| Miasto Opole - wersja archiwalna |
 |
|
 |
|||||||||||||||
 |
 |
|
 |
|
|
STRESZCZENIE
Celem inwentaryzacji jest dokonanie weryfikacji stanu aktywów i pasywów wykazywanego w księgach rachunkowych jednostki organizacyjnej. Jednostki samorządu terytorialnego obowiązane są do przeprowadzenia inwentaryzacji według zasad określonych w ustawie z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późń. zm.). Niezwykle istotnym jest zapewnienie właściwego dokumentowania przeprowadzonej inwentaryzacji, w tym wystawienie dowodów inwentaryzacyjnych (arkuszy spisowych, protokołów z weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych). W ramach Urzędu Miasta Opola realizacją ustawowego obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji i weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych zajmuje się Komisja Inwentaryzacyjna, która na podstawie zgromadzonych materiałów ustala przyczyny powstałych różnic oraz proponuje określony sposób ich rozliczenia. Natomiast kryteria kwalifikacji różnic określa opracowana w Urzędzie Miasta Opola Instrukcja Wewnętrzna w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych w UM Opola.
Wyniki przeprowadzonych badań przez audytorów potwierdziły, że obowiązki inwentaryzacyjne w Urzędzie Miasta są realizowane w praktyce. Mimo, że przepisy prawa powszechnego nie narzucają obowiązku wdrożenia odrębnych procedur inwentaryzacyjnych, Prezydent Miasta powołał Komisję Inwentaryzacyjną oraz wdrożył w życie instrukcję inwentaryzacyjną. Badania audytowe wskazały, że cytowana instrukcja jest zgodna z obowiązującymi przepisami i jest realizowana w praktyce. W efekcie przeprowadzonych testów audytorzy stwierdzili nieliczne odstępstwa proceduralne w postępowaniach inwentaryzacyjnych objętych badaniem, które zostały opisane szczegółowo w treści sprawozdania. Stwierdzone nieścisłości nie miały wpływu na ocenę badanego obszaru. W trakcie przeprowadzonego audytu Prezydent Miasta Opola powołał w ramach Wydziału Budżetu Referat Inwentaryzacji (zarządzenie nr OR.I-0152-238/08 Prezydenta Miasta Opola z dnia 30 maja 2008r.). Nowo powstałej komórce przypisane zostały zadania z zakresu realizacji inwentaryzacji aktywów trwałych i obrotowych w Urzędzie oraz sprawowania nadzoru nad inwentaryzacją w miejskich jednostkach organizacyjnych.
Po przeprowadzeniu audytu, badanemu obszarowi zespół audytorów wydał opinię pozytywną, a wydane rekomendacje mają charakter doradczy i powinny przyczynić się doskonaleniu procesu inwentaryzacji, przy jednoczesnym niwelowaniu ryzyka narażenia się na zarzut braku efektywności dokonywanej inwentaryzacji. Rekomendacje zespołu audytowego powinny stanowić podstawę rewizji zapisów Instrukcji Inwentaryzacyjnej, w ramach utworzenia nowej komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za przeprowadzenie inwentaryzacji w Urzędzie Miasta Opola. W celu poprawy stwierdzonego stanu rzeczy i usprawnienia systemu audytorzy wydali 2 rekomendacje.
I. CEL
Celem niniejszego audytu była ocena legalności i efektywności procedur inwentaryzacyjnych.
II. ZAKRES
· Podmiotowy:
audytowi została poddana Komisja Inwentaryzacyjna działająca w Urzędzie Miasta Opola.
· Przedmiotowy:
legalność i efektywność procedur inwentaryzacyjnych.
III. OBIEKTY AUDYTU
1. Analiza organizacji Komisji Inwentaryzacyjnej w Urzędzie Miasta Opola.
2. Realizacja obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku Urzędu Miasta Opola.
IV. ANALIZA RYZYKA
Wskazane obiekty audytu zostały wyłonione na podstawie wyodrębnionych przez zespół audytorów obszarów ryzyka, zgodnie z zakresem przedmiotowym realizowanego zadania audytowego. Przyjmując taki zakres ryzyk zespół audytowy zwrócił szczególną uwagę na ryzyka związane z:
1. funkcjonowaniem procedur inwentaryzacyjnych uniemożliwiających ich stosowanie w praktyce – OBIEKT 1
2. niezgodnym z przepisami stosowaniem procedur inwentaryzacyjnych – OBIEKT 1 i OBIEKT 2.
3. nieprawidłowością prac zespołów spisowych dokonujących inwentaryzacji – OBIEKT 2.
4. brakiem kontroli sprawowanej nad pracami zespołów spisowych – OBIEKT 2.
Analiza ww. ryzyk została przedstawiona w poniższej tabeli:
W wyniku przeprowadzonej analizy zespół audytorów stwierdził, że wyższym ryzykiem charakteryzuje się obiekt 2 (86,25 %), nieco niższym obiekt 1 (81,25 %). Audytorzy stwierdzają, że na materializacje ryzyk największy wpływ mają czynniki istotności, kontroli wewnętrznej oraz jakości zarządzania. Przyjmując powyższe założenia, biorąc pod uwagę badany system i dostępne zasoby Referatu Audytu Wewnętrznego, audytorzy postanowili poddać audytowi wszystkie ww. obiekty.
Metodyka:
1. testy przeglądowe – identyfikacja zasad funkcjonowania badanego systemu i jego podsystemów oraz potwierdzenie istnienia (lub nie) kontroli poprzez użycie niżej wymienionych technik:
· zapoznanie się z dokumentami służbowymi;
· uzyskiwanie wyjaśnień i informacji od pracowników audytowanej jednostki w oparciu o kwestionariusze kontroli wewnętrznej oraz kwestionariusz samooceny;
· obserwację wykonywanych działań;
2. testy zgodności – analiza wszystkich zidentyfikowanych procedur w celu oceny stopnia i zakresu ich stosowania poprzez użycie niżej wymienionych technik:
· porównanie określonych zbiorów danych w celu wykrycia operacji nieprawidłowych, wymagających wyjaśnienia;
· sprawdzenie rzetelności informacji oraz jej porównanie z ustalonymi przez audytorów kryteriami (informacje zewnętrzne);
3. testy rzeczywiste wydajności (efektywności).
V. TERMIN
Zadanie audytowe przeprowadzone zostało w okresie od kwietnia do maja 2008r.
VI. USTALENIA
1. Obiekt 1
Analiza organizacji Komisji Inwentaryzacyjnej w Urzędzie Miasta Opola.
1.1. Kryteria szczegółowe
Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późń. zm.) w art. 4 ust. 5 wskazuje kierownika jednostki, jako podmiot odpowiedzialnyza: wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Jednostki samorządu terytorialnego stosując się do zasad wymienionych w Rozdziale 3 Inwentaryzacja, ustawy o rachunkowości zobowiązane są do przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego, a także udokumentowania przeprowadzonej inwentaryzacji oraz jej wyników. Ustawodawca ustalając ogólne zasady przeprowadzenia inwentaryzacji, nie określił natomiast procedur związanych z jej przygotowaniem i przeprowadzeniem. Prezydent Miasta Opola w celu prawidłowego stosowania wymogów ustawy o rachunkowości, opracował instrukcję wewnętrzną w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych, która reguluje zasady i procedury związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem inwentaryzacji oraz rozliczenia stwierdzonych różnic (w przypadku stwierdzenia). Realizację ww. zadań Prezydent Miasta Opola powierzył stałej Komisji Inwentaryzacyjnej powołanej w drodze Zarządzenia Nr OR.I-0152-36/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 22 września 2004r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Miasta Opola.
1.2. Ustalenie stanu faktycznego
Celem badań audytowych w przedmiotowym obiekcie była analiza organizacji Komisji Inwentaryzacyjnej powołanej w celu przeprowadzania inwentaryzacji w Urzędzie Miasta Opola.
