Celem niniejszego audytu jest uzyskanie zapewnienia o realizacji projektu zgodnie z wymogami Instytucji Zarządzającej, programem SPOT oraz umową o dofinansowanie.

 

Podmiotowy:

audyt został przeprowadzony w wydziałach Urzędu zaangażowanych w realizację projektu (EiPR, B, FK) oraz jednostce budżetowej reprezentującej Gminę w przedmiotowym projekcie - MZD

 

Przedmiotowy:

zadania beneficjenta wynikające z umowy o dofinansowanie projektu, wytycznych SPOT i przepisów prawa powszechnego.

 

1.   Ocena dostępności i bezpieczeństwa dokumentacji projektu;

2.   Analiza kwalifikowalności wydatków poniesionych na realizację projektu, na podstawie wniosków o płatność, w oparciu o reprezentatywną próbę;

3.   Ocena realizacji obowiązków Beneficjenta wynikających z dokumentów programowych i umowy o dofinansowanie.

 

 

Przyjmując taki zakres ryzyk zespół audytowy zwrócił szczególną uwagę na ryzyka związane z:

5.      niewłaściwym prowadzeniem dokumentacji pod względem formalnym (oznaczenia dokumentacji) i logicznym (wyodrębnienie i dostępność dokumentacji projektu) – OBIEKT 1.

6.      brakiem lub nieefektywnym monitorowaniem projektu (osiągania celu projektu), raportowania o postępach, wdrażaniem projektu oraz dotrzymaniem harmonogramu realizacji zadań i podzadań projektu) – OBIEKT 3;

Analiza ww. ryzyk została przedstawiona w poniższej tabeli:

 

 

 

W wyniku przeprowadzonej analizy zespół audytorów stwierdził, że najwyższym ryzykiem charakteryzuje się obiekt 2 (81,3%), niższym obiekt 1 (71,3%), a najniższym obiekt 3 (67,5%). Audytorzy uznali bowiem, że realizowany projekt o znacznej wartości – ponad 57 mln PLN – charakteryzuje się wysokim ryzykiem naturalnym (zgodnie z Wytycznymi MF). Kluczowe znaczenie w przedmiotowym obiekcie ma skuteczna kontrola wewnętrzna (ocena 4) i jakość zarządzania (ocena 3), w tym także kontrola funkcjonalna w zakresie oddziaływania projektu na środowisko (zgodność z polityką ochrony środowiska). Obie kategorie ryzyk mają wpływ na efekt końcowy projektu. Obiekt 2 charakteryzuje się najwyższą istotnością, ponieważ materializacja ryzyk związanych z tą kategorią daje bezpośredni efekt finansowy (niewłaściwa kwalifikacja kosztów – zwrot dofinansowania). Należy przy tym zwrócić uwagę, że niewłaściwa kwalifikacja kosztów jest także wynikiem nieskutecznej kontroli wewnętrznej (ocena 4). Osobnym obszarem badania będzie jakość i dostępność dokumentacji projektu. Istnieje bowiem ryzyko popełnienia nieprawidłowości o charakterze formalnym, związanym z wymogami instytucji zarządzającej w zakresie prowadzenia dokumentacji (formalne i fizyczne zabezpieczenie). Dostępność i poprawność dokumentacji będzie poddana automatycznej weryfikacji w trakcie badań nad obiektami 1 i 2. Zatem biorąc pod uwagę badany system i dostępne zasoby Referatu Audytu Wewnętrznego, audytorzy postanowili poddać audytowi wszystkie ww. obiekty.

a)     zapoznanie się z dokumentami służbowymi,

b)     uzyskiwania wyjaśnień i informacji od pracowników audytowanej jednostki w oparciu o kwestionariusze kontroli wewnętrznej,

c)     obserwację wykonywanych działań,

2.   testy zgodności – analiza wszystkich zidentyfikowanych procedur w celu oceny stopnia i zakresu ich stosowania poprzez użycie niżej wymienionych technik:

a)        porównanie określonych zbiorów danych z kryteriami ustalonymi przez audytorów (na podstawie przepisów prawa, umowy o dofinansowanie projektu i wytycznych instytucji zarządzającej);

b)        sprawdzenie rzetelności informacji oraz jej porównanie z informacją zewnętrzną;

·       testy rzeczywiste legalności (atrybuty) i wydajności (efektywności) tj. sprawdzenie (na wybranej próbie losowej) prawidłowości funkcjonowania podsystemów (np. pod kątem legalności i efektywności regulowania zobowiązań Beneficjenta) ze wskazaniem procentowego udziału błędnych operacji przy z góry założonych parametrach reprezentatywnej próby.

