ZARZĄDZENIE Nr OR-I.120.1.53. 2015
PREZYDENTA MIASTA OPOLA
z dnia 05 czerwca 2015 r.
 
 
w sprawie zmiany zarządzenia w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola

 
Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm., z późniejszymi zmianami) – zarządzam co następuje:

§ 1
 

W „Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola”, stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr OR-I.120.1.109.2012 Prezydenta Miasta Opola z dnia 09 sierpnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola, zmienionej zarządzeniem nr OR-I.120.1. 126. 2012 z dnia 18.10.2012 r., nr OR-I.120.1.23. 2013 z dnia 26.02.2013 r, nr OR-I.120.1. 121. 2013 z dnia 14.11.2013 r.,Nr OR-I.120.1.52.2014 z dnia 30 maja 2014 r., Nr OR-I.120.1. 105. 2014 z dnia 22 października 2014 r., OR I.120.1.130.2014 z dnia 04 grudnia 2014 r., OR I.120.1.131.2014 z dnia 05 grudnia 2014 r., Nr OR-I.120.1.23.2015 z dnia 27 lutego 2015 r., Nr OR-I.120.1.47. 2015 z dnia 05 maja 2015 r. dokonuje się następujących zmian:

1. W § 5 ust 1 pkt 3) otrzymuje brzmienie:

„3) polecenie przelewu, zbiorcze polecenie przelewu;”

2. W § 5 ust 4 otrzymuje brzmienie:

„4. Polecenie przelewu. Zbiorcze polecenie przelewu.
Podstawą wystawienia polecenia przelewu powinien być dokument źródłowy stanowiący o zobowiązaniu i obowiązku zapłaty, lub inny właściwy dowód księgowy, zastępczy lub źródłowy, z wyjątkiem:
1) przypadków gdy podstawą dokonania przelewu są przepisy prawa – w tych przypadkach na poleceniu
 wskazuje się tytuł prawny do wypłaty środków,
2) gdy przelewu dokonuje się w celu przeniesienia środków pomiędzy właściwymi rachunkami Urzędu (np. odprowadzenie dochodów na rachunek organu finansowego – budżetu, refundacje prowizji itp.),
3) zapłaty faktur i rachunków, które traktowane są jako samodzielne dokumenty podlegające zapłacie.

Polecenie przelewu i zbiorcze polecenie przelewu:
1) wystawia i parafuje pracownik wydziału merytorycznego w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia),
2) podpisuje naczelnik wydziału merytorycznego (pole „wystawił”),
3) akceptuje Skarbnik i Prezydent,
Do podpisania dokumentu przelewu wewnętrznego jako wystawiający upoważnieni są także kierownicy referatów księgowości i Referatu Rozliczeń Budżetowych w ramach rachunków bankowych obsługiwanych przez te referaty.

Dopuszcza się tworzenie przelewów w postaci zbiorczego polecenia przelewu (zestawienia, listy), w którym dokonuje się zgrupowania wielu pojedynczych (indywidualnych) przelewów. Na zbiorczym poleceniu przelewu zamieszcza się informacje niezbędne do dokonania każdego pojedynczego przelewu, w szczególności:
1. wskazania źródłowego rachunku bankowego z którego ma nastąpić przelew;
2. wskazania beneficjenta przelewu – osoby lub instytucji której przekazuje się środki, ze wskazaniem adresu,
3. wskazania docelowego rachunku bankowego, na który ma być dokonany przelew;
4. kwotę przelewu,
5. tytuł i podstawę przelewu,
6. klasyfikację budżetową i inne niezbędne elementy opisowe – w przypadku gdy przelew dotyczy dokonania wydatku budżetowego,
7. inne niezbędne elementy zależne od rodzaju zgrupowanych przelewów.

W celu wystawienia zbiorczego polecenie przelewu można stosować wzór określony w załączniku nr 12 do niniejszej instrukcji. Wzór można dostosować do danego typu przelewów poprzez dodanie lub usunięcie właściwych pól, przy czym winien on co najmniej zwierać  wyżej wymienione elementy.

W przypadku wystawienia zbiorczego polecenia przelewu nie wystawia się poleceń przelewów indywidualnych w nim wymienionych. W tym zakresie zbiorcze polecenie przelewu zastępuje indywidualne polecenia przelewu, i jest wystawiane w ich miejsce.

Wszędzie tam, gdzie można dokonać zgrupowania przelewów indywidualnych w zbiorcze polecenia przelewów, należy dążyć do ich grupowania. Należy przy tym uwzględnić charakter tych przelewów, oraz formę ich realizacji i ewidencji księgowej.

Do zbiorczego przelewu stosuje się pozostałe zapisy niniejszej instrukcji dotyczące przelewów, w szczególności tryb ich zatwierdzania.