W związku z powyższym, audytorzy przeprowadzili testy przeglądowe – zapoznali się z obowiązującymi w tym zakresie aktami prawnymi, dokumentami służbowymi, przeprowadzili wywiad z Przewodniczącym Komisji Inwentaryzacyjnej. W wyniku przeprowadzonej analizy dokumentacji oraz zwrotnych odpowiedzi udzielonych przez Przewodniczącego w sporządzonym kwestionariuszu samooceny, zespół audytorów ustalił następujące fakty:
i. Prezydent Miasta Opola Zarządzeniem Nr I/2/97 Prezydenta Miasta Opola z dnia 10 października 1997r. wprowadził instrukcję wewnętrzną w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych, która obowiązywała do 20 października 2003r.
ii. W dniu 20 października 2003r. Prezydent Miasta Opola wydał Zarządzenie Nr OR.II-0152-27/2003 w sprawie zmiany zarządzenia Nr OR.II–0152-6/2002 Prezydenta Miasta Opola z dnia 26 lutego 2002r. pozbawiając mocy obowiązywania instrukcję wewnętrzną w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych w Urzędzie Miasta Opola (§ 5 cytowanego zarządzenia), wprowadzoną Zarządzeniem Nr I/2/97 Prezydenta Miasta Opola z dnia 10 października 1997r.
iii. W dniu 20 października 2003r. Prezydent Miasta Opola Zarządzeniem Nr OR.II–0152–27/2003 w sprawie zmiany zarządzenia Nr OR.II–0152-6/2002 Prezydenta Miasta Opola z dnia 26 lutego 2002r. wprowadził (§ 2) do Zasad prowadzenia rachunkowości instrukcję wewnętrzną w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych w Urzędzie Miasta Opola (instrukcja stanowi załącznik nr 1 ww. zarządzenia). Instrukcja wewnętrzna określa m.in.:
a) pojęcie, przedmiot, cel oraz zakres inwentaryzacji;
b) terminy oraz częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji;
c) techniki inwentaryzacji;
d) wzory dokumentacji inwentaryzacyjnej.
iv. W dniu 29 września 2005r. Prezydent Miasta Opola zarządzeniem Nr OR.I-0152-81/2005 w sprawie wprowadzenia zasad prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Miasta Opola pozbawił (§ 2) mocy obowiązującej zarządzenie Nr OR.II-0152-27/2003, którego to załącznik nr 1 stanowiła Instrukcja Inwentaryzacyjna.
Wprowadzone zarządzenie Nr OR.I-0152-81/2005 w załączniku nr 6 zawiera Instrukcję Inwentaryzacyjną identyczną w treści z Instrukcja Inwentaryzacyjną wprowadzoną przez poprzednio obowiązujące zarządzenie Nr OR.II-0152-27/2003.
v. W dniu 31 października 2007r. Prezydenta Miasta Opola zarządzeniem Nr OR.I-0152-144/07 wprowadził zmiany do instrukcji wewnętrznej w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych w Urzędzie Miasta Opola (Instrukcji Inwentaryzacyjnej) w następującym zakresie:
a) inwentaryzacja środków trwałych począwszy od 2007r. odbywać się będzie w drodze weryfikacji stanów;
b) inwentaryzacja gruntów drogą weryfikacji stanów obejmować będzie całość powierzchni należących do Gminy Opole (a nie poszczególnych działek ze względu na brak takich danych w ewidencji księgowej).
Audytorzy zwracają uwagę, iż powyższe zmiany wprowadzono do załącznika nr 1 zarządzenia Nr OR.II-0152-27/2003, które zostało pozbawione mocy obowiązywania przez Zarządzenie Nr OR.I-0152-81/2005 (por. pkt iv);
vi. W dniu 30 maja 2008r. Prezydent Miasta Opola Zarządzeniem Nr OR.I-0152-238/08 wprowadził zmianę w obowiązującym Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta Opola polegającą na utworzeniu Referatu Inwentaryzacji funkcjonującego w ramach struktury organizacyjnej Wydziału Budżetu. Nowoutworzonemu Referatowi Inwentaryzacji powierzono realizowanie inwentaryzacji aktywów trwałych i obrotowych w Urzędzie oraz nadzór nad inwentaryzacją w miejskich jednostkach organizacyjnych.
vii. Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej wskazał w dostarczonym drogą elektroniczną kwestionariuszu samooceny zarządzenie Nr OR.II-0152-27/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 20 października 2003r. (Załącznik Nr 1) jako aktualną instrukcję wewnętrzną w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych w Urzędzie Miasta Opola. W trakcie przeprowadzanych rozmów z zespołem audytorów Przewodniczący wymieniał ww. zarządzenie jako obowiązujące, nie uwzględniając zmian opisanych szerzej w ppkt iii. – v.;
viii. Wprowadzona w dniu 29 września 2005r. przez Prezydenta Miasta Opola zarządzeniem Nr OR.I–0152–81/2005 w sprawie wprowadzenia zasad prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Miasta Opola instrukcja wewnętrzna w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych w Urzędzie Miasta Opola (instrukcja stanowi załącznik nr 6 ww. zarządzenia) określa m.in.:
a) w § 4, pojecie inwentaryzacji: Inwentaryzacja jest to ogół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu określonych składników majątkowych na ściśle oznaczony moment w celu sprawdzenia i doprowadzenia danych wynikających z ewidencji księgowej do zgodności ze stanem faktycznym;
b) w § 6, cele inwentaryzacji:
· doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym aktywów i pasywów;
· rozliczenie osób odpowiedzialnych lub materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie, w przypadku stwierdzonych nadwyżek i niedoborów;
· podjęcie decyzji w sprawie stwierdzonych różnic;
· przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem Urzędu Miasta Opola;
c) w § 8, rodzaje inwentaryzacji planowanych i nieplanowanych, które mogą być przeprowadzone w Urzędzie Miasta Opola:
· pełną inwentaryzację okresową polegającą na ustaleniu stanu rzeczywistego na dzień inwentaryzacji;
· inwentaryzację wyrywkową polegającą na ustaleniu rzeczywistego stanu na dzień inwentaryzacji wybranych tylko składników majątku;
· inwentaryzację zdawczo-odbiorczą, przeprowadzaną w przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej oraz na dzień zakończenia działalności jednostki organizacyjnej Urzędu Miasta Opola;
· inwentaryzację nadzwyczajną mającą związek ze zdarzeniami losowymi;
· wskazuje podmioty odpowiedzialne oraz zakres odpowiedzialności za przeprowadzana inwentaryzację;
d) w § 11, częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji Urzędzie Miasta Opola:
· środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym – raz na 4 lata;
· wyposażenie biurowe oraz sprzęt komputerowy, będący w ewidencji wydziałów, sprzęt biurowy i komputerowy powierzony indywidualnie pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub rozliczenia się z jego posiadania, materiały, które objęte są ewidencją ilościowo-wartościową lub wartościową i znajdują się na terenie strzeżonym – raz na 2 lata;
· środki trwałe w budowie – raz w roku;
· pozostałe aktywa nie będące na terenie strzeżonym – raz w roku.
e) w § 12, iż inwentaryzację należy rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15 stycznia następnego roku;
f) w § 15, Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej jako podmiot powołujący zespoły spisowe, które odpowiadają za:
· prawidłowe wypełnienie arkuszy spisowych;
· kompletność spisanych aktywów w danym obszarze spisowym;
· terminowość dokonania spisu;
· rozliczenie się z pobranych arkuszy spisowych;
· sporządzenie sprawozdania z przeprowadzonego spisu;
g) w § 17 poucza o odpowiedzialności dyscyplinarnej ponoszonej przez osoby biorące udział w inwentaryzacji;
h) w § 18, Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej oraz Naczelnika Wydziału Finansowo-Księgowego (wraz z podległymi służbami) jako odpowiedzialnych za przeszkolenie:
· członków Komisji Inwentaryzacyjnej;
· członków zespołów spisowych;
i) w § 19, Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej jako podmiot odpowiedzialny za terminowe, prawidłowe i zgodne z opracowanym harmonogramem przeprowadzenie spisów składników majątku podlegających inwentaryzacji. Dodatkowo wskazuje, iż do obowiązków Przewodniczącego należy:
· wnioskowanie do Prezydenta Miasta Opola w sprawie powołania składu (co najmniej dwuosobowego) zespołów spisowych;
· szkolenie członków komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych;
· przeprowadzenie spisu z natury w terminie określonym w zarządzeniu;
· kontrolowanie przebiegu inwentaryzacji oraz kontrola prawidłowości sporządzenia spisów;
· prowadzenie kontroli zużycia arkuszy spisów z natury, posiadających cechy druków ścisłego zarachowania, których ewidencje prowadzi pracownik Wydziału Finansowo-Księgowego;
· egzekwowanie wyczerpujących wyjaśnień stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych;
· systematyczne organizowanie posiedzeń komisji inwentaryzacyjnych;
· sporządzenie protokołu z weryfikacji różnic, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji oraz wniosków dotyczących stwierdzonych przez zespoły spisowe nieprawidłowości dotyczących m.in. niewłaściwych form przechowywania i użytkowania składników majątkowych;
· przedstawienie protokołów, sprawozdań oraz wniosków do akceptacji Skarbnikowi, a następnie do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta.
