A A A

REKRUTACJE 2018 R. > OGŁOSZENIA 2018 > Wydział Administracyjno-Gospodarczy

 

URZĄD MIASTA OPOLA

OGŁASZA NABÓR NA WOLNE STANOWISKO URZĘDNICZE

 

ARCHIWISTA

.................................................................................................................................

(nazwa stanowiska pracy)

 

1.

 

Wymagania niezbędne	Wymagane dokumenty
obywatelstwo polskie	Oświadczenie
pełna zdolność do czynności prawnych, korzystanie z pełni praw publicznych	Oświadczenie
brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe	Oświadczenie
nieposzlakowana opinia	Oświadczenie
wykształcenie: wyższe magisterskie	Kserokopia dyplomu lub świadectwa lub oryginalne zaświadczenie o ukończeniu studiów (w przypadku obrony pracy dyplomowej do momentu wystawienia dyplomu przez uczelnię, ważność zaświadczenia 1 m-c)
doświadczenie zawodowe co najmniej 1  rok w  jednostce administracji publicznej	Kserokopia świadectwa pracy i/lub zaświadczenie o zatrudnieniu w przypadku trwania stosunku pracy ( ważność zaświadczenie 1 m-c), kserokopia zaświadczenia o odbyciu stażu/wolontariatu, kserokopia umowy/ów  zlecenia/o dzieło

 

2.

 

Wymagania dodatkowe	Wymagane dokumenty albo zapisy w liście motywacyjnym lub w CV potwierdzające spełnienie wymagań
znajomość ustawy o  samorządzie gminnym	Zapis w CV
znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego	Zapis w CV
znajomość Statutu Miasta Opola	Zapis w CV
znajomość Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola	Zapis w CV
znajomość ustawy o  narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.  U. 1983 Nr 38 poz.173 z późn. zm.) i  jej aktów wykonawczych	Zapis w CV
znajomość Rozporządzenia w  sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w  sprawie organizacji i  zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z  2011  r. Nr  14 poz. 67 z późn. zm.)	Zapis w CV
znajomość przepisów w  zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i  płacowej	Zapis w CV
dokładność, skrupulatność, rzetelność, umiejętność analitycznego myślenia, otwartość na nowe technologie wspomagające zarządzanie dokumentacją w  archiwum zakładowym,	Zapis w CV
dyspozycyjność, uprzejmość, wysoka kultura osobista, szybkie nawiązywanie kontaktów z  ludźmi,	Zapis w CV
dysponowanie odpowiedną tężyzną fizyczną i stanem zdrowia do przenoszenia i  układania dokumentacji na regały w archiwum zakładowym	Zapis w CV
obsługa komputera (Word, Excel, narzędzia internetowe), obsługa sprzętów biurowych (ksero, skaner)	Zapis w CV
umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów, analitycznego myślenia, formułowania wniosków oraz pism	Zapis w CV

 

3.       Zakres wykonywanych zadań na stanowisku:

 

1. Prowadzenie archiwum zakładowego poprzez:
   1. prowadzenie ewidencji dokumentacji archiwum zakładowego w postaci:
      1. wykazu spisów zdawczo-odbiorczych służący do rejestracji spisów zdawczo-odbiorczych napływających do archiwum,
      2. zbioru spisów zdawczo-odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych,
      3. zbioru spisów zdawczo-odbiorczych w układzie wg komórek organizacyjnych przekazujących dokumentację,
      4. zbioru spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego w Opolu,
      5. kartoteki udostępniania akt,
      6. spisu dokumentacji niearchiwalnej protokolarnie wybrakowanej,
      7. spisu dokumentacji w postaci protokołów o braku lub zniszczeniu akt,
      8. spisu dokumentacji w postaci protokołów wycofania dokumentacji ze zbiorów archiwum zakładowego,
      9. aktualnego metrażu przechowywanej dokumentacji
   2. przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego poprzez:
      1. weryfikację rodzaju przyjmowanej dokumentacji od komórek merytorycznych,
      2. weryfikację prawidłowości kwalifikacji i klasyfikacji dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego,
      3. sprawdzanie kompletności i uporządkowania dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego,
      4. organizowanie transportu dokumentacji z komórki merytorycznej do archiwum zakładowego ze współpracy z Referatem Gospodarczym,
      5. układania przyjętej dokumentacji na regały w magazynach archiwum,
      6. sporządzanie corocznego terminarza przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego,
      7. współpracę z pracownikami komórek organizacyjnych w sprawie ustalania zasad przyjmowania do archiwum zakładowego dokumentacji nietypowej, wymagającej dodatkowych ustaleń z nadzorem archiwalnym oraz innego rodzaju spisów zdawczo-odbiorczych i opisów teczek.
   3. przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji w magazynach archiwum zakładowego w postaci:
      1. ścisłego przestrzegania zasady oddzielania materiałów archiwalnych od niearchiwalnych,
      2. przechowywania w magazynach archiwum tylko akt własnych Urzędu Miasta Opola,
      3. układania akt na półkach mając na uwadze ich stan, format oraz ilość miejsca,
      4. dbania o zachowanie porządku teczek aktowych, zgodnego z kolejnością poszczególnych pozycji spisu zdawczo-odbiorczego,
      5. utrzymywania prawidłowych i optymalnych warunków temperatury i wilgotności przechowywanej dokumentacji,
      6. utrzymywania czystości w magazynach archiwum zakładowego,
      7. współpracy z kierownikiem Referatu Administracyjnego w zakresie systemów monitoringu i ochrony ppoż,
      8. współpracy z służbą BHP w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w archiwum zakładowym,
      9. ochrony dokumentacji przed dostępem osób nieuprawnionych,
      10. w razie potrzeby prowadzenie spraw związanych z pracami konserwatorskimi materiałów archiwalnych.
   4. porządkowanie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.
   5. przeprowadzanie skontrum dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym wg obowiązujących przepisów
   6. udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym:
      1. pracownikom komórek organizacyjnych za pomocą karty udostępnienia akt i listy osób korzystających z dokumentacji na miejscu w archiwum,
      2. osobom fizycznym i prawnym, instytucjom i organom ścigania na ich pisemny wniosek po uprzednim uzyskaniu zgody Prezydenta Miasta i kierownika komórki organizacyjnej,
   7. wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego poprzez sporządzenie protokołu wycofania dokumentacji wg aktualnych przepisów,
   8. brakowanie dokumentacji niearchiwalnej poprzez:
      1. ustalenie przynależności zespołowej dokumentacji,
      2. typowanie dokumentacji do brakowania komórkami merytorycznymi
      3. ustalenie czy dokumentacja zakwalifikowana jest do odpowiednich kategorii archiwalnych wg Załącznika nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
      4. regularne przeglądanie spisów zdawczo-odbiorczych i typowanie dokumentacji, której termin przechowania upłynął,
      5. współpraca z kierownikami komórek organizacyjnych w sprawie wydania opinii na wybrakowanie lub przedłużenie okresu przechowywania dokumentacji,
      6. wnioskowanie do dyrektora Archiwum Państwowego w sprawie wydania zgody na brakowanie dokumentacji i przeprowadzenie ekspertyzy akt,
      7. nadzór nad fizycznym zniszczeniem dokumentacji, na której wybrakowanie została wyrażona zgoda.
   1. przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego w tym:
      1. przygotowanie materiałów archiwalnych zgodnie ze standardami ujętymi w  załączniku nr 4 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20.10.2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. 2015 Poz. 1743)

