A A A

Załącznik do Zarządzenia
Nr OR.I-0152- 13/2005
Prezydenta Miasta Opola
z dnia 29 marca 2005 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
URZĘDU MIASTA OPOLA

(tekst ujednolicony)

 

uwzględniający zmiany wprowadzone zarządzeniami Prezydenta Miasta Opola:

1. Nr OR.I-0152-30/2005 z dnia 23 maja 2005 r. w sprawie zmiany Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola,

2. Nr OR.I-0152-42/2005 z dnia 1 lipca 2005 r. w sprawie zmiany Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola,

3. Nr OR.I-0152-71/2005 z dnia 1 września 2005 r. w sprawie zmiany Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola.

4. Nr OR.I-0152-82/2005 z dnia 17 października 2005 r. w sprawie zmiany Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola.

 

 

 

Opole, październik 2005 r.

SPIS TREŚCI

1. Postanowienia wstępne
2. Postanowienia ogólne
3. Zadania wspólne wydziałów
4. Zadania wydziałów
   1. Biuro Rady Miasta (Symbol BRM)
   2. Wydział Organizacyjny (Symbol OR)
   3. Wydział ds. Europejskich i Planowania Rozwoju (Symbol EiPR)
   4. Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu (Symbol KWiA)
   5. Wydział Budżetu (Symbol B)
   6. Wydział Finansowo-Księgowy (Symbol FK)
   7. Biuro Projektu FS (Symbol JRP)
   8. Wydział Gospodarki i Promocji Miasta (Symbol GiPM)
   9. Wydział Inwestycji Miejskich (Symbol IM)
   10. Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa (Symbol UAB)
   11. Biuro Urbanistyczne (Symbol BU)
   12. Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii (Symbol GNGiK)
   13. Wydział Inżynierii Miejskiej (Symbol Inż.M)
   14. Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa (Symbol OŚR)
   15. Wydział Komunikacji (Symbol KM)
   16. Wydział Spraw Obywatelskich (Symbol SO)
   17. Wydział Oświaty (Symbol OŚ)
   18. Wydział Kultury, Sportu i Turystyki (Symbol KSiT)
   19. Wydział Administracyjno-Gospodarczy (Symbol AG)
   20. Urząd Stanu Cywilnego (Symbol USC)
   21. Wydział Zarządzania Kryzysowego, Ochrony Ludności i Spraw Obronnych (Symbol ZKOL)
   22. Biuro Spraw Międzynarodowych (symbol BSM)
   23. Wydział Lokalowy (Symbol L)
   24. Wydział Polityki Społecznej (Symbol PS)
   25. Wydział Świadczeń Socjalnych (Symbol ŚS)
   26. Referat Informatyki (Symbol I)
   27. Referat Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości (Symbol KFEiS)
   28. Referat Nieruchomości Skarbu Państwa (Symbol NSP)
   29. Powiatowy Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności (symbol ZO)
   30. Asystent Prezydenta (Symbol AP)
   31. Rzecznik Prasowy Prezydenta (Symbol RPP)
   32. Miejski Rzecznik Konsumentów (Symbol MRK)
5. Zasady podpisywania pism i decyzji
6. Wykonywanie zadań wynikających z aktów prawnych
7. Organizacja narad
8. Planowanie pracy
9. Załatwianie indywidualnych spraw obywateli
10. Postanowienia końcowe

I. Postanowienia wstępne

§ 1

Regulamin Organizacyjny zwany dalej Regulaminem określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Miasta Opola.

§ 2

1. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. Mieście - rozumie się przez to gminę OPOLE oraz miasto na prawach powiatu.
2. Radzie - rozumie się przez to Radę Miasta OPOLA.
3. Prezydencie - rozumie się przez to Prezydenta Miasta OPOLA.
4. Urzędzie - rozumie się przez to Urząd Miasta Opola.
5. Wydziale - rozumie się przez to również wymienioną w Regulaminie samodzielną jednostkę organizacyjną, dla której ustalono inną nazwę.
6. Naczelniku Wydziału - rozumie się przez to również kierownika samodzielnej jednostki organizacyjnej Urzędu, dla której ustalono inną nazwę.
7. Bezpośrednim przełożonym - rozumie się przez to naczelnika wydziału i inne wyższe stanowiska kierownicze.
8. Szkole - rozumie się przez to publiczną szkołę podstawową, gimnazjum lub szkołę ponadgimnazjalną, prowadzone przez miasto Opole.

2. Używane skróty:

1) FS – Fundusz Spójności,
2) JRP – Jednostka Realizująca Projekt,
3) NFOŚiGW – Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej,
4) WFOŚiGW – Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej,
5) GUS – Główny Urząd Statystyczny
6) PFRON - Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych
7) MENiS – Ministerstwo Edukacji Narodowej i Sportu

II. Postanowienia ogólne

§ 3

1. Prezydent jest organem wykonawczym gminy, sprawuje funkcję organu wykonawczego miasta na prawach powiatu, kieruje bieżącymi sprawami miasta i reprezentuje je na zewnątrz.
2. Urząd realizuje zadania:
   1. własne gminy i miasta na prawach powiatu,
   2. z zakresu administracji rządowej zlecone ustawami,
   3. powierzone na podstawie porozumień zawartych z jednostkami samorządu terytorialnego i organami administracji rządowej,
   4. wynikające z ustaw szczególnych.