j) w § 29, iż spis z natury powinien być wyrywkowo kontrolowany przez Przewodniczącego Komisji, lub wskazaną przez niego osobę.
k) w § 59, iż czynnością kończącą proces inwentaryzacji jest sprawozdanie komisji inwentaryzacyjnej oceniające przebieg spisu oraz wnioski komisji co do usprawnienia przebiegu inwentaryzacji w przyszłości i prawidłowego zabezpieczenia składników majątku;
l) w § 60, iż sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej podlega ocenie prawnej oraz akceptacji Skarbnika, a następnie przedstawione jest Prezydentowi Miasta Opola w celu zatwierdzenia.
m) załączniki w postaci wzorów dokumentacji inwentaryzacyjnej.
ix. Wynikający z art. 26 ust. 1 obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji Prezydent Miasta Opola realizuje poprzez powołanie w drodze zarządzenia stałej Komisji Inwentaryzacyjnej. Komisja Inwentaryzacyjna w składzie:
a) –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– przewodniczący – Inspektor Referatu Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości;
b) –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– wiceprzewodnicząca – Kierownik Referatu Spółek i Nadzoru Właścicielskiego;
c) –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– członek – Inspektor w Wydziale Inwestycji Miejskich;
d) –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– członek – Inspektor w Wydziale Oświaty;
e) –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– członek - Kierownik Referatu Uzbrojenia Technicznego w Wydziale Inżynierii Miejskiej;
f) –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– członek – Zastępca Naczelnika Wydziału Administracyjno – Gospodarczego;
g) –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– członek – Kierownik Referatu Gospodarczego w Wydziale Administracyjno – Gospodarczym;
h) –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– członek – Inspektor w Referacie Informatyki;
i) –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– członek – Kierownik ref. Rozliczeń Budżetowych;
j) –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– członek – Inspektor w Referacie Planowania, Analiz i Sprawozdawczości;
k) –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– członek – Główny Księgowy Biura Projektu ISPA;
l) –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– członek – Kierownik Referatu Gospodarki Gruntami;
ł) –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– Inspektor w Wydziale Zarządzania Kryzysowego Ochrony Ludności i Spraw Obronnych;
została powołana, na wniosek Skarbnika Miasta, w drodze Zarządzenia Nr OR.I-0152-36/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 22 września 2004r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Miasta Opola. Praktyka stosowana w Urzędzie Miasta Opola wskazuje, iż weryfikacja stanu osobowego Komisji Inwentaryzacyjnej ma miejsce raz w roku i następuje w drodze zarządzenia Prezydenta Miasta Opola w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji na dany rok.
x. Analiza zarządzeń Prezydenta Miasta Opola w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w latach 2005 – 2007 wykazała następujące zmiany, w składzie osobowym Komisji Inwentaryzacyjnej (ustalonym w Zarządzeniu Nr OR.I-0152-36/2004) wprowadzane przez:
a) Zarządzenie Nr OR.I-0151-552/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 23 września 2005r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Miasta Opola w 2005r. w § 7 wprowadzające zmianę w Zarządzeniu Nr OR.I-0152-36/2004 polegającą na:
· nadaniu pkt. 1 następującego brzmienia: –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– przewodniczący – Kierownik Referatu Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości;
· nadaniu pkt. 10 następującego brzmienia: –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– członek – Podinspektor w Referacie Księgowości Wydatków Budżetowych;
· nadaniu pkt. 11 następującego brzmienia: –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– członek – Główna Księgowa Biura Projektu ISPA.
Analiza dokumentacji przeprowadzona przez zespół audytowy wykazała, iż Zarządzenie Nr OR.I-0151-552/2005 Prezydenta Miasta Opola posiada błędne wskazanie IV stopnia podziału symboli klasyfikacyjnych rzeczowego wykazu akt – 0151. Oznaczenie to jest niezgodne z obowiązującym w Urzędzie Miasta Opola Jednolitym rzeczowym wykazem akt dla organów gminy i związków międzygminnych stanowiącym Załącznik nr 4 do Rozporządzenia Prezesa Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. z dnia 31 grudnia 1999r.) i jest przypisane Zarządzeniom wójta (burmistrza, prezydenta miasta). Zarządzenie poprzez błędne zastosowanie symbolu klasyfikacyjnego jest również niezgodne ze wzorem zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji stanowiącym Załącznik Nr 1 do Instrukcji Wewnętrznej w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych w Urzędzie Miasta Opola. Prawidłowe wskazanie stopnia podziału symboli klasyfikacyjnych powinno brzmieć – 0152, według wykazu haseł kwalifikacyjnych określające zarządzenia kierownika urzędu.
b) Zarządzenie Nr OR.I-0152-116/2006 Prezydenta Miasta Opola z dnia 15 września 2006r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Miasta Opola w 2006r. w § 7 wprowadza zmianę w Zarządzeniu Nr OR.I-0152-36/2004 polegającą na nadaniu pkt. 8 brzmienia ––(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– członek – Kierownik Referatu Utrzymania Systemów i Zarządzania.
xi. Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej na sformułowane w kwestionariuszu samooceny pytanie: Proszę podać ilość oraz wymienić członków Komisji Inwentaryzacyjnej w okresie 2006 – 2007 (z zachowaniem podziału na lata), udzielił następującej odpowiedzi:
W 2006 roku: (13 osób)
–(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- przewodniczący
–(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- zastępca przewodniczącego
–(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- członek
–(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- członek
–(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- członek
–(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- członek
–(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- członek
–(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- członek
–(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- członek
–(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- członek
–(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- członek
–(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- członek
–(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- członek
W roku 2007: (12 osób)
jw. z wyjątkiem –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
Przeprowadzona przez audytorów analiza treści Zarządzenia Nr OR.I–0152-125/07 Prezydenta Miasta Opola z dnia 14 września 2007r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Miasta Opola w 2007 roku nie wykazała wprowadzenia zmian w składzie osobowym Komisji Inwentaryzacyjnej (patrz zmiany opisane w ppkt x.). Audytorzy dokonując analizy dokumentacji inwentaryzacyjnej nie stwierdzili dokumentu dotyczącego wprowadzenia zmian w składzie Komisji Inwentaryzacyjnej w roku 2007.
xii. Audytorzy przeprowadzili test rzeczywisty dotyczący zgodności zmian w składzie osobowym Komisji Inwentaryzacyjnej, ze stanem faktycznym wynikającym z aktualnych opisów stanowisk pracy dołączonych do teczek osobowych prowadzonych przez Referat Kadr w Wydziale Organizacyjnym.
Wyniki przeprowadzonego badania audytorzy przedstawili w poniższej tabeli z podziałem na poszczególnych członków Komisji (załącznik do sprawozdania).
