| Miasto Opole - wersja archiwalna |
 |
|
 |
|||||||||||||||
 |
 |
|
 |
|
|
STRESZCZENIE
Zadanie audytowe pn. Wykonywanie obowiązków związanych z pozyskiwaniem środków pomocowych zostało przeprowadzone zgodnie z planem audytu na rok 2008. Audytorzy przeprowadzili badania przedmiotowego obszaru w dwóch płaszczyznach: organizacyjnym i efektywnościowym. Wyniki badań nie wskazały uchybień w wyżej wymienionych obszarach. Na podstawie uzyskanych rezultatów testów, audytorzy ocenili model organizacyjny funkcjonujący w Referacie Programów Pomocowych w Wydziale ds. Europejskich i Planowania Rozwoju (EiPR) jako optymalny, czego potwierdzeniem są wyniki badań skuteczności w pozyskiwaniu środków Unii Europejskiej. Uzyskane wysokie pozycje w rankingach również potwierdzają wyniki badań audytowych. W wyniku audytu audytorzy wydali jedną rekomendację, która dotyczyła zapewnienia pracownikom dostępu do szkoleń i samokształcenia w celu utrzymania odpowiedniego poziomu pracy.
I. CEL
Celem niniejszego audytu była diagnoza podejmowanych czynności pozyskania środków pomocowych Unii Europejskiej oraz ocena skuteczności ich pozyskiwania.
II.ZAKRES
Podmiotowy:
· audyt został przeprowadzony w Wydziale EiPR, Referacie Programów Pomocowych;
Przedmiotowy:
· identyfikacja systemu pozyskiwania środków pomocowych Unii Europejskiej oraz ocena skuteczności podejmowanych działań w celu ich uzyskania.
Obiekty audytu :
Analiza ryzyka:
Wymienione wyżej obiekty audytorzy wyłonili na podstawie zidentyfikowanych obszarów ryzyka w przedmiotowym zadaniu. W analizie audytorzy przyjęli zarówno ryzyka naturalne (ryzyko wystąpienia błędów bez względu na zastosowane kontrole), jak i ryzyka kontroli (ryzyko, że zastosowane mechanizmy kontrolne nie wykryją lub nie zapobiegną powstawaniu błędów). Zespół audytowy zwrócił szczególną uwagę na ryzyka związane z:
1. nieskutecznym podziałem zadań i kompetencji w Referacie Programów Pomocowych,
2. nieskutecznymi mechanizmami kontroli w funkcjonujących wewnętrznych procedurach regulujących wykonywanie obowiązków w zakresie aplikowania o środki pomocowe,
3. brakiem lub nieskutecznym monitoringiem przepisów i zasad w ramach poszczególnych programów operacyjnych,
4. niską jakością dokumentów aplikacyjnych,
5. brakiem lub nieskuteczną kontrolą wewnętrzną,
W wyniku przeprowadzonej analizy ryzyka dotyczących wyłonionych obiektów audytorzy ustalili, że badane obiekty charakteryzują się podobnym ryzykiem. Jednak większym ryzykiem charakteryzuje się Obiekt 2. Najwyższą punktację przypisano kategoriom kontroli wewnętrznej, istotności i jakości zarządzania. Audytorzy stoją na stanowisku, że materializacja ryzyk w tych kategoriach niesie największe ryzyko braku akceptacji złożonych dokumentów aplikacyjnych a co za tym idzie braku dofinansowania i w konsekwencji niezrealizowania planowanych inwestycji. Stąd wynika potrzeba wysokiej kultury zarządzania i wysokiego poziomu wiedzy fachowej pracowników – audytorzy kategorii ryzyka jakość zarządzania przyznali punktacje na poziomie 3. W analizie audytorzy wysoko ocenili ryzyka związane z kategorią kontroli wewnętrznej, uznali bowiem, że skuteczność aplikowania środków pomocowych w badanym systemie zależy w dużym stopniu od poziomu i efektywności zastosowanych mechanizmów kontrolnych na każdym etapie procesu aplikowania.
Biorąc pod uwagę badany system i dostępne zasoby Referatu Audytu Wewnętrznego, audytorzy postanowili poddać audytowi ww. obiekty.