§ 4

1. Pracą Urzędu kieruje Prezydent.
2. Wykonując wyznaczone przez Prezydenta zadania, Zastępcy Prezydenta zapewniają w powierzonym im zakresie kompleksowe rozwiązywanie problemów wynikających z zadań miasta i kontrolują działalność wydziałów oraz miejskich jednostek organizacyjnych realizujących te zadania.
3. Sekretarz Miasta zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu oraz prowadzi inne powierzone sprawy miasta w zakresie ustalonym przez Prezydenta.
4. Skarbnik Miasta organizuje i nadzoruje opracowanie projektu budżetu i zapewnia prawidłową jego realizację. Czuwa nad przestrzeganiem dyscypliny budżetowej.
5. Prezydent realizuje swoje zadania również za pośrednictwem pełnomocników: ds. Ochrony Informacji Niejawnych i ds. Realizacji
   Projektu FS.
6. Podział nadzoru nad wydziałami Urzędu, Prezydent określa w drodze zarządzenia.

§ 5

Do zadań Prezydenta jako kierownika Urzędu należy:

1. zapewnienie realizacji zadań Urzędu określonych Regulaminem Organizacyjnym,

2. dokonywanie podziału zadań, kompetencji i odpowiedzialności między swych Zastępców, Sekretarza i Skarbnika Miasta, koordynowanie ich działalności i przy ich pomocy nadzorowanie i kierowanie pracą naczelników wydziałów,

3. realizacja zadań polityki kadrowej, dbanie o należyty dobór pracowników i podnoszenie ich kwalifikacji,

4. zapewnienie wykonania zadań wynikających z aktów prawnych,

5. zapewnienie skutecznej kontroli realizacji ustalonych zadań i przestrzegania przepisów prawa,

6. rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między naczelnikami wydziałów,

7. wydawanie przepisów prawnych kierownictwa wewnętrznego (regulaminy, instrukcje, wytyczne, zarządzenia wewnętrzne),

8. organizacja i zapewnienie funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta.

§ 6

1. Do zadań Sekretarza Miasta w szczególności należy:
   1. zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu,
   2. nadzorowanie organizacji pracy Urzędu,
   3. zapewnienie we współdziałaniu z Biurem Rady Miasta, przygotowania materiałów wnoszonych pod obrady Rady,
   4. zapewnienie merytorycznej i administracyjnej obsługi Prezydenta,
   5. zapewnienie prawidłowej realizacji uchwał Rady i zarządzeń Prezydenta,
   6. nadzorowanie załatwiania indywidualnych spraw obywateli, w tym skarg i wniosków,
   7. przyjmowanie ustnego oświadczenia ostatniej woli spadkodawcy,
   8. koordynowanie prac związanych z wyborami,
   9. wykonywanie innych czynności powierzonych przez Prezydenta.
2. Do zadań Skarbnika Miasta w szczególności należy:
   1. przygotowanie materiałów do projektu budżetu,
   2. prowadzenie gospodarki finansowej miasta polegającej zwłaszcza na wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi i zapewnieniu pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez miasto,
   3. analiza wykorzystania środków przydzielonych z budżetu lub środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji miasta,
   4. dokonywanie kontroli wewnętrznych i zewnętrznych w zakresie kontroli finansowej, ustalanie obiegu dokumentów finansowych,
   5. prowadzenie księgowości i sprawozdawczości finansowej w sposób umożliwiający ochronę mienia będącego w posiadaniu miasta oraz terminowe i prawidłowe rozliczanie osób majątkowo odpowiedzialnych za to mienie,
   6. udzielanie kontrasygnaty oraz informowanie Rady o odmowie złożenia kontrasygnaty,
   7. ścisła współpraca z Pełnomocnikiem ds. Realizacji Projektu FS w zakresie spraw finansowo-księgowych związanych z realizacją Projektu pn. "Poprawa jakości wody w Opolu" finansowanego ze środków FS,
   8. określenie zakresu zadań dla swojego zastępcy.

§ 7

1. W skład Urzędu wchodzą następujące wydziały:

1. Biuro Rady Miasta

2. Organizacyjny

3. ds. Europejskich i Planowania Rozwoju

4. Kontroli Wewnętrznej i Audytu

5. Budżetu

6. Finansowo–Księgowy

7. Biuro Projektu FS

8. Gospodarki i Promocji Miasta

9. Inwestycji Miejskich

10. Urbanistyki, Architektury i Budownictwa

11. Biuro Urbanistyczne

12. Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii

13. Inżynierii Miejskiej

14. Ochrony Środowiska i Rolnictwa

15. Komunikacji

16. Spraw Obywatelskich

17. Oświaty

18. Kultury, Sportu i Turystyki

19. Administracyjno-Gospodarczy

20. Urząd Stanu Cywilnego

21. Zarządzania Kryzysowego, Ochrony Ludności i Spraw Obronnych

22. Biuro Spraw Międzynarodowych

23. Lokalowy

24. Polityki Społecznej

25. Świadczeń Socjalnych

oraz referaty i stanowiska pracy wyłączone z wydziałów:

26. Referat Informatyki

27. Referat Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości

28. Referat Nieruchomości Skarbu Państwa

29. Powiatowy Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności

30. Asystent Prezydenta

31. Rzecznik Prasowy Prezydenta

32. Miejski Rzecznik Konsumentów.

2. Stanowiska kierownicze w Urzędzie stanowią:

1. naczelnicy wydziałów i ich zastępcy,

2. kierownicy referatów.