W wyniku przeprowadzonego badania audytorzy stwierdzili przypadki nieuwzględnienia w wydawanych przez Prezydenta Miasta Opola zarządzeniach w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w latach 2005-2007 zmian dotyczących członków Komisji Inwentaryzacyjnej. Badania zespołu audytorów wykazały:
a) brak uwzględnienia zmiany stanowiska pracy (zmiany komórki organizacyjnej) aktualnego członka Komisji – (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198));
b) nieuwzględnienie zaprzestania świadczenia pracy przez członka Komisji –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198));
c) zaprzestanie świadczenia stosunku pracy przez członka Komisji –(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))z dniem 28 maja 2005r. nie zostało uwzględnione w zarządzeniu w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w 2005r. (wrzesień) lecz przez zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w 2006r.;
d) niezgodne ze stanem faktycznym wskazanie Biura Projektu ISPA jako komórkę, w której zatrudniono powołanego (we wrześniu 2005r.) członka Komisji – (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). Nie uwzględniono tym samym zmiany w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta Opola wprowadzonej Zarządzeniem Nr OR.I-0152-12/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29 marca 2005r. polegającej na zastąpieniu nazwy Biura Projektu ISPA, nazwą Biura Projektu FS.
Audytorzy pragną podkreślić, iż wzór zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Miasta Opola stanowiący Załącznik Nr 1 do Instrukcji Wewnętrznej w sprawie składników majątkowych w Urzędzie Miasta Opola nie określa obowiązku podawania stanowisk służbowych poszczególnych członków Komisji Inwentaryzacyjnej. Prezydent Miasta Opola w Zarządzeniu Nr OR.I-0152-36/2004 z dnia 22 września 2004r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, powołującym w § 2 stałą Komisję Inwentaryzacyjną zamieścił skład osobowy Komisji wraz z informacjami dotyczącymi stanowisk służbowych poszczególnych członków. Wyniki przeprowadzonego badania wskazały na brak systematyczności w aktualizowaniu składu osobowego Komisji Inwentaryzacyjnej. Audytorzy informują jednocześnie o braku opracowanej w ramach Instrukcji Wewnętrznej w sprawie składników majątkowych w Urzędzie Miasta Opola procedury odwołania członka Komisji Inwentaryzacyjnej.
xiv. Instrukcja Wewnętrzna w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych w Urzędzie Miasta Opola stanowiąca Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr OR.I-0152-27/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 20 października 2003r. określała (§ 15), iż powołany przez Prezydenta Miasta Opola, na wniosek Skarbnika, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej powinien być pracownikiem zatrudnionym na stanowisku kierowniczym. Natomiast w§ 13 wskazuje, iż szczegółowe terminy i rodzaje inwentaryzacji planowanych winny być określone w planie rocznym inwentaryzacji majątku w Urzędzie Miasta Opola. Plan ten powinien być sporządzony do 31 marca danego roku przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, zaakceptowany przez Skarbnika i zatwierdzony przez Prezydenta. Zespół audytorów przeprowadził badanie w ramach testów zgodności dotyczące realizacji ww. zapisów przedmiotowej instrukcji wewnętrznej w odniesieniu do Zarządzenia Nr OR.I-0152-36/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 22 września 2004r., powołującego stałą Komisje Inwentaryzacyjną. W wyniku przeprowadzonej analizy uzyskano następujące rezultaty:
a) powołany Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zatrudniony na stanowisku Inspektora Referatu Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości nie spełniał wymogu zatrudnienia na stanowisku kierowniczym, określonego w § 15 Instrukcji Wewnętrznej w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych w Urzędzie Miasta Opola;
b) konstrukcja stosowanego w Urzędzie Miasta Opola wzoru planu inwentaryzacji na dany rok uniemożliwia potwierdzenie realizacji obowiązku sporządzania planu do 31 marca danego roku przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej wynikającego z § 13 instrukcji. Plan pomimo zachowania pisemnej formy, akceptacji Skarbnika oraz zatwierdzenia przez Prezydenta Miasta nie określa terminu (wskazania daty) jego sporządzenia.
Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej poinformował w trakcie przeprowadzanego badania, iż plan jest sporządzany i zatwierdzany zgodnie z terminami określonymi w instrukcji wewnętrznej. Zespół audytowy przyjął te wyjaśnienie, jednak stoi na stanowisku potrzeby dokumentowania terminu sporządzenia i zatwierdzenia przedmiotowego planu.
xv. Zespół audytowy przeprowadził badanie mające na celu określenie stopnia realizacji obowiązku sporządzenia sprawozdania Komisji Inwentaryzacyjnej oceniającego przebieg spisu, wynikającego z § 59 Instrukcji Wewnętrznej w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych w Urzędzie Miasta Opola oraz ocenienie stopnia zgodności ze wzorem sprawozdania stanowiącym Załącznik Nr 3 do ww. Instrukcji. Dodatkowo zespół przeprowadził badanie mające na celu określenie stopnia realizacji obowiązku wynikającego z § 60 ww. Instrukcji, polegającego na poddaniu sprawozdania ocenie prawnej oraz akceptacji Skarbnika, a następnie zatwierdzeniu przez Prezydenta Miasta Opola. Analizie poddano dokumentację dotyczącą inwentaryzacji przeprowadzonych w Urzędzie Miasta Opola w 2006 oraz 2007 roku. Uzyskane rezultaty przedstawiono w tabeli nr 2 (załącznik do sprawozdania).
Analiza wyników przeprowadzonego badania wskazuje, iż Komisja Inwentaryzacyjna realizuje obowiązek sporządzania sprawozdań oceniających przebieg inwentaryzacji (wynikający z § 59 Instrukcji Wewnętrznej). Jednakże w opinii audytorów sporządzone sprawozdania są niezgodne z opracowanym wzorem sprawozdania stanowiącym Załącznik Nr 3 do ww. Instrukcji. Audytorzy stwierdzili następujące różnice w treści sprawozdań:
a) numery arkuszy spisowych:
wzór zawiera wskazanie numerów arkuszy spisowych;
· Sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej za 2006 rok nie zawiera wskazania numerów arkuszy spisowych;
· Sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej za 2007 rok nie zawiera wskazania numerów arkuszy spisowych;
b) wskazanie zarządzenia kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji:
wzór nie zawiera wskazania zarządzenia;
· Sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej za 2006 rok zawiera wskazania Zarządzenia Nr OR.I-0152-116/06 Prezydenta Miasta Opola z dnia 15 września 2006 w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w 2006 roku;
· Sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej za 2007 rok zawiera wskazania Zarządzenia Nr OR.I-0152-125/07 Prezydenta Miasta Opola z dnia 14 września 2007 w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w 2007 roku;
c) informacje dotyczące obszaru inwentaryzacji:
wzór zawiera następujące informacje: „Komisja inwentaryzacyjna (…) dokonała następującego rozliczenia:
a) nazwa obiektu lub pomieszczenia …
b) rodzaj inwentaryzowanego składnika majątku ….
c) osoba materialnie odpowiedzialna …..
d) rozliczenie według stanu na dzień …..”
· Sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej za 2006 rok zawiera następujące informacje:
„... inwentaryzacją objęto następujące składniki mienia Urzędu Miasta Opola:
1. Licencje na programy komputerowe.
2. Grunty.
3. Pozostałe środki trwałe w użytkowaniu (wyposażenie).
4. …..”
· Sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej za 2007 rok zawiera następujące informacje:
„... inwentaryzacją objęto następujące składniki mienia Urzędu Miasta Opola:
1. Środki trwałe budynki
2. Środki trwałe budowle
3. Środki trwałe maszyny i urządzenia
4. ……”
d) rozliczenie wyników inwentaryzacji:
Wzór wprowadza następującą formę rozliczenia:
I. Rozliczenie wyników inwentaryzacji
1) według załącznika …
II. Rozliczenie wyników inwentaryzacji innych niż w pkt. 1 wg zestawienia różnic inwentaryzacyjnych
1) ogółem niedobory ……..zł
2) ogółem nadwyżki ……….zł
· Sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej za 2006 rok zawiera następującą formę rozliczenia:
W trakcie inwentaryzacji ujawniono:
- ogółem niedobory – 36.964,82 zł
- ogółem nadwyżki – 6.245,04
· Sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej za 2007 rok zawiera następującą formę rozliczenia:
W trakcie inwentaryzacji ujawniono:
- ogółem niedobory – 61.520,85 zł
- ogółem nadwyżki – 58.305,32 zł
e) ustalenia Komisji Inwentaryzacyjnej:
Wzór wprowadza następującą formę rozliczenia:
III. Komisja inwentaryzacyjna po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego ustaliła co następuje:
1)……
2)……
3)……
Ocenia następująco powstanie przyczyn niedoborów (nadwyżek):
……………………………………………………….
