A A A

REKRUTACJE 2015 R. > OGŁOSZENIA 2015 r. > Wydział Administracyjno-Gospodarczy

                    

                                                             URZĄD MIASTA OPOLA

                           OGŁASZA NABÓR NA WOLNE STANOWISKO URZĘDNICZE

 

ds. organizacyjno – prawnych

1.

Wymagania niezbędne	Wymagane dokumenty
a) obywatelstwo polskie	Kserokopia dowodu osobistego
b) pełna zdolność do czynności prawnych, korzystanie z pełni praw publicznych	Oświadczenie
c) brak skazania za przestępstwo  umyślne lub przestępstwo skarbowe umyślne	Oświadczenie
d) nieposzlakowana opinia	Oświadczenie
e) wykształcenie: wyższe mgr o kierunku – prawo lub prawo administracyjne	Kserokopia dyplomu lub świadectwa lub oryginalne zaświadczenie o ukończeniu studiów (w przypadku obrony pracy dyplomowej do momentu wystawienia dyplomu przez uczelnię, ważność zaświadczenia 1 m-c)
f) doświadczenie zawodowe – 1 rok	Kserokopia świadectwa pracy i/lub oryginalne zaświadczenie o zatrudnieniu w przypadku trwania stosunku pracy (ważność zaświadczenia 1 m-c), kserokopia zaświadczenia o odbyciu stażu/wolontariatu, kserokopia umowy zlecenia  – w zakresie prac biurowych

 

2.

 

Wymagania dodatkowe	Wymagane dokumenty albo zapisy w liście motywacyjnym lub w CV potwierdzające spełnienie wymagań
a) bardzo dobra znajomość obowiązujących przepisów prawa w zakresie pełnionych obowiązków, tj: kodeksu postępowania administracyjnego, ustawy o samorządzie gminnym, statutu Miasta Opola, Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola, rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych	zapis w liście motywacyjnym lub w CV
b) bardzo dobra umiejętność obsługi komputera w zakresie pracy w środowisku WINDOWS z typowymi aplikacjami tj.: Word, Excel, Outlook, itp.,	zapis w liście motywacyjnym lub w CV
c)  umiejętność: pracy w zespole, samodzielnego rozwiązywania problemów, formułowania wniosków oraz pism,	zapis w liście motywacyjnym lub w CV
d) obsługa urządzeń biurowych m.in. telefax, drukarka, kserokopiarka, skaner, itp.,	zapis w liście motywacyjnym lub w CV
e) odporność na stres, zdolność koncentracji, uprzejmość i wysoka kultura osobista,	zapis w liście motywacyjnym lub w CV
f) dokładność, cierpliwość, dyspozycyjność, inicjatywa, obowiązkowość, stanowczość, sumienność, zaangażowanie,	zapis w liście motywacyjnym lub w CV
g)samodzielność w wykonywaniu zadań, determinacja w dążeniu do postawionego sobie celu.	zapis w liście motywacyjnym lub w CV

 

 

3.       Zakres wykonywanych zadań na stanowisku:

1. Prowadzenie spraw związanych z najmem lokali użytkowych oraz dzierżawą nieruchomości administrowanych przez Wydział Administracyjno-Gospodarczy, w tym w szczególności:

• przygotowywanie projektów umów dla najemców, dzierżawców oraz czuwanie nad ściągalnością czynszów,
• weryfikowanie stawek czynszu najmu, dzierżawy oraz ryczałtów za media dotyczących najemców, z którymi AG zawierało stosowne umowy,
• przygotowywanie aneksów do umów,
• przygotowywanie wypowiedzeń umów najmu, dzierżawy, użyczenia
• szybkie reagowanie na uwagi zgłaszane przez najemców,
• prowadzenie korespondencji z najemcami, dzierżawcami,
• przygotowywanie wniosków i materiałów niezbędnych do przeprowadzenia procedury związanej z najmem, dzierżawą,
• systematyczna samokontrola,
• skrupulatne prowadzenie dokumentacji dotyczącej dzierżaw, najmu poszczególnych lokali,
• bieżące informowanie kierowników referatów Wydziału Administracyjno-Gospodarczego odpowiedzialnych za prawidłowe funkcjonowanie poszczególnych obiektów Urzędu Miasta, o najemcach, ich potrzebach, uwagach i zaległościach,
• samokształcenie się w zakresie powyższego w celu poprawnego, zgodnego                z przepisami, prowadzenia spraw związanych z dzierżawą, najmem lokali użytkowych,
• przygotowywanie rocznych sprawozdań dotyczących najmu, dzierżawy, użyczenia.

1. Prowadzenie spraw związanych z umowami pilotowanymi przez wydział, w tym         w szczególności:

• weryfikowanie wszystkich projektów umów zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• zbieranie wymaganych  podpisów na projektach umów,
• składanie pełnej dokumentacji  do specyfikacji istotnych warunków zamówienia         w Wydziale Inwestycji Miejskich – Referat  Zamówień Publicznych (w przypadku stosowania Prawa zamówień publicznych),
• wypełnianie umów (po przeprowadzonych procedurach), zbieranie wymaganych podpisów,
• rejestracja umów podpisanych dwustronnie w Wydziale Finansowo-Księgowym, przekazywanie oryginałów i kopii umów według właściwości,
• tworzenie aneksów do trwających umów,
• tworzenie projektów porozumień,
• przygotowanie projektów umów dla wydarzeń, których współorganizatorem jest Urząd Miasta Opola oraz rozliczenie i weryfikacja kosztów,
•   czuwanie nad rozliczaniem umów pod względem finansowym,
•    przygotowywanie danych dotyczących umów, które należy uwzględnić w wieloletniej prognozie finansowej,
• przygotowywanie sprawozdań dotyczących realizacji umów,
• sporządzanie harmonogramów do zawartych umów,
• coroczna aktualizacja harmonogramów do umów wieloletnich.