METODYKA
1. testy przeglądowe – identyfikacja zasad funkcjonowania badanych systemów oraz
potwierdzenie istnienie kontroli poprzez użycie niżej wymienionych technik:
· zapoznanie się z dokumentami służbowymi,
· uzyskiwania wyjaśnień i informacji od pracowników audytowanej jednostki,
· obserwację wykonywanych działań,
2. testy zgodności – analiza wszystkich zidentyfikowanych procesów w celu oceny stopnia i zakresu ich stosowania poprzez użycie niżej wymienionych technik:
· porównanie określonych zbiorów danych w celu wykrycia operacji nieprawidłowych lub kontrowersyjnych, wymagających wyjaśnienia,
· rekonstrukcję wydarzeń pozwalającą ocenić dokładność i prawidłowość zastosowanych działań oraz wiarygodność wyników,
· sprawdzenie rzetelności informacji oraz jej porównanie z informacją zewnętrzną;
3. testy rzeczywiste wydajności (efektywności) – identyfikacja kompletności, dokładności i ważności informacji zawartych w dokumentach służbowych.
VI.TERMIN
Zadanie audytowe przeprowadzano w okresie sierpień – wrzesień 2008r.
VII.KRYTERIA OGÓLNE
Fundusze strukturalne są instrumentami Polityki Strukturalnej Unii Europejskiej. Ich zadaniem jest wspieranie restrukturyzacji i modernizacji gospodarek krajów należących do Unii Europejskiej (UE). W ten sposób wpływa się na zwiększenie spójności ekonomicznej i społecznej Unii. Fundusze kierowane są do tych sektorów gospodarki i regionów, które bez pomocy finansowej nie są w stanie dorównać do średniego poziomu ekonomicznego w UE. W latach 2000-2006 istniały cztery Fundusze strukturalne, realizujące cele polityki spójności UE:
Ponadto istnieje Fundusz Spójności będący instrumentem finansowym UE, nienależącym do Funduszy strukturalnych i wdrażany na poziomie wybranych państw a nie regionów. Jego celem jest ułatwienie integracji słabiej rozwiniętych krajów poprzez budowę sieci transportowych oraz obiektów ochrony środowiska o znaczeniu ponadregionalnym.
W latach 2007-2013, w wyniku reformy polityki spójności, liczba Funduszy strukturalnych została ograniczona do dwóch: Europejski Fundusz Społeczny oraz Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego. Do głównego nurtu programowania został włączony również Fundusz Spójności, który w latach 2007-2013 będzie podlegał podobnym zasadom, jak Fundusze strukturalne. Z kolei Fundusze wspierające inwestycje w zakresie rolnictwa i rybołówstwa zostały włączone odpowiednio do Wspólnej Polityki Rolnej oraz Wspólnej Polityki Rybackiej. Dokumentem określającym kierunki i wysokość wsparcia finansowego ze strony Funduszy na realizację zamierzeń rozwojowych w Polsce w latach 2007-2013 jest Narodowa Strategia Spójności (Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia). Narodowa Strategia Spójności (NSS) to dokument strategiczny określający priorytety i obszary wykorzystania oraz system wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności w Polsce w ramach budżetu Wspólnoty na lata 2007 – 2013. Łączna suma środków zaangażowanych w realizację NSS w latach 2007-2013 wyniesie około 85,6 mld euro, z czego 67,3 mld euro będzie pochodziło z budżetu UE. Obok działań o charakterze prawnym, fiskalnym i instytucjonalnym cele NSS będą realizowane za pomocą programów (tzw. programów operacyjnych), zarządzanych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, programów regionalnych (tzw. regionalnych programów operacyjnych), zarządzanych przez Zarządy poszczególnych województw i projektów współfinansowanych ze strony instrumentów strukturalnych, tj.:
Zasady aplikowania w wyżej wymienionych programach operacyjnych zostały określone osobno dla każdego z programów. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, na podstawie analizy stanu przygotowań w poszczególnych instytucjach, aktualizuje harmonogramy uruchomienia programów operacyjnych na lata 2007-2013.
VIII. KRYTERIA I USTALENIA
1. Obiekt 1 - Analiza konstrukcji organizacyjnej systemu pozyskiwania środków pomocowych UE w Urzędzie Miasta Opola; (znajduje się w załączniku do sprawozdania).
2. Obiekt 2 - Ocena skuteczności podjętych działań w celu pozyskania środków pomocowych w roku 2007 i I połowie 2008r. (znajduje się w załączniku do sprawozdania).
IX. UWAGI I WNIOSKI
Na podstawie opisanych w niniejszym sprawozdaniu ustaleń, analizy przyczyn i skutków audytorzy wydali jedną rekomendację:
A. W celu utrzymania odpowiedniego poziomu kwalifikacji i umiejętności w zakresie pozyskiwania środków pomocowych podjąć kroki umożliwiające szerszy dostęp pracowników Referatu Programów Pomocowych do udziału w specjalistycznych szkoleniach.
Wykonano w 3egzemplarzach, które otrzymują:
1) Egz. nr 1 – Prezydent Miasta Opola
2) Egz. nr 2 - Naczelnik Wydziału EiPR
3) Egz. nr 3 – a/a
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
 |
 |