 20 maja 2013 r. decyduje data faktycznego wpływu do Urzędu.
Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej (www.bip.um.opole.pl ) i na tablicy informacyjnej Urzędu Miasta Opola.
* W przypadku osób niepełnosprawnych