§ 8

1. Wydziały Urzędu prowadzą sprawy związane z realizacją zadań i kompetencji Prezydenta.
2. Pracą wydziałów kierują naczelnicy.
3. Naczelnicy ponoszą odpowiedzialność za sprawne i zgodne z prawem wykonywanie zadań przypisanych wydziałom.
4. Do zadań naczelników należy w szczególności :
   1. planowanie i organizacja pracy wydziału,
   2. dokonywanie podziału czynności, uprawnień i odpowiedzialności między pracowników wydziału,
   3. wnioskowanie w sprawie upoważnienia pracowników wydziału do wydawania - w imieniu Prezydenta - decyzji indywidualnych z zakresu administracji publicznej,
   4. sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją dochodów i wydatków budżetowych w powierzonym zakresie,
   5. terminowe i prawidłowe pod względem merytorycznym załatwianie spraw i przygotowywanie materiałów dla potrzeb Rady i Prezydenta,
   6. wydawanie z upoważnienia Prezydenta decyzji indywidualnych z zakresu administracji publicznej,
   7. zapewnienie sprawnego przyjmowania stron w wydziale,
   8. udział w sesjach Rady i posiedzeniach komisji,
   9. wnioskowanie w sprawach przyjmowania, zwalniania, awansowania i wyróżniania pracowników, zapewnienie dyscypliny pracy w wydziale, udzielanie pracownikom urlopów wypoczynkowych,
   10. udzielanie pracownikom kary porządkowej w formie upomnienia,
   11. organizacja systemu kontroli wewnętrznej w wydziale.

§ 9

1. Interesantów w Urzędzie przyjmuje się w dniach i godzinach pracy Urzędu.
2. Senatorów, posłów i radnych przyjmuje się w godzinach pracy Urzędu poza wszelką kolejnością.

§ 10

Celem właściwego przekazu informacji oraz informowania obywateli o zasadach pracy Urzędu, w jego siedzibie znajduje się:

1. tablica informacyjna o godzinach pracy Urzędu i dniach przyjęć interesantów przez Prezydenta, jego Zastępców w sprawach skarg i wniosków,
2. tablice informacyjne o rozmieszczeniu stanowisk pracy w Urzędzie oraz tabliczki przy drzwiach lokali biurowych wyszczególniające: nazwisko i imię pracownika, stanowisko służbowe,
3. tablica ogłoszeń urzędowych,
4. tablica ogłoszeń "Zamówienia Publiczne i Przetargi",
5. tablica "Wykaz jednostek podległych, ich siedziby i godziny pracy",
6. Biuro Obsługi Obywatela, udzielające interesantom informacji i pomocy w zakresie załatwiania spraw w Urzędzie i jednostkach podległych.

§ 11

1. Rejestr wpływów specjalnych w Urzędzie prowadzą:
   • kancelaria ogólna w Wydziale Administracyjno-Gospodarczym,
   • sekretariaty w zakresie obsługiwanych stanowisk pracy.
2. Wydział Organizacyjny prowadzi następujące centralne rejestry:
   1. rejestr zarządzeń Prezydenta,
   2. rejestr skarg i wniosków,
   3. rejestr aktów prawa miejscowego,
   4. rejestr aktów wewnętrznych,
   5. rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw.
3. Biuro Obsługi Obywatela spełnia również funkcję biura podawczego.
4. Wydziały prowadzą spisy spraw i rejestry zgodnie z instrukcją kancelaryjną stanowiącą załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.) oraz obowiązującymi przepisami szczególnymi.
5. Obieg dokumentów księgowych określa instrukcja obiegu dokumentów księgowych wprowadzona zarządzeniem Prezydenta.
6. Wydział Organizacyjny prowadzi zbiory Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego, Monitora Polskiego B, Dziennika Urzędowego Województwa Opolskiego i udostępnia je nieodpłatnie do powszechnego wglądu.

III. Zadania wspólne wydziałów

§ 12

Do wspólnych zadań wydziałów Urzędu należy:

1. inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych, zapewniających właściwą i terminową realizację przypisanych zadań,
2. organizowanie wykonywania zadań określonych w aktach prawnych organów nadrzędnych, uchwał Rady i zarządzeń Prezydenta,
3. przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania decyzji strategicznych przez Radę i Prezydenta,
4. przygotowywanie i realizacja przedsięwzięć i projektów związanych z pozyskiwaniem i wykorzystaniem środków pomocowych,
5. przygotowywanie projektów uchwał i innych materiałów wnoszonych pod obrady Rady i Komisji,
6. prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej oraz stosowanie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, zgodnie z udzielonym upoważnieniem,
7. rozpatrywanie wniosków senatorów, posłów, radnych, zapytań i interpelacji radnych, opinii i wniosków komisji Rady, wniosków i postulatów ludności oraz przygotowywanie propozycji ich załatwienia,
8. współdziałanie w zakresie prowadzenia postępowań zmierzających do utworzenia jednostek pomocniczych oraz współpraca z ich organami,
9. uczestniczenie w kontrolach kompleksowych miejskich jednostek organizacyjnych oraz wydziałów, prowadzonych przez Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu,
10. współudział w systemie kontroli wewnętrznej obowiązującym w Urzędzie,
11. inicjowanie oraz współdziałanie z Wydziałem Organizacyjnym w zakresie organizowania szkolenia pracowników Urzędu,
12. współdziałanie z administracją rządową oraz jednostkami państwowymi, spółdzielczymi, prywatnymi, organizacjami, stowarzyszeniami, mieszkańcami, w realizacji zadań wydziałów,
13. usprawnianie organizacji, metod i form pracy wydziałów oraz podejmowanie działań na rzecz usprawniania załatwiania indywidualnych spraw obywateli,
14. prowadzenie spraw obronności kraju, obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego, ochrony przeciwpożarowej i ochrony mienia w zakresie ustalonym odrębnymi przepisami,
15. organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w zakresie ochrony tajemnicy państwowej i służbowej,
16. rozpatrywanie skarg kierowanych do Prezydenta i wydziału, badanie ich zasadności, analizowanie źródeł i przyczyn ich powstania, podejmowanie działań zapewniających należyte i terminowe załatwianie skarg, przyjmowanie interesantów i udzielanie im wyjaśnień oraz opracowywanie niezbędnych informacji o załatwieniu skarg i wniosków,
17. reagowanie na krytykę i wykorzystywanie jej dla doskonalenia pracy wydziału,
18. wykonywanie określonych przez Prezydenta zadań związanych z wyborami do Senatu, Sejmu i samorządu, organizacją referendum,
19. wykonywanie czynności nadzoru nad przypisanymi wydziałom miejskimi jednostkami organizacyjnymi, w tym w zakresie ochrony przeciwpożarowej,
20. współdziałanie w zakresie przygotowywania okresowych ocen jednostek podporządkowanych Radzie,
21. współdziałanie z samorządami załóg i związkami zawodowymi w zakresie ich statutowej działalności,
22. udzielanie informacji publicznej,
23. opracowywanie analiz ekonomicznych, informacji i sprawozdań oraz podejmowanie przedsięwzięć zmierzających do zgodności działania jednostek podporządkowanych Radzie z zadaniami określonymi w budżecie miasta i w ich planach finansowych,
24. prowadzenie postępowania przygotowawczego do powołania, łączenia, podziału i likwidacji miejskich jednostek organizacyjnych,
25. opracowywanie opinii, wniosków i innych materiałów dotyczących inwestycji i remontów oraz zamówień publicznych i przetargów w zakresie właściwości rzeczowej wydziału dla potrzeb Wydziału Inwestycji Miejskich i Wydziału Administracyjno-Gospodarczego,
26. współdziałanie z Referatem Przetargów i Zamówień Publicznych w Wydziale Inwestycji Miejskich w zakresie realizowanych przez niego zadań,
27. współdziałanie między sobą w zakresie zadań realizowanych przez Urząd,
28. wprowadzanie i aktualizacja informacji zamieszczanych w Biuletynie Informacji Publicznej.

IV. Zadania wydziałów Biuro Rady Miasta (Symbol BRM)

§ 13

1. Biuro Rady Miasta dzieli się na stanowiska pracy.
2. Do zakresu działania Biura należy:
   1. przygotowanie i merytoryczna obsługa sesji, posiedzeń komisji stałych i doraźnych, klubów radnych oraz spotkań z wyborcami,
   2. organizowanie inicjowanych przez Radę Miasta lub przewodniczącego Rady Miasta obchodów świąt państwowych i rocznic,
   3. sporządzanie projektów ramowych planów sesji Rady Miasta, planów kontroli oraz planów pracy komisji,
   4. prowadzenie zbioru, rejestru i skorowidza uchwał Rady Miasta,
   5. prowadzenie ewidencji i zbiorów opinii i wniosków komisji oraz zapytań radnych,
   6. informowanie lokalnej prasy, radia i telewizji o sesjach i innych działaniach Rady Miasta,
   7. merytoryczna, organizacyjna i techniczna obsługa przewodniczącego i wiceprzewodniczących Rady Miasta, 

      7a) prowadzenie spraw osobowych radnych,

      7b) przyjmowanie i gromadzenie oświadczeń majątkowych radnych,

   8. wykonywanie zadań związanych z wyborami w zakresie należącym do Rady na podstawie przepisów ordynacji wyborczej oraz innych ustaw (ławnicy),
   9. wykonywanie zadań związanych z referendum gminnym i gminną konsultacją społeczną w zakresie określonym uchwałą Rady Miasta,
   10. wykonywanie czynności związanych z nadawaniem przez Radę Miasta honorowych tytułów i odznak,
   11. sporządzanie dokumentacji pracy Rady Miasta i organów działających w Radzie Miasta oraz odpowiednie przygotowanie i przekazywanie tych akt do archiwum zakładowego,
   12. opracowywanie projektów uchwał Rady Miasta wnioskowanych przez przewodniczącego Rady Miasta, komisje, kluby i grupy radnych,
   13. organizowanie załatwiania skarg i wniosków należących do właściwości Rady Miasta,
   14. programowanie i organizowanie szkoleń radnych,
   15. organizowanie i dokumentowanie spraw załatwianych w ramach interpelacji, dyżurów, interwencji i zapytań radnych oraz ich spotkań z wyborcami,
   16. obsługa oraz dokumentowanie pracy komisji dyscyplinarnej drugiej instancji orzekającej za naruszenie obowiązków przez mianowanych pracowników samorządowych,
   17. obsługa środków budżetowych przysługujących Radzie Miasta w dziale 750 rozdziale 75022 budżetu miasta Opola.