Zdaniem komisji inwentaryzacyjnej stwierdzono (stwierdzono – błąd we wzorze, powinno być: stwierdzone) niedobory należy zakwalifikować jako:
- niezawinione i spisać w ciężar kosztów (strat nadzwyczajnych)
- zawinione, obciążyć ich wartością osobę materialnie odpowiedzialną.
Stwierdzone nadwyżki:
…………………………………………………………
· Sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej za 2006 rok następującą formę ustaleń:
Komisja inwentaryzacyjna w toku postępowania ustaliła co następuje:
I…..
II…..
III…..
Oceny powstania przyczyn niedoborów (występujące we wzorze) uwzględniono w treści poszczególnych pkt I, II, III.
· Sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej za 2007 rok następującą formę ustaleń:
Komisja inwentaryzacyjna w toku postępowania ustaliła co następuje:
I…..
II…..
III…..
Oceny powstania przyczyn niedoborów (występujące we wzorze) uwzględniono w treści poszczególnych pkt I, II, III.
f) wnioski Komisji Inwentaryzacyjnej:
wzór, w swej treści nie posiada pola przeznaczonego na wnioski Komisji;
· Sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej za 2006 rok uwzględnia wnioski Komisji Inwentaryzacyjnej co do przeprowadzonej inwentaryzacji.
· Sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej za 2007 rok uwzględnia wnioski Komisji Inwentaryzacyjnej co do przeprowadzonej inwentaryzacji.
g) podpisy członków komisji:
wzór posiada wyszczególnione pole przeznaczone na podpisy członków komisji;
· Sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej za 2006 rok posiada wyszczególnione pole przeznaczone na podpisy członków komisji;
· Sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej za 2007 rok posiada wyszczególnione pole przeznaczone na podpisy członków komisji;
h) opinia prawna:
wzór posiada wyszczególnione pole przeznaczone na opinię radcy prawnego;
· Sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej za 2006 rok posiada wyszczególnione pole przeznaczone na opinię radcy prawnego;
· Sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej za 2007 rok posiada wyszczególnione pole przeznaczone na opinię radcy prawnego;
i) opinia Skarbnika:
wzór posiada wyszczególnione pole przeznaczone na opinię Skarbnika Miasta
· Sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej za 2006 rok posiada wyszczególnione pole przeznaczone na opinię Skarbnika Miasta;
· Sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej za 2007 rok posiada wyszczególnione pole przeznaczone na opinię Skarbnika Miasta;
j) decyzje Prezydenta:
wzór dopuszcza 3 możliwości decyzji przez kierownika jednostki:
Decyzje Prezydenta:
1.Straty nadzwyczajne wykazane w niniejszym protokole powstały w wyniku czynu noszącego znamiona przestępstwa – zawiadomić organa powołane do ścigania przestępstw.
2.Stwierdzone w wyniku inwentaryzacji nadwyżki przyjęte zostały na stan i zaewidencjonowane w trybie przewidzianym w zakładowym planie kont.
3. Wskazane w protokole niedobory wartości ….. należy uznać za niezawinione i spisać ich wartości w koszty (straty) jednostki.
· Sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej za 2006 rok posiada wyszczególnione pole przeznaczone na decyzje Prezydenta Miasta Opola;
· Sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej za 2007 rok posiada wyszczególnione pole przeznaczone na decyzje Prezydenta Miasta Opola;
W opinii audytorów, wzór sprawozdania stanowiący Załącznik Nr 3 do Instrukcji Wewnętrznej w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych w Urzędzie Miasta Opola zawiera sformułowania nieprecyzyjne i uniemożliwiające ich stosowanie w praktyce. Uwzględnienie w treści Sprawozdania Komisji Inwentaryzacyjnej wykazu numerów arkuszy spisowych wykorzystanych podczas przeprowadzenia inwentaryzacji (patrz ppkt b) wiązałoby się z koniecznością zdublowania ewidencji arkuszy spisowych prowadzonej przez pracownika Wydziału Finansowo-Księgowego. Zdaniem audytorów stosowany w praktyce „wzór” Sprawozdania Komisji Inwentaryzacyjnej nie odbiega w swej treści od wzoru określonego w Instrukcji. Aczkolwiek przyjęte rozwiązanie jest niezgodne w formie ze wzorem Sprawozdania stanowiącym Załącznik Nr 3 do Instrukcji Wewnętrznej w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych. Audytorzy stwierdzili na podstawie przeprowadzonych badań zgodność dokumentacji z wymogami § 59 oraz § 60 ww. Instrukcji.
Dodatkowo zespół audytorów przeprowadził analizę Wniosków Komisji Inwentaryzacyjnej co do przeprowadzonej inwentaryzacji stanowiących integralną część Sprawozdania. Zestawienie wniosków Komisji z lat 2006 i 2007 pozwala stwierdzić podobieństwo odnośnie stosowanych zapisów. Audytorzy zastosowali wyróżnienie „wytłuszczonym” drukiem powielonych fragmentów tekstu.
Wnioski Komisji Inwentaryzacyjnej stanowiące element składowy Sprawozdania z przeprowadzonej inwentaryzacji w 2006r zostały w dniu 30 marca 2007r. zaakceptowane przez Skarbnika Miasta. Dnia 30 marca 2007r. Prezydent Miasta Opola powierzył odpowiedzialność za realizację wniosków Komisji Sekretarzowi Miasta. Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej przekazał Sekretarzowi Miasta kserokopię Sprawozdania Komisji Inwentaryzacyjnej wraz z pismem przewodnim celem dalszego wykorzystania(data wpływu 25 kwietnia 2007r.). Natomiast wnioski Komisji Inwentaryzacyjnej stanowiące element składowy Sprawozdania z przeprowadzonej inwentaryzacji w 2007r. zostały w dniu 28 marca 2008r. zaakceptowane przez Skarbnika Miasta wraz z adnotacją: Proszę o wdrożenie wniosków Komisji Inwentaryzacyjnej, poprzez przekazanie naczelnikom zaleceń na piśmie. Dnia 28 marca 2008r. Prezydent Miasta Opola zaakceptował wnioski Komisji do realizacji. Zespół audytowy w celu zweryfikowania stopnia realizacji zalecenia Komisji Inwentaryzacyjnej dotyczącego przeprowadzenia szkolenia z zakresu odpowiedzialności za powierzone mienie, przeprowadził rozmowę telefoniczną z Naczelnikiem Wydziału Administracyjno-Gospodarczego. Audytorzy ustalili, iż podczas spotkania Sekretarza Miasta z Naczelnikiem Wydziału Administracyjno - Gospodarczego dotyczącego m.in. wykonania zalecenia Komisji Inwentaryzacyjnej (z 2007r.), nie podjęto decyzji o zorganizowaniu ww. szkolenia dla Naczelników i Kierowników Samodzielnych Referatów ze względu na planowanie utworzenia nowej komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za przeprowadzenie inwentaryzacji – Referat Inwentaryzacji w Wydziale Budżetu. W związku z tym realizację postulatu dotyczącego szkoleń „odłożono” do czasu wyodrębnienia Referatu Inwentaryzacji.
1.3.Analiza przyczyn i skutków uchybień
Wyniki przeprowadzonych badań przez audytorów pozwalają ocenić funkcjonowanie audytowanego obszaru pozytywnie, aczkolwiek z zastrzeżeniem. Funkcjonujące mechanizmy inwentaryzacyjne działają w oparciu o regulacje zarządzeń wewnętrznych Prezydenta Miasta określających zakres i terminy inwentaryzacji. Fakt opracowania i wdrożenia procedur audytorzy ocenili pozytywnie. Opracowane procedury są zgodne z powszechnie obowiązującymi przepisami. Przeprowadzone przez audytorów badania wykazały, iż powołana stała Komisja Organizacyjna realizuje postawione zadania.