1. 9. 2. współpracę z nadzorem archiwalnym w sprawie ustalania zasad i terminu przekazywania dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego w Opolu,
      3. koordynacja działań w zakresie przekazywania dokumentacji archiwalnej z  archiwum zakładowego a także bezpośrednio z komórek organizacyjnych do Archiwum Państwowego w Opolu,
   10. przygotowywanie corocznego sprawozdania dla Prezydenta Miasta i Dyrektora Archiwum Państwowego w Opolu z działalności archiwum zakładowego zgodnie z literą prawa.
2. prowadzenie spraw związanych z przechowywaniem dokumentacji po nieistniejących jednostkach organizacyjnych dla których Gmina Opole była organem założycielskim.
3. Pełnienie zastępstwa na stanowisku pracy wyznaczonym przez przełożonego.
4. Samokształcenie i podnoszenie kwalifikacji zawodowych.
5. Wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonych.

 

4. Warunki pracy na stanowisku:

 

Docelowe miejsce pracy znajduje się w budynku parterowym składającym się z magazynów do przechowywania dokumentacji, miejsca pracy archiwisty oraz miejsca udostępniania dokumentacji. Praca wymaga przemieszczania się do komórek organizacyjnych Urzędu Miasta znajdujących się w  różnych budynkach na terenie miasta Opola. Brak dostępu do windy w niektórych budynkach. Praca wymaga również odpowiedniego dysponowania tężyzną fizyczną i siłami zdrowia do przenoszenia i  układania dokumentacji na regały w  archiwum zakładowym, używania drabiny do 1,50 m, dźwigania kalfasów z dokumentacją.

 

5. W miesiącu IX 2018 r. wskaźnik zatrudnienia  osób niepełnosprawnych, w  rozumieniu przepisów o  rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych wyniósł 1,87 %.

 

6.        Dokumenty aplikacyjne winny zawierać:

1. dokumenty wymienione powyżej;
2. życiorys, uwzględniający dokładny przebieg kariery zawodowej, opatrzony klauzulą o  treści:

„Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z  dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z  przetwarzaniem danych osobowych i  w  sprawie swobodnego przepływu tych danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o  ochronie danych osobowych), wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Prezydenta Miasta Opola, w  celu wzięcia udziału w ogłoszonym naborze na wolne stanowisko urzędnicze. Zostałem  (łam) poinformowany  (a) o  możliwości wycofania zgody w  dowolnym momencie.

Cofnięcie zgody może nastąpić poprzez przesłanie oświadczenia o  wycofaniu zgody na adres mailowy: kadry@um.opole.pl. Mam świadomość, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z  prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie tej zgody przed jej wycofaniem”

i podpisem;

3. list motywacyjny;
4. kwestionariusz osobowy – według wzoru dostępnego na stronie internetowej (www.bip.um.opole.pl) oraz w Referacie Kadr Urzędu Miasta Opola;
5. dokument potwierdzający niepełnosprawność. ^*

 

Kompletne aplikacje należy składać w Urzędzie Miasta Opola, Rynek – Ratusz, pokój nr 424, III półpiętro z dopiskiem: Dotyczy naboru na stanowisko ARCHIWISTY w terminie do dnia 8 listopada 2018 r., decyduje data faktycznego wpływu do Urzędu.

           

           

Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej (www.bip.um.opole.pl ), na tablicy informacyjnej Urzędu Miasta Opola oraz na tablicy informacyjnej w  jednostce innej niż Urząd Miasta, w  której jest prowadzony nabór.

 

 

 

 

 

* W przypadku osób niepełnosprawnych