Wydział Organizacyjny (Symbol OR)

§ 14

1. Wydział Organizacyjny dzieli się na stanowisko pracy i referaty:

1) Organizacyjny,
2) Kadr,
3) ds. Obsługi Prezydentów,
4) Prawny.

1a. Do zadań stanowiska pracy należy:

1) obsługa organizacyjna zastępców Prezydenta,
2) koordynacja działań związanych z przeprowadzaniem aukcji elektronicznych.

2. Do zadań Referatu Organizacyjnego należy:

1. prowadzenie spraw związanych z organizacją Urzędu,

2. opracowywanie i aktualizacja Regulaminu organizacyjnego Urzędu,

3. prowadzenie ewidencji i zbiorów zarządzeń Prezydenta,

4. prowadzenie ewidencji i zbiorów aktów wewnętrznych, tj. zarządzeń i decyzji kierownika Urzędu,

5. organizacja przygotowania projektów uchwał Rady,

6. prowadzenie rejestru aktów prawa miejscowego,

7. sporządzanie trybów realizacji uchwał Rady i przygotowywanie okresowych sprawozdań z realizacji uchwał Rady,

8. organizacja obsługi obywateli w Biurze Obsługi Obywatela,

9. organizacja załatwiania skarg i wniosków obywateli oraz prowadzenie ich ewidencji,

10. sprawowanie nadzoru nad sposobem załatwiania skarg i wniosków oraz dokonywanie okresowych analiz,

11. obsługa rzecznika dyscyplinarnego i komisji dyscyplinarnej I instancji,

12. wykonywanie zadań związanych z wyborami w zakresie wynikającym z ordynacji wyborczej oraz innych ustaw.

3. Do zadań Referatu Kadr należy:

1. prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych,

2. przygotowanie i obsługa postępowania konkursowego wyłaniającego kandydatów na kierowników miejskich jednostek organizacyjnych,

3. przygotowywanie i ewidencjonowanie upoważnień i pełnomocnictw,

4. prowadzenie etatyzacji Urzędu,

5. kontrola przestrzegania porządku i dyscypliny pracy,

6. organizacja i nadzór nad praktykami odbywanymi w Urzędzie,

6a) nadzorowanie realizacji procedury szkoleń pracowników,

7. opracowywanie i aktualizacja regulaminu pracy Urzędu.

4. Do zadań Referatu ds. Obsługi Prezydentów należy:

1. prowadzenie sekretariatów Prezydenta i Zastępców Prezydenta,

2. obsługa organizacyjna Prezydenta i Zastępców Prezydenta.

5. Do zadań Referatu Prawnego należy:

1. udzielanie porad prawnych, sporządzanie opinii prawnych oraz udzielanie wyjaśnień w zakresie stosowania prawa,

2. reprezentowanie miasta w postępowaniu sądowym, administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi,

3. opiniowanie projektów uchwał Rady i zarządzeń Prezydenta

4. redagowanie wspólnie z właściwymi wydziałami aktów prawa miejscowego.

Wydział ds. Europejskich i Planowania Rozwoju (Symbol EiPR)

§ 15

1. Wydział ds. Europejskich i Planowania Rozwoju dzieli się na następujące referaty:

1. Strategii Rozwoju Miasta,

2. Programów Pomocowych,

3. Monitorowania Projektów.

2. Do zakresu działania Referatu Strategii Rozwoju Miasta należy:

1. okresowa analiza i monitoring sytuacji społeczno-gospodarczej miasta,

2. współpraca z partnerami społecznymi, przedstawicielami samorządów terytorialnych, gospodarczych i administracji rządowej oraz ekspertami zewnętrznymi w zakresie przygotowania, aktualizacji i realizacji strategii rozwoju miasta oraz programów rozwojowych,

3. współpraca z wydziałami Urzędu w przygotowaniu strategii rozwoju miasta, programów rozwoju miasta, lokalnego programu operacyjnego,

4. przygotowywanie kompleksowych analiz, ocen oraz rekomendacji zmian wynikających
   z realizacji programów rozwojowych,

5. monitorowanie wdrażania strategii i realizacji programów rozwoju miasta,

6. przygotowywanie, upowszechnianie analiz, ekspertyz społecznych i gospodarczych, regionalnych, krajowych i unijnych,

7. aktualizacja internetowego serwisu informacyjnego w zakresie sytuacji społeczno-gospodarczej wynikającej z procesów integracyjnych i członkostwa Polski w Unii Europejskiej (U.E.).

3. Do zadań Referatu Programów Pomocowych należy:

1. koordynowanie i monitorowanie możliwości pozyskiwania źródeł zewnętrznych dla przedsięwzięć i projektów,

2. inicjowanie, planowanie przedsięwzięć i projektów związanych z pozyskiwaniem
   i wykorzystaniem środków pomocowych,

3. wnioskowanie o wprowadzenie do Wieloletniego Programu Inwestycyjnego propozycji projektów planowanych do realizacji z dofinansowaniem ze środków zewnętrznych,

4. współpraca z przedstawicielami instytucji krajowych i międzynarodowych w zakresie pozyskiwania dofinansowania ze źródeł zewnętrznych,

5. nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów, przygotowywanie negocjacji z przedstawicie-lami instytucji krajowych i międzynarodowych udzielających pomocy finansowej,

6. współpraca z regionalnymi instytucjami i organizacjami w kraju i za granicą
   w zakresie przygotowania i koordynowania przygotowania wspólnych projektów rozwojowych dofinansowywanych ze środków pomocowych,

7. współpraca z Urzędem Marszałkowskim Województwa Opolskiego w zakresie przygotowania projektów dofinansowywanych z funduszy strukturalnych oraz obsługa internetowego systemu przygotowania projektów.