Uwagi audytorów dotyczą formalnych nieścisłości pomiędzy zapisami wewnętrznej instrukcji a praktyką w realizacji procesów inwentaryzacji. Zastrzeżenia dotyczą zarówno treści, jak i sposobu stosowania uregulowań wewnętrznych.
Audytorzy w związku z utworzeniem nowego Referatu Inwentaryzacji odpowiedzialnego za realizowanie inwentaryzacji, zalecają przeprowadzenie rewizji zapisów poszczególnych zarządzeń wewnętrznych regulujących czynności inwentaryzacyjne.
Stwierdzone przez audytorów:
· błędne wskazanie IV stopnia podziału symboli klasyfikacyjnych – 0151 w zarządzeniu NR OR.I-0151-552/2005 Prezydenta Miasta Opola,
· przypadki nieuwzględnienia zmian w składzie osobowym Komisji Inwentaryzacyjnej,
· brak uwzględnienia w unormowaniach Instrukcji Inwentaryzacyjnej procedury zmian w składzie osobowym,
· niestosowanie opracowanego wzoru Sprawozdania Komisji Inwentaryzacyjnej,
· wprowadzanie zmian do pozbawionych mocy zarządzeń Prezydenta
nie wpływa bezpośrednio na realizację procesu inwentaryzacji. Jednak w opinii audytorów należy dążyć do wzmocnienia nadzoru i kontroli nad dokumentacją wewnętrzną w Urzędzie Miasta w zakresie procedur inwentaryzacyjnych. W związku z utworzeniem nowej komórki organizacyjnej – Referatu Inwentaryzacji, zachodzi dodatkowo konieczność uregulowania statusu prawnego (potrzeby istnienia) Komisji Inwentaryzacyjnej. Wyniki przeprowadzonych przez audytorów badań powinny zostać uwzględnione i wykorzystane podczas opracowywania wewnętrznych procedur regulujących pracę nowopowstałej komórki.
1.4. Rekomendacje
A. W związku z powołaniem Referatu Inwentaryzacji w Wydziale Budżetu, rozpatrzyć potrzebę istnienia stałej Komisji Inwentaryzacyjnej,
B. Opracować i wdrożyć instrukcję inwentaryzacyjną uwzględniającą aktualny stan organizacyjny Urzędu Miasta Opola.
2. Obiekt 2
Realizacja obowiązku przeprowadzania inwentaryzacji składników majątku Urzędu Miasta Opola.
2.1. Kryteria szczegółowe
2.1.1. Rozdział 3 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późń. zm.) określa zakres i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji, a także sposób udokumentowania wykonanych czynności inwentaryzacyjnych. W myśl art. 26 ww. ustawy:
1. Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:
1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
2) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników artykułów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wskazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
3) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.
2. Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składników aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub użytkowania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
3. Termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:
1) składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące prze końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym,
2) zapasów materiałów, towarów, produktów gotówkowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo - wartościową – przeprowadzono raz w ciągu 2 lat,
3) środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat,
4) zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki – przeprowadzono raz w roku,
5) zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – przeprowadzono raz w roku.
4. Inwentaryzację, o której mowa w ust. 1, przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub upadłości. W przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, strony mogą w drodze umowy pisemnej odstąpić od inwentaryzacji.
Natomiast w myśl art. 27 ustawy o rachunkowości:
1. Przeprowadzenie i wynik inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.
2. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
2.1.2. Szczegółowy sposób i tryb przeprowadzenia inwentaryzacji został określony w Instrukcji Wewnętrznej w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych w Urzędzie Miasta Opola stanowiącej Załącznik nr 1 do zasad prowadzenia rachunkowości wprowadzonych przez Prezydenta Miasta Opola w dniu 29 września 2005r. Zarządzeniem Nr OR.I-0152-81/2005:
i. Zgodnie z § 3 ww. Instrukcji, zarządzenie Prezydenta w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji i powołaniu komisji inwentaryzacyjnej, stanowi czynność rozpoczynającą procedurę inwentaryzacji (wzór zarządzenia – załącznik nr 1 Instrukcji);
ii. Komisja Inwentaryzacyjna jest powoływana przez Prezydenta Miasta na wniosek Skarbnika (§ 15 Instrukcji);
iii. W celu przeprowadzenia inwentaryzacji na wniosek (wzór wniosku stanowi Załącznik Nr 4 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej) Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, Prezydent Miasta powołuje zespoły spisowe (§ 15 i 19 Instrukcji), które odpowiadają za prawidłowe wypełnienie arkuszy spisowych, kompletność spisanych aktywów w danym obszarze spisowym, terminowość dokonania spisu zgodnie z zarządzeniem i rozliczenie się z arkuszy spisowych oraz sporządzenie protokołu ze spisu;
iv. Przygotowanie obszarów spisowych powierzono (§ 16 Instrukcji) osobom materialnie odpowiedzialnym, prowadzącym ewidencję składników majątkowych objętych inwentaryzacją oraz osobom odpowiedzialnym z tytułu za inwentaryzowane składniki majątku lub tez korzystającym z inwentaryzowanych aktywów.
v. Rozdział VI Instrukcji Inwentaryzacyjnej określa organizację oraz następujące techniki przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku Urzędu Miasta Opola:
a) spis z natury, czyli inwentaryzację m.in.:
· środków trwałych;
· wyposażenia;
· materiałów magazynowych;
· sprzętu biurowego powierzonego indywidualnie pracownikowi
· paliwa w samochodach i urządzeniach;
· środków pieniężnych w kasie;
· papierów wartościowych;
b) weryfikacja stanów, czyli porównanie ksiąg rachunkowych z dokumentacją źródłową obejmującą m.in.:
· licencje na programy komputerowe;
· grunty;
· budynki i budowle;
c) metoda mieszana polegająca na zastosowaniu dwóch metod inwentaryzacji – weryfikacji stanów (środków trwałych w budowie z wyłączeniem maszyn i urządzeń będących elementami środków trwałych w budowie) oraz spisu z natury (maszyny i urządzenia będące elementami środków trwałych w budowie);
d) potwierdzenie sald, czyli inwentaryzacja:
· środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych;
· należności na ostatni dzień każdego roku;
vi. Na podstawie § 30 Instrukcji zespół spisowy po zakończeniu spisu dokonuje analizy kompletności dokumentacji, opracowuje sprawozdanie z przebiegu spisu. W załączniku Nr 6 Instrukcji określono wzór sprawozdania zespołu spisowego z przeprowadzonego spisu z natury. Instrukcja przewiduje w § 34 wyjątek od stosowania opracowanego wzoru sprawozdania zespołu spisowego, w przypadku przeprowadzenia spisu z natury środków pieniężnych w kasie. Zespół spisowy sporządza protokół stanowiący jednocześnie oświadczenie kasjera, iż nie wnosi on uwag do sposobu przeprowadzenia spisu. Wzór protokołu stanowi Załącznik Nr 9 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej.
vii. Całość dokumentacji spisowej zespół przedstawia Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej;
viii. Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej powierzono:
a) w § 19 Instrukcji odpowiedzialność m.in. za:
· przeprowadzenie spisów składników majątkowych w sposób terminowy, prawidłowy i zgodny z opracowanym harmonogramem (planem rocznym inwentaryzacji);
· szkolenie zespołów spisowych oraz bieżące udzielanie instruktażu w czasie trwania inwentaryzacji;
· przeprowadzenie spisu z natury w terminie określonym w zarządzeniu w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji;
· przeprowadzanie kontroli przebiegu inwentaryzacji oraz kontroli prawidłowości sporządzania spisów zgodnie z wymogami Instrukcji Inwentaryzacyjnej;
· organizowanie posiedzeń komisji inwentaryzacyjnej w celu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych;
· sporządzanie protokołów z weryfikacji stwierdzonych różnic oraz sprawozdań z przebiegu inwentaryzacji;
b) w § 22 Instrukcji odpowiedzialność za parafowanie arkuszy spisowych dostarczanych członkom zespołów spisowych (po zaparafowaniu oraz ponumerowaniu arkusze zaliczane są do druków ścisłego zarachowania - § 27 Instrukcji);
c) w § 29 Instrukcji obowiązek wyrywkowych kontroli przeprowadzanych spisów z natury.