1. Przygotowanie i przeprowadzenie procedury wyboru ofert o wartości poniżej 30 000 euro netto.
2. Przeprowadzanie wewnętrznego auditu jakości zgodnie z Procedurą Systemu Zarządzania Jakością wg PN-EN ISO 9001:2009 według planu auditu na dany rok:
   1. zapoznanie się z programem audytów i rozpoczęcie działań zawiązanych                z przygotowaniem auditu umożliwiających jego przeprowadzenie zgodnie                z terminem podanym w programie (poinformowanie kierownika audytowanej komórki organizacyjnej o terminie rozpoczęcia auditu i przekazanie kierownikowi planu auditu wewnętrznego),
   2. przygotowanie listy pytań kontrolnych do auditu na podstawie programu auditów wewnętrznych, Księgi jakości i innych dostępnych informacji,
   3. rozpoczęcie auditu wewnętrznego od spotkania otwierającego, zebranie materiału źródłowego do raportu,
   4. ocena zgodności zebranych dowodów z procedurami wewnętrznymi stosowanymi w komórce organizacyjnej (ustnymi i pisemnymi),
   5. podsumowanie przebiegu auditu oraz przekazanie wynikających z niego spostrzeżeń,
   6. sporządzenie raportu z przeprowadzonego auditu,
   7. w przypadku stwierdzenia niezgodności weryfikacja skuteczności przeprowadzonych działań korygujących w auditowanej komórce organizacyjnej.
3. Przygotowywanie odpowiedzi na wnioski o udzielenie informacji publicznej w związku z zakresem wykonywanych czynności na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
4. Prowadzenie korespondencji z dostawcami mediów do obiektów Urzędu Miasta Opola.
5. Przyjmowanie i opisywanie, wystawionych na Urząd Miasta Opola, faktur i rachunków

przesyłanie ich w elektronicznym obiegu dokumentów (SOD) do punktu odbioru

faktur (POF).

1. Wprowadzanie faktur i rachunków do RKF.
2. Przygotowanie propozycji do celów jakości.
3. Weryfikowanie terminowego wykonania przez AG zleconych celów jakości.
4. Przygotowanie danych do przeglądu zarządzania.
5. Weryfikacja i aktualizacja obowiązujących procedur, zarządzeń.
6. Prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem odpadami wytwarzanymi przez Urząd Miasta Opola, w szczególności:

• zbieranie danych i prowadzenie ewidencji wytwarzanych odpadów (w wersji elektronicznej i papierowej),
• przygotowywanie kart przekazania odpadów,
• coroczne opracowywanie zbiorczego zestawienia danych o rodzajach i ilości wytworzonych odpadów i przekazanie go do Marszałka Województwa.

1. Prowadzenie spraw spadkowych, które Gmina Opole nabyła w trybie ustawowym – zgodnie z procedurą wewnętrzną.
2. Analiza obowiązujących przepisów prawa w kontekście zadań realizowanych przez Wydział Administracyjno – Gospodarczy.
3. Udzielanie informacji i wyjaśnień dotyczących obowiązujących przepisów prawa.
4. Pomoc przy obsłudze Rady Miasta, delegacji zagranicznych i uroczystości organizowanych w Urzędzie Miasta.
5. Bieżąca współpraca w wydziałami Urzędu, miejskimi jednostkami organizacyjnymi               i innymi instytucjami w zakresie realizacji zadań Urzędu Miasta Opola.
6. Prowadzenie z należytą starannością dokumentacji związanej z zakresem obowiązków, jak również, w oparciu o rzeczowy wykaz akt, instrukcję kancelaryjną oraz w oparciu o system elektronicznego obiegu dokumentów SOD.
7. Pełnienie zastępstwa na stanowisku pracy wyznaczonym przez przełożonego.
8. Samokształcenie i podnoszenie kwalifikacji zawodowych.
9. Wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonych.

 

4. Warunki pracy na stanowisku:

Praca w budynku Urzędu Miasta Opola, Rynek-Ratusz, w pełnym wymiarze czasu pracy.

Praca lekka, siedząca, wymagająca wysiłku umysłowego, odporności na stres, koncentracji, dobrej ostrości wzroku, z obsługą komputera i innych urządzeń biurowych oraz obsługą klienta Urzędu.

 

5. W miesiącu marcu wskaźnik zatrudnienia  osób niepełnosprawnych,  w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych wyniósł 2,05%.             

 

6. Dokumenty aplikacyjne winny zawierać:

1. dokumenty wymienione powyżej;
2. życiorys, uwzględniający dokładny przebieg kariery zawodowej, opatrzony klauzulą: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182) oraz ustawą z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202.)” i podpisem;
3. list motywacyjny;
4. kwestionariusz osobowy – według wzoru dostępnego na stronie internetowej (www.bip.um.opole.pl) oraz w Referacie Kadr Urzędu Miasta Opola;
5. dokument potwierdzający niepełnosprawność. ^*

 

 

 

Kompletne aplikacje należy składać w Urzędzie Miasta Opola, Rynek – Ratusz, pokój nr 424, III półpiętro z dopiskiem: Dotyczy naboru na stanowisko ds. organizacyjno-prawnych w terminie do dnia 23 kwietnia 2015r., decyduje data faktycznego wpływu do Urzędu.

           

           

Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej (www.bip.um.opole.pl ), na tablicy informacyjnej Urzędu Miasta Opola oraz na tablicy informacyjnej w jednostce innej niż Urząd Miasta, w której jest prowadzony nabór.

           

 

 

 

 

*w przypadku osób niepełnosprawnych