| Miasto Opole - wersja archiwalna |
 |
|
 |
|||||||||||||||
 |
 |
|
 |
|
|
Referat Audytu Wewnętrznego > Ocena efektywności systemu redystrybucji środków w ramach pomocy społecznej.
STRESZCZENIE Zakres przedmiotowy niniejszego zadania audytowego obejmował ustawowe zadania gminy i powiatu z zakresu ogólnie rozumianej pomocy społecznej. W związku z tym zakres podmiotowy audytu obejmował Wydział Świadczeń Socjalnych (ŚS), Wydział Polityki Społecznej (PS) oraz Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie (MOPR). Głównymi zadaniami wymienionych jednostek jest udzielanie pomocy potrzebującym, poprzez przyznawanie świadczeń w drodze decyzji administracyjnych. Podstawowymi aktami prawnymi regulującymi zakres przedmiotowego audytu są: · ustawa z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej (Dz.U.04.64.593), · ustawa z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych (Dz.U.03.228.2255), · ustawa z dnia 21 czerwca 2001r. o dodatkach mieszkaniowych (Dz.U.01.71.734). Zadanie audytowe zostało przeprowadzone poprzez wnikliwe badania dokumentacji, rozmowy z pracownikami dokumentowane w kwestionariuszu kontroli wewnętrznej, samoocenę – dokumentowaną w kwestionariuszu samooceny. Badania zostały przeprowadzone w audytowanych jednostkach w obecności przedstawiciela audytowanego. Przeprowadzono testy przeglądowe oraz rzeczywiste. Próby do badań zostały wylosowane z wykorzystaniem metod statystycznych. W wyniku przeprowadzonych badań zespół audytorów ustalił, że system działa nierównomiernie. Istnieją obszary funkcjonujące efektywnie obok innych, gdzie stwierdzone uchybienia wpływają negatywnie na ocenę systemu. Główne ustalenia audytu przedstawiono w podziale na audytowane jednostki: 1. MOPR Głównym stwierdzonym uchybieniem jest prowadzenie dokumentacji spraw z naruszeniem Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych; Audytorzy pozytywnie ocenili funkcjonujący system, który działa sprawnie i zapewnia szybkie i zgodne z przepisami podejmowanie decyzji, bez zwłoki w stawianiu środków do dyspozycji beneficjentom. 2. Wydział ŚS Do głównych uchybień audytorzy zaliczyli: a) brak wewnętrznych procedur regulujących podział zadań i kompetencji zgodnie z organizacją w wydziale; b) nieprzestrzeganie Regulaminu Organizacyjnego w zakresie kompetencji poszczególnych referatów Wydziału ŚS (por. punkt 1.2.3., podpunkt ac. str. 12) c) decyzje z 2005r. dotyczące świadczeń na nowy okres zasiłkowy podejmowano średnio po 41 dniach, co w ocenie audytorów świadczy o małej efektywności systemu, szczególnie w okresach nasilonego napływu wnioskodawców. 3. Wydział PS Z uwagi na zakres tematyczny przedmiotowego audytu analizie poddane zostały zadania związane ze sprawowaniem przez Prezydenta nadzoru nad działalnością statutową MOPR w Opolu. W ocenie zespołu audytorów należałoby opracować i wdrożyć praktykę przeprowadzania działań kontrolnych w zakresie prawidłowości wydawania decyzji z upoważnienia Prezydenta Miasta. I. CEL Celem niniejszego audytu była ocena efektywności systemu pomocy społecznej, w szczególności: 1. weryfikacji beneficjentów, 2. skuteczności i szybkości przydzielania pomocy, 3. kosztów administracyjnych systemu, 4. wykorzystania stanowisk pracy w audytowanych wydziałach i w MOPR, 5. kontroli wewnętrznej w wydziałach i MOPR, kontroli beneficjentów ex ante i kontroli beneficjentów ex post. II. ZAKRES Podmiotowy: audyt został przeprowadzony w pionie Zastępcy Prezydenta Miasta Opola JANUSZA KWIATKOWSKIEGO; Przedmiotowy: ustawowe zadania gminy i powiatu w zakresie pomocy społecznej. III. OBIEKTY AUDYTU 1. Analiza konstrukcji systemu pomocy społecznej; 2. Analiza i ocena efektywności systemu; 3. Ocena systemu weryfikacji i kontroli beneficjentów. IV. ANALIZA RYZYKA Wymienione obiekty audytu zostały ustalone na podstawie wyodrębnionych przez zespół audytorów obszarów ryzyka, w zakresie tematycznym realizowanego zadania audytowego. Przyjmując taki zakres ryzyk zespół audytowy zwrócił szczególną uwagę na ryzyka związane z: 1. niewydolnością systemu z przyczyn organizacyjnych, skutkującą obniżeniem jakości świadczonych usług (np. długie oczekiwanie beneficjenta w kolejce) i wydłużeniem czasu przekazania środków beneficjentowi - OBIEKT 1; 2. niewłaściwym wykorzystaniem zasobów ludzkich (brak rotacji i elastyczności, nierównomierne obciążenie zadaniami na stanowiskach pracy, kompetencje nieadekwatne do wykonywanych zadań, nieefektywny system zastępstw) – OBIEKT 2; 3. nieuzasadnionymi kosztami administracyjnymi systemu – OBIEKT 2; 4. newralgicznymi elementami systemu generującymi ryzyko niewłaściwej identyfikacji beneficjenta, a w konsekwencji przekazania środków niewłaściwym osobom - OBIEKT 3; 5. błędami pracowników merytorycznych w ocenie wniosków – OBIEKT 3; 6. brakiem skutecznej kontroli wykorzystania środków przekazanych beneficjentowi – OBIEKT 3.
W wyniku przeprowadzonej analizy zespół audytorów stwierdził, że najwyższym ryzykiem charakteryzuje się obiekt 1 (87,5%), nieco niższym obiekt 2 (-2,5%), a najniższym obiekt 3 (-13,7%). Audytorzy uznali bowiem, że mimo najwyższego stopnia istotności (4 pkt.) kryteria ogólne obiektu 3 – m.in. kryteria dot. beneficjentów - są ściśle uregulowane w aktach prawnych. Przyjmując powyższe założenie i podejście systemowe należy uznać, że najwyższe prawdopodobieństwo powstania nieprawidłowości istnieje po stronie organizacyjnej, na którą decydujący wpływ ma kierownictwo Urzędu (kategorie:
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
 |
 |