3. Do zadań Referatu Monitorowania Projektów należy:

1. koordynacja realizacji zadań wynikających z procesu integracji i członkostwa Polski
   w U.E.,

2. współpraca z Komitetem Regionów i instytucjami U.E. oraz ministerstwami i instytucjami polskimi w zakresie realizacji zadań samorządu lokalnego wynikających z procesu integracji i członkostwa Polski w U.E.,

3. współpraca z ośrodkami naukowymi, środowiskami gospodarczymi, grupami społecznymi i organizacjami pozarządowymi Polski oraz innych krajów europejskich w zakresie zdobywania wiedzy i doświadczeń wynikających z członkostwa Polski w U.E.,

4. przygotowywanie projektów stanowiska Prezydenta w zakresie spraw europejskich,

5. koordynowanie i monitorowanie realizacji projektów w ramach funduszy strukturalnych oraz bilateralnych i multilateralnych programów pomocowych,

6. koordynacja i nadzór wykonywania zobowiązań wynikających z umów zapewniających zewnętrzne dofinansowanie projektów rozwojowych,

7. koordynowanie obsługi systemu informatycznego SIMIK,

8. zapewnienie sprawnej informacji i korespondencji dotyczącej spraw europejskich pomiędzy wydziałami Urzędu.

Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu (Symbol KWiA)

§ 16

1. Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu dzieli się na:
   1. stanowiska pracy,
   2. Referat Audytu Wewnętrznego,
2. Do zadań stanowisk pracy w Wydziale należy:
   1. planowanie i realizowanie działalności kontrolnej wobec wszystkich podmiotów wykonujących zadania publiczne w ramach samorządu gminnego lub korzystających ze środków publicznych,
   2. sporządzanie i realizowanie, zatwierdzonego przez Prezydenta, rocznego planu kontroli,
   3. przeprowadzanie kontroli doraźnych zleconych przez Prezydenta, z własnej inicjatywy Wydziału lub na wniosek wydziałów i jednostek miejskich, za zgodą Prezydenta,
   4. koordynacja działalności kontrolnej wydziałów i jednostek gminnych,
   5. przygotowywanie ocen miejskich jednostek organizacyjnych,
   6. stała analiza potencjalnych zagrożeń wewnętrznych dla właściwej realizacji zadań statutowych Urzędu oraz inicjowanie rozwiązań organizacyjno-prawnych na rzecz zapobiegania i przeciwdziałania wszelkim nieprawidłowościom, a w szczególności zjawiskom korupcyjnym oraz innym przestępstwom urzędniczym, mogącym występować w obrębie struktury Urzędu i podległych jednostek, w związku z realizacją ich ustawowych zadań,
   7. pomoc, o charakterze doradczym, w opracowywaniu i wdrażaniu systemu kontroli wewnętrznej w Urzędzie,
   8. przechowywanie i wstępna analiza na potrzeby Prezydenta, oświadczeń majątkowych osób zobowiązanych do ich złożenia na podstawie art. 24h ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.)
   9. współdziałanie z organami ścigania i wymiaru sprawiedliwości w zakresie zapobiegania popełnianiu przestępstw i wykroczeń,
   10. ocena i weryfikacja wiarygodności zewnętrznych podmiotów gospodarczych ubiegających się o współpracę z Urzędem i jednostkami podległymi, w celu ujawniania partnerów niesolidnych i niewiarygodnych, z którymi współpraca może narazić gminę na straty,
   11. rozpatrywanie skarg i wniosków dotyczących naczelników wydziałów, a także innych, powierzonych przez Prezydenta, z uwagi na ich szczególną tematykę lub charakter,
   12. współdziałanie z komisjami Rady Miasta oraz organami zewnętrznej kontroli w zakresie ich działalności kontrolnej wobec Urzędu i podległych jednostek.
3. Do zadań Referatu Audytu Wewnętrznego należy:
   1. opracowywanie i bieżące uaktualnianie analizy potrzeb audytu w Urzędzie,
   2. opracowywanie rocznego planu audytu gminy,
   3. realizowanie planowanych zadań audytowych, ujętych w rocznym planie audytu, w szczególności w odniesieniu do gospodarki finansowej oraz doraźnych, w zależności od zaistniałych potrzeb,
   4. opracowywanie i przedkładanie Prezydentowi rekomendacji dotyczących audytowanych podmiotów,
   5. opracowywanie i przedkładanie Prezydentowi sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni,
   6. opiniowanie projektów aktów prawnych Prezydenta dotyczących systemów zarządzania i organizacji.
4. Do zadań stanowisk pracy w Wydziale oraz zadań Referatu Audytu Wewnętrznego należy kontrola przestrzegania procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zmianami) obejmująca w każdym roku co najmniej 5 % wydatków podległych i nadzorowanych przez Miasto jednostek sektora finansów publicznych.