Zbiorcze polecenia przelewu podlegają kontroli formalno-rachunkowej przez pracowników Referatu Rozliczeń Budżetowych.

Po uzyskaniu niezbędnych podpisów dokument polecenia przelewu jest składany do realizacji w Referacie Rozliczeń Budżetowych Wydziału Finansowo-Księgowego. Pracownicy tego referatu ujmują polecenia przelewu w programie obsługi bankowej i sporządzają z nich wykaz zleceń płatniczych, który po akceptacji przez Skarbnika i zatwierdzeniu przez Prezydenta stanowi udzieloną bankowi dyspozycję obciążenia rachunku jednostki. Wykaz zleceń płatniczych przed jego ostateczną realizacją winien być podpisany przez pracownika sporządzającego, kierownika referatu, Skarbnika i Prezydenta. Podpisany wykaz zleceń płatniczych jest przekazywany do banku drogą elektroniczną zgodnie z technicznymi procedurami banku prowadzącego obsługę rachunków Urzędu.”

3. W § 21 ust  15-20 otrzymują brzmienie:

„15. Polecenia przelewu, zbiorcze polecenia przelewu i polecenia wypłaty środków budżetowych, stanowiące dyspozycję środkami budżetowymi, uruchamiające wydatki budżetowe, winny w swojej treści lub uzasadnieniu zawierać cel i podstawę poniesienia wydatku budżetowego.

16. Polecenia przelewu (lub zbiorcze polecenia przelewu) lub wypłaty środków budżetowych wystawia i parafuje pracownik wydziału merytorycznego realizującego zadanie budżetowe, w oparciu o dokumenty źródłowe (umowy, porozumienia, wyroki sądowe itd.) lub przepisy prawa zobowiązujące do przekazania środków budżetowych. W miarę możliwości do polecenia należy także załączać dokumenty wskazujące na podstawę dokonania wydatku, lub w treści wskazywać przepis z którego wynika obowiązek przekazania środków. Nie wystawia się odrębnych poleceń przekazania środków w przypadku gdy zapłata następuje na podstawie odrębnych dokumentów, np. faktur, rachunków itp. – nie dotyczy to zapłaty za faktury pro-forma, które nie stanowią samodzielnego dowodu księgowego.

17. Polecenia przelewu (lub zbiorcze polecenia przelewu) refundujące środki pieniężne pomiędzy rachunkami bankowymi Urzędu Miasta Opola, na pokrycie wydatków budżetowych z tytułu obciążenia przez bank tych rachunków kwotami prowizji i opłat parafuje kierownik właściwego referatu księgowości obsługującego dany rachunek, naczelnik wydziału, a podpisuje (wystawia) dysponent środków w planie finansowym.

18. Polecenia przelewu (lub zbiorcze polecenia przelewu) stanowiące wydatki budżetowe w zakresie zadań budżetowych obsługiwanych przez Wydział Finansowo-Księgowy parafują pracownicy sporządzający przelew, a podpisuje, (wystawia) naczelnik wydziału  a jeżeli polecenie przelewu akceptuje z upoważnienia Skarbnika naczelnik wydziału, wystawiającym polecenie może być kierownik właściwego referatu Wydziału Finansowo-Księgowego.

19. Polecenie przelewu, zbiorcze polecenie przelewu lub polecenie wypłaty środków budżetowych podpisuje naczelnik wydziału merytorycznego dysponujący środkami budżetowymi przeznaczonymi na ten cel. Podpis naczelnika oznacza kontrolę merytoryczną zdarzenia powodującego obowiązek przekazania środków budżetowych, oraz potwierdza, że dyspozycja wypłaty środków znajduje pokrycie w planie budżetu.

20. Polecenie przelewu (lub zbiorcze polecenie przelewu) jest akceptowane przez Skarbnika, zatwierdzane przez Prezydenta, a następnie realizowane przez Referat Rozliczeń Budżetowych.”

4. W §22 ust 7a otrzymuje brzmienie:

„7a) Czynności wymienionych w ust 6 i 7 nie wykonuje się w przypadku udzielania dotacji w trybie refundacji wydatków poniesionych przez dotowanego. W tym przypadku zaakceptowane polecenie przelewu (lub zbiorcze polecenie przelewu) środków dotacji (refundacja) następująca po dokonaniu przez wydział merytoryczny analizie i kontroli formalnej dokumentów związanych z udzieleniem dotacji stanowi jednocześnie potwierdzenie rozliczenia dotacji.”

5. Wprowadza się załącznik nr 12 do „Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola”, który otrzymuje brzmienie jak w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia.

6. Załącznik nr 8B do „Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola”, który brzmienie jak w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 2

 Wykonanie zarządzenia powierzam Wydziałowi Finansowo-Księgowemu.

§ 3

 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

z up. Prezydenta  Miasta
Mirosław Pietrucha
Z-ca Prezydenta Miasta