Zadanie audytowe było realizowane poprzez wnikliwe badanie dokumentacji, rozmowy z pracownikami - dokumentowane w kwestionariuszu kontroli wewnętrznej oraz testy sprawdzające. W każdym przypadku audytorzy uprzedzali audytowanych o planowanych działaniach. Testy przeprowadzano w jednostkach audytowanych według wcześniej opracowanych algorytmów badania.

Zadanie audytowe przeprowadzano w okresie sierpień – październik 2007r.

Podstawą prawną realizowania projektów współfinansowanych ze środków UE jest ustawa z dnia 20 kwietnia 2004r. o Narodowym Planie Rozwoju 2004-2006 (NPR, Dz.U.04.116.1206). Ustawa określa cele rozwoju społeczno - gospodarczego kraju, w tym wspierane cele rozwoju regionalnego, oraz sposoby ich osiągania (art 3). Zgodnie z art. 8, w celu realizacji Planu tworzy się:

a)   sektorowe programy operacyjne;

b)   regionalne programy operacyjne;

c)   inne programy operacyjne;

Właściwy minister przygotowuje uzupełnienie programu uszczegóławiające system realizacji programu.

         Zgodnie z rozporządzeniem nr 1260/99/WE z dnia 21 czerwca 1999 r. ustanawiającym ogólne przepisy w sprawie funduszy strukturalnych (Dz. Urz. WE L 161 z 26.06.1999), Uzupełnienie Sektorowego Programu Operacyjnego Transport, zawiera skwantyfikowane działania wdrażające priorytety programu, ocenę ex ante działań, wskaźniki monitoringu, określa typ beneficjentów końcowych oraz plan finansowy dla każdego działania. Najistotniejszą częścią uzupełnienia jest opis działań. W opisie działań uwzględniono: cel działania, kryteria wyboru projektów, typy beneficjentów końcowych, plan finansowy oraz wskaźniki monitorowania, opisy potencjalnych dużych projektów i opisy wyników konsultacji społecznych. Uzupełnienie SPOT zawiera także opis systemu zarządzania programem operacyjnym.

W ramach SPOT wyodrębniono trzy priorytety. Są nimi:

- zrównoważony gałęziowo rozwój transportu,

- bezpieczniejsza infrastruktura drogowa,

- pomoc techniczna.

W ramach tych trzech priorytetów wyodrębniono szereg działań. W drugim priorytecie wyodrębnionymi działaniami są:

1.      poprawa jakości dróg, polegająca na budowie i przebudowie dróg krajowych, w tym budowie odcinków autostrad i dróg ekspresowych,

3.      wdrażanie i monitoring środków poprawy bezpieczeństwa ruchu drogowego.

Zgodnie z art. 26 ustawy o NPR podmiot ubiegający się o dofinansowanie ze środków strukturalnych w ramach programów (w tym SPOT) składa wniosek do instytucji zarządzającej, zgodnie z systemem realizacji określonym w programach. Dofinansowanie projektów zgłoszonych do realizacji w ramach programów przyznaje instytucja zarządzająca. Właściwy minister w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych określa, w drodze rozporządzenia tryb składania i wzory wniosków o dofinansowanie realizacji projektu z funduszy strukturalnych oraz wzory umów o dofinansowanie projektów mając na uwadze efektywne i skuteczne wykorzystanie środków służących realizacji programów (art. 28).  Przebieg, sposób i efekty realizacji Planu podlegają monitorowaniu (art. 38). Zgodnie z art. 46 z realizacji programów, o których mowa w art. 8 ust. 1 pkt 1-3, oraz kontraktów sporządza się sprawozdania okresowe, roczne oraz końcowe.

1.     Obiekt 1 - Ocena dostępności i bezpieczeństwa dokumentacji projektu znajduje się w załączniku do niniejszego sprawozdania.

 

2.     Obiekt 2 - Analiza wydatków poniesionych na realizację projektu, na podstawie wniosków o płatność, w oparciu o reprezentatywną próbę projektu znajduje się w załączniku do niniejszego sprawozdania.

 

3. Obiekt 3 - Ocena realizacji obowiązków Beneficjenta wynikających z dokumentów programowych i umowy o dofinansowanie projektu znajduje się w załączniku do niniejszego sprawozdania.

 

 

1.       Egz. Nr 1 – Prezydent Miasta

2.       Egz. nr 2 - Naczelnik EiPR

3.       Egz. Nr 3 – Dyrektor MZD

4.       Egz. Nr 4 – a/a