ix. Zgodnie z § 59 Instrukcji czynnością kończącą proces inwentaryzacji jest sprawozdanie komisji inwentaryzacyjnej oceniające przebieg spisu oraz wnioski komisji co do usprawnienia jej w przyszłości i prawidłowego zabezpieczenia składników majątkowych. Wzór sprawozdania komisji stanowi Załącznik Nr 3 Instrukcji Inwentaryzacyjnej.
x. W § 12 Instrukcji określono termin rozpoczęcia inwentaryzacji - nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, wskazując jednocześnie termin jej zakończenia na 15 stycznia następnego roku. Zapis § 12 dopuszcza możliwość ustalenia dodatkowych terminów inwentaryzacji wynikających z bieżących potrzeb;
xi. Szczegółowe terminy i rodzaje planowanych inwentaryzacji są określane w rocznym planie inwentaryzacji majątku, który to zgodnie z § 13 Instrukcji, powinien być sporządzony do dnia 31 marca danego roku przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej. Sporządzony plan podlega akceptacji Skarbnika Miasta oraz zostaje zatwierdzany przez Prezydenta Miasta;
2.2. Ustalenie stanu faktycznego
2.2.1. Audytorzy na podstawie przeprowadzonej analizy Instrukcji Inwentaryzacyjnej oraz poddanej badaniom dokumentacji inwentaryzacyjnej przedstawili w formie graficznej (wykres) proces inwentaryzacji przeprowadzanych w Urzędzie Miasta Opola. (Załącznik).
2.2.2. Zespół audytorów przeprowadził test zgodności polegający na zweryfikowaniu wykonywania obowiązków przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej opisanych szczegółowo w § 19 Instrukcji wewnętrznej w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku Urzędu Miasta Opola. Badaniu poddano następujące inwentaryzacje przeprowadzone w Urzędzie Miasta Opola w latach:
i. 2006:
a) środki trwałe w budowie;
b) środki pieniężne w kasie;
c) pozostałe środki trwałe w użytkowaniu;
d) grunty;
e) licencje na programy komputerowe;
ii. 2007:
a) środki trwałe (maszyny i urządzenia);
b) sprzęt komputerowy;
c) licencje na programy komputerowe;
d) grunty;
e) sprzęt biurowy podlegający indywidualnemu rozliczeniu;
f) środki pieniężne w kasie;
g) środki trwałe w budowie.
Przeprowadzone przez audytorów badania pozwoliły na uzyskanie następujących rezultatów:
1. Zgodnie z § 19 ppkt a. ww. Instrukcji Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej wnioskuje do Prezydenta Miasta Opola w sprawie powołania członków zespołów spisowych. Na podstawie analizy zwrotnych odpowiedzi uzyskanych w kwestionariuszu samooceny oraz rozmów przeprowadzonych z audytowanym, zespół audytorów ustalił, iż Przewodniczący zwraca się w formie telefonicznej do Naczelników Wydziałów o wytypowanie osób do pracy w poszczególnych zespołach spisowych, a następnie występuje z wnioskiem do Prezydenta Miasta Opola o powołanie zespołów do przeprowadzenia inwentaryzacji. Audytorzy dokonali identyfikacji zespołów spisowych uczestniczących w wykonywaniu spisów. Dodatkowo, zgodnie z § 19 ppkt b. Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej przeprowadza szkolenie członków komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych oraz na bieżąco udziela instruktażu w czasie trwania inwentaryzacji. Należy zaznaczyć, iż zapis ten nie określa w sposób jednoznaczny terminu przeprowadzenia szkolenia.
Uzyskane rezultaty przedstawiono w tabeli poniżej:
Tabela nr 3
W prowadzonej przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej dokumentacji inwentaryzacyjnej audytorzy stwierdzili 12 przypadków – 23 % (na 53 poddane badaniom) braku wniosku Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej o powołaniu zespołu spisowego i przeprowadzeniu inwentaryzacji. Wzór wniosku stanowi Załącznik Nr 4 do Instrukcji Wewnętrznej w sprawie Inwentaryzacji składników majątkowych w Urzędzie Miasta Opola. Audytorzy stwierdzili również brak w prowadzonej dokumentacji inwentaryzacyjnej poświadczeń o przeprowadzeniu szkolenia przedinwentaryzacyjnego dla 11 zespołów spisowych – 21 %. Brak ten uniemożliwia dokonanie weryfikacji stopnia realizacji obowiązku przeprowadzenia szkoleń dla członków zespołów spisowych. Dodatkowo zespół adytorów stwierdził 2 przypadki (4 %) przeprowadzenia szkolenia w trakcie trwania prac zespołów spisowych.
Zespół audytorów poddając analizie Dokumentację Inwentaryzacyjną stwierdził, iż Załącznik Nr 4 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej – wzór wniosku o powołanie zespołu spisowego stanowi niespójną całość z zapisami § 15 i § 19 (obowiązki Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej wobec zespołów spisowych). Ww. § 15 wskazuje Przewodniczącego jako podmiot, który powołuje zespoły spisowe, § 19 dodatkowo zawiera informację, iż Przewodniczący występuje do Prezydenta Miasta z wnioskiem o powołanie zespołu spisowego. Tymczasem konstrukcja opracowanego wzoru wniosku Przewodniczącego zawiera w części przeznaczonej na oświadczenie (podpis) Prezydenta Miasta określenie: decyzja. Zwrot ten powoduje, iż zespoły spisowe w trakcie wypełniania Sprawozdania zespołu spisowego, którego opracowany wzór stanowi Załącznik Nr 6 ww. Instrukcji, dokonują błędnego wskazania jako podstawę przeprowadzenia spisu, decyzję Prezydenta (podając datę z wniosku Przewodniczącego). Prawidłowo, zgodnie z opracowanym wzorem powinno się wskazywać zarządzenie wewnętrzne w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w danym roku. Stwierdzone przypadki wynikają z błędnej interpretacji Wniosku Przewodniczącego w sprawie powołania zespołu spisowego i nie stanowią zagrożenia dla funkcjonującego systemu. Audytorzy zalecają również uwzględnienie zmiany zapisów Instrukcji Inwentaryzacyjnej określających Przewodniczącego jako podmiot dokonujący powołania zespołu spisowego (w tym treści wzoru Wniosku), albowiem faktyczne powołanie zespołu następuje na podstawie złożonego oświadczenia woli Prezydenta Miasta, stanowiącego akceptację wniosku złożonego przez Przewodniczącego.
2. Zespół audytorów przeprowadził test zgodności polegający na określeniu stopnia realizacji wynikającego z § 22 Instrukcji Inwentaryzacyjnej obowiązku zaparafowania przez przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych wydawanych członkom zespołów spisowych przed przystąpieniem do spisów. Arkusze spisowe po ponumerowaniu i parafowaniu przez przewodniczącego zaliczane są do druków ścisłego zarachowania. Audytorzy poddali analizie 118 arkuszy spisowych, uzyskane wyniki przedstawiono w poniższej tabeli:
Tabela nr 4
Uzyskane przez audytorów wyniki potwierdzają realizację obowiązku parafowania arkuszy spisowych przez przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej. Zespół audytorów podczas analizy dokumentacji inwentaryzacyjnej natrafił na 1 przypadek przeprowadzenia wyrywkowej kontroli, których obowiązek przeprowadzenia nakłada na przewodniczącego § 29 Instrukcji Inwentaryzacyjnej. Co wypełnia obowiązek przeprowadzenia wyrywkowych kontroli
Zespół audytorów przeprowadził badania mające na celu określenie stopnia realizacji obowiązku sporządzania przez zespół spisowy sprawozdania z przebiegu spisu (zgodnie z § 30 Instrukcji Inwentaryzacyjnej). Audytorzy poddali badaniu dokumentację inwentaryzacyjną sporządzoną przez zespoły spisowe podczas wykonywania spisu z natury pozostałych środków trwałych w użytkowaniu (wyposażenie). Ww. spis został przeprowadzony wg planu inwentaryzacji w Urzędzie Miasta Opola na rok 2006.