Wydział Budżetu (Symbol B)

§ 17

1. Wydział Budżetu dzieli się na następujące referaty: 
   
   

   1. Wymiaru Podatków,

   2. Planowania, Analiz i Sprawozdawczości,

   3. Planowania w Oświacie,

   4. Spółek i Nadzoru Właścicielskiego.

2. Do zadań Referatu Wymiaru Podatków należy:
   1. zbieranie i przygotowywanie dokumentacji w zakresie podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego od osób fizycznych i prawnych miasta,
   2. sprawdzanie pod względem formalnoprawnym wszystkich deklaracji podatkowych, prowadzenie rejestrów wymiarowych oraz rejestrów przypisów i odpisów zobowiązań podatkowych,
   3. nanoszenie zmian w ewidencji podatników,
   4. zebranie i przygotowanie całej dokumentacji do wniosków podatników w sprawach ulg i zwolnień od podatków, rozkładanie płatności na raty, odraczanie terminów płatności, umarzanie zaległości podatkowych oraz prowadzenie rejestrów przypisów i odpisów a także zwrotów opłaty skarbowej,
   5. potwierdzanie zaświadczeń i innych dokumentów w zakresie stanu majątkowego i figurowania w ewidencji podatników miasta,
   6. prowadzenie całej dokumentacji i sprawozdawczości dot. otrzymania bonów paliwowych.
3. Do zadań Referatu Planowania, Analiz i Sprawozdawczości należy:
   1. przygotowanie procedury i materiałów do uchwalania budżetu miasta,
   2. sporządzanie układu wykonawczego dochodów i wydatków budżetu miasta,
   3. sporządzanie harmonogramów planu dochodów i wydatków budżetu miasta,
   4. prowadzenie planów zaangażowania środków,
   5. sporządzanie sprawozdań i informacji opisowych o przebiegu wykonania budżetu za I półrocze i rocznego,
   6. sporządzanie planów i sprawozdań dotyczących zadań zleconych z zakresu administracji rządowej i zadań realizowanych na podstawie porozumień,
   7. prowadzenie prac nad projektem budżetu miasta i projektów uchwał o zmianach w budżecie.
4. Do zadań Referatu Planowania w Oświacie należy:
   1. przyjmowanie planów finansowo - rzeczowych od wszystkich jednostek oświatowych, sprawdzanie i sporządzanie zbiorczych planów wg rozdziałów budżetowych dla Referatu Planowania, Analiz i Sprawozdawczości,
   2. sporządzanie analiz płac, zatrudnienia, wydatków bieżących, rozliczenia normatywów zapasów materiałowych, opracowanie półrocznych i rocznych sprawozdań opisowych oraz innych materiałów analitycznych,
   3. sprawdzanie sprawozdań jednostkowych z wykonania budżetu: miesięcznych, kwartalnych, półrocznych i rocznych oraz sporządzanie zbiorczych sprawozdań wg rozdziałów klasyfikacji budżetowej,
   4. wystawianie dyspozycji, przelewów, dotacji dla poszczególnych jednostek oświatowych, kontrolowanie przekazanych dotacji i rozliczanie zgodnie z uchwałą budżetową Rady oraz planami jednostkowymi,
   5. prowadzenie sprawozdawczości oświatowej MENIS oraz GUS - kompletowanie, weryfikacja, opracowywanie zestawień zbiorczych,
   6. przygotowanie danych źródłowych dla Systemu Analiz Samorządowych pilotowanych przez Związek Miast Polskich oraz koordynowanie ankietowania i monitorowania zlecanego przez podmioty zewnętrzne,
   7. współdziałanie z Referatem Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości przy sporządzaniu skonsolidowanego bilansu gminy Opole.

 

5. Do zadań Referatu Spółek i Nadzoru Właścicielskiego należy:

1. obsługa spółek zarządzających mieniem komunalnym w zakresie rozliczeń finansowych,

2. dekretowanie oraz księgowanie wyciągów bankowych, faktur związanych z zarządzaniem mieniem komunalnym,

3. weryfikacja sprawozdań finansowych spółek zarządzających mieniem komunalnym,

4. sporządzanie comiesięcznych sprawozdań z dochodów i wydatków mienia komunalnego zarządzanego przez spółki,

5. przygotowywanie materiałów planistycznych oraz sporządzanie analiz w części finansowej do budżetu miasta Opola,

6. analiza sprawozdań finansowych spółek z udziałem miasta Opola,

7. uczestnictwo w walnych zgromadzeniach spółek z udziałem miasta Opola,

8. prowadzenie spraw związanych z obsługą kredytów i pożyczek zaciąganych przez miasto Opole oraz poręczeń udzielonych przez miasto Opole,

9. prowadzenie spraw związanych z emisją obligacji komunalnych,

10. współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi przy ocenie gospodarki finansowej miejskich jednostek organizacyjnych,

11. przygotowywanie sprawozdań dotyczących kredytów i pożyczek dla Referatu Planowania, Analiz i Sprawozdawczości,

12. współdziałanie z Referatem Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości przy sporządzaniu skonsolidowanego bilansu gminy Opole.

Wydział Finansowo-Księgowy (Symbol FK)

§ 18

1. Zastępca Skarbnika Miasta:

1. kieruje wydziałem,

2. pełni funkcję Głównego Księgowego Urzędu Miasta Opola,

3. prowadzi księgowość i sprawozdawczość finansową Urzędu Miasta Opola zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie,

4. dokonuje kontroli dokumentów (faktur, rachunków, przelewów z wyjątkiem list płac) potwierdzane złożeniem podpisu.