Uzyskane rezultaty audytorzy przedstawili w poniższej tabeli nr 5 (załącznik).
Analiza wyników przeprowadzonego badania wskazuje, iż powołane zespoły spisowe realizują obowiązek sporządzania sprawozdań z przebiegu spisu (wynikający z § 30 Instrukcji Wewnętrznej). W opinii audytorów sporządzone sprawozdania są zgodne z opracowanym wzorem sprawozdania stanowiącym Załącznik Nr 6 do ww. Instrukcji. Audytorzy stwierdzili jeden przypadek braku Sprawozdania zespołu spisowego w dokumentacji inwentaryzacyjnej. Dodatkowo zespół audytorów zgłasza zastrzeżenia odnośnie wskazywania w treści sprawozdania aktu stanowiącego podstawę działalności zespołu spisowego (patrz pkt 2.2.1. ppkt 1). Wśród 38 przeanalizowanych sprawozdań stwierdzono 22 przypadki błędnego wskazania jako podstawy „decyzji Prezydenta Miasta”, w jednym przypadku wskazano jako podstawę działania zespołu spisowego wniosek Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej. Natomiast w 15 przypadkach powołano się w sposób prawidłowy na Zarządzenie Wewnętrzne Prezydenta Miasta Opola Nr OR.I-0152-116/06 z dnia 15 września 2006 w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Miasta Opola.
2.2.4. Zespół audytorów przeprowadził badania mające na celu określenie stopnia realizacji obowiązku sporządzania przez wyznaczone zespoły spisowe protokołów po zakończeniu spisu z natury środków pieniężnych w kasie (zgodnie z § 34 Instrukcji Inwentaryzacyjnej). Audytorzy poddali analizie dokumentację inwentaryzacyjną sporządzoną przez zespoły spisowe podczas wykonywania spisu z natury środków pieniężnych. Ww. spis został przeprowadzony wg planów inwentaryzacji w Urzędzie Miasta Opola na rok 2006 oraz 2007. Uzyskane rezultaty audytorzy przedstawili w poniższej tabeli nr 6 (załącznik do sprawozdania).
Analiza wyników przeprowadzonego badania wskazuje, iż powołane zespoły spisowe realizują obowiązek sporządzania protokołów stanowiących jednocześnie oświadczenie kasjera, że nie wnosi uwag do sposobu przeprowadzenia spisu z przebiegu spisu (§ 34 Instrukcji Wewnętrznej). Audytorzy stwierdzili 2 przypadki braku zgodności protokołów z przeprowadzonej inwentaryzacji z opracowanym wzorem (Załącznik Nr 9). Protokoły te nie zawierają również oświadczeń kasjerów odnośnie sposobu dokonania spisu, nie zawierają również informacji dotyczących sposobu zabezpieczenia kas. W trakcie analizy dokumentacji inwentaryzacyjnej, zespół audytorów stwierdził, iż zespoły spisowe po zakończeniu spisu inwentaryzacji aktywów pieniężnych sporządzają Sprawozdania zespołów spisowych. Audytorzy po przeprowadzeniu analizy zapisów Instrukcji Inwentaryzacyjnej stoją na stanowisku, iż sporządzenie Sprawozdania zespołu spisowego w przypadku przeprowadzenia spisu z natury środków pieniężnych nie znajduje umocowania w regulacjach Instrukcji. Zespoły spisowe sporządzając sprawozdanie kierują się zapisem § 30 Instrukcji, w myśl którego po zakończeniu inwentaryzacji zespół spisowy opracowuje sprawozdanie z przebiegu inwentaryzacji (wzór stanowi Załącznik nr 6). W opinii audytorów w przypadku spisu z natury środków pieniężnych wymogu sporządzenia protokołu (Załącznik Nr 9) określonego w § 34 Instrukcji, w pełni wyczerpuje powierzone zespołom spisowym zadania w zakresie realizacji spisów. Zdaniem audytorów należy przeredagować tekst § 30 Instrukcji, tak aby uwzględniał on rozwiązania wprowadzone przez § 34. Niezależnie od wyżej opisanej opinii, audytorzy zgłaszają uwagi odnośnie określania jako podstawy działania zespołu spisowego: Wniosku Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej o powołanie zespołu weryfikacyjnego (5 przypadków), decyzji Prezydenta Miasta z dnia …. (6 przypadków). Audytorzy zalecają przywołanie nr Zarządzenia Prezydenta Miasta Opola w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji.
2.3. Analiza przyczyn i skutków uchybień
Przeprowadzone przez audytorów badania wykazały, iż realizacja obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku w Urzędzie Miasta Opola przebiega zgodnie z opracowaną procedurą. Zespół audytorów ocenia pozytywnie fakt stosowania wymogów określonych w Instrukcji Inwentaryzacyjnej przez powołaną Komisję Inwentaryzacyjną. Audytorzy zgłaszają jednakże zastrzeżenia dotyczące interpretacji zapisów Instrukcji Inwentaryzacyjnej określających obowiązki Przewodniczącego Komisji dotyczących trybu powołania zespołów spisowych. Zespół audytorów stwierdził występowanie formalnych nieścisłości pomiędzy zapisami instrukcji a stosowaną praktyką podczas realizacji procesów inwentaryzacyjnych. Zespół audytowy w trakcie przeprowadzonych badań, stwierdził m.in.:
· 12 przypadków (23 %) braku w dokumentacji inwentaryzacyjnej wniosku Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej o powołanie zespołu spisowego w badanym przez audytorów okresie (53 zidentyfikowane przez audytorów zespoły spisowe w latach 2006 - 2007);
· 11 przypadków (21 %) braku w dokumentacji inwentaryzacyjnej poświadczeń o przeprowadzeniu szkolenia przedinwentaryzacyjnego dla powołanych zespołów spisowych w badanym przez audytorów okresie (53 zidentyfikowane przez audytorów zespoły spisowe w latach 2006 - 2007);
· 22 przypadki (58 %) błędnego wskazania podstawy działania zespołu spisowego w Sprawozdaniu zespołu spisowego (38 Sprawozdań poddanych analizie);
· 2 przypadki (17 %) braku zgodności protokołów z przeprowadzonego spisu z natury środków pieniężnych z opracowanym wzorem - Załącznik Nr 9 Instrukcji Inwentaryzacyjnej (12 protokołów poddanych analizie).
W opinii audytorów należy dążyć do wzmocnienia nadzoru i kontroli w zakresie realizacji i dokumentowania procesu inwentaryzacyjnego zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami.
W związku z tym, że zakres badań oraz stwierdzone nieścisłości pokrywają się z ustaleniami audytorów w Obiekcie 1, zastosowanie ma rekomendacja B (patrz str. 28).
2.4. Rekomendacje
C. Rekomendacja w przedmiotowym zakresie została opisana w pkt. 1.4. lit. B.
VIII. UWAGI I WNIOSKI
Na podstawie opisanych w niniejszym sprawozdaniu ustaleń oraz analizy przyczyn i skutków rekomenduje się wykonanie następujących działań zmierzających do eliminowania w przyszłości stwierdzonych uchybień:
A. W związku z powołaniem Referatu Inwentaryzacji w Wydziale Budżetu, rozpatrzyć potrzebę istnienia stałej Komisji Inwentaryzacyjnej,
B. Opracować i wdrożyć instrukcję inwentaryzacyjną uwzględniającą aktualny stan organizacyjny Urzędu Miasta Opola.
Pouczenie:
Wykonano w 4 egzemplarzach, które otrzymują:
1) Egz. nr 1 – Prezydent Miasta Opola;
2) Egz. nr 2 – Skarbnik Miasta Opola;
3) Egz. nr 3 - Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej;
4) Egz. nr 4 – a/a.
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
 |
 |