2. Wydział Finansowo-Księgowy dzieli się na następujące referaty:

1. Księgowości Dochodów Budżetowych,

2. Księgowości Wydatków Budżetowych,

3. Księgowości Podatkowej,

4. Rozliczeń Budżetowych,

5. Płac.

3. Do zadań Referatu Księgowości Dochodów Budżetowych należy:

1. prowadzenie ewidencji księgowej dochodów na kontach syntetyczno-analitycznych, dzienników obrotów i sald objętych planem budżetu, zgodnie z zakładowym planem kont,

2. dekretowanie dokumentów księgowych (faktury, polecenia przelewów) w zakresie dochodów budżetowych,

3. prowadzenie ewidencji księgowej, rozliczanie i sporządzanie deklaracji podatku VAT,

4. ewidencja dochodów i windykacja należności z nieruchomości Skarbu Państwa i miasta Opola,

5. sporządzanie sprawozdań finansowych w zakresie dochodów dotyczących jednostki budżetowej - Urząd Miasta Opola, a w szczególności bilansu Urzędu Miasta Opola,

6. współdziałanie z Referatem Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości przy sporządzaniu skonsolidowanego bilansu gminy Opole.

4. Do zadań Referatu Księgowości Wydatków Budżetowych należy:

1. prowadzenie ewidencji księgowej wydatków na kontach syntetyczno-analitycznych, dzienników obrotów i sald objętych planem budżetu, zgodnie z zakładowym planem kont,

2. dekretowanie dokumentów księgowych (rachunki, listy płac,) w zakresie wydatków budżetowych, funduszy celowych i środków specjalnych,

3. ewidencja środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz ich umorzenia (księgowanie z podziałem na grupy, prowadzenie ewidencji w książkach inwentarzowych, sprawozdawczość),

4. prowadzenie całości ewidencji księgowej funduszy celowych (Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym, Powiatowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, PFRON),

5. prowadzenie inwentaryzacji pozostałych środków trwałych, wyposażenia i paliw,

6. sporządzanie sprawozdań finansowych w zakresie wydatków dotyczących jednostki budżetowej - Urząd Miasta Opola, a w szczególności bilansu Urzędu Miasta Opola,

7. współdziałanie z Referatem Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości przy sporządzaniu skonsolidowanego bilansu gminy Opole.

5. Do zadań Referatu Księgowości Podatkowej należy:

1. prowadzenie urządzeń księgowych podatków i opłat lokalnych, a w szczególności:

1. podatek od nieruchomości od osób fizycznych i prawnych,

2. podatek od środków transportu,

3. podatek rolny,

4. podatek leśny,

5. podatek od posiadania psów,

6. opłata skarbowa,

7. opłata targowa.

2. windykacja wyżej wymienionych należności,

3. sporządzanie sprawozdań okresowych jednostkowych i zbiorczych, dotyczących wykonania budżetu miasta Opola, a w szczególności sporządzanie bilansu z wykonania budżetu miasta Opola,

4. prowadzenie księgowości dochodów budżetowych w zakresie:

1. subwencji,

2. dotacji celowych,

3. udziałów w podatkach realizowanych przez Urzędy Skarbowe,

4. dochodach samorządowych wszystkich jednostek organizacyjnych gminy,

5. uzyskanych pożyczek i kredytów oraz ich spłat.

5. wydawanie zaświadczeń o niezaleganiu w podatkach i opłatach,

6. współdziałanie z Referatem Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości przy sporządzaniu skonsolidowanego bilansu gminy Opole.

6. Do zadań Referatu Rozliczeń Budżetowych należy:

1. dokonywanie i rejestrowanie rozliczeń gotówkowych i bezgotówkowych gminy Opole (przekazywanie środków dotacji zadań zleconych i własnych oraz ich rozliczanie),

2. przyjmowanie, sprawdzanie i rozliczanie pod względem formalno-rachunkowym dokumentów księgowych (faktury, zaliczki, polecenia przelewów, delegacje, dodatki mieszkaniowe oraz inne),

3. przyjmowanie, rejestrowanie i rozliczanie umów zawartych przez gminę Opole,

4. rozliczanie i pobieranie opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,

5. prowadzenie całości spraw związanych z gospodarką kasową Urzędu.

7.  Do zadań Referatu Płac należy:

1. sporządzanie list wypłat wynagrodzeń oraz innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy pracownikom Urzędu Miasta,

2. naliczanie wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, zasiłków z ubezpieczenia chorobowego, wypadkowego i budżetu państwa,

3. rozliczanie umów zleceń lub o dzieło z osobami fizycznymi,

4. rozliczanie składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i fundusz pracy (deklaracje, dokumenty rozliczeniowe, raporty miesięczne)

5. rozliczanie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (zbiorcze deklaracje miesięczne, imienne informacje i rozliczenia),

6. sporządzanie poleceń przelewów w zakresie naliczanych wynagrodzeń oraz załączników do poleceń księgowania według obowiązującej klasyfikacji budżetowej,

7. wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniach oraz zaświadczeń dla celów emerytalnych, rentowych i ustalania kapitału początkowego pracownikom Urzędu Miasta i Miejskiego Zarządu Budynków,

8. sporządzanie list wypłat diet radnych,

9. sporządzanie sprawozdawczości w zakresie wykonywania funduszu płac.

Biuro Projektu FS (Symbol JRP)

§ 19

1. Naczelnik Biura Projektu FS kieruje Biurem oraz pełni funkcję Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu FS i w tym zakresie podlega bezpośrednio Prezydentowi.

2. Do zadań Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu FS należy w szczególności:

1. odpowiedzialność za prawidłową realizację całego Projektu